Інформаційно-пошукові системи в установах

     Система допускає розподіл кожної з груп документів на довільні підгрупи, що поєднують документи за загальною тематичною ознакою, ознакою підрозділів або ознакою листування. Кожну з підгруп, у свою чергу, можна поділяти на більш дрібні підгрупи тощо.

     Наприклад, групу Вихідні можна розділити  на підгрупи Документи, Що Відправляються, і Внутрішні документи, а підгрупу Внутрішні документи на підгрупи Накази, Розпорядження, Інструкції тощо.

     Розподіл  на підгрупи визначається правилами документообігу і потребами довідково-аналітичної роботи, а склад підгруп і правила формування реєстраційних номерів зберігаються в системному довіднику групи документів.

     У залежності від того, до якої базової групи віднесений документ, його РК містить різний набір реквізитів. Склад реквізитів кожної з груп документів також визначається діючими українськими нормативними документами.

     Пройшовши узгодження і затвердження, проект вихідного документа автоматично реєструється в системі автоматизації діловодства як затверджений вихідний документ. Далі, у випадку зазначення в РК зовнішніх адресатів, яким слід одержати даний документ, здійснюється контроль відправлення паперових екземплярів.

     Після того, як вихідний документ зареєстровано, його електронна копія і реквізити реєстраційної картки (хто затвердив, кому документ направлений) можуть бути відправлені адресованому органу влади електронною поштою. Якщо система автоматизованого діловодства встановлена і там, то оригінальний документ, що надійшов пізніше, реєструється як вхідний вже в автоматизованому режимі багато з реквізитів реєстраційної картки встановлюються за замовчуванням на основі даних, отриманих разом з його електронною копією. Таким чином, різко скорочується час проходження документу на рівні вихідний-вхідний, і співробітники організації-адресата одержують можливість ознайомитися із змістом документу задовго до доставки паперового екземпляра.

     Однак робота з вихідними або внутрішніми  документами не обмежується їхнім розсиланням. Після доведення документа до уваги визначених посадових осіб, підприємств чи громадян документ передається на збереження в архів.

     Система автоматизації архівної справи, розроблена партнером компанії Microsoft компанією  «Електронні офісні системи», призначена для ведення та обліку архівних документів.

     Запропоноване рішення має засоби контролю за документообігом від безпосереднього контролю керівником за виконанням власних резолюцій до контролю статистичних параметрів документообігу окремих підрозділів і підприємства в цілому.

     Використання  баз даних в роботі діловода має  ряд безперечних переваг.

     По-перше  будь-яка база даних – це систематизація наявної інформації, що дозволяє отримувати зручний та швидкий доступ до цієї інформації.

     По-друге, зберігання інформації в одному певному  місці зменшує вірогідність її втрати.

     По-третє, використання баз даних дозволяє економити час на роботу з документами.

     Однак в разі некомпетентного створення  та ведення баз даних, інформація може бути використана не повністю, отримуватись користувачем невчасно та у незручній формі. 

      ІІ РОЗДІЛ.

     ВИКОРИСТАННЯ  ІНФОРМАЦІЙНО-ПОШУКОВИХ  СИСТЕМ

     ТА  БАЗ ДАНИХ ДЛЯ  РАЦІОНАЛЬНОГО ВЕДЕННЯ  ДІЛОВОДСТВА УСТАНОВИ 

     2.1. Особливості загальної  організації діловодства  в установі. 

     Спостерігаючи за роботою служби діловодства можна  зауважити, що документи, які циркулюють в організації переважно офіційно-розпорядчого характеру, хоча разом з тим циркулює фінансово-облікова, кадрова та звітна документація.

     Документи, що використовуються в роботі: накази, інструкції, протоколи, положення, статути, акти, службові листи, довідки, доповідна  записка, телеграми, договори, доповіді, пояснювальні записки, звіти, зведення тощо.

     Реєстрації  підлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, облікові, статистичні, бухгалтерські, фінансові  тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі та його підрозділах, так  і ті, що надходять від інших  організацій, установ і приватних  осіб.

     Реєстрації  підлягають як паперові, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді. Реєстрація документів в електронному вигляді  здійснюється на загальних засадах  з визначенням найменування носія: "магнітний диск", "магнітна стрічка", "оптичний диск" тощо.

     Основним  принципом реєстрації документів є  однократність. Кожний документ реєструється в загальному відділі лише один раз: вхідні – у день надходження або  не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно реєструється.

     Новий виконавець документа зобов’язаний розписатися в його отриманні  у відомості обліку в загальному відділі. Під час реєстрації документу  йому надається умовне позначення –  реєстраційний номер, який складається  з порядкового номеру в межах  групи документів і доповнюється індексами підрозділу та типу документа.

     При реєстрації вхідних службових документів на правому верхньому куті першої сторінки ставиться штамп з датою  реєстрації й реєстраційним номером  документу.

     Зареєстровані документи передаються у день їх надходження під розпис у відомості  обліку документів не пізніше 16-ї години відповідному помічнику для підготовки проектів резолюцій і передачі їх на розгляд Голові відповідного відділу. Виконавець одержує документ під  розпис у відомості обліку документів. Відомості залучаються до відповідної  справи, яка зберігається 5 років.

     До  внутрішніх документів, які підлягають реєстрації, відносяться такі, що створені для користування в установі, накази та розпорядження, протоколи нарад, а також засідань, доручення або інші документи внутрішнього використання, які мають резолюцію голови. Внутрішні документи реєструються у тому ж порядку, що й вхідні документи.

     До  вихідних документів, що створюються  в установі переважно належать службові листи. Отже, перш за все вся вихідна  кореспонденція з підписами відповідальних посадових осіб може бути надана керівництву для обов’язкового узгодження. У разі наявності такої вимоги, загальний відділ не має права відправляти вихідну кореспонденцію без наявного штампу встановленого зразку «Погоджено».

     Вихідні документи в тому числу і на ПК обробляються діловодом і надсилаються централізовано в день їх одержання  від структурних підрозділів  або не пізніше наступного робочого дня. Після реєстрації друкується відомість  обліку вихідних документів. Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації діловода.

     Під час приймання від виконавців документів обов’язково перевіряється  правильність написання та оформлення документу з усіма їх реквізитами, правильність зазначення адреси, наявність  усіх необхідних підписів (віз) на документі, відповідність кількості примірників  кількості адресатів тощо.

     На  оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому  полі першої сторінки ставиться штамт «Підлягає поверненню».

     У реєстраційній картці зазначається реєстраційний номер вихідного  документу, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документу.

     Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

     Слід  зазначити, що ведення діловодства  в більшості установ має ряд недоліків:

     - великий обсяг вхідної документації, яка потребує реєстрації та перерозподілу конкретним виконавцям, спричиняє недостатню швидкість руху документації, що призводить до несвоєчасного отримання інформації і, як наслідок, неналежного виконання певних операції.

     Наприклад, якщо в один день надходить декілька наказів для виконання, то реєстрація останнього з них відбудеться  в другій половині дня, потім документ потрапить до відділу, відбудеться  його переадресація конкретному виконавцеві, який вже фізично не встигне виконати розпорядження в установлений термін, оскільки йому буде необхідна інформація служб, робочий час яких вже скінчився.

     - до того ж необхідність обробки великого обсягу документації підвищує вірогідність того, що при реєстрації або розподілі документів буде зроблена помилка.

     Для того, щоб запобігти таким недолікам, підприємствам, установам, організаціям необхідно створювати централізовані багаторівневі бази даних та створювати доступ до цих баз тим співробітникам, в роботі яких використовується. Щоб спростити отримання необхідної в роботі інформації слід використовувати інформаційно-пошукові системи мережі Internet. 

     2.2. Напрямки оптимізації  діловодства установи. 

     На  сьогоднішній день комп’ютерно-інформаційні технології проникають у всі сфери  життя суспільства. Але, як не прикро, комп’ютерно-інформаційне забезпечення діяльності владних структур знаходиться  на низькому рівні. Комп’ютеризація  органів влади розвивається стихійно, переважно в напрямку поставок комп’ютерної техніки, без використання її можливостей  направлених на створення багаторівневих інформаційних систем (баз даних, електронний документообіг і  т.д.), згідно чіткої ієрархії владних структур.

     Єдине інформаційне середовище скоординує роботу підприємств по горизонталі та вертикалі, що в свою чергу забезпечить вирішення таких організаційно-управлінських задач:

• оперативне та перспективне планування діяльності структур всіх рівнів, як кожної зокрема, так і у їх взаємозв’язку;
• планування та техніко-економічне обґрунтування розгортання видів виробничо-підприємницької діяльності на певній території;
• раціональне використання людських та земельних ресурсів, соціального захисту населення;
• прозору взаємодію виконавчих, комунальних, та інших служб та організацій (відділи субсидій, соц. захисту, ДПІ та ін.)
• проведення загальнодержавних заходів таких як перепис населення, вибори, цільова допомога при стихійних лихах тощо;
• кредитно-інвестиційна діяльність;
• розв’язання інших задач виробничого, організаційного та управлінського характеру.

     Систему програмно-інформаційного забезпечення організаційно-управлінської діяльності установи пропонується побудувати на базових концепціях для таких масштабів, розроблених корпорацією Microsoft, так званій системі Microsoft Solutions Framework (MSF), яка дозволяє розглядати архітектуру інформаційних технологій з п’яти позицій (перспектив), а саме:

• ієрархія;
• інформація;
• програмне забезпечення;
• організація;
• управління.

     При такому підході до розв’язання поставлених  задач отримуються комплексні рішення, їх пріоритети чітко визначені, інформація та програми для її використання орієнтовані  на досягнення основних цілей організаційно-управлінської  діяльності органів влади, з врахуванням  їх взаємовідносин в ієрархічній  структурі територіально-адміністративного  підпорядкування.

     Принципи  розробки інформаційно-програмного  забезпечення по системі MSF включає  набір моделей, підходів та методів, які допоможуть розробити для  органів влади інформаційні технології, впровадити та використовувати їх для вдосконалення організаційно-управлінської діяльності.