Внутренний аудит системы менеджмента качества

При планировании следует  выделить такие этапы:

- предварительное планирование;

- подготовка общего  плана аудита;

- составление программы  аудита.

Для эффективного планирования аудита до написания письма-обязательства  и до заключения договора о проведении аудита аудиторская фирма должна согласовать с руководством экономического субъекта основные организационные вопросы, связанные с проведением аудита.

На начальном этапе  аудитор должен ознакомиться с финансово-хозяйственной  деятельностью экономического субъекта и иметь информацию о внешних  и внутренних факторах, влияющих на хозяйственную деятельность экономического субъекта.

Аудитору следует ознакомиться с:

- организационно-управленческой  структурой клиента;

- видами хозяйственной  деятельности;

- структурой капитала;

- технологическими особенностями  производства;

- уровнем рентабельности;

- основными покупателями  и поставщиками;

- существованием дочерних  и зависимых организаций. Источниками  получения информации об организации  для аудитора должны являться:

- устав клиента;

- протоколы заседаний  совета директоров, собраний акционеров либо других аналогичных органов управления;

- учетная политика;

- бухгалтерская отчетность;

- внутренние отчеты  контролеров;

- материалы налоговых  проверок;

- материалы судебных  и арбитражных исков;

- беседы с руководством  и исполнительным персоналом;

- информация, полученная  при осмотре основных участков, складов клиента.

На этапе предварительного планирования оценивается возможность  проведения аудита. Если аудиторская  организация положительно решает вопрос, она переходит к формированию штата для проведения аудита и заключает договор с экономическим субъектом.

С помощью проведения аналитических процедур аудиторская  организация должна выявить области, значимые для аудита.

В процессе подготовки общего плана и программы аудиторская  организация оценивает эффективность системы внутреннего контроля и производит оценку риска системы внутреннего контроля. Эти вопросы подробнее будут рассмотрены в следующих параграфах данной работы.

В процессе аудита могут  возникнуть основания для пересмотра отдельных положений общего плана аудита. Вносимые изменения, а также причины изменений аудитору следует подробно документировать.

В общем плане аудиторская  организация должна предусмотреть  сроки и составить график проведения аудита, подготовки отчета (письменной информации руководству клиента) и аудиторского заключения. В процессе планирования затрат времени необходимо учесть:

- реальные трудозатраты;

- расчет затрат времени  в предыдущем периоде (в случае  проведения повторного аудита) и  его связь с текущим расчетом;

- уровень существенности;

- проведенные оценки  рисков аудита.

В случае решения провести выборочный аудит аудитор формирует  выборку в соответствии с правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Аудиторская выборка».

В общем плане рекомендуется  предусмотреть:

- формирование группы с учетом квалификации аудиторов;

- инструктирование всех  членов команды об их обязанностях, ознакомление их с финансово-хозяйственной  деятельностью клиента, а также  с положениями общего плана  аудита;

- контроль руководителя  за выполнением плана и качеством работы ассистента аудитора, за ведением ими рабочей документации и надлежащим оформлением результатов аудита;

- разъяснение руководителем  аудиторской группы методических  вопросов, связанных с практической  реализацией аудиторских процедур;

- документальное оформление  особого мнения члена аудиторской  группы (исполнителя) при возникновении  разногласий в оценке того  или иного факта между руководителем  аудиторской группы и ее рядовым  членом.

Аудиторская организация  определяет в общем плане роль внутреннего аудита, а также необходимость привлечения экспертов в процессе проведения аудита.

 

3.2 Оценка системы внутреннего контроля.

 

В ходе аудиторской проверки аудитор обязан разобраться в  системе бухгалтерского учета, которая  применяется на проверяемом им экономическом субъекте, и при этом изучить и оценить те средства контроля, на основе которых он собирается определить суть, масштаб и временные затраты предполагаемых аудиторских процедур.

Масштаб и особенности  системы внутреннего контроля, а  также степень их формализации должны соответствовать размерам экономического субъекта и особенностям его деятельности.

Особенности системы  внутреннего контроля могут способствовать в получения достаточной убежденности в том, что система бухгалтерского учета достоверно (или недостоверно) отражает хозяйственную деятельность проверяемого экономического субъекта.

В том случае, если аудитор  убеждается, что он может опереться  на соответствующие средства. контроля, он получает возможность проводить  аудиторские процедуры менее детально н (или) более выборочно, чем он делал бы в противном случае, а также может внести изменения в суть применяемых аудиторских процедур и в предполагаемые затраты временя на их осуществление.

При оценке эффективности  и надежности системы внутреннего контроля в целом, контрольной среды и отдельных средств контроля аудиторская организация обязана использовать не менее трех следующих градаций: высокая, средняя, низкая.

Изучение и оценка, особенностей бухгалтерского учета, изучение и оценка системы внутреннего контроля должны в обязательном порядке документироваться аудиторскими организациями в ходе аудиторской проверки. При проведении и документировании этой работы рекомендуется использовать следующие формы:

а) специально разработанные  тестовые процедуры;

б) перечни типовых  вопросов для выяснения мнения руководящего персонала и работников бухгалтерии;

в) специальные бланки и проверочные листы;

г) блок-схемы и графики;

д) перечни замечаний, протоколы или акты.

Аудиторские организации  самостоятельно разрабатывают методики и порядок изучения и оценки системы бухгалтерского учёта и внутреннего контроля, а также планируют процедуры аудиторской проверки в зависимости от результатов такого изучения и оценки. Автор предлагает следующий тест для оценки эффективности системы внутреннего контроля организации:

 

4 Организация и проведение проверки.

 

Вначале проводится предварительное  совещание с руководящим составом и ИТР проверяемого подразделения, на котором руководитель проверки сообщает о целях, объеме, плане и методике проверки, представляет аудиторов. На этом совещании определяются формы взаимодействия между аудиторами и персоналом подразделения (предоставление необходимых документов, информации, средств измерения и т.д.), за отдельными направлениями плана проверки закрепляются соответствующие специалисты подразделения, согласовывается дата итогового совещания.

В ходе проверки аудитор  должен получить информацию, на основе которой можно будет сделать  обоснованные выводы по следующим направлениям:

- состояние проверяемого объекта (процедуры, процесса, продукции) и причины несоответствий; 

- наличие, правильное  понимание и применение персоналом  «Положения о подразделении», должностных  инструкций, стандартов предприятия  (СтП), рабочей документации;

- соответствие применяемых СтП и технической документации целям предприятия в области качества.

Все наблюдения фиксируются  и анализируются. После сбора  и накопления информации о состоянии  объекта проверки, рабочая группа проводит анализ и обобщение результатов  с тем, чтобы выявить фактические несоответствия и выработать рекомендации и мероприятия по их устранению. Все выявленные несоответствия регистрируются в протоколах несоответствий, которые должны быть подписаны аудитором и представителем проверяемого подразделения. В случае несогласия представителя подразделения данное несоответствие рассматривается на итоговом совещании. При выявлении критического несоответствия* руководитель проверки оперативно доводит его до сведения руководителя подразделения и представителя ОТК, которые должны приостановить изготовление продукции и принять корректирующие меры, оформив их в протоколе несоответствия.

* Критическое несоответствие  – несоответствие, которое привело  или может привести к изготовлению  продукции, не отвечающей установленным требованиям, и требует принятия оперативных корректирующих мер.

После окончания проверки и до подготовки отчета проводится итоговое совещание. Его основная цель -- представить и разъяснить все  заносимые в отчет результаты проверки, согласовать сроки проведения необходимых мероприятий. Протокол совещания приобщается к материалам проверки. На совещании по всем выявленным несоответствиям даются необходимые пояснения для того, чтобы обеспечить четкое понимание руководством подразделения существа несоответствий, их важности и влияния на стабильность качества продукции, услуг, процессов. Здесь же выясняется, насколько случайный или систематический характер имеют эти несоответствия, рассматриваются рекомендации по совершенствованию документации системы качества и разработке корректирующих мер.

Ответственность за составление  отчета, его точность и полноту  несет руководитель проверки. Форму  отчета следует, насколько возможно, формализовать. Отчет должен включать в себя:

- наименование проверки  и проверяемого подразделения;

- основание для проверки;

- дату утверждения  плана проверки;

- фамилии членов группы  проверки;

- результаты проверки;

- заключение о выполнении корректирующих  мероприятий по результатам предыдущей  проверки;

- выводы и рекомендации;

- приложение (протоколы несоответствий);

- подписи аудиторов, а также  руководителя подразделения после  ознакомления с отчетом. Чтобы  избежать ошибок и недопонимания  проект отчета до представления  на утверждение анализируется  руководством проверяемого подразделения.

В разделе «Выводы» дается оценка того, насколько проверяемое подразделение  способно обеспечить достижение целей  в области качества, заявленных в  политике и «Руководстве по качеству»; насколько деятельность персонала  соответствует требованиям СМК; эффективны ли корректирующие мероприятия по результатам предыдущих проверок; какова оперативность устранения критических несоответствий (в случае их наличия).

В разделе «Рекомендации» указывается:

- необходимость и срок разработки  корректирующих мероприятий на уровне подразделения или предприятия;

- несоответствия, которые необходимо  устранить до разработки плана  мероприятий; 

- предложения для включения  в план корректирующих мероприятий; 

- рекомендации по совершенствованию  документов системы качества. 

После оформления отчета руководитель проверки дает оценку каждому  аудитору. Работу руководителя группы проверки оценивает директор по качеству. Эта информация в дальнейшем используется для улучшения подбора аудиторов, повышения уровня их подготовки, а  также для выявления недостатков в деятельности аудиторов.

 

 

 

 

 

 

5 Анализ результатов проверок.

 

Копии утвержденного  отчета направляются в подразделение, где производилась проверка, и  в подразделения, для которых  имеются рекомендации. Руководитель подразделения организует работу по выявлению причин каждого несоответствия, подготовке плана корректирующих и(или) предупреждающих мероприятий, контролю его выполнения и информированию службы качества. После получения информации о выполнении мероприятия служба качества проверяет его фактическое выполнение и оценивает эффективность. Если мероприятие выполнено неполно или некачественно, оказалось неэффективным, то об этом сообщается руководству предприятия и оформляется акт.

Информация о результатах  внутренней проверки включается в повестку дня ежемесячных совещаний по качеству, используется для анализа и принятия руководством предприятия соответствующих решений, предупреждения аналогичных несоответствий в тех подразделениях, где еще не проводились проверки.

Служба качества периодически (но не реже одного раза в год) анализирует результаты внутренних проверок и представляет их в виде отчета для утверждения и принятия решений. В отчет целесообразно включать следующую информацию:

- результаты проверок, сгруппированные по элементам системы качества и подразделениям;