Автор: Пользователь скрыл имя, 27 Ноября 2012 в 15:00, курсовая работа
Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах:
получение информации и ее обработка;
анализ, подготовка и принятие решений;
выполнение решений;
учет и контроль принятых решений.
Продолжение таблицы 7
Отчет «Список сотрудников» |
Для просмотра и печати списка сотрудников |
Отчет «Приказы» |
Для просмотра и печати приказов |
Отчет «Распоряжения» |
Для просмотра и печати распоряжений |
Отчет «Акт» |
Для просмотра и печати актов |
Отчет «Журнал регистрации исходящей документации» |
Для просмотра и печати информации об исходящей документации |
Отчет «Журнал регистрации приказов и распоряжений» |
Для просмотра и печати информации о приказах и распоряжениях |
Отчет «Докладные записки» |
Для просмотра и печати докладных записок |
Отчет «Служебные записки» |
Для просмотра и печати служебных записок |
Отчет «Письма» |
Для просмотра и печати писем |
Отчет «Справки» |
Для просмотра и печати справок |
Отчет «Протоколы» |
Для просмотра и печати протоколов |
Для проверки работоспособности БД
необходимо с помощью пользовательских
форм внести несколько записей в
каждую таблицу и проверить
Для работы с системой, пользователь сначала должен запустить Microsoft Access. После открытия приложения, в меню Файл выбираем команду «Открыть», выбираем файл «База данных отдел кадров.mdb» и щелкаем по нему мышкой.
Теперь, в зависимости от того, что необходимо сделать, выбираем нужный объект. Существующие в системе таблицы заполняются с помощью форм. Все данные, которые вносит пользователь, отражаются в формах документов.
Для удобства пользователя в системе установлена кнопочная форма. С ее помощью пользователь может работать либо с формами, либо с отчетами. Кнопочная форма открывается при открытии БД автоматически. Если необходимо внести какие-либо данные для составления документов, надо щелкнуть по кнопке c нужным объектом, появятся названия форм, из которых пользователь должен выбрать нужную ему в данный момент форму и щелкнуть по кнопке. После заполнения формы, ее надо закрыть. Когда форма закроется, опять появится кнопочная форма с названиями форм, если пользователю надо заполнить еще какую-либо форму он должен повторить все вышеперечисленные действия. Если ему необходимо вернуться в главную кнопочную форму, надо щелкнуть кнопку «Назад». Появится главная кнопочная форма. Если пользователь захочет просмотреть отчеты, он должен щелкнуть кнопку с изображением просмотра либо с названием отчета на кнопке. Отчет откроется автоматически. После просмотра, отчет надо закрыть. Это делается также, как с формами. Если пользователю нужно распечатать отчет, он должен выбрать отчет и после того как отчет откроется в меню Файл, выбрать команду «Печать» и нажать ОК.
Для обеспечения сохранности
информации нужно создавать резервную
копию файла через минимально
возможные промежутки времени. При
порче файла нужно
В таблице 8 приведены возможные действия пользователя и сообщения об ошибке.
Таблица 8 - Аварийные ситуации
Сообщение об ошибке |
Действие пользователя |
1 |
2 |
Введенное значение не подходит для данного поля. Например, в числовое поле введены текст или число, превышающее предел, заданный в свойстве «Размер поля» |
Необходимо ввести значение подходящее для данного поля. В этом пользователю поможет всплывающая подсказка. |
Для введенного значения не выполняется условие на значение данного поля . Чтобы просмотреть условие назначение элемента управления или поля формы, перейдите в режим конструктор, выберите поле и, если окно свойств не открыто, нажмите кнопку «Свойства» и перейдите на вкладку данные. |
В данном случае пользователь превышает допустимое количество символов в поле. Для этого необходимо внимательно вводит информация. Для таких случаев так же существуют всплывающие подсказки. |
В случае порчи данных при аварийных ситуациях, налаживанием работы системы занимается администратор базы данных.
4.6 Рекомендации по освоению
Для работы с системой, пользователь сначала должен запустить Microsoft Access. После открытия приложения, в меню Файл выбираем команду «Открыть», выбираем файл «База данных отдел кадров.mdb» и щелкаем по нему мышкой.
Пользователь выбирает необходимый документ, в открывшемся диалоговом окне, просматривает сведения. Если документ грамотен и необходимо его распечатать, нажимаем на кнопку .
Если необходимо выберите документ и в режиме форм, внесите исправления. Добавьте необходимые записи. Затем закройте форму.
Работа со всеми документами и формами происходит аналогичным образом.
Для успешной работы с БД необходимо тщательно изучить настоящее «Руководство пользователя», а также любую литературу по работе с MS Office в целом и MS Access в частности
В результате выполнения курсового проектирования была разработана САДД для секретаря-документоведа ЗАО «ПТК», которая предназначена для автоматизации работы с документами.
Проведенный технико-экономический анализ показал, что внедрение САДД является целесообразным, так как есть определенная экономическая прибыль, увеличивается доля обрабатываемых документов, облегчается хранение и доступ к документам, но возрастает вероятность хищения САДД и возможность порчи со стороны злоумышленников.
Были определены основные функции, выполняемые системой. На этой основе проведен CASE – анализ системы управления. Выявлены основные связи в деятельности секретаря. На этих данных было основано проектирование структуры САДД, разработка таблиц, запросов БД и формирование основных документов.
Последним этапом стала разработка руководства пользователя, включающая основные правила работы с САДД на уровне специалиста, не знакомого близко с технологией баз данных.
Главная цель работы – автоматизация делопроизводства с целью обеспечения эффективного управления – достигнута.
(обязательное)
(обязательное)
(обязательное)
Рисунок В.1 – Форма «Акт»
Рисунок В.2 – Форма «Докладные записки»
Рисунок В.3 – Форма «Письма»
Рисунок В.4 – Форма «Приказы»
Рисунок В.5 – Форма «Протоколы»
Рисунок В.6 – Форма «Распоряжения»
Рисунок В.7 – Форма «Служебная записка»
Рисунок В.8 – Форма «Сотрудники»
Рисунок В.9 – Форма «Справки»
(обязательное)
Рисунок Г.1 – Отчет «Акт»
Рисунок Г.2 – Отчет «Докладная записка»
Рисунок Г.3 – Отчет «Журнал регистрации исходящих документов»
Рисунок Г.4 – Отчет «Журнал регистрации приказов и распоряжений»
Рисунок Г.5 – Отчет «Письма»
Рисунок Г.6 – Отчет «Приказы»
Рисунок Г.7 – Отчет «Протоколы»
Рисунок Г.8 – Отчет «Распоряжения»
Рисунок Г.9 – Отчет «служебные записки»
Рисунок Г.10 – Отчет «Справки»
(обязательное)
Рисунок Д.1 – Главная кнопочная форма
Информация о работе Автоматизация документирования деятельности секретаря-документоведа ЗАО «ПТК»