Автор: Пользователь скрыл имя, 15 Января 2013 в 09:27, курс лекций
Бурное развитие информатизации всех сфер жизни общества ставит перед любой организацией проблему обработки и сохранения массивов электронных документов, образующихся в делопроизводстве учреждений. В нашей стране росту этих массивов способствует реализация федеральных целевых программ «Электронная Россия на 2002-2010 гг.» и других.
Электронные архивы КИС выполняют следующие функции:
- поддержка оперативного
хранения создаваемых в
- классификация электронных документов;
- защите информации, регламентация
доступа к информации (в т.ч.
криптографическая защита
- поддержка работы
разных пользователей над
- поиск данных (полнотекстовый, атрибутивный, по классификаторам);
- конвертирование и миграция данных различных форматов, поддержание их читабельности, архивирование данных.
Полноценного программного обеспечения для КИС на рынке русифицированного ПО немного. Это, например, Work Route (АО «Весть-Метатехнология»); «Флагман» (АО «Инфософт»).
Однако, к ним могут быть приравнены СУД 1 уровня – оригинальные многоплатформенные продукты, решающие большой круг задач:
Для работы с данными разных форматов эти программы содержат встроенные модули-модификаторы, позволяющие работать открывать сотни форматов. Например, DOCs Open способна поддерживать 250 форматов. Однако к числу этих форматов не относятся малораспространенные форматы систем автоматизированного проектирования (САПР) и геоинформационных систем.
К информационной системе электронного архива, независимо от применяемого ПО можно применить следующие требования:
Прежде всего, Электронный Архив должен обеспечивать надежное хранение информации в любых форматах, что обеспечивает унификацию функции захвата данных от внешних приложений. В случае организации электронного Архива на машиностроительном предприятии такими внешними приложениями, в первую очередь, должны быть приложения, обеспечивающие потребности основной производственной деятельности. Рассмотрим профили архивов крупного предприятия.
Архив Технической Документации обеспечивает хранение, инвентаризацию, учет выдачи и контроль использования технической документации, полученной в результате работы приложений. К такого рода приложениям относятся системы автоматизированной подготовки данных и системы автоматизированного проектирования. САПР могут подготавливать электронное представление чертежно-конструкторской документации либо в своих внутренних форматах, либо в форматах, стандартизованных для различных САПР: IGES, STEP для трехмерных моделей и dwg для двумерных данных. Автоматизированные системы подготовки данных могут использовать СУБД, офисные приложения, текстовые форматы, форматы позиционированных полей вывода (отчеты баз данных, электронные таблицы).
Архив Распорядительной Документации обеспечивает хранение, инвентаризацию, учет выдачи и контроль использования распорядительной документации, полученной в результате работы офисных приложений. К такого рода приложениям относятся Word, Access, Excel, Outlook, Adobe Acrobat, локальные системы распорядительной документации в текстовом виде (АСУ РД). Системы такого рода могут использовать СУБД, офисные приложения, текстовые форматы, форматы позиционированных полей вывода (отчеты баз данных, электронные таблицы), формат Postcrypt.
Научно-Технический Архив обеспечивает хранение, инвентаризацию, учет выдачи и контроль использования распорядительной документации, полученной в результате работы офисных приложений и приложений работы со сканированными документами (сканирование, очистка, оцифровка и т.д.). К такого рода приложениям относятся Word, Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Paint, CorelDraw, Adobe Photoshop. Автоматизированные системы подготовки такого рода данных могут использовать СУБД, офисные приложения, текстовые форматы, форматы позиционированных полей вывода (отчеты баз данных, электронные таблицы), форматы сканированных изображений (JPEG, GIF, TIFF, BMP), формат Postcript.
Необходимо отметить
также, что во всех трех случаях в
перспективе нужно
Современный Электронный Архив, кроме того, должен быть нейтральным к формату данных, если эти данные оформлены в виде файла, причем независимо от типа файловой структуры и типа ОС. Надежное хранение подразумевает наличие специализированных функций, обеспечивающих анализ целостности данных, анализ единственности и актуальности, анализ предыстории, анализ текущего состояния данных и т.д. Сегодня появляются и такие дополнительные функции хранения, как защита данных от внешних атак и поддержание режима конфиденциальности при работе в сети. Однако эти функции могут быть реализованы при организации сетевой защиты всех приложений через механизмы межсетевых экранов, сетевую фильтрацию потоков и т.д. Поэтому если Электронный Архив не обладает такой дополнительной функциональностью, он должен непосредственно взаимодействовать со средствами сетевой защиты.
Еще одно важное требование
к Электронному Архиву заключается
в следующем: он должен автоматически
или автоматизированно
Электронный Архив должен иметь механизм свободного ассоциирования (по тематике, по запросу, по исполнителю, по дате, по отношению к производственной деятельности и т.д.) любого количества любых хранящихся в архиве документов. Этот механизм принципиально не должен использовать копирование источников, поскольку при таком «архаическом» подходе появляется вероятность дублирования информации и создается источник ошибок в будущем («что считать актуальными данными»?).
Электронный Архив должен иметь механизм разграничения доступа. Состав и уровень привилегий пользователей может администрироваться собственными средствами Электронного Архива, но современные реализации имеют общую устойчивую тенденцию к экспорту функций разграничения доступа к Архиву из общих административных настроек сети через серверы каталогов, аутентификационные службы сети и т.д. В любом случае, функции Архива должны быть настраиваемы в соответствии с некоторой политикой, внутренней или внешней, разграничения доступа пользователей. Качество реализации такого механизма в Архиве тем выше, чем более точно он соотнесен со статусом пользователя. В качестве примера можно указать следующие базовые функции: разграничения по темам, по имени пользователя, по принадлежности к группе, по времени, по месту доступа, по степени участия пользователя в том или ином этапе жизненного цикла изделия.
Электронный Архив должен
реализовывать методику распределенного
хранения. Это требование возникает
при сетевой организации
Электронный Архив должен отслеживать, вплоть до восстановления структуры, предысторию каждого элемента данных. Электронный Архив должен вести протокол обращений пользователей к данным хранения, отслеживая, кто, когда, на основании чего, на какое время, в какой конфигурации и какие данные запросил. Кроме того, электронный Архив должен также осуществлять мониторинг статуса каждого документа.
Одной из основных функций Электронного Архива является организация информационно-поисковых служб. Наличие в Электронном Архиве своей собственной поисковой машины или одной из наиболее продвинутых поисковых машин других производителей в качестве встроенной — способ обеспечения качественного уровня обращения за данными к архиву.