Автоматизация бизнес процессов с помощью платформы 1С предприятие 8.2

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

"Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет "ЛЭТИ" им. В.И. Ульянова (Ленина)" (СПбГЭТУ)

 

Факультет КТИ

Кафедра  АСОИУ

 

К защите допустить:

Заведующий кафедрой

 

 

 

Пояснительная записка

К ДИПЛОМНОМУ ПРОЕКТУ

 

На тему:  «АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Сети магазинов бытовой  техники при помощи 1С»

 

 

 

                                                         Выполнил           Нестерович В.Я

                                                     Руководитель   Шеховцов О.И.

 

 

 

Санкт-Петербург

2012 г.

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПОЯСТИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

 

УЧЕТ РАСЧЕТОВ, УПРАВЛЕНИЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЯМИ  С КЛИЕНТАМИ, ПЛАТФОРМА «1С: ПРЕДПРИЯТИЕ» 8.2, УПРАВЛЯЕМОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ

 

 

Объект исследования: Учет оказываемых услуг в сети магазинов бытовой техники.

Цель работы: создание конфигурации для учета оказываемых услуг и организации работы фирмы.

Методы исследования и технологии разработки: платформа «1С: Предприятие» 8.2, изучение существующих подходов к учету услуг.

Результаты работы: создана конфигурация «Фирма», позволяющая вести учет оказанных услуг в сети магазинов бытовой техники.

Область применения: данная конфигурация рассчитана на применение в магазинах крупной и мелкой бытовой техники для автоматизации учета услуг.

Наша информационная система показывает следующие задачи: процесс продаж, заказы, сотрудничество с другими организациями, приход и прием товара и отгрузка товара.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Автоматизация уже давно прочно вошла в нашу жизнь. Она сопровождает различные  сферы профессиональной деятельности человека, позволяя ускорить, упростить и структурировать выполняемую работу. Автоматизация бизнеса посредством CRM(управление взаимоотношениями с клиентами, продажами, маркетингом) может использоваться в строительстве различных объектов недвижимости, когда осуществляется организация продажи товаров на автостоянках, в пропускных пунктах и даже в учебных заведениях.

В нашей стране в последние годы быстрыми темпами  начал развиваться малый и  средний бизнес. Расширение бизнеса  требует своевременного четкого  контроля, который может предоставить только автоматизация бизнес-процессов. Автоматизация бизнеса, автоматизация предприятия или автоматизация бизнес-процессов позволяет сделать любую работу эффективной. Современная фирма, работающая в рассматриваемой области, работает 7 дней в неделю, оказывая все виды услуг продажи и сервиса крупной и мелкой бытовой техники. Помимо растущей конкуренции, работу на этом рынке характеризует множество специфических особенностей. Так, страховые компании, банки, выдающие кредиты на покупку, требуют специализированную отчетность. Вместе с тем, и клиенты хотят получать отчет о товарах с указанием точных сумм, а также документы для налоговой инспекции для удержания потраченных денег. Руководству фирмы необходимо «видеть» свой бизнес в целом, оперативно выявлять различные проблемы, отслеживать и пресекать случаи злоупотребления, недостачи товара и т. п. В этой ситуации магазины уже не могут позволить себе вести учет «по старинке» – в амбарной книге или в файлах «Microsoft Excel», как это делалось раньше.

В первой главе  диплома дается краткая характеристика компании ООО«СТИЛЬ», описан анализ бизнес-процессов. Приведен обзор существующих программных решений для подобных фирм, рассмотрены их основные функции, преимущества и недостатки. Рассмотрены особенности платформы «1С: Предприятие» 8.2.

Во  второй главе описана разработанная  конфигурация «ФИРМА». Конфигурация позволяет  вести персонифицированный учет клиентов, организовать быструю запись ремонт быт. техники, доставку, контролировать задолженность клиентов, а также оперативно получать необходимую отчетность, подробно показан пример работы системы. Описан процесс ввода данных и формирования документов, представлена формируемая отчетность.

1 Учет оказываемых услуг в сети магазинов бытовой техники

1.1 Общие сведения о компании.

 

Компания ООО «СТИЛЬ» была создана в 1995 году. В процесс деятельности магазина бытовой техники и электроники входит: обслуживание покупателей, прием заказов, оформление заказов, сборка и тестирование техники, предложение и выполнение сервисных услуг, оформление кредитов, сотрудничество с другими организациями, оптовая и розничная торговля, работа с поставщиками, прием товара на основном складе и выдача по складам отделов, гарантийное сервисное обслуживание и коммерческий ремонт.

Фирма располагается в нескольких помещениях (склад, торговый зал). У предприятия есть поставщики, осуществляющие поставку бытовой техники и комплектующих на склад магазина. Так же в магазине есть свой штат сотрудников: менеджеры-консультанты, осуществляющие продажу товара, руководитель отдела закупок и продаж, бухгалтер, кладовщик.

Клиент, приходя в магазин, взаимодействует с менеджером, который, в свою очередь, осуществляет продажу  техники. Операции с денежными средствами и отбивку чека осуществляет так же менеджер. При покупке товара, клиент получает чек с указанием товара и его стоимости, на основании которого со склада ему отгружают необходимый товар.

При отсутствии товара на складе работник магазина выбирает отсутствующие  товары и на основании этих данных составляет заявку в отделе закупок и продаж.

Отдел закупок и продаж выполняет заказы у поставщиков, поиск организаций для сотрудничества, выписка счетов, контроль оплаты, документооборот  и отгрузка товара.

Главная цель предприятия  – увеличение доли обслуживаемого населения в городе Инта, Республики Коми.

Общие или главные цели деятельности магазина бытовой техники  и электроники устанавливаются  высшим руководством и согласуются  со всеми подразделениями. В начале каждого месяца высшее руководство  подводит итоги и объявляет показатели продаж предыдущего месяца и предлагает новый план продаж на месяц и ожидаемый финансовый результат на долгосрочный период. В отделе продаж, работа менеджера по продажам входит консультация и демонстрация товара, предложение действующих акций и сервиса, помощь в выборе, сборка товара, далее выбор оплаты наличными, по карте и оформление кредита. Работа отдела закупок и продаж включает: прием заказа товара в магазин, прием и оформление заказа по предоплате, поиск клиентов для сотрудничества и предложение своих услуг, работа с организациями по безналичному расчету, консультирование и помощь в выборе товара, далее выписка счетов, отслеживание оплаченных счетов, закупка товара на магазин, на организации по оплаченным счетам, закупка комплектующих в отдел сервиса, контроль отгрузки товара организациям и ведения документооборота. Работник основного склада принимает от отдела закупок и продаж список заказа и загружает в программу 1С Предприятие, далее поступает товар на склад и по товарным накладным проверяется количество, комплектация и целостность товара. Товар отгружается по складам отделов, выдаются накладные и ценники. Отдел сервиса производит гарантийное и коммерческое обслуживание.

В ходе анализа деятельности предприятия  было выявлено полное отсутствие автоматизации в области учета оказываемых услуг. Были проанализированы следующие бизнес-процессы:

• запись на ремонт, доставку. Данный процесс осуществлялся вручную. Менеджер ищет свободное время в графике работы мастеров и вписывал туда клиента.
• контроль оказанных услуг и их оплаты. После ремонта мастер заполнял квитанцию с оказанными услугами и потраченными материалами, и клиент оплачивал ее в центральной кассе магазина;
• контроль ценообразования услуг;
• получение необходимой отчетности.

 

Автоматизация описанных  выше бизнес-процессов позволит решить такие проблемы:

• уменьшения количества бумажных носителей информации;
• уменьшение времени поиска нужной информации;
• сокращение времени записи клиента на доставку или ремонт;
• меньшие затраты времени на ведение текущей документации;
• значительно снижаются затраты времени на составление отчетов;
• снижение количества ошибок при записи на ремонт и при составлении квитанций об оплате;
• повышение лояльности клиентов.

1.2 Основные проблемы автоматизации бизнес-процессов и пути их решения

 

Автоматизация малого бизнеса может производиться  как с помощью готовых решений, так и с помощью программного обеспечения, разработанного на заказ. Можно привести множество примеров, когда автоматизация малого бизнеса может принести огромную экономию денежных средств, позволит правильно распределить трудовые ресурсы, а также подготовить всю необходимую отчетную документацию.

Любой бизнес-процесс, начиная от приема заказов и заканчивая контролем выполнения заказа, можно автоматизировать, используя современные программные продукты. Программное обеспечение для автоматизации малого бизнеса может быть использовано на небольшом автосервисе, в компании, которая занимается ремонтом бытовой техники и даже в салоне красоты.

В настоящее время существует множество  готовых программных продуктов, которые позволяют провести автоматизацию  малого бизнеса, одним из лидеров  в области автоматизации в настоящее время является компания «1С», которая предоставляет различные варианты решений как для крупных, так и для малых предприятий.

Автоматизация малого [1]бизнеса также может стать сферой деятельности для частного предприятия. Настройка компонентов систем, которые поставляются крупными производителями программного обеспечения, не требует наличия большого помещения изобилия техники, достаточно стать партнером компании, которая разрабатывает подобное программное обеспечение, и можно начинать трудовую деятельность.

При автоматизации малого бизнеса  владелец частного предприятия должен четко понимать, какие бизнес-процессы он собирается оптимизировать. В некоторых случаях автоматизация малого бизнеса приводит к тому, что некоторые сотрудники не могут выполнять свои функции, а рабочие вопросы, которые могут быть решены в течение нескольких минут, ставятся в очередь и ожидают решения несколько дней.

Автоматизация малого бизнеса позволяет значительно  улучшить бизнес-процессы на предприятии.

Одним из приоритетных направлений в экономике западных стран является развитие малого и среднего бизнеса. В нашей стране проводится подобная политика, но она реализуется скорее формально.

В России предпринимательский сектор (имеются в виду предприятия среднего и малого бизнеса), несмотря на все трудности, сформировался и стал довольно объемным и значимым. Но основная поддержка на деле заключается только в агитационных мерах, которые призывают развивать и открывать новые фирмы, показывают радужную картину рынка, хотя это далеко не так.

В мировой экономике малые предприятия являются базисом. Специалисты утверждают, что без них не будут существовать крупные предприятия. С каждым годом роль малого бизнеса усиливается. Он создает новые рабочие места, способствует внедрению инноваций, развитию отраслей, уменьшению кризисных ударов и положительной динамике роста экономических показателей. Такие предприятия более гибкие и приспосабливаемые в своем рыночном поведении и способны очень быстро среагировать на изменение  ситуации  в стране. Но в нашей стране проблемы малого бизнеса очень актуальны и остаются открытыми уже довольно давно.

Крупные предприятия работают в национальном и межнациональном объеме, а малые предприятия сосредоточены на конкретных рынках, работают с местными ресурсами и удовлетворяют потребности локально. Интересно то, что государство своими действиями формирует общие рыночные принципы деятельности на территории страны, банковскую и кредитную политику, контроль и регулирование отношений между субъектами. Некоторые компании обращают на себя внимание центральных органов власти, но это скорее крупные фирмы национального масштаба и значения. Но органы власти на местах способны оценить важность того или иного предприятия малого и среднего бизнеса в регионе, именно на них возлагаются все надежды на государственную поддержку и развитие.

Проведенный недавно опрос [2] предпринимателей данного сегмента показал, что каждый третий из них не верит в поддержку государства и не рассчитывает на нее, но каждый пятый считает, что местные органы власти способны помочь предприятиям больше, чем центральный аппарат.

Для того чтобы развивать малые предприятия, должны быть созданы специальные условия, в которых они могли бы пользоваться, например, заемными средствами и гарантировать их возврат или иметь дополнительные отсрочки по выплатам, или наименьшую налоговую ставку и так далее. Правительство РФ начало развивать программы поддержки малого бизнеса еще в 1997 году, с тех пор многое изменилось, есть и положительные моменты. Таким предприятиям оказываются специальные услуги и защита со стороны государства. В основном, это обучение руководителей и персонала малого бизнеса; услуги по юридическим, налоговым, бухгалтерским консультациям и рекламе; особые условия кредитования и лизинга. Но работы по усовершенствованию аппарата поддержки еще много.