Роль коммуникации в системе управления

Информационное взаимодействие с внешней средой основывается на коммуникации с группами поставщиков, потребителей продукции, с органами государственного регулирования, надзора за качеством продукции. Бухгалтера предприятия ведут учет завозимого сырья от поставщиков.

Основные поставщики ЗАО «Сыктывкарская птицефабрика»:

                   кормов: ОАО «Заря – ОГО», «Северный торговый дом», ЧП Антонов А. А.; «Промресурс М», ВА СИ;

                   тары: ГОТЭК – ЛИТАР, Хухтамаки С. Н. Г., ЗАО «Народное предприятие набережночелнинский картонно-бумажный комбинат»;

                   ветпрепаратов: Хитон, Химмаркет.

Предприятие находится в переписке с  Министерством сельского хозяйства РФ, проходит проверки, организованные МЧС РК, Государственной  санитарно-эпидемиологическим надзором РК, Управлением сельским хозяйством РК, пожарной частью, службой по охране труда, посылает отчеты по налогам самого предприятия, оптовым и розничным точкам в районную Налоговую инспекцию, подает сведения о военнообязаных в Военкомат РК.

Барьерами в установлении контактов между субъектами организации при передаче и восприятии информации возможны следующие:

1. Невнимательность, причиной которой является усталость, и частое погружение в свои мысли работников из-за рутинного характера деятельности.

2. Потери в процессе передачи или хранения, связанные с недостаточным присутствием необходимого этапа коммуникаций - обратной связи.

3. Отсутствие передачи и неразъясненные предположения, которые заключается в том, что руководитель, по мнению персонала, не всегда считает нужным информировать коллектив о тех или иных решениях или причинах, побудивших его принимать их.

4. Страх, который, скорее всего, связан не с личными качествами руководителя, а с временным психологическим самочувствием коммуникатора и реципиента.

3. Совершенствование коммуникаций

1. Регулирование информационных потоков, которых невозможно оценить сразу как «избыточных» или «недостаточных». Информационные потоки находятся в прямой зависимости от целей, принимаемых решений и показателей работы руководителя и его подразделения.

2. Управленческие действия не ограничиваются только регулированием информационных потоков. Применяются также непосредственные контакты с одним или группой подчиненных для обсуждения производственных вопросов. Этой же цели служат общие собрания коллектива подразделения, еженедельные совещания, ежедневные «планерки», «летучки».

3. Системы обратной связи, являющиеся частью контрольно-управленческой информационной системы:

       можно направить представителя одной части организации в другую (в командировку) с целью обсуждения определенных вопросов, согласования действий, если одна организация имеет несколько филиалов по региону или по стране;

       можно самому руководителю посетить производственный участок /отдел, бюро и т.д./, чтобы лично удостовериться, как претворяются в жизнь его указания. В качестве варианта обратной связи может быть использован опрос работников, который проводится лично или по опросным листкам (анкетам). С помощью вопросов можно выявить, насколько четко и полно доведены до работников цели и задачи деятельности подразделения, с какими реальными проблемами сталкиваются работники, получают ли они своевременную и необходимую для работы информацию, открыт ли их руководитель для предложений и для конструктивных критических замечаний (например, по стилю руководства, общению с подчиненными, организации контроля и стимулированию труда и т.п.), информированы ли сотрудники о грядущих переменах, которые могут отразиться на их работе; есть ли необходимость в повышении квалификации (стажировке) работника, а возможно, и в предоставлении ему краткосрочного отпуска для профилактики здоровья.

4. Системы сбора предложений, облегчающие поступление информации на верхние уровни управления. Предусматривается, что подавать идеи и рацпредложения по совершенствованию любого управленческого или производственного процесса может каждый работник.

       на многих предприятиях устанавливаются ящики для подачи предложений в анонимном порядке. Недостатком такого способа является то, что предложения не всегда рассматриваются или не стимулируются

       более эффективный способ - это адресные предложения с гарантией стимулирования (вознаграждения). Иногда предприятия устанавливают телефонную связь для подачи предложений или вопросов, а ответы печатаются в специальных бюллетенях.

       вопросы, имеющие взаимный интерес, могут обсуждаться на встречах менеджеров и группы работников (кружков качества, групп контроля, производственных инноваций и т.п.).

       крупные организации практикуют выпуск ежемесячных бюллетеней с информацией по совершенствованию управленческих решений и перспектив развития организаций.

       важным современным средством информационного обеспечения является видеозапись. Они содержат как производственную, управленческую, так и финансовую информацию, что позволяет работникам формировать собственное мнение об отдельных руководителях, о соблюдении принципов справедливости в организации их предприятия .

Современная информационная технология. Получивший широкое распространение персональный компьютер является удобным средством аккумуляции и последующего распространения информации. В современном деловом мире активизируется применение электронной почты, факса.

Наконец, видеоконференции позволяют обсуждать проблемы людям, находящимся в разных местах, на разных континентах и производить информационные включения с людьми, работающими на околоземных орбитальных станциях.

Заключение

Коммуникации – это обмен информацией между двумя людьми и более. Коммуникации осуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными руководителями, на собраниях, при чтении документов, разговорах по телефону, составлении документов. Коммуникациями признан весь процесс производства и управления. Коммуникации подразделяются на две большие группы: между организацией и её средой и между уровнями управления и подразделениями.

Значение коммуникаций трудно переоценить, они важны для руководителей по следующим причинам:

Руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75-95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

Коммуникации необходимы для эффективности управления;

Коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;

Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.

Что касается коммуникативных барьеров, нужно заметить, что помимо объективных причин затрудняют коммуникации и субъективные факторы. Например, предвзятые представления людей, отвергающих новые идеи в силу их новизны, кажущейся с первого сомнительной, или в силу стереотипов. В результате искажается восприятие сообщения и как следствие снижается его результативность, замедляется процесс обратной связи.

В данной работе были рассмотрены понятие и виды коммуникации, элементы коммуникационного процесса, описан коммуникативный процесс организации ЗАО «Сыктывкарская птицефабрика».

В качестве мероприятий по совершенствованию коммуникаций были предложены:

       Регулирование информационных потоков;

       Дополнительные действия: обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений;

       Совершенствование в организации систем обратной связи;

       Совершенствование системы сбора предложений;

       Поднять на должный уровень обеспечение информацией;

       Исключить отвлечения от основной работы.

Список литературы

1.                   Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник - М: «Высшая школа», 2004 г.

2.                   Дункан У. Джек. Основополагающие идеи в менеджменте. Пер. с англ. - М: Дело 2005 г.

3.                   Зайцева О.А., Радугин А.А. и др. Основы менеджмента - М: Центр 2008 г.

4.                   Иенекенс Ж. Менеджмент в условиях рыночной экономики. Теория и практика - М: 2008 г.

5.                   Румянцева З.П., Соломатин Н.А., Акбнрдин Р.З. и др. Менеджмент организации: Учебник пособие. - М: ИНФРА –М, 2007 г.

6.                   Страссман П. Информация в век электроники. Пер. с анг. - М: Экономика 2005 г.

7.                   Хачатуров С.Е. Организация производственных систем /теоретическое основание организационной науки/ - Тула: Шар, 2009 г.

8.                   Чекурова М.В., Попырин В.И. Внешнеэкономическая деятельность предприятия. Под ред. Е.Г. Ищенко. Новосибирск 2007 г.