Автоматизация документирования деятельности секретаря-документоведа ЗАО «ПТК»

Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Сам процесс регистрации  заключается в переносе реквизитов документа в определенную регистрационную  форму (журнал, карточку), что позволяет  создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Документ Приказ оформляется на общем бланке организации и содержит полное и сокращенное наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления или издания документа, заголовок к тексту. Текст приказа состоит из состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами с новой строки. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:

• наименование должности, инициалов, фамилии исполнителя  или исполнителей
• поручение;
• срок выполнения поручения.

Пункты приказа нумеруются арабскими цифрами.

Последний пункт приказа  – возложение контроля за исполнением  документа.

Приказ подписывается генеральным директором ЗАО «ПТК».

При оформлении приказа ЗАО «ПТК» используется продольный способ расположения реквизитов.

Документ Распоряжение оформляется на общем бланке организации и оформляется аналогично приказу. Отличие его состоит в том, что ключевым словом в данном документе является ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ.

Распоряжение подписывается генеральным директором и начальником структурного подразделения.

При оформлении распоряжения ЗАО «ПТК» используется продольный способ расположения реквизитов.

Документ Служебная записка содержит полное и сокращенное наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, адресат, текст.

Служебная записка подписывается  ее составителем.

При оформлении служебной  записки ЗАО «ПТК» используется угловой центрированный способ расположения реквизитов.

Документ Докладная записка оформляется на общем бланке организации и содержит полное и сокращенное наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, адресат, текст.

Докладная записка подписывается ее составителем.

При оформлении докладной  записки ЗАО «ПТК» используется угловой центрированный способ расположения реквизитов.

Документ Акт оформляется на специальном бланке актас унифицированным текстом. Обязательным реквизитом акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться  со словом «акт». Датой акта является дата события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указываются основания его составления, председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

Документ Письмо оформляется на бланке письма организации и содержит полное и сокращенное наименование организации, справочные данные ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, дату, регистрационный номер, ссылку на дату и регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись, отметку об исполнителе.

Письма, как правило, подписываются  генеральным директором ЗАО «ПТК».

При оформлении писем ЗАО «ПТК» используется угловой центрированный способ расположения реквизитов.

Документ Справка оформляется на общем бланке организации. В документе отсутствует адресат, поэтому в тексте справки указывается, что она выдана по месту требования.

При оформлении справок ЗАО «ПТК» используется угловой центрированный способ расположения реквизитов.

Документ Протокол оформляется на общем бланке организации. В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания. Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа.

Текст протокола состоит  из двух частей: вводной и основной. В водной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря  и в алфавитном порядке присутствующих.

Вводная часть заканчивается  повесткой дня. Вопросы повестки дня формулируются в предложном падеже. Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика.

Основная часть протокола  по каждому вопросу повестки дня  строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ.

Протокол подписывается  председателем и секретарем заседания.

При оформлении протокола ЗАО «ПТК» используется продольный способ расположения реквизитов.

• 3.1 Проектирование структуры БД

На основании данных таблицы 1 в качестве первого шага в проектировании структуры внутримашинной БД разрабатывается диаграмма объект/отношение выбранной предметной области.

Для определения состава  объектов диаграммы целесообразно  в первую очередь проанализировать сформированное ранее вербальное описание предметной области.

В реляционной системе  данные для пользователя передаются в виде таблиц. Внутримашинная база данных организована совокупностью 11 таблиц, созданных средствами MS Office Access.  В качестве объектов выступают документы и данные о сотрудниках организации и ее клиентах. Каждая из таблиц соответствует создаваемому посредством отчета документу и включает в себя поля, необходимые для внесения в документы изменяемой части текста. Остальная часть текста берется из других таблиц. Помимо таблиц, содержащих поля, которые идентифицируют сведения для документов, база данных содержит таблицы, отображающие сведения о сотрудниках организации и ее клиентах.

Как видно из диаграммы, в большинстве преобладают связи типа один-ко-многим, когда одна запись из одной таблицы может встретиться в другой несколько раз. В этом случае рассматриваемое поле в первой таблице должно быть индексированным, как правило, оно выступает как первичный ключ.

Собственно проектирование структуры выполняется  в соответствии со следующими этапами:

• выделяются правильные объекты. Им ставятся в соответствие базовые отношения, для каждого из которых определяется первичный ключ;
• выделяются отношения многие-к-одному. Им ставятся в соответствие базовые отношения, для каждого из которых определяются внешние ключи и для каждого ключа описываются правила внешних ключей (для операции удаления обычно применяется опция NO ACTION). После этого формируется первичный ключ отношения; как правило, он является комбинацией внешних ключей, если не возражают конечные пользователи, которые будут работать с БД и выполняется требование уникальности значений созданного первичного ключа. В противном случае в базовое отношение вводится дополнительный атрибут, который и будет играть роль первичного ключа;
• выделяются отношения многие-к-одному, в которых участвуют только правильные объекты. Для них новые базовые отношения не создаются. Но в базовое отношение, соответствующее стороне «многие», добавляется внешний ключ для организации доступа к базовому отношению, соответствующему стороне «один». В качестве внешнего ключа используется первичный ключ базового отношения стороны «один». Для внешнего ключа описываются правила внешних ключей;
• выделяются отношения многие-к-одному, в которых участвуют слабые объекты. Для каждого слабого объекта создается базовое отношение и определяется первичный ключ. Для отношений многие-к-одному новые базовые отношения не создаются, но ставится внешний ключ со стороны «многие» к стороне «один» и описываются правила внешних ключей (для операции удаления применяется опция CASCADE);
• каждому неключевому свойству всех созданных базовых отношений ставится в соответствие неключевой атрибут.

Результаты проектирования структуры БД приводятся в виде таблицы 5.

Таблица 5 – Результаты проектирования структуры БД

Имя объекта/отно-шения  на диаграмме	Первичный ключ	Внешние ключи	Неключевые атрибуты
1	2	3	4
Сотрудники	Табельный номер	-	Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Адрес, Телефон, Инициалы, Инициалы и фамилия, Фамилия в дательном падеже, ФИО, ФИО в дательном падеже, Структурное  подразделение
Акт	Регистрационный номер	Табельный номер	Дата, Заголовок, Основание, Должность председателя комиссии, Члены комиссии, Текст, Количество экземпляров, Место хранения, Подписи, Лицо, утверждающее документ, Инициалы и фамилия председателя комиссии.
Приказы	Регистрационный номер	Табельный номер	Дата приказа, Заголовок, Основание приказа, Распорядительные действия, Ключевое слово
Распоряжения	Регистрационный номер	Табельный номер	Дата распоряжения, Заголовок, Основание  распоряжения, Ключевое слово, Распорядительные действия
Служебная записка	Регистрационный номер	Табельный номер	Дата, ФИО адресата в дательном  падеже, Должность адресата в дательном  падеже, Заголовок к тексту, Текст, Место составления
Докладные записки	Регистрационный номер	Табельный номер	Дата, ФИО адресата в дательном  падеже, Должность адресата в дательном падеже, Заголовок, Текст, Место составления
Письма	Регистрационный номер	Табельный номер	Дата, Ссылка на регистрационный номер, Ссылка на дату письма, Заголовок к  тексту, Обращение к адресату, Текст, Лицо, подписывающее документ, Должность  лица, подписывающего документ, Адресат, Имя и отчество адресата
Справки	Регистрационный номер	Табельный номер	Дата справки, Заголовок к тексту, Личное дело

Продолжение таблицы 5

Протокол

Регистрационный номер

Табельный номер

Дата, Заголовок, Председатель, Присутствовали, Повестка дня, Текст, Секретарь

3.2 Нормализация полученных отношений

При наличии функциональных зависимостей (ФЗ) между неключевыми  атрибутами для каждого полученного  отношения строится диаграмма ФЗ. На ней в первую очередь указываются ФЗ всех атрибутов от потенциальных ключей. Внешний ключ зависит от потенциального ключа, как обычный, неключевой, атрибут.

Нормализация отношений  заключается в их последовательной декомпозиции с целью приведения отношений к какой-либо нормальной форме. Чаще всего нормализацию осуществляют до уровня третьей нормальной формы (3НФ) или нормальной формы Бойса-Кодда (НФБК). В этом случае в отношениях имеются только ФЗ между потенциальным (3НФ) или потенциальными (НФБК) ключами и неключевыми атрибутами. Отношения состоят в третьей нормальной форме во всех таблицах.

• 3.3 Анализ частных ограничений целостности

После завершения процесса нормализации следует проанализировать полученные отношения на наличие  частных ограничений целостности, т.е. специальных правил, в соответствии с которыми следует заполнять таблицы БД. К таким ограничениям относятся, например, формат даты, количество символов номера телефона, выбор ключевых слов.

3.4 Создание отношений внутримашинной БД

Отношения внутримашинной БД создаются в соответствии со структурой БД, разработанной в ходе выполнения этапов 1-3. Для этого могут быть использованы средства СУБД, применение которой предполагается заданием на курсовое проектирование. В случае, если предполагается использование СУБД ACCESS, процесс создания БД может выполняться следующим образом.

В режиме Конструктора создается структура каждой таблицы БД. Имена полей задаются в соответствии с именами атрибутов, заданных при разработке структуры БД. Для каждого потенциального ключа задаются следующие свойства поля: Обязательное поле - «Да», Индексированное поле – «Да. Совпадения не допускаются» в соответствии с правилом целостности объекта (Рисунок 2).

Рисунок 2 –Заполнение свойств поля для потенциального ключа

 Для каждого внешнего  ключа указываются свойства: Обязательное поле – «Да», Индексированное поле – «Да. Совпадения допускаются» в соответствии с правилом ссылочной целостности (Рисунок 3). При этом тип данных для каждого внешнего ключа должен совпадать с типом данных потенциального ключа, на который он ссылается. Для упрощения работы рекомендуется обеспечить точное совпадение имен внешнего и потенциального ключа. Поля составных первичных ключей выделяются и помечаются символом «ключевое поле».

Создается схема данных для БД (Приложение Б). Для каждого  внешнего ключа  отыскивается потенциальный ключ; для формируемой связи указывается требование на Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление данных, Каскадное удаление данных – в случае, если рассматривается связь со слабым объектом БД или если это определяется спецификой предметной области БД (Рисунок 3).