Подготовка к беседе

     На  первой фазе беседы мы ставим следующие задачи:

• установить контакт с собеседником;
• создать благоприятную атмосферу для беседы;
• привлечь внимание к теме разговора;
• пробудить интерес собеседника.

     Как ни странно, многие беседы заканчиваются, так и не успев начаться, особенно если собеседники находятся на разных социальных уровнях (по положению, образованию и т.д.). Причина заключается в том, что первые фразы беседы оказываются слишком незначительными. Следует иметь в виду, что именно несколько первых предложений часто решающим образом воздействуют на собеседника, т.е. на его решение выслушать нас или нет. Собеседники обычно более внимательно слушают именно начало разговора — часто из любопытства или ожидания чего-то нового. Именно первые два-три предложения создают внутреннее отношение собеседника к нам и к беседе, по первым фразам у собеседника складывается впечатление о нас.

     Приведем  несколько типичных примеров так  называемого самоубийственного начала беседы и проанализируем их.

     Так, следует всегда избегать извинений, проявления признаков неуверенности. Негативные примеры:

     "Извините, если я помешал...";

     "Я  бы хотел еще раз услышать...";

     "Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать... ".

     Нужно избегать любых проявлений неуважения и пренебрежения к собеседнику, о которых говорят следующие фразы:

     "Давайте  с вами быстренько рассмотрим... ";

     "Я  как раз случайно проходил  мимо и заскочил к вам...";

      "А у меня на этот счет  другое мнение... ".

     Не  следует своими первыми вопросами  вынуждать собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию. Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, в то же время с точки зрения психологии это промах.

     Существует  множество способов начать беседу, но практика выработала ряд "правильных дебютов". Вот некоторые из них.

     1. Метод снятия напряженности позволяет  установить тесный контакт с собеседником. Достаточно сказать несколько теплых слов — и вы этого легко добьетесь. Нужно только задаться вопросом: как бы хотели чувствовать себя в вашем обществе собеседники? Шутка, которая вызовет улыбку или смех присутствующих, также во многом способствует разрядке первоначальной напряженности и созданию дружеской обстановки для беседы.

     2. Метод "зацепки" позволяет  кратко изложить ситуацию или  проблему, увязав ее с содержанием беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.

     3. Метод прямого подхода означает  непосредственный переход к делу  без какого бы то ни было  вступления. Схематично это выглядит следующим образом: мы вкратце сообщаем причины, по которым была назначена беседа, быстро переходим от общих вопросов к частному и приступаем к теме беседы. Этот прием является "холодным" и рациональным, он имеет прямой характер и больше всего подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов.

     Очень важно помнить о нашем личном подходе к беседе. Основное правило заключается в том, что беседа должна начинаться с так называемого "вы-подхода". "Вы-подход" — это умение человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять. Зададим себе следующие вопросы: "Что бы нас интересовало, будь мы на месте нашего собеседника?"; "Как бы мы реагировали на его месте?". Это уже первые шаги в направлении "вы-подхода". Мы даем собеседнику почувствовать, что мы его уважаем и ценим как специалиста.

     Конечно, трудностей в начале беседы не избежать.

     Любой человек, живущий в гуще событий  и общающийся со множеством людей, постепенно накапливает опыт, формирует свои представления о приемах общения с людьми. Это следует иметь в виду, если возникают сложности в начале беседы, особенно с незнакомыми собеседниками. Типичным примером является спонтанное возникновение симпатии или антипатии, в основе которых лежит личное впечатление, вызванное тем, что наш собеседник нам кого-то напоминает.

     Это может оказать позитивное, нейтральное  или даже негативное воздействие на ход беседы. Особенно опасно, если случайное впечатление подкрепится схематичным мышлением. Таким образом, возникают предубеждения и предрассудки. В таких случаях нужно действовать осмотрительно, не торопясь. 
 
 
 
 

3. Подготовка к беседе 

     Подготовка  к беседе включает в себя:

     1. Планирование:

     • предварительный анализ участников и ситуации;

     • инициатива проведения беседы и определение ее задач;

     • определение стратегии и тактики;

     • подробный план подготовки к беседе.

     2. Оперативная подготовка:

     • сбор материалов;

     • отбор и систематизация материалов;

     • обдумывание и компоновка материалов;

     • рабочий план;

     • разработка основной части беседы;

     • начало и окончание беседы.

     3. Редактирование:

     • контроль (т.е. проверка проделанной  работы);

     • придание беседе завершенной формы.

     4. Тренировка:

     • мысленная репетиция;

     • устная репетиция;

     • репетиция беседы в форме диалога  с собеседником.

       Планирование беседы сводится к следующим действиям:

     • составление и проверка прогноза деловой беседы;

     • установление основных, перспективных  задач беседы;

     • поиски подходящих путей для решения  этих задач (стратегии);

     • анализ внешних и внутренних возможностей для осуществления плана беседы;

     • определение и разработка среднесрочных  и краткосрочных задач беседы, их взаимосвязи и очередности;

     • разработка мероприятий для реализации указанных задач (разработка программы  работы, плана по отдельным элементам беседы) и др.

     Система планирования важных деловых бесед  включает:

     а) стратегический план — пути и программу  действий по достижению целей;

     б) тактический план — перечень способов поэтапного достижения целей;

     в) план информации и сбора материалов;

     г) план систематизации и отбора рабочих  материалов — определение организации собранного материала и критерии его отбора;

     д) план изложения по времени определяет рамки рабочего плана;

     е) рабочий план устанавливает структуру  изложения и беседы в целом  с учетом имеющегося времени;

     ж) план приспособления к собеседникам и обстановке учитывает потенциальные требования и намерения наших "оппонентов" а также особенности обстановки, в которой будет проходить беседа;

     з) план тренировки. 
 
 
 

     3.1 План подготовки  беседы 

     I. Планирование беседы (25% времени, предусмотренного в целом на подготовку) — 30 минут:

     • 10 минут — в общих чертах ознакомиться с ситуацией и обдумать ее, провести предварительный анализ возможной позиции в сложившейся ситуации;

     • 5 минут — определить цели (записать) и задачи беседы;

     • 5 минут — подумать, какую пользу могли бы извлечь из беседы Ваши собеседники;

     • 10 минут — разработать подробную  структуру беседы и план

     выступления.

       II. Оперативная подготовка (50% времени) — 60 минут:

     • 15 минут — собрать материалы, данные и информацию;

     • 5 минут — отобрать и систематизировать  материалы;

     • 10 минут — изучить и увязать  материалы, подготовить выводы, найти аргументы;

     • 10 минут — написать рабочий план беседы, некоторые вопросы и критические моменты изложить на бумаге;

     • 10 минут — стилизовать главную  часть беседы (передача информации, аргументации, ответы на замечания);

     • 5 минут — подготовить ответы на возможные замечания и возражения;

     • 5 минут — разработать начальную  и завершающую части беседы.

     III. Техническая подготовка (5% времени) — 10 минут.

       IV. Контроль и проверка (10% времени) — 12 минут:

     • 5 минут — еще раз просмотреть  свое выступление;

     • 7 минут — внести поправки и придать  беседе окончательную

     форму.

     V. Отработка (10% времени) — 10 минут:

     • 5 минут — отрепетировать выступление (в уме);

     • 5 минут — прорепетировать и  согласовать ход беседы. 
 

4. Структура делового  общения 

     Состоит из пяти основных фраз:

     I. Начало беседы.

     II. Передача информации.

     III. Аргументирование.

     IV. Опровержение доводов собеседника.

     V. Принятие решений.

     Фаза /. Начало беседы

     Задачи:

     • установление контакта с собеседником;

     • создание приятной атмосферы для  беседы;

     • привлечение внимания;

     • побуждение интереса к беседе;

         • "перехват" инициативы.

     Правильное начало беседы предполагает: точное описание целей беседы, взаимное представление собеседников, название темы, представление лица, ведущего беседу, объявление последовательности рассмотрения вопросов.

     При завершении беседы порядок действий должен быть обратный: слово берет ведущий беседы и завершает ее обращением к собеседнику.

     На  что нужно обратить внимание при  налаживании личного контакта с  собеседником?

     Во-первых, на ясные, сжатые и содержательные вступительные фразы и объяснения.

     Во-вторых, обязательно обращение к собеседникам по имени и отчеству.

     В-третьих, важен соответствующий внешний  вид (одежда, подтянутость, выражение лица).

     Проявление  уважения к личности собеседника, внимание к его мнениям и интересам  является неотъемлемой частью любого общения, а деловой беседы — тем более….

     Беседа  должна строиться в форме диалога, для построения которого как можно  чаще апеллируйте к мнению и ответам  собеседника.  

     фаза //. Передача информации

     Цель  этой части беседы заключается в  решение следующих задач:

     • сбор специальной информации по проблемам, запросам и пожеланиям собеседника;

     • выявление мотивов и целей  собеседника;

     • передача запланированной информации;

     • анализ и проверка позиции собеседника.  

     Пять  основных групп вопросов при передаче информации: