Інформаційно-пошукові системи в установах

     Для раціонального використання технічних  комп’ютерних засобів і програмного  забезпечення розгортається корпоративна інформаційна комп’ютерна мережа, робота в якій побудована на INTERNET технологіях (обробка інформації здійснюється програмним забезпеченням, створеним на основі сучасного середовища розробки з  використанням систем управління базами даних за допомогою доступу до WEB-сайтів).

     Дані  формуються в банки даних, що створюються  та функціонують під системою управляння базами даних типу MS SQL Server, Oracle і т.д., що забезпечує їх надійне зберігання, оперативний та контрольований доступ до інформації.

     Програмне забезпечення розробляється на об’єктно-орієнтованих засадах з використанням технологій Framework.Net, що в свою чергу дозволяє максимально чітко та повно моделювати основні об’єкти самоврядування та взаємозв’язки між ними.

     В предметній сфері установ основними об’єктами є:

• людина та її соціальний захист;
• земля;
• нерухомість;
• виробничо-підприємницька діяльність;
• кредитно-інвестиційна діяльність і т.д.

     На  основі такого підходу виділяються  основні завдання інформаційного забезпечення діяльності органів влади:

• розробка та створення баз даних по населенню, яке проживає на певній території;
• розробка та створення баз даних по землі;
• розробка та створення баз даних по об’єктах нерухомості;
• розробка та створення баз даних по виробничо-підприємницькій діяльності, яка ведеться на адміністративній території.

 

     2.3. Шляхи створення  комп’ютерно-інформаційної  системи для роботи із документами. 

     Для створення комп’ютерно-інформаційної  системи установи пропонується схема, яка передбачає вирішення поставленої задачі в три етапи:

     1-й  етап спрямований на первинну ланку установи, підприємства, організації.

     Для цього необхідно вирішити питання:

     а) створення матеріально-технічної  основи інформаційного забезпечення (комп’ютери та копіювальна техніка);

     в) створення структури бази даних  первинної інформації;

     б) створення програмного забезпечення для формування та ведення бази даних, джерелом якої є первинні достовірні дані сільських, селищних рад;

     г) створення електронної системи  документообігу;

     д) впровадження програмного забезпечення та навчання кадрів.

     Це  дасть змогу:

     - швидкого та якісного надання  громадянам повної та достовірної  інформації, необхідної для забезпечення  їх особистих прав та життєво необхідних потреб;.

     - проведення аналізу інформації  для прийняття управлінських  рішень на цьому рівні.

     2-й  етап спрямований на організацію інтеграції інформаційних баз первинних ланок організації в інформаційні бази вищого рівня.

     Для цього необхідно вирішити питання:

     а) створення матеріально-технічної  основи інформаційного забезпечення (комп’ютери та копіювальна техніка);

     б) створення інформаційної мережі для зв’язку з первинними ланками на технологіях Internet. (запровадження якісного зв’язку між ланками підприємства);

     в) створення структури бази даних  інтегрованої інформації рівня району;  

     г) створення програмного забезпечення для структурних підрозділів на основі потужних систем управління базами даних для збереження та аналізу, як власної інформації, так і даних сформованих у первинних органах;

     д) впровадження електронної системи  документообігу;

     е) створення WEB-сайту з можливістю відображення інформації про життя, виробничу діяльність, економічний  потенціал установи і т.д.;

     з) впровадження програмного забезпечення та навчання кадрів.

     Це  дасть змогу:

     - проведення аналізу інформації  для прийняття управлінських  рішень;

     - вдосконалення системи формування  та збереження інформації на  базі сучасних технологій її  обробки; 

     - розширення можливостей надання  інформаційних послуг громадянам  та організаціям за рахунок  передових технологій і засобів  зв’язку. 

     Впровадження  сучасного програмно-інформаційного забезпечення дасть можливість побудувати корпоративні рішення для забезпечення більш чіткої і прозорої роботи різних гілок влади і швидкого реагування на різного роду проблеми.

     Це  стає можливим завдяки створенню  та підтримці достовірних баз  даних по одному шаблону з використанням  централізованої нормативно-довідникової інформації, формування консолідованої звітності на різних рівнях установи для проведення моніторингу і прийняття управлінських рішень.

     Програмне забезпечення розроблено для створення  та ведення баз даних структур підпорядкованих установі будь-якого рівня і розмірів. При незначній модифікації програмного забезпечення можна використовувати для інших потреб організаційно-управлінської діяльності :

     - при проведенні виборів чи  інших подібних заходів; 

     - для роботи в житлово-комунальних  службах; 

     - для торгівлі, медицини та ін.;

     Конкретна версія програмно-інформаційного забезпечення містить:

     1. Адресну частину установи, підприємства, організації (об’єкта) (населений пункт, вулиця, дім, квартира) з підтримкою специфічних найменувань фізичного розташування, унікальний номер домогосподарства та інше (телефон, фото).

     2.  Інформаційний блок про мешканців  установи:

     а) прізвище, ім’я по батькові усіх мешканців;

     б) ведення сімейної ієрархїї (ступінь родинного зв’язку);

     в) дані, що ідентифікують особу (дата народження, ідентифікаційний код, стать, освіта, пільги, фах, дані про свідоцтво  про народження та паспортні дані, і т.д.);

     г) соціальний статус особи (де раніше і  на даний момент працює та проживає).

     3.  Накопичення та ведення історії  про:

     а) будівлі та комунальні послуги, що є  в установі (матеріал, покриття, стан, площа загальна, площа житлова, кількість кімнат, послуги та їх характеристика) в розрізі змін, що відбувалися;

     б) наявність тварин ( вид тварин, група  тварин та кількість) ;

     в) вид техніки, її технічний стан, стан в органах державної реєстрації.

     Інформацію  про земельні угіддя (категорію, площу, вид використання, тип власності, культури, під які використовується земля) з прив’язкою до конкретної людини та домогосподарства.

     Довідникова інформація (довідники) (понад 35 довідників) адмініструються в районі. Дані в довідниках заповненні на базі по господарських книг і є нормативно-довідниковими, що дозволяє:

     - відкинути занесення некоректної  інформації (використовуючи програмні  методи);

     - спростити занесення самої інформації;

     - формувати консолідовану звітність  на різних рівнях органів влади  для проведення моніторингу і  прийняття управлінських рішень.

     Програма  легка в користуванні, робота в  ній (принципи занесення, зміни, знищення, пошуку, фільтрування, видача звітів пройшли  апробацію і є однаковими при  роботі з різними даними (жителі, тварини і т.д.)) є зручною і  інтуїтивно зрозумілою користувачу.

     Даний програмний продукт містить модуль для швидкого пошуку необхідної інформації, можливості сортування і фільтрування для зручного перегляду даних  та їх обробки.

     Легкі та зручні засоби для передачі інформації в EXCEL та WORD у вигляді:

     - типізованої звітності (певні  звіти у відділ статистики);

     - різного виду довідки ( про  стан сім’ї у відділ субсидії, УЕГГ, РЕМ т.д).

     Крім  того, є можливість формування внутрішніми  засобами строгих звітів (Reports), що виключатиме можливість внесення недостовірних даних у звіт.

     Сама  інформація має декілька рівнів захисту:

     - пароль+користувач при вході в програму;

     - реляційна побудова бази даних  з використанням тригерів і  процедур не дозволяє занесення  даних в базу за межами програми;

     - використання додаткового поля  в структурі файлів, де формується  унікальна інформація про користувача,  час його роботи є закодовано;

     - передбачено можливість обмеженого  доступу до інформації певним  користувачам. 

     2.4. Автоматизація роботи  канцелярії та  машбюро 

     Автоматизація традиційного, паперового документообігу є проміжним рішенням, яке використовується для підвищення ефективності роботи установи.

     Автоматизація діловодства позначилася на роботі різних її підрозділів, в даному підрозділі буде розглянутий вплив автоматизації діловодства на роботу таких функціональних підрозділів з забезпечення діловодства як канцерія і машбюро.

     Насамперед  в багатьох установах упроваджений модуль «Канцелярія». Не дивлячись на те що в сучасній організації робота з документами йде в електронному вигляді, повністю виключити паперові документи з роботи неможливо, оскільки велика кількість документів, що мають юридичну силу, представлена в паперовому вигляді, і такий стан речей залишатиметься ще достатньо довго.

     Як  правило, навантаження по забезпеченню «паперового» документообігу і контролю виконання доручень лягає на діловодів. Саме для них і був створений  окремий модуль «Канцелярія».

     Основні завдання цього модуля такі:

     1) єдина реєстрація всієї вхідної  і вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів з використанням реєстраційно-контрольних карток;

     2)  реєстрація місцезнаходження паперового  документа на будь-якому етапі  життєвого циклу документа: розгляд  керівництвом, узгодження проекту  документа, виконання і т.д.;

     3)   здійснення контролю за своєчасного  виконання доручень, резолюцій і  вказівок керівництва;

     4)  списання документів в справу  відповідно до прийнятої в  організації номенклатури справ;