Автоматизированные возможности ведения кадрового и бухгалтерского учёта в программе «1С: зарплата и управление персоналом 8.2»

     Важное  значение в отделе кадров занимает документооборот, который представляет собой движение документов в отделе кадров с момента их создания или получения до того момента, как они будут исполнены или отправлены.

Документооборот отдела кадров складывается из трех частей (документопотоков), которые наглядно представлены на рисунке 2:

• входящая документация – документы, которые поступают в отдел извне.
• внутренняя документация – документация внутри отдела
• исходящая документация – документация, исходящая из отдела в другие подразделения

Рис. 2. Документооборот отдела кадров 

     Отдел кадров взаимодействует со многими отделами на предприятии (Рис.3): все структурные подразделения предприятия, отдел бухгалтерии (главная бухгалтерия), отдел организации и оплаты труда, отдел подготовки кадров (если имеется, в остальных случаях эти обязательства берёт на себя работник кадрового отдела), юридический отдел.  

Рис. 3. Место кадровой службы в структуре организации 

     В общей сложности наиболее высокий  документооборот происходит между  бухгалтерией и отделом кадров, здесь  же очень тесно связан кадровый и  бухгалтерский учет. В малых предприятиях эти отделы иногда совмещены. Порой  бывает трудно определить, где кончается  бухгалтерский учет и возникает  кадровый. Даже может начаться спор о том, кому предоставлять отчетность в Пенсионный фонд и вести учет для этого.

     Впрочем, есть достаточно много действий и  операций, состоящих из процедур, относящихся  и к бухгалтерии и к кадровикам. Здесь обязательно нужно разделить обязанности, чтобы вся работа была выполнена, но в то же время между работниками не возникали спорные вопросы.

     Создавать отдел кадров в организации стоит  лишь в том случае, если общее  количество работников насчитывает  более 50 человек. Но пока оно не перешагнет за сотню, можно просто выделить дополнительного  сотрудника, который как и прежде, будет официально числиться в бухгалтерии. Таким образом, можно использовать рабочее время более плодотворно, дабы избежать ситуации, когда весь отдел не имеет работы. После выделения отдела кадров как самостоятельной структурной единицы, необходимо подумать об отделении сфер деятельности и сохранении взаимосвязей. В этом случае целесообразно использовать единое программное обеспечение всем, кто выполняет ведение бухгалтерского учета и занимается кадровыми вопросами. Единая система дает право иметь доступ к необходимой информации, всем, кому это нужно. Так, например, бухгалтер, сможет использовать данные отдела кадров, которые ему пригодятся для работы. Наряду с этим, никто не обязан выполнять обязанности за другого, но объем информации в базе от этого не должен страдать. Когда на предприятии нет штатного расписания, у бухгалтерии могут быть проблемы в начислении заработной платы и т.п. Различных недоразумений может появиться очень много, и их, по необходимости, нужно избегать, в особенности на большом предприятии, где невозможно что-то разъяснить каждому работнику лично.

     Отдельно  стоит выделить роль главы предприятия  в процессе распределения деятельности в данных областях. Естественно, не каждый руководитель в этом полностью  разбирается, но преодолеть эту задачу ему все же придется, ведь работающую систему необходимо выстроить правильно. Если руководство с этим не справляется  самостоятельно, можно прибегнуть к  помощи консалтинговой фирмы. Все равно  из двух подразделений одно будет  основным, другое – вспомогательным.

     Информация, касающаяся работы отдела кадров весьма разнообразна это приказы и постановления  от руководства; информация, касающаяся оплаты труда (цены, тарифы, ставки); социальная информация (социальные программы, поощрения, наказания); информация о предприятии (история, традиции, планы); профессиональная информация.

     Подборка  нужного программного обеспечения  строиться на основе функций которые выполняют работники отдела кадров. К ним относятся:⁴

1. осуществление поиска по указанным параметрам – производится в случае возникновения такой необходимости (по собственной инициативе или по просьбе сотрудников). Осуществление нужных кадровых операций: оформить прием на работу – осуществляется при приходе человека, который устраивается на вакантное место. Входные данные: анкета работника, пакет документов. Выходные данные: приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма т-1), страховой медицинский полис обязательного гражданского страхования, страховое свидетельство, трудовой договор;
2. оформление увольнений – осуществляется на основании распоряжений руководящих органов или по собственному желанию сотрудника. Выходные данные: приказ об увольнении (расторжении трудового договора) с работником (форма т-8), записка-расчет при расторжении трудового договора (увольнении) (форма т-61), приказ об увольнении (расторжении трудовых договоров) с работниками (форма т-8а)
3. осуществление перевода – выполняется на основании распоряжений руководителей. Выходные данные: приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма т-5), приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма т-5а), измененное личное дело (в нем указывается новое место работы);
4. оформление командировок – осуществляется на основании распоряжения от руководителя, но иногда сотрудник может проявить инициативу и попросить направить его на семинар, курсы повышения квалификации. Выходная данные: приказ о направлении работника в командировку (форма т-9), приказ о направлении работников в командировку (форма т-9а), командировочное удостоверение (форма т-10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма т-10а);
5. оформление пенсии сотрудникам – выполняется при достижении сотрудником пенсионного возраста. Выходные данные представлены пакетом документов для пфрф;
6. оформление отпусков. Сотрудник может взять отпуск один или несколько раз в году, что зависит от возможностей организации по предоставлению материального обеспечения, а также от количества недель, которые сотрудник желает использовать.
7. к входным данным график отпусков. Выходные данные: приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма т-6), приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма т-6а), записка расчет о предоставлении отпуска работнику (форма т-60);
8. оформление больничных - у каждого сотрудника в табеле проставляется восьмерка (восьмичасовой рабочий день). Если сотрудник на больничном, то ему все равно ставится восьмерка, так как в зависимости от времени, которое сотрудник проработал на данном предприятии, ему будут компенсированы эти дни материально

     В заключении главы можно сказать что функции отдела кадров зачастую пересекаются с функциями других отделов и могут меняться, поэтому идеальный и правильный подбор программного обеспечения позволит эффективно и с меньшими затратами осуществлять кадровую деятельность в организации. 

     ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ  КАДРОВОГО УЧЁТА  В

     «1С: ЗАРПЛАТА И УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ 8.2» 

       2.1 Анализ программного обеспечения для отдела кадров 

     В настоящее время в России существует множество фирм занимающихся разработкой и внедрением программного обеспечение кадрового учета на предприятия и организации. Сюда относятся и простенькие бесплатные программы с минимальным набором функций по заполнению документов или упрощающих те или иные функции в отделе, и специализированные АИС, которые выделяют определённый пакет для кадрового учёта представляющие собой часть общей системы документооборота на предприятии.

     К наиболее популярным и в то же время  используемым программным продуктам относятся «Босс-Кадровик», «Отдел Кадров Плюс 2011», «КАДРЫ», «Кадры SB», Комплекс Программных средств «Камин», «QuickDoc Кадры», Программные продукты и разработки на технологической платформе 1С, модуль "ПАРУС - Кадры" которые представлены в таблице 1. 

     Таблица 1. Программные средства для кадрового учета

     Существует  так же множество других программ, которые в меньшей степень специализированы на кадровом учете или считаются морально устаревшими. Наиболее используемыми и популярными программными продуктами являются:

• 1С Зарплата и кадры 7.7,
• 1С Зарплата и Управление персоналом 8.2
• "ПАРУС - Кадры"
• КАМИН: Расчет заработной платы 3.0

Охарактеризуем  каждый из выбранных ПО.

     Рассмотрим  «КАМИН: Расчет заработной платы 3.0». Программный  продукт предназначен для комплексной  автоматизации расчета заработной платы, ведения кадрового учета, подготовки регламентированной отчетности в налоговые органы и Пенсионный фонд. Внешний вид работы с программой представлен в приложении № 2. Данное программное решение позволяет:

• рассчитать заработную плату по каждому сотруднику (или группе сотрудников) в разрезе подразделений, статей затрат, источников доходов, периодов начислений;
• вести учет заработной платы для нескольких фирм в одной программе;
• формировать оперативные отчеты (своды, справки, налоговые карточки, индивидуальные сведения о стаже и заработке и т.д.), а также создавать и формировать произвольные виды отчетов в различных разрезах;
• автоматически производить расчет начислений по среднему заработку с формированием необходимых унифицированных печатных форм;
• перегружать данные в «1с: бухгалтерию» 7.7 и 8.0 контролировать кадровые процессы согласно штатным расписаниям, действующим на предприятиях;
• оформлять документы приема, перемещения, увольнения сотрудников (каждого индивидуально или списком) с формированием необходимых унифицированных печатных форм;
• создавать кадровые отчеты в различных разрезах; в любой момент времени получить подробную информацию о каждом сотруднике или физическом лице, получающем доходы от предприятия: анкетные данные, адрес, данные о работе и трудовом стаже, семье и т.д.;
• вести табель учета рабочего времени и использовать введенные в него данные для расчета заработной платы.

1С Зарплата  и кадры 7.7 Эта программа "1С:Зарплата и Кадры" предназначена для расчета заработной платы и кадрового учета, может использоваться как на хозрасчетных предприятиях Российской Федерации, так и в организациях с бюджетным финансированием. Она позволяет не только автоматизировать расчет заработной платы, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу. Универсальность системы позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые отчетные документы. Работа с программой представлена в приложении № 3.

     Данная  программа предлагает рассчитывать заработную плату сотрудников компании и вести кадровый учет в целом⁵. 1С: Зарплата и кадры могут использовать, как компании с бюджетным финансированием, так и хозрасчетные организации, находящиеся на территории Российской Федерации. Благодаря использованию данной конфигурации, построенной на основе 1С: Предприятие, в организации не только автоматизируются процессы расчета заработной платы, но и также организуется учет персонала, регистрируются служебные помещения. Пользователь конфигурации получает возможность сформировать статистические справки, связанные с кадровым составом организации. Именно конфигурация 1С: Зарплата и кадры, благодаря универсальности своей системы, позволяет пользователям реализовывать всевозможные подходы для решения задач, связанных с кадровой политикой, а также формировать необходимую отчетную документацию.

     Программа позволяет⁶: автоматизировать расчет заработной платы по любым видам начислений и удержаний, вести налоговый учет доходов сотрудников и прочих физлиц по НДФЛ и ЕСН, организовать кадровый учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, формировать отчеты для представления в различные контролирующие органы.

     Типовая конфигурация, поставляемая с программой, может быть использована как для  простейшего расчета зарплаты на небольшом предприятии, так и  для автоматизации предприятий  со сложной системой оплаты персонала. Программа позволяет не только автоматизировать расчет заработной платы, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу. Универсальность системы позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые отчетные документы.

     Модуль "ПАРУС - Кадры" предназначен для  автоматизации работы отделов кадров. Модуль "ПАРУС - Кадры" обеспечивает автоматизацию следующих процессов:

1. формирование штатного расписания – регистрация подразделений и должностей, формирование штата организации; учет нештатных подразделений;
2. прием сотрудников на работу, назначение на должность; учет личных сведений сотрудников;
3. ведение журналов по отпускам и больничным листам;
4. учет сведений по всем исполняемым сотрудником должностям; учет нештатных должностей; учет данных о командировках и отпусках;
5. учет квалификационных категорий сотрудников, прохождения курсов повышения квалификации, сертификации;
6. учет кадровых перемещений – перевод на другую работу (должность); работа по совместительству;
7. работа по совмещению; ведение архива уволенных сотрудников;
8. учет военнообязанных, денежного довольствия;
9. формирование отчетных документов, приказов по штатному расписанию и персоналу;