Министерство  образования РФ

Якутский  государственный университет им. М.К. Аммосова

Инженерно-технический  факультет

Заочное отделение 
 
 
 
 
 
 
 
 

“Подготовка к беседе”

(реферат) 
 
 
 
 
 

Выполнил: ст. гр. ПГС-02-1

Скрыбыкин С.Г.

Проверил: преподаватель

Емельянов А.А. 
 
 
 
 

Якутск 2006 г.

Содержание

Введение…………………………………………………………………….3

Психологические особенности проведения деловых  бесед………..……4

1. Общение, его виды и формы……………………………………..…4

2. Деловая  беседа как основная форма  делового общения….…..……4

3. Подготовка к беседе………………………………………………….7

3.1 План  подготовки беседы………………………………….……..….8

4. Структура  делового общения……………………………….…..…...8

4.1 Основные  функции деловой беседы……………………………….12

5. Возможные  структуры деловых бесед разных  видов……………...12

Заключение………………………………………………………...………..14

Литература………………………………………………………………......15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Ведение 

     Умение  бесконфликтно и продуктивно  вести беседу - необходимое качество для того, кто хочет добиться успеха в жизни, показатель общей культуры. Общепринятые нормы поведения неразрывно связаны с признанием неповторимости, ценности каждой личности. Это признание реализуется в процессе общения с ним, в ходе равноправной и взаимоуважительной беседы.

     Прежде  чем вступить в беседу, нужно продемонстрировать вашу готовность к общению улыбкой, повернутыми к партнеру головой и телом, несколько наклоненным вперед туловищем. Выбирая модель поведения, внимательно вглядитесь в собеседника (в его лицо, руки, движения). Что он из себя представляет? В каком состоянии находится? Что в нем преобладает -рациональное или эмоциональное? Каков его жизненный опыт? Каковы его духовные ценности? Каким образом он пришел к /позиции, которую излагает? Желательно знать имя и отчество человека. Перед началом беседы следует усвоить основные психологические принципы, соблюдение которых обязательно:

     1. Рациональность. Необходимо вести  себя сдержанно, если даже партнер проявляет эмоции. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на процессе принятия решений.

     2. Понимание. Постарайтесь понять собеседника. Невнимание к его точке зрения ограничивает возможность выработки взаимоприемлемых решений.

     3. Общение. Если даже человек  вас не слушает, привлеките  его внимание, это улучшит отношения.

     4. Достоверность. Не давайте ложной  информации, даже если это делает ваш собеседник. Такое поведение ослабляет . силу аргументации; а также затрудняет взаимодействие в дальнейшем.

     5. Отказ от поучительного тона. Будьте открыты для аргументов  собеседника и постарайтесь убедить  его.

     6. Разграничение между собеседником и предметом разговора. Если не прямо, то косвенно вы с партнером должны прийти к пониманию того, что вам необходимо работать бок о бок и разбираться с проблемой, а не. друг с другом.

     7. Приоритет интересов, а не позиции.  Цель беседы состоит не в отстаивании высказанных позиций, а в удовлетворении, реальных интересов. Принятая собеседником позиция часто скрывает то, чего он в действительности хочет, и мешает достижению цели разговора.

     8. Выявление критериев. Настаивайте  на том, чтобы результат основывался на каких-то объективных нормах. Эти нормы, принимаемые вами обоими, играют роль фундамента, на- котором строится взаимоприемлемое соглашение. Такими нормами, или объективными критериями, могут быть общие подходы, ценности, обычаи, правила, инструкции, законы, экспертные оценки, аналогичные примеры.

     В процессе разговора избегайте следующих  просчетов:

     1. Преждевременное суждение. Нет ничего  более вредного, чем критический  настрой, когда вы готовы ухватиться  за недостатки любой идеи.

     2. Убежденность в невозможности  пойти навстречу партнеру.

     3. Мнение о том, что затруднения  собеседника  его проблема.

     Для формирования творческого подхода  к поиску вариантов воспользуйтесь следующими рекомендациями:

     1. Отделяйте этап поиска вариантов  от этапа оценки.

     2. Расширяйте в ходе беседы круг  вариантов вместо того, чтобы искать единственный ответ.

     3. Ищите взаимную выгоду.

     4. Изобретайте такие варианты, которые  позволят партнеру легко принять  решение.

     Начиная разговор, прежде всего, необходимо заинтересовать собеседника. Избегайте начинать свою речь с извинений типа: «Я не оратор...», «Я не специалист...» и т.д. - у него может возникнуть вопрос, стоит ли дальше вас слушать. Нужно так повести разговор, чтобы ваш собеседник сам высказал то, что вы хотели бы услышать от него. Для этого попробуйте встать на его точку зрения и увидеть проблему «его глазами». Каждый из нас поглощен своими проблемами и неохотно отвлекается на заботы других. Наиболее надежный способ привлечь к себе внимание человека -начать говорить с ним о том, что его волнует.

     Поскольку в каждом из нас заложено желание  получить признание/собственной ценности, необходимо тактично подчеркнуть какие-то качества собеседника, искренне похвалить его. 

Психологические особенности проведения деловых бесед

 

1. Общение, его виды  и формы 

     Деловое общение — это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.

     Деловое общение можно условно разделить  на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция).

     Прямое  деловое общение обладает большей  результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное, в нем непосредственно действуют социально-психологические механизмы, о которых мы говорили ранее.

     В целом деловое общение отличается от обыденного (неформального) тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере, без потерь для обеих сторон). В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить (по желанию участников) в любой момент.

     Деловое общение реализуется в различных  формах:

• деловая беседа;
• деловые переговоры;
• деловые совещания;
• публичные выступления.

     Мы  не рассматриваем подробно технологию и этические принципы реализации этих форм делового общения. Нас прежде всего интересуют психологические особенности непосредственных участников делового общения, их умение и возможность влиять на партнера, способность добиваться эффективных результатов. 
 

2. Деловая беседа  как основная форма  делового общения 

     Практика  деловых отношений показывает, что  в решении проблем, связанных с межличностным контактом, многое зависит от того, как партнеры (собеседники) умеют налаживать контакт друг с другом. При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой.

     Понятие "деловая беседа" весьма широко и достаточно неопределенно: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями.

     Под деловой беседой понимают речевое  общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

     Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы — убедить партнера принять конкретные предложения.

     Напомним  некоторые аспекты деловой беседы. Она выполняет ряд важнейших  функций. К их числу относятся:

• взаимное общение работников из одной деловой сферы;
• совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идеи и замыслов;
• контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;
• поддержание деловых контактов;
• стимулирование деловой активности.

     Основными этапами деловой беседы являются:

• начало беседы;
• информирование партнеров;
• аргументирование выдвигаемых положений;
• принятие решения;
• завершение беседы.

     Мы  не ставим своей целью рассмотреть  этические особенности и правила  проведения деловой беседы. О том, как правильно проводить деловые беседы, какие принципы и правила следует соблюдать, написано достаточно много. Нас интересуют психологические особенности деловой беседы. К психологическим особенностям относятся, в первую очередь, те элементы, которые связаны с личностью участников деловой беседы, — их характер, темперамент, настроение, настроенность, умения, навыки, — одним словом все то, что лежит в контексте деловой беседы или сопровождает ее на невербальном уровне.

     Максимальную  трудность представляет для собеседников начало беседы. Партнеры очень хорошо знают суть предмета, цель, которую они преследуют в данном общении, четко представляют результаты, которые они хотят получить. Но практически всегда появляется "внутренний тормоз", когда речь идет о начале беседы. Как начинать? С чего начинать? Какие фразы более всего подходят? Некоторые партнеры допускают ошибку, игнорируя этот этап, переходят сразу к сути проблемы. Можно, образно говоря, сказать, что они переходят к началу поражения.

     Давайте подумаем, что означает начало беседы.

     Некоторые считают, что начало беседы, определяют обстоятельства, другие, — что начинать беседу необходимо с конкретного вопроса, третьи попросту не задумываются над этим. И лишь некоторые понимают и задумываются над этой проблемой, осознавая ее важность. Образно говоря, этот процесс можно сравнить с настройкой инструментов перед концертом. В любом случае на этом этапе беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собеседнику. Ведь начало беседы — это своеобразный мостик между нами и собеседником.