Анализ структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ) на примере конкретного учреждения

"justify">     В данной работе были рассмотрены анализ структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ) на примере конкретного предприятия.

     Управленческие  решения принимаются на основе информации, которая содержится в документах. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) учреждений является важнейшей обслуживающей функцией управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

     Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы делопроизводства организационного, юридического и технического аспектов.

     Хорошо  организованная управленческая деятельность строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко выполнять свои обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования по выполнению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована.

• Независимо от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

     Основными целями и задачами службы делопроизводства являются:

• организация порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;
• контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
• сокращение документооборота, количества форм документов;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;
• совершенствование форм и методов работы с документами;

     обеспечение единой разработки и внедрения прогрессивных  технологий документационного обеспечения  управления на базе применения современной организационной техники.

     Проанализировав структуру и функции службы делопроизводства ЗАО «Проспект» можно сделать следующие выводы.

     Поскольку объем документооборота на предприятии  небольшой, служба делопроизводства представлена секретарем.

     Не  все типовые функции делопроизводства на предприятии исполняются. Соответственно организационной проблемой является регламентация задач и функций секретаря. Большим минусом для предприятия является то, что руководство не назначает сроки исполнения документов, и контрольная функция службы делопроизводства никем не исполняется. Это ухудшает эффективность управления предприятием. На предприятии не соблюдаются ГОСТы, ГСДОУ по оформлению документов и ведению делопроизводства.

     Для усовершенствования работы службы делопроизводства (секретаря) необходимо организовать работу секретаря в соответствии с правилами работы служб ДОУ. Для этого должна быть разработана должностная инструкция секретаря.

     Руководству предприятия необходимо устанавливать  сроки исполнения документов. Должностные обязанности секретаря должны включать помимо использующихся на предприятии функций, те, которые не исполняются, исходя из проведенного анализа: контроль за исполнением документов, проверка правильности оформления документов для руководства сотрудниками, расчет объема документооборота, разработка номенклатуры дел для подразделений, организация своевременного рассмотрения документов руководством, организация хранения документов, организация работы архива и проведение экспертизы научной и практической ценности документов. А также назначить комиссию, ответственную за проведение экспертизы ценности документов.

     При увеличении объема документооборота свыше 10000 документов за год, необходимо увеличить численный состав службы делопроизводства. Этот процесс должен сопровождаться созданием положения о службе делопроизводства, разработкой новых должностных инструкций для сотрудников службы ДОУ, а также созданием инструкции по делопроизводству. Все это позволит повысить эффективность управления

     Помимо  этого, необходимо автоматизировать либо отдельные делопроизводственные операции, либо весь процесс документооборота. Это позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников предприятия.

     Таким образом, поставленная цель курсовой работы была достигнута, поставленные задачи выполнены. 

 

      СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 

1. " Трудовой  кодекс Российской Федерации"  от 30.12.2001 N 197-ФЗ(принят ГД ФС РФ 21.12.2001)(ред. от 25.11.2009)(с изм. и  доп., вступающими в силу с 01.01.2010)//CПС  Консультант Плюс

2. Федеральный  закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном  деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 1.10.2004) (ред. От 13.05.2008) // СПС Консультант Плюс

3. Федеральный  закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке  рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 25.04.2006) // СПС Консультант Плюс

4. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. (в ред. N 37 от 29.04.2008 N 200)

5. Государственная  система документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.

6. Унифицированная система ОРД (УСОРД). Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. - М.: Изд-во ВНИИДАД, 1993.

7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения.//Росархив, ВНИИДАД. - М., 2001.

8. Основные правила работы архивов организаций. //Росархив, ВНИИДАД. - М., 2003.

9. Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия" // "Сборник законодательных и нормативных правовых актов об архивном деле", Москва, 2002

10. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. / ИПК Издательство стандартов, 2003.

11. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) (переиздание апрель 2003г.). / ИПК Издательство стандартов, 2003.

12. ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения. / Ростехрегулирование, Приказ 373-ст от 27.12.2006 (с изм. От 23.06.2009) // ИС СПС Консультант плюс.

13. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 30.12.93 N 299. (в ред. изм. N 53/2009 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 08.06.2009 N 190-ст)

14. Андреева  В.И. Делопроизводство : практ .пособие  / В.И.Андреева. -9изд., испр. и доп.  – М.: Интел-синтез, 2003 -184с.

15.Арляпова В. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме: Учебное пособие. – Томск: Изд-во ТПУ, 2005. – 130 с.

16. Бобылева  М.П. Эффективный документооборот:  от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004. – 172 с.

17. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.

18. Кузнецова  Т.В. Секретарское дело – Изд. 6-е, исправленное и дополненное – М.: ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2006. – 344 с.

19. Кузнецова  Т.В Делопроизводство (Документационное  обеспечение управления) 5-е издание,  испр. и дополн.- М.:ООО «Журнал  «Управление персоналом», 2007.- 528с.

20.Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций.- Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2008.– 159 с.

21. Янковая  В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.

22 Афанасьев А., директор по качеству компании «ИнтерТраст». Контроль за исполнением поручений [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http //www.delo-press.ru/

23.Должностной  и численный состав службы  делопроизводства. Ведущий портал  о кадровом менеджменте [Электронный  ресурс]. - Режим доступа: http://magazine.hrm.ru/db/hrm/C25BA1A3EC19EBC1C3256AAB00420EE9/vid/article/article.html

24. Методы предпроектного обследования при рационализации делопроизводства [Электронный ресурс]. - Режим доступа: kouznets@mtu-net.ru

25. Служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http:// www/.termika.ru

     Размещено на Allbest.ru