Інформаційно-пошукові системи в установах

     5) швидкий пошук необхідної інформації  по стану, наявності, русі паперових  документів;

     6) отримання необхідних стандартних  форм і журналів, а також статистичних  звітів по документообігу організації.

     Для реєстрації документів використовуються реєстраційно-контрольні картки, які  містять всі первинні дані (кореспондент, підрозділ організації, представник  організації, дата реєстрації, реєстраційний  номер, тема і короткий вміст документа, спосіб доставки і так далі), а  також необхідну інформацію про  стан будь-якого паперового документа  організації (місцезнаходження, стан виконання  і так далі). Для вихідних документів можна вказати список розсилки по організаціях.

     Але тільки одній реєстрації паперової  кореспонденції недостатньо. Я вважаю, що в будь-якій канцелярії повинне  йти потокове сканування паперових  документів.

     Сьогодні  технічне забезпечення (спеціальні сканери  дозволяють сканувати із швидкістю 20-30 сторінок в хвилину) дозволяє добитися того, що сканування займає у діловода не більше 5 відсотків робочого часу в день. В результаті ж отримується  повна база вхідної кореспонденції, і нам вже немає необхідності витрачати час і фінанси на копіювання документів, тому що ті співробітники, кому необхідний даний документ, можуть його отримати з бази ЕД. Спрощується пошук цих документів, і вже не виникає питання, про що саме документ, вказаний в реєстраційно-контрольних картках.

     Для адаптації програмного забезпечення до завдань відділу по кореспонденції були розроблені нові звіти, реєстраційні і контрольні картки.

     Тепер працівники будь-яких підрозділів в  рамках певних прав мають можливість відстежувати вхідні і вихідні документи, що дозволило істотно скоротити пошук документів і відновити історію цих документів.

     Після реєстрації вхідний документ минає  етапи розгляду, винесення резолюції, постановки на контроль і виконань документа. При цьому подальша робота виконавців з документом може вестися  повністю в електронному вигляді  з врахуванням сканування. Це значно скорочує витрати часу виконавців і  запобігає випадковій втраті оригіналу.

     На  підставі резолюції, винесеної керівником, документ може бути поставлений на контроль з призначенням виконавців доручень і термінів.

     При роботі з електронними документами  всі переміщення документів здійснюються за допомогою завдань, але, коли виникає  необхідність скористатися паперовим  оригіналом, на спеціальній закладці реєстраційно-контрольної картки фіксується місцезнаходження паперового документа у будь-який момент часу.

     По  тих же принципах будується і  робота з вихідними і внутрішніми документами.

     Програма "АС-Машбюро" призначена для автоматизації машинописних робіт і забезпечує виконання в автоматизованому режимі наступних завдань:

     · Створення, реєстрація і облік документів;

     · Пошук документів;

     · Забезпечення доступу до документів в режимах перегляду і редагування.

     Цілі  використання системи "АС-Машбюро" для ведення діловодства установи:

     · підвищення оперативності роботи працівників машбюро;

     · впровадження перспективних інформаційних технологій;

     · впорядкування процедур реєстрації і зберігання документів в електронному вигляді;

     · побудова єдиної операційної середи для роботи з інформаційними ресурсами машбюро;

     · автоматизація роботи довідково-пошукового апарату.

     Тобто використання системи  "АС-Машбюро" дозволяє скоротити до мінімуму використання людського труда, що, по-перше, дозволяє скоротити робочий штат (економія на заробітній платі), а по друге зменшити кількість помилок при друкуванні документів.

      ВИСНОВКИ 

     В першому розділі курсової роботи були розглянуті теоретичні засади створення  та використання баз даних і зроблені наступні висновки:

     Основним  об'єктом,  який, з одного боку, визначає діяльність органів державного управління,  а з іншого — відображаює і фіксуює результати цієї діяльності, є документ. Організація роботи з документами — важлива частина процесів керування і прийняття управлінських рішень.  Тому інформаційні технології підтримки діяльності органів  державного управління повинні надавати ефективні і гнучкі засоби роботи з цим об'єктом на всіх етапах його життєдіяльності.

     Відомі  два підходи до організації інформаційних  масивів: файлова організація та організація у вигляді бази даних. Файлова організація передбачає спеціалізацію та збереження інформації, орієнтованої, як правило, на одну прикладну  задачу, та забезпечується прикладним програмістом. Така організація дозволяє досягнути високої швидкості  обробки інформації, але характеризується рядом недоліків.

     Електронні  таблиці та текстові документи є  чудовими засобами для вирішення  так званих “однокористувачевих” задач, але вони погано пристосовані для сумісного користування даними. Електронні таблиці також корисні в якості шаблонів для простих форм вводу інформації,фле ,якщо вам необхідно провести комплексну перевірку даних, то тут їх функцій явно недостатньо.

     Але, якщо з розширенням бізнесу починає  збільшуватись кількість 
співробітників, що вводять у комп’ютер закази,то без бази даних вам не 
обійтись.Так само електронна таблиця може використовуватись на великих 
підприємствах для підготовки співробітникам звітів про свої витрати,але 
для створення загальної бухгалтерської звітності ці дані все одно повинні 
збиратися у базі даних.

     Коли  виникає необхідність колективного використання інформації, справжня система  управління базами даних дає можливість захищати інформацію від несанкціонованого  доступа так, що право продивлятись дані або вносити в них зміни отримують тільки відповідні користувачі.

     В другому розділі курсової роботи був проаналізований процес документообігу Криворізької державної районної адміністрації  та запропоновані заходи щодо автоматизації  цього процесу та зроблені наступні висновки:

     У процесі впровадження СЕД необхідно  забезпечити можливість роботи як за новою, так і за старою технологією, щоб не заважати повсякденній діяльності підприємства.

     У ході впровадження СЕД обов'язково варто організувати тренінги для  співробітників підприємства, а також  консультації для його посібника  з організації переходові на електронну форму діловодства.

     Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових  документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально  підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш  прогнозованими і керованими.

     Програма  БДД «Документ» розроблена вітчизняними виробниками є досить простою  для користування і набагато полегшує роботу з документами в Криворізькій міській адміністрації. Спільне  використання системи електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів.

     Для пошуку прихованих закономірностей  у великих масивах даних можна  приймати більш ефективні рішення  і дії, що базується на відповідних  технологіях діставання інформації з даних. Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій  на основі цілком електронного документообігу.  

     СПИСОК  ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ 
 

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под. ред. Г.А.Титоренко - М. Компьютер ЮНИТИ, 1998
2. Антоненко І.Є. Засоби класифікації та словниковий контроль у керуванні документацією / І. Є. Антоненко // Наукові праці НБУВ. – Вип. 14. – К., 2005. – С. 537–547.
3. Антоненко І.Є. Керування документацією за кордоном : історія, законодавство, теоретичні основи та технології : автореф. дис. … к.і.н. 07.00.10 / І.Є. Антоненко / Держкомархів України. УНДІАСД. – К., 2005. – 20 с.
4. Антоненко І.Є. Стандартизація процесів управління документацією : досвід Австралії / І. Є. Антоненко // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність : проблеми науки, освіти, практики : зб. матеріалів Міжнар. наук.-практ. конф., Київ, 25–26 трав. 2004 р. – К., 2004. – С. 60–62.
5. Банасюкевич В. Д., Сокова А. Н. Управление документацией (из зарубежного опыта) / А.Н. Сокова // Отеч. архивы. – 1992. – №2. – С. 100–106.
6. Бездрабко В. В. Діловодство у переддень народження документознавства : особливості побутування та вплив на еволюцію науки про документ / В. В. Бездрабко // Наукові праці. Т. 88. Вип. 75. Історичні науки. – Миколаїв, 2008. – С. 156–165.
7. Бездрабко В. В. Зародження теорії діловодства і гносеологічні ракурси формування документознавства / В. В. Бездрабко // Вісник ДАКККіМ. – 2008. – № 1. С. 78–83.
8. Бездрабко В. В. К.Г. Мітяєв і становлення документознавства / В. В. Бездрабко // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. – 2008. – № 1. – С. 8–22.
9. Бездрабко В. В. Традиційне документознавство і діловодство : компаративний аналіз визначення понять / В.В. Бездрабко // Спеціальні історичні дисципліни : питання теорії і методики. Збірка наук. праць. – К., 2007. – Ч. 14. – С. 190–206.
10. Бездрабко В. В. Управлінське документознавство : навч. посіб. / В. В. Бездрабко. – К., 2006. – С. 119–136.
11. Бездрабко В. В. Формування Єдиної державної системи діловодства і розвиток управлінського документознавства : залежності й інвазії / В. В. Бездрабко // Вісник ДАКККіМ. – 2008. – № 2. – С. 80–86.
12. Бердтис А. Структуры данних. - М.: Статистика, 1974
13. Берк Ф. Г. Национальный архив и управление документацией в США / Ф. Г. Берк // Сов. архивы. – 1988. – №3. – С. 92–101.
14. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. -М.: Финансы и статистика, 1992
15. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / ГАУ СССР. ВНИИДАД. – М., 1991. – 99 с.
16. Загорецька О. Висвітлення проблем організації загального діловодства на сторінках журналу “Архіви України" / О. Загорецька // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство : міжвід. зб. наук. праць. – К., 2002. – Вип. 5. – С. 348–355.
17. Загорецька О. Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у 1950–1980-х роках / О. Загорецька // Студії з архів. справи та документознавства. – К., 2004. – Т. 11. – С. 177–182.
18. Загорецька О. Організація діяльності діловодних служб Державного сенату (1918 р.) / О. Загорецька // Студії з архів. справи та документознавства. – К., 1999. – Т. 5. – С. 113–115.
19. Загорецька О. Сучасні проблеми організації діловодства в міністерствах та державних комітетах України / О. Загорецька // Студії з архів. справи та документознавства. – К., 1998. – Т. 3. – С. 80–81.
20. Загорецька О. Теорія діловодства як галузь наукових знань / О. Загорецька // Студії з архів. справи та документознавства. – К., 2002. – Т. 8. – С. 139–141.
21. Закон України «Про електронний документообіг» від 22.05.2003 №851-IV
22. Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 №852-IV
23. Закон України «Про інформацію» від 02.10.1992 №2657-ХІІ
24. Кулешов С. Г. Управлінське документознавство : навч. посіб. / С. Г. Кулешов. – К. : ДАКККіМ, 2003. – 57 с.
25. Кулешов С. Документальні джерела наукової інформації як об’єкт дослідження інформатики / С. .Кулешов // Студії з архів. справи та документознавства. – 1996. – Т. 1. – С. 72–76.
26. Кулешов С. Документологія як навчальний курс та наукова дисципліна / С. Г .Кулешов // Студії з архів. справи та документознавства. – 2006. – Т. 14. – С. 58–61.
27. Кулешов С. З історії організації наукових досліджень процесів діловодства в Україні у 1920–1930-х роках / С. Г .Кулешов // Студії з архів. справи та документознавства. – 2004. – Т. 11. – С. 164–167.
28. Кулешов С.Г. Документознавство : історія. Теоретичні основи / С. Г. Кулешов. – К. : ДАКККіМ, 2000. – 167 с.
29. Кулешов С.Г. Перспективні напрямки наукових досліджень у спеціальному документознавстві / С. Г . Кулешов // Студії з архів. справи та документознавства. – 2004. – Т.12. – С. 115–119.
30. Кулешов С.Г. Про базові поняття документознавства (нотатки з приводу змісту розділу "Загальні поняття" ДСТУ 2732–94 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення") / С. Г .Кулешов // Студії з архів. справи та документознавства. – 1997. – Т. 2. – С. 72–75.
31. Кулешов С.Г. Українське документознавство : сучасний стан і перспективи розвитку / С. Г .Кулешов // Студії з архів. справи та документознавства. – 1999. – Т. 4. – С. 95–98.
32. Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин. – М. : Науч. книга, 1998. – 187 с.
33. Ларин М.В. Управление документацией : теория и практика (тезисы доклада) / М. В.Ларин // Делопроизводство. – 2001. – № 1. – С. 7–10.
34. Ларин М.В. Форум по электронным документам / М. В. Ларин // Отеч. архивы. – 1997. – №2. – С. 100–101.
35. Матяш І. Б. Галузева наукова установа : до підсумку 10 років діяльності УНДІАСД / І. Б. Матяш // Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства. До 10-річчя заснування (1994–2004) : бібліогр. покажчик. – К., 2004. – С. 10–11. – (Архівні та бібліографічні джерела української історичної думки ; Вип. 10).
36. Митченко О. Ю. Распределение ответственности по управлению документацией внутри организации (требования Международного стандарта ISO 15489–2001) / О. Ю. Митченко // Делопроизводство. – 2001. – № 3. – С. 17–19.
37. Митченко О. Ю., Рысков О. И. Международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489–2001 / О. Ю. Митченко, О. И. Рысков // Делопроизводство. – 2003. – № 3. – С. 62–66.
38. Національний стандарт України ДСТУ 2732 : 2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять". – Чинний від 01.07.2005. – К. : Держспоживстандарт, 2005. – 32 с.
39. Національний стандарт України ДСТУ 4423-1 : 2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Ч. 1. Основні положення". – Чинний із 01.04.2005. – К. : Держспоживстандарт України, 2007. – 28 с.
40. Національний стандарт України ДСТУ 4423–2 : 2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Ч. 2. Настанови (ISO / TR 15489-2 :2001, MOD)". – Чинний із 01.04.2005. – К. : Держспоживстандарт України, 2007. – 44 с.
41. Новосёлов В. И., Сокова А. Н. Делопроизводство в госаппарате / В. И. Новосёлов. – Саратов : Издво Саратов. ун-та, 1977. – 208 с.
42. Правила роботи архівних органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій. Затверджено наказом Державного комітету архівів України 16.03.2001 №16
43. Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. – К.: КМУ. – 2000
44. Регламент роботи Криворізької  державноїрайонної Адміністрації. – К. – 1996.
45. Рысков О.И. Управление документацией в Австралии / О. И. Рысков // Отеч. архивы. – 2005. – № 2. – С. 82–87.
46. Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления / А. Н. Сокова. – М. : Знание, 1985. – 64 с.
47. Храмцовская Н. А. Международные стандарты делопроизводства и документооборота / Н. А. Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2004. – № 8. – С. 6–12.
48. Храмцовская Н. А. Международные стандарты, информационная безопасность и управление документацией / Н. А. Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2005. – № 3. –С. 30–36.
49. Швецова-Водка Г. М. Документознавство : навч. посіб. / Г.М. Швецова-Водка. – К. : Знання, 2007. – 398 с.