Анализ структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ) на примере конкретного учреждения

• принятие Устава и внесение в него изменений и дополнений;
• назначение на должность и увольнение генерального директора;
• утверждение ежегодного отчета генерального директора о результатах финансово–хозяйственной деятельности предприятия и сметы расходов на следующий год;
• определение порядка распределение прибыли;
• решение вопроса о ликвидации предприятия.

     Регламент работы высшего органа определяется в уставе предприятия. В нем установлен порядок открытия и ведения Собрания, состав участников, компетенция высшего  органа, порядок принятия решений.

     К функциональным структурным подразделениям относятся:

• бухгалтерия;
• секретариат;
• отдел по продажам и маркетингу (возглавляемый директором по продажам);
• технический отдел (возглавляемый техническим директором).

     Дирекция  включает:

• генерального директора;
• главного бухгалтера;
• директора по продажам;
• технического директора.

     Генеральный директор осуществляет общее руководство  и контроль за обеспечением текущей  хозяйственно–финансовой деятельности предприятия.

     Директоры направлений осуществляют текущее  руководство работой.

     В штат бухгалтерии входят два бухгалтера, имеющие законченное высшее образование.

     Задачи  документационного обеспечения  деятельности предприятия решаются в основном секретарем. 

     2.2 Анализ структуры  и функций службы  делопроизводства 

     Структура и функции делопроизводственной службы изучаются на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства и принятую технологию работы с документами. Следует отметить, что на предприятии отсутствуют документы, регламентирующие деятельность службы делопроизводства. На предприятии нет положения о службе делопроизводства, должностной инструкции секретаря и другого персонала, схемы документооборота организации, номенклатуры дел и других подобных документов.

     Структура службы делопроизводства представлена секретарем.

     Организационная структура управления выглядит следующим образом.

     

     Рис. 1 – Организационная структура  управления ЗАО «Проспект» 

     На  предприятии существует смешанная  форма организации работы с документами. В различных отделах регистрируются внутренние документы – по месту их создания. Делопроизводственные операции на предприятии не автоматизированы.

     Проанализируем, как осуществляются функции службы делопроизводства, исходя из функций, перечисленных в параграфе 1.2.

     Начнем  с контрольной функции.

     Доставка  документов в организацию происходит почтой, курьерами и с помощью факсимильной связи и компьютерной сети. Прием и первичную обработку входящей документации с почтой и факсимильной связью осуществляет секретарь. При этом он должен руководствоваться ГОСТом Р 51141-98.(11), не все положения которого соблюдаются. Входящие документы распределяются секретарем между руководством и структурными подразделениями (отделами).

     Рассмотрение  документа руководителем заканчивается  нанесением резолюции. Далее документы, не требующие ответа, доводятся до специалистов, но без расписки. На документах, требующих ответа, руководитель ставит отметку «кому выполнить». Переданный документ находится у исполнителя до исполнения поручения.

     Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется секретарем. Документы регистрируются в журнале регистрации входящей и исходящей корреспонденции. На предприятии отсутствует перечень документов, подлежащих обязательной регистрации. Но не все документы предприятия регистрируются секретарем. Документы специальных (функциональных) систем документации (бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. Дата поступления в приемной на этих документах не ставится. На этом этапе должна проводиться проверка правильности составления документов в соответствии с ГОСТом (10) Р 6.30-2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), но секретарь ее не проводит. Передача руководству на подписание или утверждение осуществляется автором или секретарем.

     Ведение информационно-справочной работы по документам организации осуществляется секретарем и юристом. Машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере) осуществляется секретарем. Копирование, тиражирование и оперативное размножение документов также осуществляется секретарем, а также самими сотрудниками предприятия.

     Разработкой и проектированием бланков документов по поручениям руководства занимается секретарь, а также сами сотрудники предприятия.

     Проанализируем организационные функции службы ДОУ:

     Подготовка  к докладу руководству поступающих  документов осуществляется секретарем и другими сотрудниками. За организацию своевременного рассмотрения документов руководством организации никто на предприятии не отвечает. Регулированием хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок никто не занимается, поскольку руководство не устанавливает точные сроки исполнения документов и поручений.

     Организацией  хранения документов в структурных подразделениях занимаются руководители структурных подразделений. Они устанавливают ответственных лиц, которые занимаются формированием дел и подготовкой документов для архива. У бухгалтерии свой архив, у технической службы – свой, у отдела кадров также свой архив.

     Организацией  работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива (7, 8, 9, 11) частично занимается отдел кадров в части хранения личных дел. Архива как службы на предприятии не существует.

     Организацией  делопроизводства по обращениям граждан  занимается секретарь. Разработкой (совместно  с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами никто не занимается.

     Проанализируем  осуществление контрольных функций:

     Контроль  за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы) никто не осуществляет, так  как нет лица, ответственного за это. Контроль за сроками исполнения документов никто не осуществляет, так как руководство не устанавливает сроки исполнения. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив также никто не осуществляет.

     Организацией  контроля за работой с документами  в структурных подразделениях никто не занимается, нет ответственного лица.

     Обобщением  сведений о ходе и результатах  исполнения документов, систематическим  информированием руководства по этим вопросам никто не занимается. Соответствующие обязанности ни на кого не возложены.

     Обеспечением  хранения дел и оперативного использования  документной информации занимаются сотрудники подразделений в пределах документов, относящихся к их компетенции в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов (7), образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Документы хранятся по разным отделам, что затрудняет учет, обеспечение их сохранности, их своевременное использование в работе.

     Проанализируем  методические функции, выполняемые  службой ДОУ:

     Разработкой номенклатуры дел организации занимается секретарь, юрист, бухгалтерия и  отдел кадров. Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (8). На предприятии не соблюдается унифицированная форма формуляра номенклатуры дел. На предприятии нет должностной инструкции секретаря, табеля форм документов.

     Проведением экспертизы научной и практической ценности документов никто не занимается.

     Можно сделать выводы о том, что не все  типовые функции делопроизводства на предприятии исполняются. Соответственно организационной проблемой является регламентация задач и функций секретариата. Поэтому у предприятия проблемы с организацией порядка документирования и работы с документами, построением поисковых систем. Не соблюдаются ГОСТы Р 51141-98.(11), ГОСТ Р 6.30-200, требования ГСДОУ по оформлению документов и ведению делопроизводства. Для исправления ситуации руководству необходимо четко регламентировать задачи и функции секретаря, организовать разработку всей необходимой для делопроизводства документации.

 

      3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ РАБОТЫ СЕКРЕТАРИАТА В ЗАО «ПРОСПЕКТ» 

     По  результатам проведенного анализа  структуры и функций секретариата на предприятии можно сделать следующие выводы. Не все типовые функции делопроизводства на предприятии исполняются. Соответственно организационной проблемой является регламентация задач и функций секретариата. Большим минусом для предприятия является то, что руководство не назначает сроки исполнения документов, поэтому контрольная функция службы делопроизводства никем не исполняется. Это ухудшает эффективность управления предприятием. Поэтому у предприятия проблемы с организацией порядка документирования и работы с документами, построением поисковых систем. Не соблюдаются ГОСТы, ГСДОУ по оформлению документов и ведению делопроизводства. Для исправления ситуации руководству необходимо четко регламентировать задачи и функции секретаря, организовать разработку всей необходимой для делопроизводства документации.

     Для исправления ситуации необходимо организовать работу секретаря в соответствии с правилами работы служб ДОУ, разработать должностную инструкцию в соответствии с Трудовым Кодексом РФ (1).

     Должностные обязанности должны включать помимо использующихся на предприятии функций, те, которые не исполняются, исходя из проведенного анализа: контроль за исполнением документов, проверка правильности оформления документов для руководства сотрудниками, расчет объема документооборота, разработка номенклатуры дел для подразделений, организация своевременного рассмотрения документов руководством, организация хранения документов, организация работы архива и проведение экспертизы научной и практической ценности документов. Многие формулировки можно взять из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.(4) Пример должностной инструкции секретаря приведен в ПРИЛОЖЕНИИ.

     На  предприятии необходимо создать  перечень документов, подлежащих регистрации, согласно Примерному перечню документов, подлежащих обязательной регистрации.

     При увеличении объема документооборота свыше 10000 документов за год, необходимо увеличить численный состав службы делопроизводства. Этот процесс должен сопровождаться созданием положения о службе делопроизводства, разработкой новых должностных инструкций для сотрудников службы ДОУ, а также созданием инструкции по делопроизводству. Все это позволит повысить эффективность управления.

     Помимо  указанных выше проблем существует еще одна – отсутствие автоматизации  операций делопроизводства, что снижает  эффективность деятельности секретаря. Считаю, что все делопроизводственные операции необходимо автоматизировать. По крайней мере, можно автоматизировать регистрацию входящих и исходящих документов. « Это позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников предприятия от а) правильной организации работы с документами и б) автоматизации рутинных и требующих больших временных издержек операций, например, создание и пересылка документов. Кроме того, автоматизация уменьшает количество бумаг в организации, что косвенно также повышает производительность труда» (25)

     Автоматизация ДОУ может рассматриваться в  качестве базы для общего совершенствования  управления предприятием. 

 

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ