Управление адаптацией персонала

К организационным  решениям по технологии процесса управления адаптацией могут быть отнесены следующие:

- организация семинаров, курсов и т.п. по различным вопросам адаптации;

- проведение индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником;

- интенсивные краткосрочные курсы для руководителей, впервые вступающих в эту должность;

- проведение организационно – подготовительной работы при введении новшеств;

- специальные курсы подготовки наставников;

- использование метода постепенного усложнения заданий, выполняемых новым работником. Одновременно необходим контроль с конструктивным анализом ошибок, допущенных при выполнении заданий. Целесообразно при этом продумать систему дополнительного поощрения сотрудника за успешное решение поставленных задач;

- выполнение разовых общественных поручений для установления контактов нового работника с коллективом;

- выполнение разовых поручений по организации работы органа управления (производственного совещания, совета директоров и т.п.);

- подготовка замены кадров при их ротации;

- проведение в коллективе подразделения специальных ролевых игр по сплочению сотрудников и развитии групповой динамики .

В.Р.Веснин описывает функции непосредственного руководителя нового работника на всех этапах — от «введения в должность» до завершающих этапов адаптации.

По его мнению, при индивидуальном введении в должность (которое, опять же, предпочтительнее группового, так как более эффективно и требует меньших затрат), непосредственный руководитель «поздравляет нового сотрудника с началом работы, представляет его  коллективу (рассказывает биографию, особо  отмечая достоинства), знакомит с  подразделением и обстановкой в  нем, подробно излагает требования, в  том числе и неписаные, сообщает о трудностях, которые могут встретиться, и наиболее распространенных ошибках в работе, о будущих коллегах, особенно тех, у кого трудный характер, и тех, на которых всегда можно положиться, просить совета…

Руководитель осуществляет инструктаж, контроль за первыми шагами новичка, выявляет сильные и слабые стороны его подготовки, определяет реальную потребность в дополнительном обучении, оказывает всестороннюю помощь в адаптации» .

Непосредственно процесс  адаптации также значительно  облегчается участием в нем руководителя. В его обязанности входит проведение предварительной работы с будущими коллегами, с тем чтобы новичка хорошо встретили; назначение опекуна, проверка состояния материальных условий труда.

В течение первой недели руководителю желательно ежедневно  видеться с работником, узнавать об успехах и помогать устранить  проблемы. Это позволит как можно  раньше (идеально в течение месяца) полностью составить представление  о его слабостях и достоинствах, взаимоотношениях в коллективе, исполнительности, внешнем виде.

Руководителю целесообразно  завести карточку контроля за адаптацией и постоянно держать в поле зрения этот процесс. На первом этапе ему нужно помочь новому сотруднику выбрать наиболее подходящее рабочее место, на втором — оказать содействие в освоении тонкостей своей профессии, на третьем — смежных профессий, а также привлекать к делам коллектива.

Со всеми этими  выводами сложно не согласиться, так  как в современных российских условиях, когда большая часть  организаций не может себе позволить  не то что организовать отдельное  подразделение, выполняющее исключительно  функции адаптации персонала, а  даже нормально функционирующий  кадровый отдел, который бы состоял  из квалифицированных сотрудников, в этих условиях на плечи непосредственных руководителей ложиться гораздо  больше функций.

Сложно утверждать, является ли концентрация адаптационных  функций в руках руководителя положительным или отрицательным  моментом. Делегируя ему эти функции, надо помнить, что сам руководитель тоже является объектом адаптации, и  что ему, подчас, требуется некоторое  время на приспособление к подчиненным.

В.Р.Веснин считает, что социально – психологическая адаптация руководителей сложна «прежде всего из-за несоответствия уровня их и новых подчиненных. Если руководитель будет на голову выше коллектива, последний не сможет воспринимать его требований, и руководитель, в сущности, окажется в положении генерала без войска; в противном случае коллектив будет «стадом без пастуха». Процесс вхождения осложняется в том случае, если прежний начальник становится начальником более высокого уровня» .

Процесс адаптации  включает в себя следующие пять этапов: введение в должность, разработка плана  становления нового работника, контроль процесса адаптации, проведение корректирующих мероприятий, оценка работника.

Первым этапом адаптации  является введение в должность новых  сотрудников. Цель первого этапа  – ознакомление с организацией, ее особенностями, внутренним трудовым распорядком.

Как правило, введение в должность происходит с помощью  специального курса ориентации, который  включает: церемонию представления  коллективу, ознакомление с рабочим  местом; беседу с руководителем; ознакомление с социальными льготами и стимулами; инструктаж по пожарной безопасности и технике безопасности.

Второй этап адаптационной  программы – разработка плана  становления нового работника.

Адаптация работников является логическим продолжением процедуры  отбора персонала, в процессе которой  определялись соответствие персонограммы каждого работника с профессиограммой должности.

Поэтому для каждого  вновь принятого на работу целесообразно  составлять индивидуальный план адаптации, который в зависимости от должности, личностных свойств работника включает проведение различных мероприятий.

Одной из основных форм адаптации работника является наставничество. В качестве наставников могут  выступать как опытные работники  со стажем, руководители, так и молодые  сотрудники, проработавшие несколько  лет в организации и положительно зарекомендовавшие себя.

Другой формой адаптации  является метод постепенного усложнения заданий, выполняемых новым работником, который сочетают с контролем  и конструктивным анализом ошибок, допущенных при выполнении заданий. Поощрение сотрудника за успешное решение  поставленных задач является дополнительным мотивирующим фактором эффективной  адаптации работника.

В ходе адаптации  новым сотрудником целесообразно  давать разовые общественные поручения  по организации работы органа управления, например, производственного совещания, совета директоров. Проведение в коллективе специальных ролевых игр способствует сплочению сотрудников и развитию трудовой динамики. В процессе адаптации  сотрудников целесообразно их включение  в целевые проблемные группы, творческие бригады, состав которых варьируется  по времени и проблематике работы. Обязательным элементом адаптации  является организация семинаров, краткосрочных  курсов по различным аспектам деятельности организации. Рациональная степень  свободы режима труда, оптимальное  дублирование задач подразделений, введение элементов конкурсности подразделений, гласность результатов труда, участие работников в управлении, обеспечение обратной связи с администрацией и коллегами по вопросам достигнутых результатов труда и адекватности их оценки являются факторами, обеспечивающими успешность адаптации .

Следующий этап технологической  схемы процесса адаптации – контроль, который осуществляет непосредственный руководитель нового сотрудника. В  результате контроля процесса адаптации  выявляются проблемы, возникающие у  новых работников.

На стадии проведения корректирующих мероприятий устраняются  факторы, мешающие закреплению новичка  в коллективе.

Оценка работника  проводится по завершении адаптационного периода. Результаты адаптации отражаются в характеристике, которую пишет  непосредственный руководитель. Все  документы отражающие ход адаптационного периода (план адаптации, учетные формы, характеристика) хранятся в личном деле работника.

Адаптационные программы  работников разных категорий будут  иметь различия. Для должностей разного  уровня уместно создание отдельных  программ, учитывающих следующие  факторы: содержание работы; статус и  уровень ответственности; разное рабочее  окружение; личностные особенности  сотрудника.

Участниками процесса адаптации являются новый работник и сама организация, так как адаптация - это взаимное приспособление работника  и организации .

В течение всего  адаптационного периода руководитель должен неформально обсуждать с  сотрудником его взаимоотношения  с коллективом подразделения, его  степень адаптации, контролировать выполнение индивидуального плана.

Периодически (не менее  двух раз в первый месяц и одного раза в последующие) контроль процесса адаптации должен осуществлять специалист по кадрам.

В случае увольнения сотрудника во время адаптационного периода, руководитель обязан направить  его в течение двух недель в  службу по персоналу для собеседования.

Служба управления персоналом для выяснения истинных причин увольнения собирает и анализирует  соответствующую информацию. Одновременно оценивается эффективность подбора  персонала .

Успешность адаптации  зависит от характеристик производственной среды и самого работника. Чем  сложнее среда, чем больше отличие  ее от привычной среды на прежнем  месте работы, чем больше связано  с ней изменений, тем труднее  проходит процесс адаптации.

Адаптация как процесс  характеризуется определенной продолжительностью, и следовательно, имеет свое начало и окончание. Если в отношении начала адаптации вопросов не возникает (это начало деятельности работника в новых условиях), то определить ее окончание весьма трудно. Дело в том, что адаптация — это процесс, протекающий постоянно в меру изменения факторов внешней среды трудовой деятельности работника, да и изменения самого человека. Поэтому адаптация имеет отношение и к человеку, который не менял рабочего места .

С позиций управления кадрами, формирования трудового потенциала, определения сроков адаптации большое  значение имеет выяснение такого понятия, как предел адаптации.

При определении  сроков адаптации (а с ними и возможного ущерба) в качестве ее предела, или  точки отсчета завершения ее как  процесса, могут использоваться определенные количественные показатели, характеризующие  отдельные стороны адаптации, или  система показателей. В частности, можно выделить:

­ объективные показатели — уровень и стабильность количественных показателей труда;

­ субъективные показатели — уровень удовлетворенности своей профессией, условиями труда, коллективом и другое  .

Перечисленные показатели имеют отношение к непосредственным результатам работы, тогда как  зачастую требуется проанализировать конкретную работу каждого задействованного в адаптации подразделения. В этом случае необходимо учитывать следующие показатели (так, как они представлены в учебном пособии Кибанова): составление программ по адаптации; проведение лекций, семинаров; работа с молодежью; составление программ адаптации; знакомство с предприятием; знакомство с рабочим местом; объяснение задач, требований к работе; введение в коллектив; поощрение помощи новичкам со стороны наставников; обучение молодых рабочих.

Другой подход к  оценке производственной адаптации  исходит из характеристики и результатов  каждой из ее сторон.

Так, для характеристики психофизиологической адаптации, особенно на работах с большим физическим напряжением (например, для оценки степени  тренированности, как одного из результатов  адаптации) используются показатели выработки  и энергозатрат, а также показатели состояния сердечнососудистой системы, функции кровообращения, дыхания, скорость восстановления и т.п.

Профессиональную  адаптацию, как полное и успешное овладение профессией, характеризуют  такие показатели, как степень  освоения норм времени (их выполнение, достижение среднего процента, сложившегося в коллективе), выход на средний  уровень брака продукции по вине работника и др .

К показателям, характеризующим  социально-психологическую адаптацию, относятся уровень психологической  удовлетворенности новой для  человека производственной средой в  целом и ее наиболее важными для  него компонентами, характером взаимоотношений  с товарищами, администрацией, удовлетворенность  своим положением в коллективе, уровень  удовлетворения жизненных устремлений  и др .

Получить отклик от работника по многим из этих вопросов могут помочь разнообразные вопросники, которые должны быть предъявлены  работнику после предполагаемого  завершения периода адаптации. Один из таких вопросников предложен  А.Я. Кибановым (см. приложение 1).