Анализ системы управления организации на примере ООО «Жилсервис+»

     Все организации независимо от формы  собственности и целей деятельности создаются и живут в определенной среде, носящей название – культура. Она во многом определяет смысл их существования, действует как извне, так и внутри организации. Каждая организация вырабатывает собственные культурные образцы, которые получили название деловой или организационной культуры.

     Существует  прямая связь между сплоченностью  группы и уровнем их групповой  культуры. Поэтому если мы желаем создать  прочную организацию, важно позаботиться о мерах, направленных на формирование ее внутренней культуры.

     Организационная культура – это сформированная на протяжении всей истории предприятия совокупность приемов и правил адаптации организации к требованиям внешней среды и формирования внутренних отношений между сотрудниками.

     Основные  компоненты организационной культуры

Организационная культура включает следующие компоненты:

• Мировоззрение, направляющее действия членов организации в отношении других сотрудников и ее клиентов и конкурентов;
• Культурные ценности, доминирующие в организации, такие как «качество продукции», «оцениваемое лидерство», символы и мифология;
• Стиль поведения при взаимодействии людей, такие как ритуалы и церемонии, язык, используемый при общении;
• Нормы - совокупность формальных и неформальных требований, предъявляемых организацией по отношению к своим сотрудникам. К нормам относятся так называемые «правила игры», которые новичок должен освоить в процессе становления членом организации;
• Психологический климат в организации, с которым сталкивается человек при взаимодействии с ее сотрудниками.

     Ни  один из этих компонентов по одиночке не представляет культуру организации. Однако все вместе они могут дать представление об организационной культуре организации.

      Функции организационной культуры

Основные функции  организационной культуры:

• Охранная – основана на создании барьеров (ограничивающих норм) от нежелательных внешних воздействий;
• Интегрирующая – формирует чувство принадлежности к фирме, гордость за нее и объединяет сотрудников в их повседневной деятельности;
• Регулирующая – способствует поддержанию правил и норм поведения сотрудников как между собой так и с внешним миром, что снижает возможность возникновения конфликтов и является гарантией стабильной деятельности;
• Адаптивная – облегчает приспособление людей друг к другу и к организации в целом при помощи участия в праздничных мероприятиях и изучения общих норм поведения;
• Ориентирующая – корректирует направление деятельности сотрудников и предприятия в целом в соответствии с установленным порядком;
• Мотивационная – создает стимулы для работы сотрудников в организации;
• Формирование имиджа – создает образ организации в глазах окружающих за счет отдельных элементов культуры.

     Процесс формирования организационной культуры

     В процессе формирования организационная  культура проходит два основных этапа: первый — это внешняя адаптация; второй — это внутренняя интеграция.

     Процесс внешней адаптации связан с поиском  и нахождением организацией своей ниши на рынке и ее приспособлением к постоянно меняющемуся внешнему окружению. Это процесс достижения организацией своих целей и взаимодействия с представителями внешней среды. К этапам внешней адаптации относят следующие:

• определение миссии организации и ее главных задач;
• выбор стратегии исполнения миссии;
• установление специфических целей и внутреннее принятие их работниками;
• создание ресурсов для достижения целей;
• объединение усилий в достижении выбранной цели;
• адаптация организационной структуры, оптимизация систем стимулирования и отчетности;
• установление индивидуальных и групповых критериев эффективной деятельности;
• создание информационной инфраструктуры;
• создание системы поощрения и наказания, увязанной с выполнением или невыполнением поставленных задач.

     Процесс внешней адаптации неразрывно связан с внутренней интеграцией, т.е. установлением  и поддержанием эффективных отношений по работе между членами организации. Это процесс поиска наиболее эффективных способов совместной работы в организации. Этапы внутренней интеграции:

• выбор методов коммуникации;
• определение значения используемого языка и концепций;
• установление критериев членства в организации, и ее группах;
• установление правил приобретению, поддержанию и потере власти;
• определение и распределение статусов в организации;
• установление формальных и неформальных правил о характере организационных отношений между работниками, учитывая их возраст, пол, образование, опыт и т.п.;
• определение допустимого уровня открытости на работе;
• определение базовых критериев желательного и нежелательно поведения и соответствующих им последствий;
• определение значения и роли идеологии и религии в организационной жизни предприятия.

     Эффективная организационная культура формируется  только при тщательной проработке этапов ее становления и зависит от четкости определения внешних приоритетов  и внутренних ценностей организации.

Глава II Анализ структуры управления ООО УК «Жилсервис+»

2.1 Общая характеристика  ООО УК «Жилсервис+»

     ООО Управляющая компания «Жилсервис+»  является коммерческой организаций  и осуществляет свою деятельность на основании Договора на управление, обслуживание и ремонт Общего имущества многоквартирных домов.

       Основными функциями и  задачами предприятия является обеспечение благоприятных и безопасных условий проживания граждан, надлежащее содержание Общего имущества в многоквартирных домах, решение вопросов пользования указанным имуществом.

     Основная  цель – повышение качества услуг, эффективное использование финансовых ресурсов, быстрая и действенная реакция на жалобы и заявления граждан.

     В соответствии с договорными отношениями  управляющей компанией выполняются  текущие ремонты общего имущества,  систематические осмотры и обследования объектов инженерной и конструктивной инфраструктуры, с обязательным составлением актов, с указанием выявленных дефектов.

     Согласно  пунктов Договора выполняется комплекс работ и услуг:

     1.  по контролю и поддержки в исправном состоянии объектов инженерной и конструктивной инфраструктуры многоквартирных домов, ремонтных и организационно-технических мероприятий, в том числе:    

•   подготовка домов к отопительному сезону, в присутствии представителей теплоснабжающей организации (промывка и опрессовка системы отопления и дальнейшее устранение неисправностей, выявленных в ходе работ; промывка фильтров систем ГВС и отопления; набивка сальников, ревизия и замена задвижек);
• восстановление теплоизоляции трубопроводов;
• проверка целостности дверных и оконных заполнений в местах общего пользования;
• замена разбитых стекол окон;
• утепление входных дверей и установка пружин;
• проверка наличия тяги в вентиляционных шахтах;
• санитарная уборка придомовой территории от бытового мусора с последующим  вывозом на полигон;
•   санитарная уборка и дезинфицирующая обработка подвальных помещений;
•   обрезка кустарников;
•   уборка помещений внутриподъездных площадей;
•   ручная и механизированная очистка придомовых территорий от снега( в зимний период)

     2.  по проведению текущих ремонтов Общего имущества, в том числе:

•   установка, замена и восстановление внутренних систем водопроводов, канализации, отопления, горячего и холодного водоснабжения, включая насосные установки в жилых домах;
•   устранение местных деформаций, усиление и восстановление поврежденных участков фундаментов, отмостки и входов в подвалы; тротуаров;
•   герметизация стыков, заделка и восстановление архитектурных элементов;
•   ремонт крыш и отдельных элементов;
•   ремонт внутриподъездных площадей;
•   ремонт и восстановление ограждений, оборудования детских и хозяйственных площадок;

     3. иная организационно-правовая  деятельность, направленная на эффективное управление многоквартирными домами:

•   решение вопросов по заключению Договоров с третьими лицами на предоставление аренды общего имущества (цокольных этажей, фасадов домов для размещения наружной рекламы);
• хранение и ведение документации по многоквартирному дому;
• начисление и сбор платы за содержание, ремонт общего имущества, управление домом;
• содержание паспортного стола, в том, числе выдача бесплатных справок социального значения  других справок, связанных с проживанием граждан в жилых помещениях.

     В первую очередь для управляющей  компании приоритетом является обоюдный диалог с населением.

     На  Общих собраниях жителями многоквартирных  домов  согласовывается тариф  на содержание многоквартирного дома и  определяется стоимость квадратного  метра за аренду общего имущества, а  также исходя из результатов обследования жилфонда и  рекомендаций управляющей компании определяются виды работ на проведение текущего ремонта.

     Ежеквартально уполномоченным представителям собственников  помещений предоставляются финансовые отчеты по состоянию лицевых счетов и иная информация, связанная с деятельностью управляющей компании, затрагивающая материальные интересы собственников многоквартирных домов.

     Проводится  разъяснительная работа с населением по модернизации жилищного фонда  и реализации федеральных законов. Решением собственников на общих  собраниях определяются виды работ  на проведение капитального ремонта  в многоквартирных домах. Уполномоченным представителям предоставлена возможность участвовать в комиссиях по  выбору подрядных организаций  для проведения  капитальных ремонтов и непосредственное участие в комиссии при сдаче объектов после проведения работ.

     Для повышения энергетической эффективности и эффективной экономичности   98%   домов обслуживаемых ООО УК «Жилсервис+» оснащены приборами учета потребления электрической энергии в местах общего пользования, 50% оснащены приборами учета потребления тепловой энергии, что позволяет значительно сократить расходы населения по оплате за данный вид услуги. Оснащение остальных домов приборами учета потребления тепловой энергии запланировано на 2011-2012 годы.

     Ежемесячно  с уполномоченными представителями  собственников многоквартирных  домов согласовывается производственный план на проведение текущих ремонтов. Для экономичного расхода финансовых ресурсов, при проведении ремонтов используются современные материалы, что позволяет значительно увеличить срок эксплуатации объектов.

     Спрос населения обязал управляющую компанию выйти за рамки перечня предоставляемых работ и услуг, согласованных Договором на содержание, вследствие чего по заявкам собственников и пользователей помещений управляющая компания предоставляет услуги и работы, которые не составляют предмет основного договора на содержание и ремонт общего имущества и оказываются населению за дополнительную плату.

     Льготной  категории населения предоставляются  скидки на проведение платных услуг.

      2.2 Анализ миссии  и целей организации  ООО УК «Жилсервис+»

     Основная  цель организации – повышение качества услуг, эффективное использование финансовых ресурсов, быстрая и действенная реакция на жалобы и заявления граждан.

     Основными задачами предприятия является обеспечение благоприятных и безопасных условий проживания граждан, надлежащее содержание общего имущества в многоквартирных домах, решение вопросов пользования указанным имуществом.

     Рассматриваемая организация декларирует следующую философию: наша компания призвана предоставлять качественные и недорогие услуги в сфере жилищно-коммунального хозяйства.  Управляющая компания «Жилсервис+» планирует расширить объем обслуживаемого жилищного фонда с целью удовлетворения коммунальных потребностей населения, обеспечения людей дополнительными сопутствующими товарами, при этом создавая дополнительные рабочие места, достигая тем самым, в конечном итоге, получение большей прибыли.

     Миссию  компании «Жилсервис+» можно сформулировать в виде девиза: «Мы поможем создать  уют в каждом доме».