Внутренний аудит системы менеджмента качества

- оценку динамики изменения зарегистрированных данных;

- среднее количество несоответствий, приходящихся на одну проверку;

- описание повторяющихся критических несоответствий, место их выявления;

- анализ эффективности корректирующих и предупреждающих мероприятий;

- предложения по совершенствованию стандартов предприятия;

- оценку эффективности функционирования СМК;

- предложения по совершенствованию СМК предприятия.

Результаты анализа  директор по качеству докладывает на ежегодном совещании по качеству. Также результаты анализа используются службой качества и другими подразделениями при разработке текущих и перспективных планов, программ по повышению качества продукции и услуг.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6 Специальная  часть. Внутренний аудит систем  менеджмента на ОАО «ЕВРАЗ  ЗСМК».

6.1 Основные цели внутреннего аудита:

- установить:

а) соответствие систем менеджмента  требованиям основополагающих стандартов (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001), запланированным мероприятиям в области СМК, СЭМ и СМПЗиБ, требованиям, разработанным Обществом;

б) результативность СМК, СЭМ, СМПЗиБ по итогам внутреннего аудита;

- представить высшему  руководству информацию о результатах  внутренних аудитов. 

 Основанием для  проведения внутренних аудитов является годовой график проведения внутренних аудитов ИСМ (СМК, СЭМ, СМПЗиБ) в подразделениях ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК».

 Заказчиком внутренних  аудитов ИСМ является Представитель  руководства или член координационного  совета по согласованию с Представителем руководства.

 Принципы проведения  аудита:

• этичность поведения – основа профессионализма. Существенными при аудите являются ответственность, неподкупность, умение хранить тайну;
• беспристрастность – обязательство представлять правдивые и точные отчеты. Выводы аудитов, заключения по результатам аудита, записи отражают правдиво и точно деятельность по аудиту;
• профессиональная осмотрительность – прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита;
• независимость – основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита. Аудиторы должны быть независимы от проверяемой деятельности (там, где это возможно) и свободны от предубеждений и конфликта интересов;
• подход, основанный на свидетельстве – разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита. Свидетельство должно быть проверяемым.

 Блок-схема процесса  «Внутренний аудит систем менеджмента»  представлена в приложении А.

6.2 Проведение внутреннего аудита систем менеджмента.

6.2.1 Планирование внутреннего аудита.

Проект годового графика  проведения внутренних аудитов разрабатывает  УСМ до начала планируемого года с  учетом:

• статуса и важности процессов и подразделений (участков), подлежащих аудиту;
• значимости экологических аспектов;
• результатов оценки рисков деятельности в области СМПЗиБ;
• результатов предыдущих аудитов.

В годовом графике  указываются проверяемые в течение  календарного года подразделения, месяц  проведения аудита и руководители аудиторских  групп. Форма графика приведена  в приложении В.

В течение календарного года в годовой график могут вноситься изменения в следующих случаях:

-при изменениях организационной структуры Общества (реорганизация и создание новых структурных подразделений);

- при принятии решения о проведении внеочередного аудита (при выявлении более 5 несоответствий и/или более 3 повторяющихся несоответствий по одной из систем менеджмента);

- при изменении законодательных требований;

- при увеличении количества несоответствующей продукции;

- по результатам расследования чрезвычайных ситуаций, аварий, инцидентов, несчастных случаев, профессиональных заболеваний;

- по результатам мониторинга экологических показателей надзорными органами;

- по заданию Представителя руководства;

- при переносе сроков аудита по производственной необходимости с письменного уведомления от руководителя проверяемого подразделения о причине переноса аудита.

Планы проведения внутренних аудитов в подразделениях разрабатывает  УСМ, утверждает Представитель руководства. Форма плана приведена в приложении Г.

УСМ формирует состав аудиторской  группы, состоящей из руководителя аудиторской группы, аудиторов, стажеров и, при необходимости, технических экспертов.

 

6.2.2 Подготовка внутреннего аудита.

 

Подготовка проведения внутреннего  аудита включает в себя:

- сбор необходимой информации о проверяемом подразделении и проведение совещания в УСМ с аудиторами;

- распределение обязанностей аудиторов;

- предварительное ознакомление с документацией подразделения;

- составление вопросов для регистрации свидетельств аудита.

УСМ до начала месяца планируемой  проверки проводит с аудиторскими группами совещание, на котором руководителю группы выдает утвержденный план проверки с необходимыми документами и знакомит участников групп с требованиями и особенностями их проверки.

Руководитель аудиторской  группы согласовывает с руководителем проверяемого подразделения план проведения аудита в первой декаде месяца, уточняет дату проведения аудита, но не позднее даты, которая указана в плане.

Руководитель аудиторской  группы распределяет обязанности между  членами аудиторской группы в соответствии с установленным планом.

Члены аудиторской группы при подготовке к аудиту в соответствии с заданием должны проанализировать информацию, полученную в УСМ, ознакомиться с документацией проверяемого подразделения (процедуры, инструкции, нормативная документация, проверяемые процессы и т.д.) и составить вопросы по разделам основополагающих стандартов, которые будут необходимы в качестве справочного материала для регистрации свидетельств аудита.

 

        6.2.3 Проведение внутреннего аудита на месте.

Проведение внутреннего  аудита на месте включает в себя:

- проведение предварительного совещания;

- сбор и верификацию информации;

- проведение заключительного совещания.

Предварительное совещание  проводит руководитель аудиторской  группы с руководством проверяемого подразделения и лицами ответственными за проверяемые процессы.

Целью совещания является:

- представление аудиторской группы;

- подтверждение целей, области, критериев аудита;

-ознакомление с методами проведения аудита, порядком оформления записей по результатам аудита;

- подтверждение того, что проверяемое подразделение будет информировано о ходе аудита во время его проведения;

- подтверждение того, что необходимые ресурсы аудиторской группе будут доступны;

- представление сопровождающих лиц;

-уточнение места и времени проведения заключительного совещания.

Роль и обязанности  сопровождающих лиц:

- обеспечение контактов и назначение времени для бесед;

-обеспечение посещений намеченных мест производственной площадки;

- обеспечение того, чтобы правила и процедуры по безопасности были доведены до сведения членов аудиторской группы и соблюдались ими;

- предоставление разъяснений или оказание помощи при сборе информации.

Во время аудита информация, относящаяся к целям аудита, области  и критериям аудита, деятельности и процессам должна быть собрана путем необходимых выборок и верифицирована. Свидетельства аудита должны быть зафиксированы.

Методы сбора информации включают:

- опрос (получение информации в виде ответов на вопросы);

- наблюдения видов деятельности, окружающей производственной среды, условий труда;

- изучение и анализ документов и записей.

При проведении опросов аудитор должен принимать  во внимание следующее:

• проводить опросы в подразделении с лицами, выполняющими работы или решающими задачи в пределах области аудита;
• проводить опрос работников в обычное рабочее время и, где это возможно, на рабочем месте;
• опрашиваемое лицо должно быть психологически подготовлено к опросу, опрос следует вести доброжелательно;
• необходимо объяснить причину опроса и осуществляемых записей;
• начинать опрос можно с просьбы рассказать о своей работе;
• избегать наводящих вопросов;
• результаты опроса должны быть обобщены и проанализированы вместе с опрашиваемым лицом.

Полученные свидетельства  аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита и классифицироваться как несоответствия, замечания и направления для улучшения.

Руководитель аудиторской  группы проводит проверку выполнения корректирующих действий, замечаний, направлений  для улучшения и оценку результативности выполненных КД по результатам предыдущего аудита.

По окончании аудита руководителем аудиторской группы, после обмена мнениями с аудиторами, проводится заключительное совещание  по результатам аудита с участием аудиторской группы, руководителя проверяемого подразделения и работников, участвующих в аудите.

Целью заключительного  совещания является представление  результатов и выводов по аудиту проверяемому подразделению.

 6.2.4 Оформление документов по итогам внутреннего аудита.

По результатам аудита члены аудиторской группы заполняют свидетельства по аудиту. Рекомендуемая форма свидетельств по внутреннему аудиту приведена в приложении Д.

Аудиторы и стажеры  должны согласовать несоответствия, замечания и направления для улучшения с руководителем аудиторской группы.

Окончательное решение, как  классифицировать выявленные отклонения от установленных требований, принимает  руководитель аудиторской группы.

Руководитель аудиторской  группы дает оценку результативности СМК, СЭМ, СМПЗиБ по итогам проведенного аудита в соответствии с критериями оценки (приложение Е).

Руководитель аудиторской  группы обобщенные результаты аудита оформляет в итоговом отчете, форма  отчета приведена в приложении Ж. На выявленные несоответствия оформляются  протоколы несоответствий по форме приложения И.

Замечания, направления  для улучшения, сильные стороны, выполнение КД, замечаний, направлений для улучшения и оценку результативности выполненных КД по результатам предыдущего аудита заносятся в итоговый отчет по аудиту.

Руководитель аудиторской группы согласует с руководителем проверяемого подразделения протоколы несоответствий и итоговый отчет. Оригиналы протоколов несоответствий и копию итогового отчета оставляет в проверяемом подразделении для установления причин несоответствий, разработки КД.

В случае если при определении  причины выявленного несоответствия в проверяемом подразделении  устанавливается, что причина несоответствия касается другого структурного подразделения, то этот факт фиксируется в протоколе  несоответствия  и далее протокол направляется в УСМ. Специалисты бюро по аудитам УСМ направляют этот протокол несоответствия с извещением-уведомлением в подразделение, ответственное за данное несоответствие, для установления причин несоответствия и разработки КД. Данное несоответствие будет учитываться в подразделении, ответственном за выполнение КД.

Руководитель аудиторской  группы в установленный планом срок сдает документы по аудиту: оригиналы  плана, итогового отчета, свидетельств по аудиту, а также копии протоколов несоответствий и личные карточки аудиторов с оценкой по аудиту в УСМ.

       6.3 Действия по результатам аудита.

Проверяемое подразделение  не позднее 10 дней после получения  документов по аудиту:

- в протоколах несоответствий указывает причину выявленного несоответствия, КД, коррекцию со сроками и ответственными за исполнение;

- проводит оценку риска предлагаемых КД.

При оценке риска КД выполняется  следующая процедура:

1. если КД не выявляют новые или измененные опасности, или необходимость разработки новых или измененных мер управления, то в п. 5а протокола несоответствия ставится отметка «не требуется». В обратном случае, ставится отметка «требуется» и проводится оценка риска применительно к той операции, с которой этот риск связан, как указано в СТО СМПЗиБ 4.3.1-01.
2. если по результатам оценки риска КД риск является «допустимым», то КД выполняется;
3. если новый риск является «условно допустимым», то определяются дополнительные меры управления (СТО СМПЗиБ 4.3.1-01) и снова осуществляется оценка риска;
4. если после определения дополнительных мер управления риск стал «допустимым», то выполняются КД, дополненные мерами управления, которые указываются в протоколе несоответствия.