Автоматизация документирования деятельности секретаря-документоведа ЗАО «ПТК»

Для акта (документ 6):

M₆ =0,328*7000*(1+1000/100) = 25256 [руб/мес].

Для протокола (документ 7):

M₇ =0,015*7000*(1+1000/100) = 1155 [руб/мес].

Для докладной записки (документ 8):

M₈ =0,068*7000*(1+1000/100) = 5236 [руб/мес].

Для служебной записки (документ 9):

M₉ =0,063*7000*(1+1000/100) = 4851 [руб/мес].

Для письма (документ 10):

M₁₀ =2,5*7000*(1+1000/100) = 192500 [руб/мес].

Суммарные затраты по неавтоматизированной обработке всех документов составят M=SM_j= 326557 [руб/мес].

4. Вычисление себестоимости  обработки С_j одного экземпляра j-го типа документа:

С_j = M_j/K_j [руб/шт]

Для журнала регистрации приказов и распоряжений (документ 1):

C₁ = 16786/28 =599,5.

Для журнала исходящие корреспонденции (документ 2):

C₂ = 60137/100 = 601,37.

Для справки (документ 3):

C₃ = 3234/4 = 808,5.

Для приказа (документ 4):

C₄ = 15015/25 = 600,6.

Для распоряжения (документ 5):

C₅ = 2387/3 = 795,67.

Для акта (документ 6):

C₆ = 25256/21 = 1202,67.

Для протокола (документ 7):

C₇ = 1155/2 = 577,5.

Для докладной записки (документ 8):

C₈ = 5236/13 = 402,77.

Для служебной записки (документ 9):

C₉ = 4851/12 = 404,25.

Для письма (документ 10):

C₁₀ = 192500/160 = 1203,13.

5. Оценка затрат S на создание и внедрение САДД и затрат R на эксплуатацию САДД.

Оценка затрат S на создание и внедрение БД. Стоимость технического обеспечения не включается в экономическое  обоснование внедрения комплекса  программных средств, поскольку рабочее место секретаря-документоведа уже оснащено компьютером и принтером. Стоимость информационного обеспечения принимается равной средней рыночной стоимости технического обеспечения. Исходя из рыночной стоимости компьютеров сумма затрат определена S_то = 15 000.

Оценка среднемесячных финансовых затрат на эксплуатацию САДД производится экспертным путем и включает учет расходных материалов, оплату электроэнергии, затраты на техническое обслуживание и т.п. В рассматриваемом примере выполним только учет расходных материалов на картриджи для принтера по цене 4 000 руб., при условии использования одного картриджа на Q_карт=2000 [шт] документов. В результате очевидного расчета получим оценку ежемесячных затрат на эксплуатацию САДД для j-го типа документа R_j=(K_j/Q_карт )*S_карт [руб/мес], где S_карт [руб] — стоимость одного картриджа.

Для журнала регистрации приказов и распоряжений (документ 1):

R₁ = (28/2000)*4000 =56.

Для журнала исходящей  корреспонденции (документ 2):

R₂ = (100/2000)*4000 =200.

Для справки (документ 3):

R₃ = (4/2000)*4000 =8.

Для приказа (документ 4):

R₄ = (25/2000)*4000 =50.

Для распоряжения (документ 5):

R₅ = (3/2000)*4000 =6.

Для акта (документ 6):

R₆ = (21/2000)*4000 =42.

Для протокола (документ 7):

R₇ = (2/2000)*4000 =4.

Для докладной записки (документ 4):

R₈ = (13/2000)*4000 =26.

Для служебной записки (документ 4):

R₉ = (12/2000)*4000 =24.

Для письма (документ 4):

R₁₀ = (160/2000)*4000 =320.

6. Вычисление ежемесячных затрат  на каждый тип документа M'_a,j, связанных с эксплуатацией САДД и затратами на амортизацию (ежемесячную компенсацию затрат на создание и внедрение автоматизированной системы).

Назначаем срок окупаемости САДД (L = 3 [лет]), в течение которого сумма затрат S равными долями ежемесячно включается в стоимость продукции (товаров, услуг) предприятия. Тогда на основании формулы

M'_a,j = S_j/(12*L) + R_j [руб/мес],

где S_j=S*K_j/SK_j — доля затрат на создание и внедрение автоматизированной информационной системы, приходящаяся на документ типа j, получим:

M'_a,1=15000*(28/588)/(12*3)+1= 177,25

M'_a,2=15000*(100/588)/(12*3)+1= 71,86.

M'_a,3=15000*(4/588)/(12*3)+1= 3,83.

M'_a,4=15000*(25/588)/(12*3)+1= 18,72.

M'_a,5=15000*(3/588)/(12*3)+1= 3,13.

M'_a,6=15000*(21/588)/(12*3)+1= 15,88.

M'_a,7=15000*(2/588)/(12*3)+1= 13,75.

M'_a,8=15000*(13/588)/(12*3)+1= 10,21.

M'_a,9=15000*(12/588)/(12*3)+1= 9,5.

M'_a,10=15000*(160/588)/(12*3)+1= 114,39.

Суммарные ежемесячные затраты, связанные  с эксплуатацией и амортизацией одного комплекта САДД, равны M'_a=SM'_a,j»438,52 [руб/мес].

7. Эффект от автоматизации  обработки документов выражается  в снижении трудоемкости их обработки W_a,j<W_j и, как следствие, в уменьшении количества исполнителей N_a<N. Доля относительного сокращения трудоемкости обработки документа типа j определяется выражением dW_a,j =(W_j–W_a,j)/W_j. Для того, чтобы достигался экономический эффект, затраты при автоматизированной подготовке документов должны быть меньше затрат при традиционном способе обработки, таким образом, должно выполняться условие: M_a<M или N_a*[C*(1+H/100)]+M'_a<M. В последнем случае, при ряде допущений, доля относительного сокращения трудоемкости обработки документов должна удовлетворять отношению 1>dW_a>M'_a/(N*[C*(1+H/100)]) или M'_a<N*[C*(1+H/100)]. Анализ последней формулы показывает, что на предприятиях с малым числом исполнителей и низким уровнем заработной платы условия для введения автоматизации ухудшаются. Полученная оценка характеризует верхнюю границу экономически целесообразных затрат на автоматизацию, однако, целочисленный характер переменных  в рассматриваемой задаче определяет метод ее решения путем последовательного подбора параметров. В данном примере dW_a>426,65/(1*[7000*(1+1000/100)])»0,005. Исходя из рекомендаций методики и опыта проектирования, выберем следующие значения параметров dW_a,_j:dW_a,₁=dW_a,2=dW_a,₃=dW_a,₄=dW_a,₅=dW_a,₆=dW_a,₇=dW_a,₈=dW_a,₉=dW_a,₁₀=

=dW_a,₁₁=0,35.

8. Вычисление средней  трудоемкости обработки документа  типа j при условии автоматизации:

W_a,_j = W_j*(1 - dW_a,_j) [чел*час/шт]

W_a,1 = 3*(1 – 0,35) = 1,95

W_a,2 = 1,5*(1 – 0,35) » 0,96

W_a3 = 1,5*(1 – 0,35) » 0,96

W_a,4 = 2*(1 – 0,35) = 1,3

W_a,5 = 1,5*(1 – 0,35) » 0,96

W_a,6 = 2*(1 – 0,35) = 1,3

W_a,7 = 3*(1 – 0,35) = 1,95

W_a,8 = 1*(1 – 0,35) » 0,65

W_a,9 = 1*(1 – 0,35) » 0,65

W_a,10 = 3*(1 – 0,35) = 1,95

Реальная трудоемкость обработки  документов в условиях автоматизации  зависит от технического уровня средств  обеспечения САДД и от затрат на введение средств автоматизации. Вычисленные значения средней трудоемкости W_a,j рационально сравнить с реальной трудоемкостью методом экспертной оценки или путем эксперимента, например, на демонстрационных версиях автоматизированной системы обработки документов.

9. Вычисление количества исполнителей при условии автоматизации (в случае сохранения среднемесячного количества обрабатываемых документов):

N_a,j = N_j*(1 - dW_a,j) [чел].

N_a,1 = 2, 813*(1 – 0,35) » 1,828

N_a,2 = 0,781*(1 – 0,35) » 0,508

N_a,3 = 0,547*(1 – 0,35) » 0,356

N_a,4 = 0,042*(1 – 0,35) » 0,027

N_a,5 = 0,195*(1 – 0,35) » 0,127

N_a,6 = 0,031*(1 – 0,35) » 0,02

N_a,7 = 0,328*(1 – 0,35) » 0,213

N_a,8 = 0,068*(1 – 0,35) » 0,044

N_a,9 = 0,063*(1 – 0,35) » 0,04

N_a,10 = 2,5*(1 – 0,35) » 0,875

Количество исполнителей в подразделении при внедрении САДД определяется по формуле N_a = SN_a,j= 4,038. Таким образом, в результате внедрения комплекса программных средств можно сократить долю времени, затрачиваемую секретарем-документоведом ЗАО «ПТК». Она составит (N_aj/N) = (4,038/7,368)*100 % = 54,8%.

10. Вычисление среднемесячных финансовых затрат на обработку каждого j-го типа документа при внедрении одного комплекта САДД с учетом эксплуатационных расходов и расходов по амортизации определяется выражением:

M_a,j = N_а,j[C*(1+H/100)]+ M'_a,j [руб/мес].

М_a,1=1,828*[7000(1+1000/100)]+128,53 = 140884,53

М_a,2=0,508*[7000(1+1000/100)]+71,86 = 39187,86

М_a,3=0,356*[7000(1+1000/100)]+50,6 = 27462,6

М_a,4=0,027*[7000(1+1000/100)]+3,81 = 2082,81

М_a,5=0,127*[7000(1+1000/100)]+18,72 = 9797,72

М_a,6=0,02*[7000(1+1000/100)]+3,13 = 1543,13

М_a,7=0,213*[7000(1+1000/100)]+15,88 = 16416,88

М_a,8=0,044*[7000(1+1000/100)]+10,21 = 3398,21

М_a,9=0,04*[7000(1+1000/100)]+9,5 = 3089,5

М_a,10=0,875*[7000(1+1000/100)]+114,39 = 67489,39

Среднемесячные суммарные  затраты на обработку документов при автоматизации составляют M_a=SM_a,_j»311352,63[руб/мес].

11. Среднемесячное количество обработанных  документов при внедрении САДД:

K_а,_j = K_j/(1-dW_a,_j) [шт/мес]

K_a,1 = 28/(1- 0,35) = 43,077

K_a,2 = 100/(1- 0,35) = 0,006

K_a,3 = 4/(1- 0,35) = 6,153

K_a,4 = 25/(1- 0,35) = 1,538

K_a,5 = 3/(1- 0,35) = 4,615

K_a,6 = 21/(1- 0,35) = 1,538

K_a,7 = 2/(1- 0,35) = 3,077

K_a,8 = 13/(1- 0,35) = 0,769

K_a,9 = 12/(1- 0,35) = 46,154

K_a,10 = 160/(1- 0,35) = 3,077

Таким образом, среднее  количество обрабатываемых документов увеличилось до 23,42 единиц.

Расчет показывает, что  при рассмотренных условиях внедрение комплекса программных средств для автоматизации подготовки комплекта документов может привести к следующим изменениям:

• среднемесячные финансовые затраты на обработку документов могут быть снижены с 10257 руб. до 4793,69 руб;
• возможно сокращение времени, затрачиваемого на подготовку документов коллегии на 37 %;
• возможно увеличение среднего количества обрабатываемых в месяц документов с 43,5 до 66,92.

Поэтому внедрение комплекса является экономически целесообразным.

 

3. Разработка  внемашинного и внутримашинного  информационного обеспечения САДД

Результатом анализа  объекта проектирования и технико-экономического обоснования САДД является выделение  состава документов, подготовку которых необходимо автоматизировать. После этого производится анализ состава внемашинной информационной БД.

База данных состоит  из двух частей:

• внемашинной;
• внутримашинной.

Внемашинная БД необходима для организации работы и поддержания фондов информации, не хранящейся на машинном носителе, но необходимой для работы данной системы. Внемашинная БД находится в постоянном взаимодействии с автоматизированными функциями системы подготовки документов. Внемашинную БД составляют различные документы, сведения из которых подлежат обязательному учету во внутримашинной БД. К таким документам относятся документы, поступающие на рабочие места, а также нормативные документы, используемые при заполнении создаваемых документов. Документы, формируемые системой, также должны распечатываться в нужном количестве экземпляров и передаваться исполнителям.

Результатом выполнения этого этапа работы является построение списка документов, необходимых для  выполнения производственных или управленческих функций, а также документов, составляющих нормативную базу делопроизводства.

Внутримашинная  БД создается и поддерживается с помощью компьютерных СУБД и представляет собой совокупность специальным способом структурированных и форматированных файлов данных, хранящихся на машинных носителях информации. Одной из наиболее распространенных для управления БД на уровне предприятия является СУБД Access для Windows. Данные из данной системы с помощью стандартных средств Access легко передаются в другие программы, входящие в состав MS Office (Word, Excel), что обеспечивает возможность передачи данных в другие информационные системы.

Внутримашинная информационная база располагается на жестком диске  компьютера, а резервные копии  – на жестком диске и/или гибких дисках.

Для разработки внутримашинной БД необходимо в первую очередь определить ее структуру. В условиях реального предприятия эту задачу решает должностное лицо, на которое возложены функции администратора БД.

Для этого в первую очередь используются данные таблицы 1, в которой перечислены создаваемые документы, а также кратко охарактеризовано их содержание. Далее определяются документы, формируемые в выбранном для анализа подразделении. Форма каждого документа оценивается с точки зрения состава используемых в документе реквизитов, а также наличия и содержания постоянной и переменной части текста документа в соответствии с действующей нормативной базой делопроизводства.

Ниже приводится анализ форм документов, образующихся в деятельности секретаря-документоведа ЗАО «ПТК».

Все создаваемые базой  данных документы соответствуют  ГОСТу Р 6.30-2003.