Автоматизация документирования деятельности секретаря-документоведа ЗАО «ПТК»

Рисунок 3 –Заполнение свойств поля для внешнего ключа

Рисунок 4 - Создание связи

Для каждой таблицы создаются  формы для ввода данных в любом  режиме (Приложение В).

Для всех внешних ключей создаются поля со списком. В список должны быть вынесены значения ссылочных потенциальных ключей (для обеспечения правила ссылочной целостности: среди значений внешнего ключа не должно быть null-значений и не согласованных значений), а также вспомогательные поля, дающие возможность пользователю разобраться в ситуации и выбрать нужное значение потенциального ключа.

Задаются частные ограничения  целостности для каждой формы  в режиме Конструктора с помощью указания в свойствах соответствующих полей Условий на значение и Сообщений об ошибке.

Рассматриваются вопросы  повышения надежности работы конечных пользователей с БД. Для этого  могут быть предприняты следующие  меры:

• каждому в случае необходимости дополнительных комментариев для некоторых полей в режиме Конструктора могут быть введены всплывающие подсказки. Они задаются в свойствах полей в строке Всплывающая подсказка или Текст строки состояния (Рисунок 5)

Рисунок 5 - Текст строки состояния

• каждому при наличии часто повторяющихся значений какого-либо поля работа конечного пользователя может быть существенно облегчена за счет задания Значения по умолчанию в режиме Конструктора в свойствах этого поля (Рисунок 6).

В этом случае заданное значение будет автоматически формироваться  в каждой новой записи. Оно может  быть изменено пользователем в случае необходимости.

• 3.5 Заполнение БД

Выполняется с помощью  разработанных форм с учетом частных  ограничений целостности. При разработке форм во многих ситуациях полезными  оказываются вычисляемые поля, применяемые  для организации промежуточных расчетов и подведения итогов.

Ниже рассматриваются  вопросы применения некоторых операций и статистических функций, могущих оказаться полезными для решения задач автоматизации подготовки документов.

В БД для поля Телефон применена функция Len, которая возвращает число символов в строке. Число символов номера телефона должно быть равно 15. В противном случае появляется  Сообщение об ошибке (Рисунок 7).

• 3.6 Разработка запросов и отчетов

Некоторые документы, которые  могут понадобиться конечному пользователю в ходе работы, не могут быть сформированы непосредственно в рамках разработанных на данный момент форм. Включение же всех необходимых данных в единое базовое отношение может во многих случаях привести к избыточности данных и возникновению многочисленных аномалий обновления. Выходом из создавшегося положения может стать создание разнообразных запросов, на основе которых в дальнейшем будут разработаны требуемые формы. Данные, заносимые в такие формы, будут автоматически отражаться не только в запросе, но и в соответствующих базовых отношениях.

Все запросы, созданные  БД, содержат набор полей из различных  таблиц, необходимые для правильного  формирования реквизитов соответствующих  документов. Запросы создавались  в режиме Конструктора.

3.7 Создание отчетов

Все отчеты создавались  на основе соответствующих запросов в режиме Конструктора. Размещение полей соответствует требованиям альбома форм бухгалтерской документации и ГОСТ Р 6.30 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Примеры распечатанных отчетов даны в Приложении Г.

3.8 Настройка интерфейса пользователя

База данных не может  быть успешно использована, если не настроен ее интерфейс. Для этого  была создана кнопочная форма со ссылками на меню, включающее несколько пунктов, а также руководство пользователя. На каждой форме, идентифицирующей создание документа, созданы кнопки для вызова отчета на только что созданный документ, также кнопки навигации по записям и перемещения по другим формам.

 

4. Руководство пользователя

Для работы с базой  данной разработано руководство  пользователя.

4.1 Введение

Разработанная автоматизированная система документации (АСД) предназначена  для автоматизации создания комплекса документации в ЗАО «ПТК». Она может использоваться на предприятиях с большим оборотом документации.

Данная АСД предоставляет  следующие возможности:

• ввод информации о сотрудниках ЗАО «ПТК»;
• ввод данных для формирования приказов, распоряжений;
• ввод данных для формирования служебной и докладной записок;
• ввод данных для формирования справок;
• ввод данных для формирования писем;
• ввод данных для формирования актов;
• ввод данных для формирования журнала исходящей документации;
• ввод данных для формирования журнала регистрации приказов и распоряжений;
• ввод данных для формирования протоколов заседаний.

Для работы с данной системой пользователь иметь навыки работы с СУБД Access, а также изучить данное руководство. Помимо этого, ему необходимы знания подготовки соответствующих документов для корректной работы с системой.

 

4.2 Назначение и условия применения

Данная АСД позволяет  осуществлять ввод и хранение информации о сотрудниках ЗАО «ПТК», его учащихся, а также о документах, которые образуются в процессе его деятельности. Кроме того, система позволяет формировать эту документацию. АСД осуществляет подготовку следующих документов:

• приказа;
• распоряжения;
• служебной записки;
• докладной записки;
• справки ;
• письма;
• протокола.
• журнала исходящей документации;
• журнал регистрации приказов и распоряжений;
• акта

Состав технических  средств для автоматизации подготовки производственных документов должен быть выбран с учетом требований пользователя и требований для установки и эксплуатации программного и информационного обеспечения. Рекомендуемые требования к составу технического обеспечения (ТО), которые позволяют достичь более высокой производительности работы:

• процессор Intel Pentium – 2 (Celeron) 800 МГц;
• Windows XP;
• 128 МБ оперативной памяти;
• 250 МБ свободного места на жестком диске для нормальной работы Microsoft Office;
• манипулятор «мышь»;
• монитор с разрешением не ниже 800х600 и количеством цветов не менее 256;
• струйный или лазерный принтер.

Необходимо также иметь  в наличии в списке установленных  приложений пакета Microsoft Office 2003/2007 приложения Microsoft Access.

4.3 Подготовка к работе

Для того чтобы приступить к работе с системой, необходимо открыть файл двойным щелчком левой кнопкой мыши либо запустить приложение Access. Для этого на панели задач следует выбрать кнопку Пуск и из списка Все программы выбрать программу Access щелчком мыши. После того как приложение откроется, в меню Файл выбрать команду Открыть, выбрать файл База данных отдела кадров.mdb и щелкнуть по нему дважды мышкой.

После запуска системы автоматически открывается кнопочная форма (Приложение Д), с помощью которой происходит работа с системой

Главная кнопочная форма содержит восемь кнопок:

• информация об учащихся
• информация о сотрудниках
• составление распорядительных документов;
• составление информационно-справочных документов
• распорядительные документы;
• информационно-справочные документы;
• журнал регистрации исходящей документации;
• выход;

При нажатии на кнопку Информация о сотрудниках открывается соответствующая форма, которая позволяет осуществлять редактирование и ввод данных в форме Сотрудник.

Кнопка Составление распорядительных документов позволяет открыть список форм, позволяющих составить необходимый документ. В данный список входит:

• составление приказа;
• составление распоряжения;
• назад.

При нажатии на любую кнопку, пользователь может составить необходимый документ. Так же на форме можно осуществить переход на необходимый документ.

Кнопка Составление информационно-справочных документов позволяет открыть список форм, позволяющих составить документы, сопровождающие работу секретаря, такие как акт, служебная записка, докладная записка, протокол, список, справка, письмо.

Кнопка Распорядительные документы открывает отчеты, содержащие приказы и распоряжения, с каждым из которых можно работать, нажав на соответствующую кнопку.

Нажав на кнопку Информационно-справочные документы пользователь переходит к списку документов, перечисленных выше. Нажав на соответствующую кнопку с названием документа можно перейти к отчету и в дальнейшем распечатать необходимый.

Кнопка Журнал регистрации информационно-справочной документации позволяет просмотреть отчет, в котором указаны все исходящие документы.

Кнопка Выход позволяет выйти из приложения.

Описание всех объектов системы и их назначение представлено в таблице 7.

Таблица 7 - Описание объектов системы

Имя объекта	Назначения  объекта БД
Форма «Кнопочная форма»	Для удобства работы пользователя с  системой, позволяет открывать формы для заполнения, открывать отчеты для просмотра и распечатки, осуществлять выход из приложения

Продолжение таблицы 7

Форма «Сотрудники»	Для внесения и изменения информации о сотрудниках организации, просмотра  и печати списка сотрудников
Форма «Приказы»	Для составления и  печати приказа
Форма «Распоряжения»	Для составления и  печати распоряжения
Форма «Акт»	Для составления и  печати акта
Форма «Журнал регистрации  исходящей документации»	Для регистрации исходящей  документации
Форма «Журнал регистрации  приказов и распоряжений»	Для регистрации приказов и распоряжений
Форма «Докладные записки»	Для составления и печати докладной записки
Форма «Служебные записки»	Для составления и печати служебной  записки
Форма «Письма»	Для составления и  печати письма
Форма «Справки»	Для составления и  печати справки
Форма «Протоколы»	Для составления и  печати протокола
Запрос «Сотрудник»	Получение данных о сотрудниках  для составления отчета «Список  сотрудников»
Запрос «Приказ»	Получение данных о приказах для  составления отчета «Приказы»
Запрос «Распоряжение»	Получение данных о распоряжениях  для составления отчета «Распоряжения»
Запрос «Акт»	Получение данных об актах для составления отчета «Акт»
Запрос «Журнал регистрации  исходящей документации»	Получение данных об исходящих документах для составления отчета «Журнал  регистрации исходящей документации»
Запрос «Журнал регистрации приказов и распоряжений»	Получение данных о приказах и распоряжениях  для составления отчета «Журнал  регистрации приказов и распоряжений»
Запрос «Докладная записка»	Получение данных о докладных записках для составления отчета «Внутренние  докладные записки»
Запрос «Служебная записка»	Получение данных о служебных записках для составления отчета «Служебные записки»
Запрос «Письмо»	Получение данных о письмах для  составления отчета «Письма»
Запрос «Справка»	Получение данных о справках для  составления отчета «Справки»
Запрос «Протокол»	Получение данных о протоколах для составления отчета «Протоколы»