Совершенствование организационной структуры управления

соответствие условиям функционирования — организационная структура должна удовлетворять этапу жизненного цикла компании, социально-культурной среде, внешней среде организации;

гибкость — решения должны приниматься на максимально низком уровне, структура должна быстро реагировать на изменения внешней среды.

Следование этим принципам  при реструктуризации фирмы позволит построить такую структуру управления, при которой появится реальная и  благоприятная возможность повышения  уровня эффективности производства и достижения поставленных целей.

 

2 АНАЛИЗ  ОРГАНИЗАЦИОННОЙ  СТРУКТУРЫ  УПРАВЛЕНИЯ  ПРЕДПРИЯТИЕМ

2.1 Характеристика предприятия

Предприятие общественного  питания трактир «Печки - Лавочки» было открыто в 2009 году, оно работает в формате «free-flow», что означает «свободное плавание». Это относительно молодой вид предприятий общественного питания — среднее между рестораном и кафе быстрого обслуживания (линией раздачи).

Миссия трактир «Печки - Лавочки» гласит: «Наша концепция — даря радость и позитив людям, дарим радость и удовольствие себе! Мы даем нашим Гостям три вещи: вкусную пищу, приготовленную с душой; сервис, приносящий удовольствие от общения; и атмосферу, где легко и радостно находиться». В соответствии с этим, «Печки - Лавочки », согласно классификации, установленной ГОСТ Р 50764–95 «Услуги общественного питания» [8], предоставляет следующие потребительские услуги:

1) Услуги питания:

1.1 услуги питания ресторана;

2) Услуги по изготовлению кулинарной продукции и кондитерских изделий:

2.1 изготовление кулинарной продукции и кондитерских изделий по заказам потребителей, в том числе в сложном исполнении и с дополнительным оформлением на предприятиях общественного питания;

3) Услуги по организации потребления продукции и обслуживания:

3.1 организацию и обслуживание торжеств, семейных обедов и ритуальных мероприятий;

3.2 услугу официанта (бармена) по обслуживанию на дому;

3.3 доставку кулинарной продукции и кондитерских изделий по заказам потребителей, в том числе в банкетном исполнении;

3.4 бронирование мест в зале предприятия общественного питания;

3.5 организацию рационального комплексного питания;

4) Услуги по реализации кулинарной продукции:

4.1 отпуск обедов на дом;

5) Услуги по организации досуга:

5.1 организацию музыкального обслуживания;

5.2 организацию проведения концертов, программ варьете;

5.3 предоставление газет, журналов, настольных игр;

6) Информационно-консультативные услуги:

6.1 консультации специалистов по изготовлению, оформлению кулинарной продукции и кондитерских изделий и сервировке стола;

7) Прочие услуги:

7.1 упаковку блюд и изделий, оставшихся после обслуживания потребителей;

7.2 упаковку кулинарных изделий, приобретенных на предприятии;

7.3 предоставление потребителям телефонной связи на предприятии;

7.4 гарантированное хранение личных вещей (верхней одежды), сумок и ценностей потребителя;

7.5 вызов такси по заказу потребителя;

7.6 парковку личных автомашин потребителей на организованную стоянку у предприятия.

Рассматриваемое кафе предлагает своим гостям широкий ассортимент  блюд различных кухонь: среднеазиатская, европейская, американская кухни. Все  блюда готовятся на современном  оборудовании класса Hi-End.

В предприятии общественного  питания «Печки - Лавочки» имеется три зала: линия раздачи, место для пребывания посетителей., барная стойка. Это позволяет гостям свободно перемещаться по всему заведению при выборе столика.

В зале кафе быстрого обслуживания имеется 20 столиков на 100 посадочных мест. Линия раздачи различных блюд, напитков и десертов имеет раздельное островное расположение, что позволяет избежать длительных очередей при большом потоке гостей. К линии раздачи также относится пиццерия, размещенная непосредственно в зале, где приготовление пиццы происходит на виду у гостей. Оплата за выбранные блюда осуществляется на кассе, которая расположена для удобства около раздаточных линий.

В зале ресторана находится 7 столиков на 23 посадочных места. Изолированно от основного зала ресторана находится дополнительный VIP-зал на 10 посадочных мест. Обслуживание в зале ресторана осуществляется по меню заказных блюд через официантов.

В зале бара имеется 3 столика  на 15 посадочных мест и, непосредственно, бар. Обслуживание гостей в этом зале производится также через официантов по меню заказных блюд и карте бара. У трактира «Печки - Лавочки» имеется лицензия на продажу алкогольных и табачных изделий, которые реализуются на баре. Заказы по бару изготовляет бармен.

Служебные помещения  трактир «Печки - Лавочки» также разделены на разные залы, в зависимости от их предназначения (горячий и холодный цеха, складское помещение, кабинет менеджера, шеф-повара, бухгалтерия и т.д.).

В предприятии общественного питания «Печки - Лавочки» реализована профессиональная автоматизированная система ведения счетов «Трактиръ», обеспечивающая хорошее качество и скорость взаимодействия обслуживающего и производственного персонала кафе.

Обслуживающий персонал кафе «Печки - Лавочки» одет в форменную одежду. Штат укомплектован квалифицированными кадрами, благодаря чему достигается высокий уровень обслуживания и предоставляемых услуг.

Общесписочная численность  сотрудников «кафе free-flow Печки - Лавочки» насчитывает 29 человек, из которых 4 работает по пятидневной рабочей неделе, а остальные 25 разделены на две смены, работающие по 3 дня.

В кафе «Печки - Лавочки» установлен следующий режим работы: линия раздачи открыта ежедневно с 12:00 до 23:00 часов, а ресторан и бар — ежедневно с 11:00 до 23:00 часов.

2.2 Анализ организационной структуры управления

2.2.1 Описание организационной структуры управления

Организационная структура  управления предприятия общественного  питания «Печки - Лавочки» представляет собой своеобразную линейно-функциональную структуру, относящуюся к бюрократическому типу, с некоторыми чертами адаптивных структур. Во главе предприятия стоит генеральный директор, в непосредственном подчинении которого находится директор. В подчинении у директора стоит директор по развитию и главный бухгалтер, которые связанны между собой функционально (рисунок 6).

Как следует из рисунка, директор по развитию является звеном, частично дублирующим функции директора. В двойном подчинении от них находится  товаровед, менеджер зала, шеф-повар  и экспедитор, объединенные между  собой функциональными связями.

Под контролем менеджера  зала находится менеджер банкетов, частично дублирующий его функции, и, также, в двойном подчинении стоят  работники зала: официанты, бармен, кассир, пиццерист, продавцы раздачи, посудница  и уборщица. Кроме того, на работников зала осуществляется функциональное воздействие  со стороны шеф-повара и товароведа.

Шеф-повар возглавляет  работников кухни: сушеф, повара, посудница, уборщица, грузчик. В отсутствии шеф-повара, его руководящие функции перенимает сушеф.

Из описания представленной организационной структуры управления видно, что ей характерен ряд недостатков, однако для более детального изучения всех имеющихся минусов, требующих  устранения, необходимо также изучить  функциональные обязанности сотрудников.

2.2.2 Функциональные обязанности сотрудников предприятия

Текущей деятельностью  предприятия общественного питания  «Рататуй» руководит директор. Директор уполномочен осуществлять управление производственно-хозяйственной и  финансово-экономической деятельностью  предприятия. Директор вправе заключать  трудовые договора. Директор обеспечивает выполнение всех принимаемых предприятием обязательств, соблюдение законодательства РФ и представляет предприятие в суде

Директор по развитию осуществляет руководство программами  развития, направленными на поддержание  конкурентоспособности компании и  повышение ее дохода. Директор по развитию составляет бюджет фирмы, назначает работников, ответственных за реализацию проектов развития, дает общие указания, осуществляет непосредственное руководство ими и координацию их деятельности, что характерно для матричной организационной структуры управления. Он вправе вносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении премий и взысканий сотрудникам. Кроме того, директор по развитию уполномочен представлять интересы предприятия в пределах своей компетенции (по вопросам развития предприятия) перед другими организациями, предприятиями, учреждениями, и органами государственной власти и управления.

Руководство работой  обслуживающего персонала осуществляет менеджер зала. В соответствии со «Стандартом  менеджера кафе «Жили - Были», к его функциональным обязанностям относится: проверка готовности зала к обслуживанию гостей, встреча гостей, помощь гостям в выборе столика, контроль над соблюдением стандартов обслуживания гостей, принятие мер по разрешению конфликтных ситуаций, снятие кассы, ведение документооборота, составление графика работы персонала. Кроме того, менеджер зала проводит собеседования по вопросам трудоустройства на вакантные места, организует стажировку и обучение профессиональным навыкам обслуживающего персонала кафе.

К прямым обязанностям менеджера  банкетов относится принятие, организация  и обслуживание банкетов. Кроме того, на него возлагается честь дублирующих  функций, таких как: проверка готовности зала к обслуживанию гостей, встреча гостей, помощь гостям в выборе столика, контроль над соблюдением стандартов обслуживания гостей, принятие мер по разрешению конфликтных ситуаций.

На официантов трактир «Печки - Лавочки», в соответствии с принятым в кафе «Стандартом официанта», возложены следующие обязанности: подготовка зала к обслуживанию гостей, сервировка столов, встреча гостей, помощь гостям в выборе столика, прием заказов, занесение заказов в систему «Трактиръ», обслуживание гостей, обеспечение высокого уровня продаж, информирование гостей о предстоящих акциях и мероприятиях. Кроме того, официант должен: поддерживать чистоту на столах и линии раздачи в течение рабочего дня, следить за количеством блюд и холодных напитков на линии раздачи, натирать приборы, выполнять функции гардеробщика.

К основным обязанностям бармена относятся: подготовка рабочего места, расстановка продукции бара, оформление заявок на продукцию бара, натирание посуды бара, обслуживание гостей за барной стойкой, расчет за заказы на баре, изготовление заказов на продукцию  бара.

Кассир кафе «Жили - Были» осуществляет расчет гостей по счету через официантов, расчет гостей по линии раздачи, расстановку холодных напитков на линии раздачи, оформление заявок на холодные напитки линии раздачи.

К функциональным обязанностям пиццеристов трактир «Печки - Лавочки» относится: подготовка рабочего места, приготовление пиццы, изготовление заготовок для пиццы.

Продавцы линии раздачи  обязаны: подготавливать рабочее место, выкладывать горячие и первые блюда на линию раздачи, обслуживать  гостей на линии раздачи, списывать  оставшиеся горячие и первые блюда  в конце смены.

Руководство работой  производственного персонала на кухне осуществляет шеф-повар. В  его компетенцию входит: осуществление постоянного контроля над технологией приготовления пищи, нормами закладки сырья и соблюдением работниками санитарных требований; контроль над правильностью эксплуатации оборудования и других основных средств; проведение инструктажа по технологии приготовления пищи и другим производственным вопросам; проведение работ по повышению квалификации производственных работников. Кроме того, шеф-повар обязан: составлять своевременный отчет о производственной деятельности; составлять и корректировать меню, составлять технологические карты, проводить калькуляцию; оформлять заявки на необходимые товары.

Второе лицо на кухне  — это сушеф (или старший повар), который перенимает обязанности  по руководству производственного  процесса во время отсутствия шеф-повара.

К функциональным обязанностям поваров относится: подготовка рабочего места, создание заготовок, приготовление  блюд на линию раздачи, приготовление  блюд по меню ресторана.

Контроль над своевременной  поставкой товаров и их качеством  в предприятии общественного  питания «Печки - Лавочки» осуществляет товаровед. К его обязанностям относится: определение требований к заказываемым у поставщиков товарам, проверка соответствия их качества стандартам, техническим условиям и заключаемым договорам; подготовка данных для составления претензий на поставки некачественных товаров и ответов на претензии заказчиков; оформление документов на отгрузку продукции; ведение оперативного учета поступления и реализации товарно-материальных ценностей; осуществление контроля над соблюдением правил хранения товаров на складе и подготовкой готовой продукции для реализации; оформление необходимых документов, связанных с поставкой и реализацией продукции; составление отчетности по установленным формам.

Перевозку товаров от поставщиков осуществляет экспедитор. В его обязанности входит обеспечение  сохранности грузов и ведение  необходимой документации.

Также в трактире «Печки - Лавочки» имеется грузчик (разнорабочий) который находится в подчинении у шеф-повара и выполняет различного рода указания; уборщица, обеспечивающая чистоту полов в зале и служебных помещениях, и посудницы, в обязанности которых входит мытье посуды.

2.2.3 Недостатки представленной организационной структуры

На основании вышеизложенного  можно заключить, что организационная  структура управления «трактир free-flow Печки - Лавочки» обладает рядом недостатков, таких как:

1) большой аппарат управления, вызывающий чрезмерные накладные расходы;

2) дублирование работ и, следовательно, неясность распределения ответственности;

3) аномальная расстановка звеньев структуры, затрудняющая функциональное взаимодействие;

4) двойное подчинение работников, вызывающее неясность структуры управления;

5) неравномерное распределение нагрузки между сотрудниками, не дающее поддерживать приемлемую скорость обслуживания при большом потоке людей и вызывающее напряженные межличностные отношения в коллективе;

6) несоответствие возложенных обязанностей должностям сотрудников, обусловливающее сильную текучесть кадров.

Перечисленные недостатки организационной структуры управления «трактир free-flow Печки - Лавочки» в значительной степени препятствуют дальнейшему развитию предприятия. Устранение этих недостатков потребует комплексной перестройки структуры управления и изменения распределения обязанностей сотрудников.