Совершенствование функций управление организацией

• планирование;
• организация;
• управление персоналом;
• руководство;
• контроль.

Основная причина - недостаточно развитые управленческие навыки, знания и умения.

Общая система управления имеет четко выраженные т. н. "вертикальные" связи и гораздо менее - "горизонтальные", что делает ее крайне неустойчивой по отношению к внешним воздействиям а, по сути, зависимой по критерию эффективность только от физического здоровья и желания трудиться Генерального директора. При таком подходе практически исключается творчество и инициатива со стороны руководителей отделов -они выполняют только исполнительские функции.

Функция планирования предполагает, что в организации осуществляются следующие действия:

1. на основе изучения  внешней среды и интересов  основных групп влияния формулируется  миссия организации;

2. исходя из требований  рынка и возможностей организации  устанавливаются ее цели;

3. исходя из установленных  целей организации и состояния  внешней и внутренней среды  определяются альтернативные стратегии;

4. для реализации стратегий  в организации разрабатываются  политика и процедуры, устанавливающие  стандарты и нормы в действиях членов организации;

5. практическая работа  в подразделениях строится на  основе оперативных планов;

6. планы организации  и ее частей обеспечиваются  системой показателей и финансовыми  ресурсами для их реализации.

В ЗАО "РОСТЭК" функция планирования выполняется многими подразделениями. Ведущую роль несомненно играет служба планирования. Однако значительную часть работы по планированию выполняют в свой области финансовый отдел, бухгалтерия, отдел снабжения, сбыта, маркетинга и др.

Мотивировать значит побуждать, как управленческая категория, это воздействие на побуждающие факторы человека, под влиянием которых у него возникает потребность работать так, чтобы содействовать достижению целей. Таким образом, мотивация является функцией управления.

Анализ существующих в организации подходов к стимулированию труда. Стимулирование труда - способ управления трудовым поведением работника, состоящий в целенаправленном воздействии на поведение персонала посредством влияния на условия его жизнедеятельности, используя мотивы, движущие его деятельностью. Осуществляется с помощью поощрения, различают материальное и моральное поощрение. В ЗАО "РОСТЭК" используются следующие виды материального поощрения труда (совокупность форм и методов обеспечения и повышения материальной заинтересованности работников в достижении определенных индивидуальных и коллективных результатов):

• базовая заработная плата;
• премиально-переменная часть базовой заработной платы стимулирующего характера.

И некоторые виды морального стимулирования (стимулирование труда, регулирующего поведение работника на основе использования предметов и явлений, специально предназначенных для выражения общественного признания работника и способствующее повышению его престижа):

• вручение наград,
• вручение грамот.

Структуризация потребностей работников. Чтобы создать высокую мотивацию, надо создать условия для удовлетворения потребностей. Нужно превратить работу из занятия по производству и реализации продукции в занятие по реализации потребностей работника.

Всем известная иерархия потребностей Маслоу работает и на нашем предприятии. Она включает в себя следующее:

• удобство рабочего места и его техническая оснащенность находятся на высоком уровне у директора и главных менеджеров отдела сбыта и заметно хуже у рядовых сотрудников,
• уровень шума в некоторых кабинетах приближается к максимально допустимому значению,
• во всем отделе поддерживается достаточная чистота помещений,
• вознаграждения (зарплата и премии) не строго фиксированные, но наблюдается большая разница в тарифах управленческого персонала и рядовых сотрудниках отдела, отсутствуют оплаченные питание, отдых, компенсация транспортных расходов и оплата культурных мероприятий.

Все это средства удовлетворения физиологических потребностей сотрудников.

Согласно Положению "О  системе оплаты труда служащих, специалистов, руководящих работников ЗАО "РОСТЭК", структура заработной платы определяется как совокупность различных видов оплат.

Выплачиваемая заработная плата может включать в себя следующие  элементы:

• базовая заработная плата;
• премиально-переменная часть базовой заработной платы стимулирующего характера;
• социальные стимулы (льготы работникам);
• премия по итогам года;
• дивиденды;
• разовые выплаты за конкретные результаты работы (из директорского фонда);
• выплаты различного характера (доплата за работу в ночное время, повышение квалификации, руководство бригадами; оплата за работу в выходные и праздничные дни, время нахождения в служебных командировках, время исполнения государственных и общественных обязанностей, обучение учеников на производстве; надбавки за высокую квалификацию, классность, увеличение объема работ, за освоение компьютерных технологий);
• комиссионные выплаты от конкретных сделок (по Положению для коммерческих служб);
• премии победителям внутриорганизационных соревнований, выплачиваемые два раза в год - к юбилею организации и ко Дню торговли.

Основой системы оплаты труда в ЗАО "РОСТЭК" являются два элемента заработной платы: базовая заработная плата и премиально-переменная часть базовой заработной платы стимулирующего характера. Последней отводится роль обеспечения эффективного стимулирования груда за счет увязки с результатами конкретного труда (индивидуальных результатов труда конкретного работника), в то время как базовая часть лежит в основе ее расчета. Базовая заработная плата соответствует установленным окладам и включает все установленные в данный период надбавки.

Премиально-переменная часть  начисляется на должностной оклад  работника за фактически отработанное в отчетном периоде время с  учетом доплат и надбавок к базовому окладу. Она складывается из суммы четырех коэффициентов, каждый из которых имеет свои оценочные уровни (А, В, С, Д, Е) выполнения работы (планов), выраженные баллами.

Основанием для расчета  переменных общезаводских коэффициентов  являются данные бухгалтерской отчетности и оперативного учета. Размер премиальной части ФОТ утверждается приказом Генерального директора после рассмотрения материалов по премированию на заседаниях балансовой комиссии ЗАО "РОСТЭК".

Проанализируем основы деятельности отдела контроля качества и координации (далее - отдел). Данный отдел осуществляет контроль качества продукции (работ, услуг) организации и участвует в разработке комплекса мероприятий по его повышению на основе применения современных методов и принципов управления качеством, а также посредством единой электронной системы координации ЭКС осуществляет координацию деятельность всего предприятия. Он является самостоятельным структурным подразделением организации и подчиняется непосредственно ее руководителю или одному из его заместителей.

В своей деятельности отдел руководствуется действующим  законодательством, нормативно-правовыми  актами и методическими материалами  по управлению качеством продукции (работ, услуг), организационно-распорядительными  документами самой организации  и настоящим положением. Деятельность отдела осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений начальника отдела.

Начальник и другие работники  отдела назначаются на должности  и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации  в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность начальника и других работников отдела регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации. Отдел возглавляет начальник, на должность которого назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности на руководящих должностях более 12 лет.

Начальник отдела:

• руководит всей деятельностью отдела, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на отдел задач и функций;
• осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников отдела;
• распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками отдела, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения руководителю организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;
• вносит руководству организации предложения по совершенствованию работы отдела, оптимизации его структуры и штатной численности;
• участвует в перспективном и текущем планировании деятельности отдела, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на отдел задач и функций;
• принимает необходимые меры для улучшения материально- технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников отдела;
• участвует в подборе и расстановке кадров отдела, вносит руководству организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников отдела, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;
• совершенствует систему трудовой мотивации работников отдела;
• осуществляет контроль за исполнением подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдением трудовой дисциплины и деятельностью отдела в целом.

Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими  службами и структурными подразделениями организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

Проверка поступающих  в организацию материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих  изделий), подготовка заключений о соответствии их качества стандартам и техническим условиям ведется на необходимом уровне.

Производится операционный контроль на всех стадиях производственного  процесса, контроль качества и комплектности  готовой продукции, качества инструмента  и технологической оснастки, правильности хранения в подразделениях организации и на складах сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, готовой продукции.

За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение  трудовой дисциплины работники отдела несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Основные задачи отдела выполняются в полной мере и в  соответствии с требованиями стандартов и технических условий, технической  документацией, условиями поставок и договоров.

Ведется разработка и проведение мероприятий по повышению качества продукции (работ, услуг) организации на основе применения современных методов и принципов комплексного управления качеством.

В настоящее время  осуществляется совершенствование  и внедрение новых методов  организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

Перспективные направления  деятельности отдела:

• Разработка и проведение мероприятий по повышению качества продукции (работ, услуг), обеспечению их соответствия современному уровню развития науки и техники, потребностям внутреннего рынка, экспортным требованиям и т.п.
• Разработка и внедрение системы управления качеством, стандартов и нормативов, показателей, регламентирующих качество продукции (работ, услуг), наиболее совершенных методов контроля, предусматривающих автоматизацию и механизацию контрольных операций, систем бездефектной сдачи продукции, не разрушающего контроля и др.
• Проведение не предусмотренных технологическим процессом выборочных проверок качества готовой продукции, сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, качества и состояния технологического оборудования и инструмента, условий производства, хранения и транспортировки продукции.
• Анализ рекламаций, изучение причин возникновения дефектов и нарушений технологии производства, ухудшения качества работ, выпуска брака и продукции пониженных сортов, разработка предложений по их устранению.

Исходя из проведенного анализа отдела контроля и координации  недостатков в функциональном распределении  управления не выявлено.

2.3 Предложение по повышению эффективности функций управления организации ЗАО «РОСТЭК»

Проведённые исследования, выявившие очевидные недостатки таких функций управления, как  планирование и мотивация, обусловленные  действующей организационной структурой и системой морального/материального стимулирования, дали основание для корректировки структуры управления ЗАО "РОСТЭК". Стабильное финансовое положение предприятия во многом определяется правильностью функционального разделения управления. В связи недостатками в планировании, являющемся важной функцией управления предприятием, в структуру управления целесообразно ввести отдел маркетинга. Отдел маркетинга будет являться структурным подразделением ЗАО "РОСТЭК" и подчиняться директору предприятия. Отдел продаж возглавит начальник отдела продаж. Целью деятельности отдела маркетинга будет являться увязывание целей предприятия по получению доходности с удовлетворением потребности в продукте на рынке. Структура отдела маркетинга представлена на схеме: