Інформаційно-пошукові системи в установах

ЗМІСТ 

ВСТУП……………………. 

І РОЗДІЛ.

ОСНОВИ  РОБОТИ З ІНФОРМАЦІЙНО-ПОШУКОВИМИ СИСТЕМАМИ

1.1. Поняття бази даних та систем управління базою даних…………

1.2. Поняття та види інформаційно-пошукових систем…………….

1.3. Робота з базами даних робітників служб

       документаційного забезпечення управління………………..

1.4. Використання баз даних в роботі діловода………………… 

ІІ  РОЗДІЛ.

ВИКОРИСТАННЯ  ІНФОРМАЦІЙНО-ПОШУКОВИХ  СИСТЕМ ТА БАЗ ДАНИХ  ДЛЯ РАЦІОНАЛЬНОГО  ВЕДЕННЯ ДІЛОВОДСТВА  УСТАНОВИ

2.1. Особливості загальної організації діловодства в установі………

2.2. Напрямки оптимізації діловодства в установі…………………..

2.3. Шляхи створення комп’ютерно-інформаційної

системи для роботи із документами…………………..

2.4. Автоматизація роботи канцелярії та машбюро………………….. 

ВИСНОВКИ…………………………………………………………………….. 

СПИСОК  ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ……………….

 

     

     ВСТУП 

     Потужний  потенціал для забезпечення розвитку системи інформаційного обслуговування створено завдяки новим технологічним  досягненням. На їх базі стало можливим здійснити комплексну автоматизацію  завдань розробки, узгодження, розповсюдження, пошуку та архівного зберігання інформаційних  документів.

     Мета  курсової роботи: полягає у вивченні теоретичних основ щодо баз даних та інформаційно-пошукових системам та практичне застосування для оптимізації документообігу установи.

     Предметом курсової роботи є організація інформаційно-пошукової системи установ.

     Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової  організаційної культури в органах  влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним  службовцям працювати не тільки над  виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями  вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть  на новий рівень взаємовідносин з  населенням, коли державні службовці  будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.

     Саме  тому  ефективність  управління  підприємствами й  організаціями  не в останню  чергу  залежить від коректного рішення задач  оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього  виконання, а також продуманої організації  їхнього збереження, пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і призвела до створення систем електронного документообігу, яким і присвячена дана робота.

     Структура курсової роботи. Курсова робота побудована в логічній послідовності і складається із вступу, двох розділів, висновків та списку використаної літератури.

     В першому розділі розглядаються  питання організації інформаційно-пошукових систем установ, а також їх значення та функції. Окремо зосереджується увага на поняттях бази даних та інформаційно-пошукової системи, їх використанні в роботі діловода.

     В другому розділі розглядаються  питання поєднання традиційних  та новітніх інформаційних технологій в процесі організації роботи установ та аналіз організації інформаційно-пошукової системи установи, її значення в діяльності.

     Під час написання роботи я використовувала  навчальну та науково-методичну  літературу, що  присвячена вивченню даного питання. 
 
 

 

     

     І РОЗДІЛ.

     ОСНОВИ  РОБОТИ

     З ІНФОРМАЦІЙНО-ПОШУКОВИМИ СИСТЕМАМИ 

     1.1. Поняття бази даних та систем управління базою даних. 

     Відомі  два підходи до організації інформаційних  масивів: файлова організація та організація у вигляді бази даних.

     База  даних - це сукупність взаємопов'язаних даних, що зберігаються разом, при чому:

     - для даних допускається така  мінімальна надлишковість, що допускає їх оптимальне використання для кількох застосувань;

     - забезпечується незалежність даних від програм;

     - для пошуку, доповнення та модифікації даних застосовуються спільні засоби;

     В самій суті база даних -  це набір записів та файлів, організованих особливим образом. В комп’ютері, наприклад, можна зберігати прізвища та адреси друзів, або клієнтів.

     Один  із типів баз даних – це документи,набрані  за допомогою текстових редакторів та згруповані по темах. Інший тип – файли електронних таблиць, об’єднані в групи по характеру використання.

     Основними та невід'ємними властивостями баз  даних є такі:

     - для даних допускається така  мінімальна надлишковість, яка  сприяє їх оптимальному використанню  в одному чи кількох застосуваннях;

     - незалежність даних від програм;

     - для пошуку та модифікації  даних використовуються спільні  механізми;

     - як правило, у складі бази  даних існують засоби для підтримки  її цілісності та захисту від  неавторизованого доступу;

     - забезпечується цілісність та захист від неавторизованого доступу.

     Система управління базами даних надає повний контроль над процесом  визначення даних, їх обробкою та використанням. Система  управління базами даних також істотно  полегшує обробку великих об’ємів  інформації, які зберігаються в багаточисленних таблицях.

     Різноманітні  засоби системи управління базами даних  забезпечують виконання трьох основних функцій: визначення даних, обробка  даних та оперування даними.

     Дані  – це набір різнорідної неорганізованої  інформації, подібний до рахунків, кинутих  у ящик столу, або сюжету останнього поганого роману. Для того щоб дані стали корисними, потрібний засіб управління ними – система управління базою даних. Тому потрібно упорядкувати усі розкидані рахунки з тим, щоб можна було легко знайти те, що потрібно в даний момент. Організований набір даних і є базою даних.

     Переваги  комп’ютерної бази даних :

• Комп’ютеризована база даних – швидка. Навіть якщо у вас  усього декілька сотен рахунків,то вам потрібно багато часу, щоб найти потрібну. З електронною базою даних ви найдете вірний шлях для пошуку необхідних даних на протязі декількох секунд.
• Комп’ютеризована база даних – потужна. Навіть величезна папка не зможе умістити записи про тисячі співробітників та продані товари. А електронна база даних може підтримувати на жорсткому диску вашого комп’ютера стільки записів скільки вам необхідно одну, сотню, мільйон.
• Комп’ютеризована база даних – розумна, так як може робити висновки. Тому, якщо вона використовується для ведення бізнесу, вона у повній мірі може вести фінансові справи. Її можна використовувати, наприклад, для підрахунку доходів, які отримуються від певного виду діяльності.

     Електронні  таблиці та текстові документи є  чудовими засобами для вирішення так званих «однокористувачевих» задач, але вони погано пристосовані  для сумісного користування даними.

     Електронні  таблиці також корисні в якості шаблонів для простих форм вводу  інформації, але, якщо необхідно провести комплексну перевірку даних, то тут  їх функцій явно недостатньо. Наприклад, електронна таблиця чудова в якості шаблона для рахунка фактури  у невеликій фірмі.

     Але, якщо з розширенням бізнесу починає  збільшуватись кількість  співробітників, що вводять у комп’ютер закази, то без бази даних вам не обійтись. Так само електронна таблиця  може використовуватись на великих підприємствах  для підготовки  співробітникам звітів про свої витрати, але для  створення  загальної бухгалтерської звітності ці дані все одно повинні  збиратися у базі даних.

     Коли  виникає необхідність колективного використання інформації,справжня система  управління базами даних дає можливість захищати інформацію від несанкціонованого  доступу так, що право продивлятись дані або вносити в них зміни отримують тільки відповідні користувачі.  

     1.2. Поняття та види інформаційно-пошукових систем. 

     Інформаційно-пошукова система – це різновид автоматизованих інформаційних систем, в яких завершальна обробка даних не передбачається. Ці системи призначені для пошуку текстів (документів, їх частин, фактографічних записів) в сховищах (базах даних) за формальними характеристиками. Тому в роботі інформаційно-пошукових систем можна виділити два основні етапи: перший - збір і зберігання інформації, другий - пошук і видача інформації користувачам.

     Інформаційно-пошукові системи відрізняються одна від одної за багатьма ознаками, але при вирішенні задач збору, зберігання і передачі інформації мають такі спільні процедури:

     1) аналіз документів і їх підбір;

     2) створення пошукового образу  документів;

     3) запис документів і їх пошукових  образів на прийняті носії;

     4) зберігання документів;

     5) аналіз запитів;

     6) видача документів користувачам.

     Інформаційно-пошукові системи можна класифікувати за такими ознаками:

     1) родом виконаних операцій;

     2) режимом пошуку;

     3) типом інформаційно-пошукової мови;

     4) типом критерію відповідності;

     5) ступенем автоматизації.

     За  першою ознакою інформаційно-пошукові системи діляться на документальні, фактографічні, логічні і комплексні.

     Документальні інформаційно-пошукові системи на інформаційні запити видають адреси зберігання пошукових образів, оригінали чи копії документів з необхідною інформацією.

     Фактографічні інформаційно-пошукові системи у відповідь на введені в них інформаційні запити безпосередньо видають відповідні фактичні дані (структурний склад, формули, характеристики матеріалів і т.д.).

     Логічні інформаційно-пошукові системи видають на запит не лише введену раніше інформацію, але, якщо необхідно, виконують логічну переробку цієї інформації для одержання нової, що в систему не вводилась.

     Комплексні  інформаційно-пошукові системи містять сукупність елементів документальних, фактографічних і логічних інформаційно-пошукових систем.

     За  режимом пошуку інформаційно-пошукові системи поділяються на системи, що працюють в режимі вибіркового розподілу інформації і системи ретроспективного пошуку.

     За  типом інформаційно-пошукової мови інформаційно-пошукові системи класифікуються на системи з природними (людськими) і інформаційними мовами. Інформаційно-пошукові мови - це синтетично створені мови для ідентифікації і пошуку документів за запитом.