Анализ проблем коммуникации в организации и пути их решения

      Содержание: 

      ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………..3

      Глава І. Коммуникации в организации

      1.1. Сущность и роль коммуникаций……………………………….4

      1.2.Процесс коммуникаций в организации…………………………9

      1.3. Виды коммуникаций в организации…………………………….13

      Глава ІІ. Анализ проблем коммуникации в организации и пути их              

      решения

        2.1.    Проблемы коммуникаций……………………………………..21

        2.2. Барьеры, препятствующие эффективным организационным     

      коммуникациям………………… ……………………………………..22

        2.3. Барьеры на пути межличностных коммуникаций………..……26

        2.4. Способы совершенствования коммуникаций в

      организации…………................................................................…..…..29

        ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………..32

      Список  литературы………………………………………………………34  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      ВВЕДЕНИЕ. 

      Актуальность  выбранной темы обусловлена тем, что коммуникация или процесс  передачи информации от человека, группы или организации другому человеку группе или организации, лежит в  основе функционирования любого предприятия  и пронизывает все системы  управления человеческими ресурсами. Современный руководитель тратит 80% своего времени на коммуникацию, и  от того на сколько она эффективна, во многом зависит результат деятельности всей организации. Поэтому качество обмена информацией прямо влияет на степень реализации целей организации. В связи с этим коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций.

      Цель  данной работы – теоретический анализ проблемы социально-психологических особенностей коммуникации в организации.

      В связи с поставленной целью в курсовой работе решались следующие задачи:

• изучить теоретические основы коммуникаций в организации,
• провести анализ проблем, возникающих в организационных коммуникациях,
• ознакомить с основными направлениями совершенствования коммуникаций в организации.

      Данная работа состоит из введения, 2 глав, заключения, списка использованной литературы.

      Практическая  значимость работы заключается в  том, что на основе выявленных проблем  коммуникационных процессов предлагается ряд способов совершенствования  информационного обмена в организации, которые позволят оптимизировать систему  управления человеческими ресурсами. 
 

      Глава I. Коммуникации в организации.

      1.1. Сущность и роль коммуникации. 

      Одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация. Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей.

      Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.

      Коммуникация стала темой исследований сравнительно недавно не потому, что древние народы не имели представления о ее важной роли, а потому что все «знали» о ее необходимости и принимали участие в распространении информации. Бернанд был одним из первых, и, по крайней мере, одним из наиболее известных авторов, кто серьезным образом рассматривал коммуникацию на крупных предприятиях. Он рассматривал ее как средство, с помощью которого люди объединены в организацию для достижения общей цели. Это до сих пор остается основной функцией коммуникации.

      Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой - формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и самоуправление. Хотя коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции руководства и лидерства. Согласно исследованиям руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно назвать коммуникации связующим процессом. Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивида и организаций необходимы эффективные коммуникации.

      Неэффективные коммуникации - одна из сфер возникновения проблем менеджера. Эффективно работающие. Руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. [20, с.52]

      Управление  в организации осуществляется через  людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера  является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая  эту информацию, а также получая  обратные сигналы, он организует, руководит  и мотивирует подчиненных. Многое зависит  от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось  наиболее адекватно ее восприятие теми, кому она предназначена. Многие менеджеры  понимают важность этой проблемы и  уделяют этому большое внимание.

      В процессе коммуникации информация передает от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отельные личности, группы даже целые организации. В  первом случае коммуникация носит межличностный  характер и осуществляется путем  передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и  отношений от одного лица другому  в устной или какой-либо другой формы (письменно, жестами, позой, тоном голоса и т.п.) с целью получения в ответ желаемого поведения.

      Коммуникация  и информации различные, но связанные  между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается,  и то, как это передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

      Коммуникация  предъявляет требования к каждому  из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый участник должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличие  определенной степени взаимного  понимания.

      С появлением работ Н. Винера, К. Шеннона, У.Р. Эшби, отечественных ученых А.И. Берга, А.Н. Колмогорова и др., термин коммуникация получил широкое распространение  в самых разных отраслях науки  и стал едва ли не самым многозначным. К началу 1960-х гг. только в зарубежной философской и социологической  литературе насчитывалось около  сотни определений коммуникации. Можно с уверенностью сказать, что  сегодня таких определений существует на порядок больше. Поэтому каждый, кто интересуется результатами научных  исследований в данной области, сталкивается с богатым спектром точек зрения, аспектов, срезов, попыток общетеоретического и специального подхода к исследованию и пониманию коммуникации.

            По мнению Виханского О.С. термин «коммуникация» происходит от лат. «communis», что означающее «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. [2, с.222]

      По  мнению Латфуллиной Г.Р., под коммуникацией понимается обмен идеями, мнениями и информацией в устном и письменном виде посредством символов. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации – добиться от предпринимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. [16, с.258]

      С другой стороны, Чаусов Н.Ю. считает, что коммуникации – это обмен информацией, на основе которого руководитель принимает решения и доводит их до сотрудников организации.

      А Фролов С.С. считает, что термин «коммуникация» (от лат. – «communicatio» - делать общим, сообщать, беседовать связывать ) появился в научной литературе в начале XX века ( хотя, вероятно, первая модель коммуникации была предложена Аристотелем, выделившим такие компоненты процесса коммуникации, как оратор, речь и аудитория).

      Одним из важных факторов интеграции управления является коммуникация, которая представляет собой общение людей в процессе их совместной деятельности: обмен идеями, мыслями, чувствами и информации. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Обмен информацией широко охватывает разные части организации и прямо пропорционально соотносится с ее эффективностью.

      Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин важна для успеха в  управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строятся на непосредственном взаимодействии людей (начальника с  подчиненным, подчиненный с другим подчиненным) в рамках различных  событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью двусмысленностью. [1, с.142 ]

                Роль коммуникации в организации. Формирование коммуникационных сетей и создание условий  для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления. Не случайно немецкий ученые В. Зигерт и Л. Ланг отмечают: «Хлеб людей организации – информация и коммуникации. Если нарушаются информационные потоки внутри предприятия и связи с внешним миром, само существование этого предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно. Только когда она соответствующим  образом преобразуется и обрабатывается, т.е. когда возникают коммуникативные связи, обеспечиваются существование и эффективная деятельность организации». [9, с.106]

      Согласно  ряду опросов, проведенных американскими  исследователями организации, а  также 73% руководителей американских, 63% английских и 85% японских компаний считают, что недостаточная разработанность  коммуникаций является главным препятствием на пути достижения эффективности деятельности организации. [17, с.137]

      Действительно, обмен информацией включен как  важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи ( как внутренние, так и внешние ) не существуют или  не действуют, это отрицательно сказывается  на функционировании всей организации. Это объясняется рядом причин:

      руководителям подразделений организации приходится тратить много времени на поиск  нужной информации и её обработку;

      происходит  дублирование информации, поскольку  одна и та же информация поступает  а подразделение организации  и к её руководству из разных источников;

      в одних подразделениях и у одних  руководителей ощущается недостаток информации, тогда как в других подразделениях может произойти  информационная перегрузка;

      работники организации мало осведомлены о  её деятельности, планах, ориентации и  положения во внешней среде, что  отрицательно сказывается на процессах  интеграции, точном выполнением распоряжений руководства и т.д.

      В связи с этим одной из главных  целей управления в организации  является создание системы коммуникации. Ее запуск и контроль за нормальным функционированием. [21, c.103] 

      1.2.Процесс коммуникаций в организации. 

      Основу  процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры  – подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью  соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирование электронных средств связи и  т.д.

      Основная  цель коммуникативного процесса –  обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует  эффективности общения. Чтобы лучше  понять процесс обмена информацией  и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и этапы  коммуникационного процесса.