Внутренний аудит системы менеджмента качества

Записи результатов  оценки риска вносят в Перечень опасностей и рисков подразделения.

Затем протоколы несоответствий направляют в УСМ для оценки на достаточность КД, регистрации и хранения.

Протоколы несоответствий регистрируются УСМ в журнале  регистрации.

 Срок выполнения  КД устанавливается от 1-го до 3-х месяцев, за исключением  КД, требующих финансовых затрат.

Представитель руководства (начальник УСМ) оценивает  на достаточность разработанные  КД и делает отметку в протоколе несоответствия. В случае недостаточности разработанных КД, протокол несоответствия возвращается в проверяемое подразделение на доработку.

Копии зарегистрированных и оцененных на достаточность  протоколов несоответствий направляются руководителю проверяемого подразделения  для выполнения коррекции/КД.

При выполнении коррекции/корректирующих действий ранее  установленного срока, ответственный за ИСМ проверяемого подразделения сообщает об этом в УСМ.

По истечению  сроков выполнения КД руководитель аудиторской  группы по уведомлению УСМ проверяет  их фактическое выполнение и делает отметку в протоколах несоответствия (УСМ и подразделения):

- выполнено,

- не выполнено – продлено до ______ (указывается дата выполнения).

При невозможности выполнения КД, начальником УСМ принимается решение об их отмене, в протоколе несоответствия делается запись о закрытии протокола с указанием причин невыполнимости КД.

 

6.4 Компетентность и оценка аудиторов

 

Для проведения внутренних аудитов  привлекается специально подготовленный компетентный персонал – аудиторы из числа руководителей и специалистов различных служб Общества.

Компетентность аудиторов  основывается на демонстрации личных качеств, способности применить знания и навыки, основанные на образовании, опыте и обучении процедуре проведения аудитов.

Знания и навыки аудиторов:

Аудиторы должны обладать следующими навыками и знаниями:

- принципов, методов и процедур аудита;

- требований СМК, СЭМ, СМПЗиБ;

-структуры, функций Общества и взаимоотношений внутри него;

-процессов, номенклатуры выпускаемой продукции, соответствующей терминологии;

- экологических аспектов, опасностей и рисков Общества;

- корпоративной культуры Общества;

- законодательных и других требований в области ИСМ.

Руководитель аудиторской  группы должен иметь дополнительные знания и навыки по управлению аудитом:

- планировать аудит и результативно использовать ресурсы в процессе аудита;

- организовать и распределять работу между членами аудиторской группы;

- предупреждать и разрешать конфликты;

- принимать решения по результатам аудита;

-правильно оформлять записи по результатам аудита.

Для аудиторов установлены  требования по образованию, опыту работы, обучению аудиту и опыту проведения аудитов, по оценке качества проведения аудитов (таблица 1).

Таблица 1- Требования по образованию, опыту работы, обучению аудиту и опыту проведения аудитов, по оценке качества проведения аудитов.

Характеристика	Аудитор по СМ	Руководитель аудиторской группы по одной из СМ	Руководитель  аудиторской группы по аудиту ИСМ
Образование	Высшее/среднетехническое	Высшее/среднетехническое	Высшее/среднетехническое
Общий стаж работы	Не менее 1 года	Не менее 3-х  лет	Не менее 3-х  лет
Продолжение таблицы 1
Обучение аудиту	Обучение по курсу внутреннего аудита СМ	Обучение по курсу внутреннего аудита СМ	Обучение по курсу внутреннего аудита СМ
Опыт проведения аудитов	Участие в 3-х  аудитах по системе менеджмента  в качестве стажера	Участие в 3-х аудитах по системе менеджмента в качестве аудитора	Участие в 3-х  аудитах в качестве руководителя группы
Результаты оценки аудиторов	Оценка «хорошо»	Оценка «отлично»	Оценка «отлично»

 

Лица, обученные по программе  «Внутренний аудит систем менеджмента» и не имеющие опыта участия в проведении аудитов, включаются в список стажеров, подписанный начальником УСМ, участвуют в составе аудиторской группы в качестве стажеров. После участия в трех аудитах, стажеры проходят тестирование в бюро по аудитам УСМ и при удовлетворительных результатах тестирования участвуют в аудитах в качестве аудиторов.

На текущий год составляется Реестр аудиторов, утвержденный Представителем руководства. При изменении состава  аудиторов и по результатам обучения Реестр аудиторов актуализируется.

Оценивание аудиторов  осуществляется:

а) руководителем аудиторской  группы при проведении внутреннего  аудита (анализ записей и применение знаний и навыков). При оценке делается запись в учетной карточке аудитора (приложение К) по трехбалльной шкале («отлично», «хорошо», «удовлетворительно»), оценка «отлично» ставится в случае, если аудитор готов быть руководителем аудиторской группы;

б) специалистами бюро по аудитам УСМ:

• тестирование стажеров после участия в трех аудитах и аудиторов, получивших отметку «удовлетворительно» по результатам работы за год;
• оценка руководителей аудиторских групп по результатам проведенного аудита с записью в учетной карточке аудитора.

 

6.4 Хранение записей по внутреннему аудиту.

Аудит считается  завершенным, если все процедуры, предусмотренные планом аудита, выполнены, и документы по аудиту оформлены.

Хранение документов по внутренним аудитам осуществляет УСМ (5 лет) и проверяемое подразделение (до следующего аудита при условии выполнения КД) согласно перечню, изложенному в таблице 2.

Таблица 2- Перечень документов.

Документы	УСМ	Проверяемое подразделение
График проведения внутренних аудитов	О	В
План проведения внутреннего  аудита	О	О
Итоговый отчет по внутреннему аудиту	О	О
Свидетельства аудита	О	В
Протоколы несоответствий	О	О

 

Обозначения:  О –обязательно,

                         В – возможно, но не обязательно

6.5 Ответственность.

Руководитель аудиторской  группы по внутреннему аудиту несёт  ответственность за:

• все этапы аудита;
• организацию и своевременное проведение аудита в строгом соответствии с планом;
• своевременное получение документов для проведения аудита;
• определение обязанностей аудиторов, проведение им инструктажа, оценку их деятельности;
• планирование проведения аудита в пределах установленных сроков;
• оказание методической помощи стажерам;
• своевременное предоставление свидетельств аудита, отчёта, протоколов несоответствий в УСМ;
• контроль с отметкой выполнения коррекции/КД в протоколе несоответствия.

Аудитор несёт  ответственность за:

• исполнение требований проводимого аудита;
• эффективное и результативное выполнение возложенных на него обязанностей;
• документирование свидетельств аудита;
• оказание поддержки руководителю группы;
• объективность.

Руководитель проверяемого структурного подразделения несёт  ответственность за:

• информирование персонала о целях и области внутреннего аудита;
• назначение ответственных лиц для работы с аудиторами;
• обеспечение аудиторской группы всеми средствами, необходимыми для результативного проведения аудита;
• определение причин несоответствий и своевременную разработку КД по выявленным несоответствиям;
• оценку риска КД;
• организацию и контроль выполнения коррекций/КД.

Начальник УСМ  несёт ответственность за:

• исполнение годового графика внутренних аудитов;
• разработку ежемесячных планов внутренних аудитов в подразделениях;
• формирование аудиторских групп;
• подбор и оценку аудиторов;
• ведение и хранение документов по внутренним аудитам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В настоящее время  создание системы внутреннего аудита на предприятии приобретает особенно важное значение. В частности, система внутреннего аудита актуальна для Открытых Акционерных Обществ с разветвленной сетью филиалов и структурных подразделений, региональных сетевых компаний, холдингов, объединяющих в себя большое количество юридических лиц, а также компании, составляющие свою финансовую отчетность.

Рост конкуренции на рынке, а также работа компаний в  условиях крайней нестабильности,  приводит к необходимости постоянно  снижать издержки предприятия, изыскивая  потенциальные резервы на всех стадиях  производства и реализации продукции. В условиях постоянно развивающегося российского рынка наблюдаются следующие тенденции:

 - отход собственников предприятий от управления и передача управленческих функций наемным менеджерам;

- укрупнение предприятий, вследствие чего разрастается их структура, увеличивается численность сотрудников и количество сделок;

- появление новых технологий, миграция кадров.

       Таким образом, внутренний контроль является одной из составляющих эффективного функционирования и управления предприятием.

      Внутренние аудиты (проверки) являются высшей формой контроля руководством системы менеджмента качества предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

1. Артемьева М.Н. Использование опросных листов при проведении внутренних аудитов. - Все о качестве. Отечественные разработки. - Вып. 11. - М.: НТК "Трек", 2002. - С. 18-21.

 

2.Бурцев В.В. Внутренний контроль в организации: методологические и практические аспекты. // Аудиторские ведомости, 2002, №8.

 

3.Камышанов П.И. Практическое пособие по аудиту, М: 1998.

 

4.Научно-методическая конференция «Аудит в соответствии с МСА». Сборник методических материалов, М: 2002.

 

5.Ситникова В.А. Разработка аудиторскими организациями внутрифирменных стандартов. //Аудиторские ведомости, 2002, №7.

 

6.Стандарты аудиторской деятельности. Учебное пособие. М: 2001.

 

7. Внутренний аудит  систем менеджмента СТО ИСМ 5-01-2011

 

 

Интернет источники:

 

1.http://revolution.allbest.ru/audit/00009553_0.html

 

2 http://ru.wikipedia.org/wiki/Внутренний_аудит

 

3.http://revolution.allbest.ru/audit/00040597.html

 

4.http://www.tsak-audit.ru/servises/73-vnutrenniycontrol.html

 

5. http://quality.eup.ru/SERTIFIC/anprvaud.htm

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение А

Блок-схема  процесса «Внутренний аудит систем менеджмента»

 

 

Вход	Блок-схема	Этапы процесса	Выход
Требования к  процессу (п. 8.2.2 ISO 9001, п.4.5.5 ISO 14001; п.4.5.5 OHSAS 18001)	нет   да          нет                                             да	1 Разработка  проекта годового графика аудитов	Разработанный проект годового графика внутренних аудитов
Разработанный проект годового графика внутренних аудитов		2 Утверждение  годового графика внутренних  аудитов	Утверждённый  годовой график внутренних аудитов
Утверждённый годовой график внутренних аудитов		3 Подготовка  планов внутренних аудитов	Проекты планов внутренних аудитов
Проекты планов внутренних аудитов		4 Утверждение  планов внутренних аудитов подразделений	Утвержденные  планы внутренних аудитов подразделений
Утвержденные  планы внутренних аудитов подразделений		5 Подготовка  информации о проверяемых подразделениях  и проведение совещания с аудиторами	Информация о  проверяемых подразделениях, документы  по аудиту
Информация о  проверяемых подразделениях, документы по аудиту		6 Подготовка  аудиторской группы к аудиту	Согласованный план аудита; подготовленные рабочие  записи для регистрации свидетельств аудита
Согласованный план аудита, подготовленные рабочие записи для  регистрации свидетельств аудита		7 Проведение предварительного совещания в аудируемом подразделении	Подтверждение плана  аудита, сопровождающие лица от подразделения
Подтверждение плана  аудита, сопровождающие лица от подразделения		8 Сбор и верификация  информации	Свидетельства аудита
Свидетельства аудита		9 Проведение заключительного  совещания	Информация об итогах внутреннего аудита