Форми і організація спілкування

Зміст

 

 

Вступ 3

1 Форми і організація спілкування  4

2 Організація ділових нарад  та ділових переговорів      8

3 Аналіз та оцінка повсякденного  ділового спілкування менеджера  (керівника)

організації з підлеглими    12

Висновки та пропозиції 16

Використана література 17

 

 

 

 

                                    Вступ

 

 

 

      Будь-які види  ділової активності в  діяльності  менеджера  припускають

інтенсивне ділове спілкування  з  партнерами,  потенційними  споживачами  та

постачальниками,  численними  організаціями,  що   забезпечують   транспорт,

постачання  сировини,  напівфабрикатів  і  різноманітних  видів   продукції,

комерційні послуги і т. п.

      Ділове  спілкування   здійснюється  у  самих  різноманітних   формах   і

настільки  ж  різноманітних  комбінація,  починаючи  із  стислих  телефонних

діалогів  і  обміну  діловими  листами,  меморандумами,   переговорами   між

окремими  представниками   і   делегаціями   співпрацюючих   організацій   і

закінчуючи проведенням різноманітних  конференцій, нарад і виставок.

Актуальність даної теми полягає  в  тому,  що  успішність  будь-яких  з  цих

заходів в дуже великій мірі залежить від  мистецтва  менеджера,  правильного

врахування ситуації, особливостей ділових партнерів, правильності  стратегії

і тактики  ділового  спілкування,  ступеня попередньої підготовленості до

рішення конкретних питань. Метою  написання  даної  роботи  виступає  розгляд

раціональних прийомів підготовки і  проведення  бесід,  нарад,  конференцій,

засідань;  розробка  прийомів  переконання  в  діловому  спілкуванні,  форми

організації ділових контактів.

      Об’єктом дослідження  виступають ділові контакти  менеджера,  предметом

дослідження є шляхи організації, психологічні аспекти,  методи  та  значення

ділових контактів менеджера.

 

 

 

 

                      1 Форми і організація спілкування

 

 

 

      Будь-яке  ділове  спілкування  припускає  рішення   ряду  тактичних   і

стратегічних задач. Конкретний очікуваний результат  -  це  тактична  задача

ділового спілкування. Однак  навіть  рішення  цієї  конкретної  задачі  може

припускати рішення важливої стратегічної задачі - встановлення в  наступному

тривалих, вигідних ділових контактів.

      Встановлення   тривалих   ділових   контактів,   пошук   надійних    і

перспективних  ділових  партнерів  -  важлива задача  в будь-якій  діловій

активності. І її завжди необхідно  мати  на  увазі  при  рішенні  конкретних

задач.

      Не  менш  важлива   в  ході  ділових  контактів,  ділового  спілкування

боротьба, за зміцнення високої  репутації як організації, так і фахівця.

      Форми ділового  спілкування і їхнє традиційне  оформлення це прийом груп

і  делегацій  партнерів,  організація  нарад  і  конференцій,   виставок   і

ярмарків.

      Проведення конференцій  відкриває шляхи до  багатогранних   контактів  з

різноманітними традиційними і  перспективними діловими  партнерами,  широкому

обміну інформацією і рекламі  своєї продукції.

      Виставки дозволяють  значно поширити подібні контакти  і створюють умови

для широкого кола ділового спілкування  і  більш  ефективної  реклами  своєї

продукції, а також для укладення  різноманітних угод.

      Проведення виставок  може бути зв'язане і з проведенням  конференцій або

семінарів. Часто виставка може бути їхнім  складеним  елементом.  При  цьому

семінарів. Часто виставка може бути їхнім  складеним  елементом.  При  цьому

виникає ряд задач, зв'язаних з організацією виставочного  залу,  підбором  і

розміщенням  експонатів,  а  також  з  затратами  учасників  на   оформлення

стендів. Оптимальний блок для розміщення фірми на виставці включає три або

чотири  приміщення:  приміщення  для  розміщення  основних  експонатів,   де

знаходяться представники фірми, приміщення для відпочинку робітників  фірми;

склад  для   рекламної   документації,   сувенірів,   деталей,   експонатів.

Представники повинні володіти  достатньо  високими  повноваженнями,  бо  ряд

контрактів підписується безпосередньо  під час виставок.

      Візитні картки - важливий засіб,  полегшуюче  ділове  спілкування.  На

візитних картках  вказуються  прізвище,  ім'я,  по-батькові,  місце роботи,

адреса,  посада,  номер  службового  телефону,  факсу,  електронної   пошти,

можливо, номер в Інтернеті.  Текст  візитної  картки  друкується  на  рідній

мові, на англійській мові, на мові країни, в  якій  потрібно  часто  бувати.

Краще мати набір карток з текстами на  різних  мовах  (бажано,  щоб  обороті

картки був чистим - для можливих записів).  Візитними  картками  обмінюються

при взаємному поданні. Вони можуть бути широко і  різноманітно  використані,

замінюючи іноді довгі формальні листи. В  цьому  випадку  картка  може  бути

послана партнеру, а в її  нижньому  лівому  куту  більш  прийнятним  олівцем

пишуть перші літери французьких  слів, наприклад:

      Прийоми грають  важливу роль  в  розвитку  ділових  контактів.  Головне

призначення їх - заглиблення і  розширення  контактів,  отримання  потрібної

інформації і обмін думками  в неофіційній обстановці.  Участь  в  прийомах  -

обов'язковий  вид  службової   діяльності.   До   прийому   треба   ретельно

готуватися, вирішуючи заздалегідь, і  ким  і  про  що  переговорити,  з  ким

познайомитися.  Треба  бути  готовим  і  до  будь-яких  питань   потенційних

співрозмовників.

      Ефективність ділового  спілкування залежить в  дуже  великій  мірі  від

правильної  оцінки  ситуації  і  ділових  партнерів,   їхнього   фінансового

положення , традицій, психологічних  особливостей  учасників  переговорів,  а

також  від  загальної  підготовленості  фахівців,  здійснюючих   це   ділове

спілкування.

      Ділове спілкування  можливе в досить різноманітних формах  і  проходить

ряд стадій. Конкретні ситуації і  специфіка ділових партнерів  можуть  істотно

змінювати стратегію і тактик  ділового  спілкування,  а  також  кількість  і

тривалість стадій.

      Кінцева мета ділових  контактів  менеджера  –  створення  передумов  та

організація  спільної  діяльності.  Досягнення  цієї  мети  вимагає  рішення

протиріч, що визначаються неминучою  відмінністю  вхідних  позицій  майбутніх

ділових  партнерів.  І  тому   важливим   елементом   ділового   спілкування

виявляється проведення переговорів, направлених на формування  погоджених  і

компромісних рішень.  Для  досягнення  цього  результату  важливо  правильно

оцінити  психологічні  особливості  ділових  партнерів,  уміло   використати

принципи психології, переконання і пропаганди.

      Зустрічі з діловими  партнерами і проведення переговорів  –  важливий  і

відповідальний вид діяльності менеджера. Склалася певна  система  планування

і організації цієї діяльності -  діловий  протокол.  Правильне  використання

відпрацьованих прийомів і норм позбавляє від  складників  і  непорозумінь  ,

істотно полегшує ділове спілкування.

      Комплекс питань, що потрібно вирішувати в ході  ділового  спілкування,

висуває певні вимоги до рівня  підготовленості  фахівців,  їхньої  загальної

культури  спілкування,  уміння  швидко  і,   по   можливості,   безпомилково

орієнтуватися   в   ситуації.   Тому   необхідно   постійно   навчатися    і

вдосконалювати  особисте   мистецтво   комунікації,   налагодження   ділових

стосунків для більш якісного ділового спілкування, щоб виключити  повторення

можливих помилок і відпрацьовувати  ефективні прийоми  діяльності.  Необхідні

безперервне самовдосконалення і  самовиховання (нерідко  застосовується  дуже

вдалий термін самоменеджмент), щоб сформувати  у  себе  необхідні  якості  і

звички, які полегшують ділове спілкування  і зміцнюють ділову репутацію.

      Важливим  елементом   ділового   спілкування   є   підготовка   ділових

повідомлень, (в усній або письмовій  формі), що викладають позиції  сторін  і

містять певні пропозиції. На долю фахівця  істотно  впливає  його  поведінка

при такій формі  спілкування,  як  інтерв'ю  при  прийнятті  на  роботу  або

встановленні перших контактів  з партнерами.

      Реальна зовнішньоекономічна  діяльність припускає ділове спілкування  з

представниками  вітчизняних  і  зарубіжних  організацій,  що   розрізняються

метою, стилем роботи,  загальною  культурою,  психологічними  особливостями,

системами цінностей і традиціями, рівнем етичності і  порядності.  Природно,

що успіх ділового спілкування  залежить  від  того,  наскільки  врахована  ця

специфіка. Так, при спілкуванні  з солідними  організаціями  з  цивілізованих

держав природним  є  стиль  спілкування,  оснований  на  взаємній  повазі  і

держав природним  є стиль спілкування,  оснований на  взаємній  повазі  і

достатньо чіткому визначенні вхідних  позицій.  Інша  поведінка  сприймається

як признак низької культури і ненадійності  партнера.  В  той  же  час,  для

деяких організацій і людей  стиль, що припускає взаємну повагу і  відкритість

позицій, сприймається як признак  слабкості, як можливість прояву тиску.

      Добитися належної  поведінки подібних партнерів   можна  лише,  діючи  з

позиції сили. Фірми і організації  навіть однієї країни  розрізняються  надто

істотно по цілям і задачам, ступенем  порядності  і  надійності,  характером

діяльності,  рівню  цінностей,  фінансовому  положенню  і   репутації.   Чим

правильніше і точніше враховані  всі ці особливості, тим  більше  імовірність

успіху. Можливий успіх залежить і від  того,  наскільки  повно  і  правильно

врахована ця специфіка,  наскільки  точно  спрогнозовано  можливий  розвиток

взаємовідносин з діловим партнером. Для досягнення  успіху  необхідна  певна

послідовність  дій,  ретельна  попередня  підготовка,   гнучкість   ділового

спілкування.

      Будь-які форми  ділового спілкування припускають   як  офіційні,  так  і

неформальні контакти  ділових  партнерів.  Значення  неформальних  контактів

величезне, бо вони дозволяють створити  певний  рівень  взаєморозуміння,  що

дозволяє вирішити ряд спірних  питань в  умовах,  коли  висловлені  думки  та

пропозиції не накладають жорстких зобов'язань на співрозмовників. Тому будь-

які переговори повинні припускати виділення часу на неформальні контакти.

 

             2 Організація ділових нарад та ділових переговорів

 

 

 

            Переговори віч-на-віч -  найчастіший   вид  спілкування  у  самих

різноманітних ділових ситуаціях. Такі  бесіди  виявляються  ефективними  при

наступних умовах.

      1.    Заздалегідь чітко повинна бути визначена задача бесіди. Наступна

підготовка до бесіди залежить від  того, наскільки ясна  конкретна  задача  і

її більш широке стратегічне  призначення.

      Тривалість бесіди  визначається  метою  і  планом  бесіди.  Тривалість

бесіди  корисно заздалегідь погодити  з   співрозмовником.   Нераціонально

виділяти  занадто  багато  часу  на  первинне  знайомство,  але  і  вирішити

серйозне питання за 15-20 хвилин неможливо.

      Вибір місця і  часу зустрічі  у  великій   мірі  залежить  від  вибраної

стратегії бесіди. Будь-яка людина почуває себе більш спокійно і  впевнено  на

своєму звичному робочому місці. Візит  до партнера нерідко може дати  більший

ефект, ніж прийом його у себе, тим  більш що  під  час  такого  візиту  можна

отримати значну додаткову інформацію і зробити важливі і цінні висновки.

      Час для бесіди  доцільно вибрати таким чином,  щоб  учасники  бесіди  не

квапилися і не відривалися від  обговорення.  Навряд  чи  вдасться  добитися

серйозних результатів, якщо співрозмовнику через півгодини потрібно  бути  у

іншому місці.

      5.    Взаємовідносини   в  ході  бесіди  багато  в   чому  залежать  від

організації початку бесіди.  Для  створення  нормальної  робочої  обстановки

важливо,  щоб  співрозмовнику  не  приходилося  нервувати,  розшукуючи   ваш

кабінет, і не прийшлося б довго  чекати в приймальні,  якщо  ви  запізнюєтеся

до заздалегідь погодженого  початку зустрічі. При цьому  у  партнера  виникає

психологічна напруга, що ускладнює  перехід до ділових переговорів.

      Прихильність   і   пунктуальність   на    початку    бесіди,    уміння

продемонструвати щирий інтерес  до співрозмовника -  серйозна  передумова  не

тільки для вдалого проведення  бесіди,  але  і  для  формування  позитивного

іміджу господаря зустрічі. Як і  в  будь-яких  інших  ситуаціях,  чемність  і

пильність  на  початку  бесіди  повинні  бути  природним,   звичним   стилем

поведінки.

      6.    Бесіда  повинна бути цілеспрямованої.  Яким  би  різноманітним  не

був її  розвиток,  необхідно  прагнути  до  досягнення  поставленої  мети  і

обговорювати саме ті питання, до яких заздалегідь готувалися партнери.  Тому

бесіду слідує вести в заздалегідь  намічених рамках.