Основные понятия и процессы управления проектами

Основные понятия и  процессы управления проектами

Проектные структуры  в компании, как правило, применяются тогда, когда возникает необходимость разработать и осуществить организационные проект комплексного характера, охватывающий, с одной стороны, решение широкого круга специализированных технических, экономических, социальных и иных вопросов, и, с другой стороны, деятельность различных функциональных и линейных подразделений. К организационным проектам можно отнести любые процессы целенаправленных изменений в системе, например, реконструкцию производства, разработку и освоение новых видов продукции и технологических процессов, строительство объектов и т. д. 

В мире уже давно признано, что управление проектами — особая область менеджмента, применение которой дает ощутимые результаты. Профессионалы в этой области высоко ценятся (в США это третья по средней величине оплаты профессия после юристов и врачей), а сама методология управления проектами стала фактическим стандартом управления на многих тысячах предприятий и применяется в той или иной степени практически во всех крупных корпорациях. В прошлом году приняты стандарты управления проектами ANSI, разработан проект стандартов управления проектами ISO 10006.

В нашей стране не все  и не всегда правильно понимают предмет управления проектами, часто путая управление проектами с составлением бизнес-планов. В этой статье мы попытаемся кратко охарактеризовать предмет и сущность управления проектами, основываясь на признанных в мире стандартах этой дисциплины, но с учетом принятых у нас подходов и методов.

Управление проектами  дает ощутимые результаты во всех областях приложений, чем и объясняется  растущая популярность этой технологии. Для руководителей информационных служб она представляет интерес  и как технология, которую полезно внедрить на своих предприятиях, и как средство управления собственными проектами, к которым можно отнести и разработку программного обеспечения, и внедрение тех или иных информационных систем, и прочие изменения, носящие уникальный характер и временные по своей природе.

Сущность управления проектами

Проект — это временное  предприятие, предназначенное для  создания уникальных продуктов или  услуг.

«Временное» означает, что  у любого проекта есть начало и  непременно наступает завершение, когда  достигаются поставленные цели, либо возникает понимание, что эти цели не могут быть достигнуты. «Уникальных» означает, что создаваемые продукты или услуги существенно отличаются от других аналогичных продуктов и услуг.

Уникальность продуктов  или услуг проекта обусловливает необходимость последовательного уточнения их характеристик по мере выполнения проекта.

В качестве примеров проектов можно привести строительство, разработку любой новой продукции, проведение ремонтных работ, внедрение информационной системы на предприятии, проведение избирательной кампании, съемки кинофильма и многое другое, что отвечает приведенному определению.

Управление проектами  — это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам  проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Чтобы удовлетворить этим требованиям и ожиданиям, необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта.

Управление проектами  подчиняется четкой логике, которая связывает между собой различные области знаний и процессы управления проектами.

Прежде всего у проекта  обязательно имеются одна или  несколько целей. Под целями мы будем  далее понимать не только конечные результаты проекта, но и выбранные  пути достижения этих результатов (например, применяемые в проекте технологии, система управления проектом).

Достижение целей проекта  может быть реализовано различными способами. Для сравнения этих способов необходимы критерии успешности достижения поставленных целей. Обычно в число основных критериев оценки различных вариантов исполнения проекта входят сроки и стоимость достижения результатов. При этом запланированные цели и качество обычно служат основными ограничениями при рассмотрении и оценке различных вариантов. Конечно, возможно использование и других критериев и ограничений, в частности ресурсных.

Для управления проектами  необходимы рычаги. Влиять на пути достижения результатов проекта, цели, качество, сроки и стоимость исполнения работ можно, выбирая применяемые технологии, состав, характеристики и назначения ресурсов на выполнение тех или иных работ. Таким образом, применяемые технологии и ресурсы проекта можно отнести к основным рычагам управления проектами. Кроме этих основных существуют и вспомогательные средства, предназначенные для управления основными. К таким вспомогательным рычагам управления можно отнести, например, контракты, которые позволяют привлечь нужные ресурсы в нужные сроки. Кроме того, для управления ресурсами необходимо обеспечить эффективную организацию работ. Это касается структуры управления проектом, организации информационного взаимодействия участников проекта, управления персоналом.

Информация, используемая в управлении проектами, обычно не бывает стопроцентно достоверной. Учет неопределенности исходной информации необходим и при планировании проекта, и для грамотного заключения контрактов. Анализу и учету неопределенностей посвящен анализ рисков.

Любой проект в процессе своей реализации проходит различные  стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта. Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые в дальнейшем именуются процессами управления проектами.

Проектная деятельность – это не только веление времени: это жизненная необходимость любого зрелого предприятия Значимость проектной деятельности, проектного подхода трудно переоценить. Это обозначено на самом высоком уровне государственного руководства Российской Федерации. Что же такое проектный подход, в чем его основная сущность, почему он так актуален? Почему работая по определенному плану у нас часто бывает перерасход времени, перерасход бюджета, перерасход материально-технических, трудовых ресурсов? В современном бизнесе за все эти вопросы фактически отвечают процессы управления, управленцы, менеджеры, во главе которых стоят топ-менеджеры, генеральный директор. Управление, менеджмент относятся к практической сфере деятельности человека, поэтому в нем преобладают не теоретические, но практические составляющие, базирующиеся, прежде всего, на накопленных практических знаниях, опыте, навыках. Опыт, накопленный человечеством в области управления большой. В целом управление подразделяют на государственное управление, управление отраслями, управление общественными организациями, управление предприятием, управление бизнесом. Исходя из этого опыта, управление в бизнесе подразделяют согласно делениями на виды деятельности: производственная (функциональная, операционная) и проектная деятельности. Соответственно и структура предприятия ориентируется в основном на производственную или проектную. В современном российском бизнесе, в условиях рыночной экономики в любом предприятии, в любой организации присутствует и производственная и проектная деятельности. Если на предприятии доминирует производственная деятельность, то на функциональную (производственную) организационную структуру предприятия накладывается проектно-ориентированная, если проектная деятельность – то наоборот; но в любом случае получается матричная (совмещающая и функциональную и проектную) структура. Производственная деятельность направлена на получение типового результата: продукта или услуги. Производственная деятельность жестко регламентирована, необходимые ресурсы четко определены. Проектная деятельность направлена на создание нового продукта или услуги. Она содержит значительный элемент новизны, а значит и неопределенности. Неопределенность касается и объемов необходимых ресурсов: времени, финансов, материальных, трудовых, интеллектуальных и др. ресурсов. В производственных процессах высокого уровня зрелости уровень регламентированности очень высок и позволят практически все процессы автоматизировать. В проектной деятельности, в силу ее сущности все процессы автоматизировать не удастся. Отсюда очевидно, что в проектной деятельности нагрузка на менеджмент выше, чем в производственной. В проектной деятельности в принципе уровень управленческой неопределенности (хаоса) выше, чем в производственной. Одна из фундаментальных задач управления предприятием – минимизация управленческой неопределенности, создание высокоэффективных процессов управления. Как отмечалось выше, основные проблемы по повышению эффективности управления предприятием, а, следовательно, и основные резервы повышения эффективности в принципе связаны с обеспечением высокоэффективных процессов управления проектной деятельностью. В предприятиях высокого уровня зрелости проектная деятельность является высокоорганизованным сервисным процессом, направленным на максимизацию ROI штата предприятия и бизнеса в целом. Проектная деятельность стара как мир. Человеком накоплен гигантский опыт. Изучение и использование этого опыта является одним из основных источников повышения эффективности менеджмента. Что выгоднее: изобретать велосипед, или использовать проверенный временем высокоэффективный опыт? Начинать создание нового продукта или услуги «с нуля», на «голом» методическом месте, или использовать выверенные наработки своих предшественников, достижения своих родителей? Так что же показывает передовой накопленный опыт в проектной деятельности? Проекты есть на любом предприятии, в любой организации нашей страны. Управление проектами также присутствует везде. Вопрос лишь в том: насколько эффективно это управление в той или иной организации? Мерилом этой эффективности, как уже отмечалось, может служить высокая отдача используемых ресурсов, высокая прибыльность, высокий уровень благосостояния сотрудников предприятия. Эффективные процессы менеджмента, в том числе управления проектами, подразумевают высокую производительность труда управленцев. Сейчас эта проблема стала настолько актуальна, что обозначается президентом РФ, как одна из приоритетных стратегических проблем развития страны. Почему же производительность труда управленцев, производительность процессов менеджмента невысокие? Фундаментальная причина в нехватке ресурса времени у менеджеров и прежде всего у топ-менеджеров. Куда же уходит основная часть рабочего времени менеджеров? – На процессы коммуникации, совещания, встречи, переписку, разъяснения постановки задач, согласования, контроль исполнения и т.д. Структура этой загруженности показывает, что современные топ-менеджеры тратят основное свое время на рутинные работы. Львиную долю этой рутины составляют процессы детального планирования, текущего контроля, отчетности, решение локальных, оперативных конфликтов ресурсов, выстраивание текущих процессов делопроизводства, согласования. Сущность проектного подхода направлена на передачу рутинной работы технологиям и инструментам, передачу менее дорогостоящим ресурсам. Основная практическая задача процесса управления проектами состоит в высвобождении рабочего времени, прежде всего, топ-менеджеров от рутины, предоставление им ресурса времени для занятия своей основной деятельностью: формулировки целей и задач развития бизнеса, решение стратегических проблем, нахождение высокоэффективных методов и технологий ведения бизнеса. Эта задач направлена на достижение важнейшей цели предприятия: повышение прибыльности предприятия, благосостояния сотрудников, увеличение производительности труда. Сущность процесса управления проектами предприятия – обеспечение максимума сервиса менеджерскому корпусу предприятия; создание максимального комфорта в работе. Это достигается не только созданием непосредственно комфортных физических условий работы, но и созданием комфортных условий взаимодействия в команде, коллективе, созданием комфортных информационных условий, условий делопроизводства. В предприятиях высокого уровня зрелости эти практические задачи решаются с помощью системы управления проектами, системы обеспечивающей работу процесса управления проектами. В высокоэффективных современных структурах управления, каковыми являются матричные структуры, система управления проектами находится в тесной взаимосвязи с системой управления производственными процессами: вместе с последней они составляют ядро системы управления предприятием. Система управления проектами берет на себя основной объем рутинного учета состояния проектной деятельности, контроля и отчетности, предоставления оперативной (тактической) и стратегической информации менеджерам в соответствии с их потребностями; берет на себя основной рутинный объем по внутреннему согласованию решений, документов, т.е. высвобождает ресурс менеджера от необходимости устраивать совещания и др. рутинные мероприятия; позволяет менеджеру управлять не в жесткой привязке к рабочему месту, но контролировать ситуацию территориально распределенного бизнеса в дистанционном режиме. Система управления проектами по запросу, в соответствии с наделенными правами и полномочиями, менеджера предоставляет в необходимом формате информацию по стратегическим программам проектов, состоянию реализации стратегических целей бизнеса, информацию по всему комплексу портфеля проектов, до отдельных проектов, а при необходимости, до отдельного блока задач отдельного проекта, отдельной работы проекта. Система решает тактические, рутинные проблемы с устойчивостью выполнения работ, упреждения отклонений от плановых показателей, от графиков выполнения работ, упреждения конфликтов ресурсов. Система строится таким образом, чтобы аккумулировать накопление корпоративного, отраслевого, методического опыта, давать доступ к этим накапливаемым знаниям всем сотрудникам предприятия, в соответствии с их потребностями. Одним из основных элементов системы управления проектами является подсистема внутреннего самообучения, повышения квалификации – что также является одним из базовых элементов саморазвивающегося предприятия, с одной стороны; с другой стороны, система управления проектами предприятия направлена на создание условий для снижения текучести кадров, аккумуляции профессиональных высокопродуктивных ресурсов предприятия. Система управления проектами предприятия сопровождается и развивается Офисом управления проектами предприятия, который кроме этого отвечает за методическую, координационную, инструментально-технологическую поддержку проектной деятельности предприятия. Посредством инструментального и технологического обеспечения, сотрудники Офиса управления проектами предприятия обеспечивают оперативную помощь, консультации, обучение и полный объем управленческих сервисных услуг всех менеджеров предприятия, реализуя практическую деятельность процесса управления проектами предприятия. В целом опыт управления проектами уже показал высокую продуктивность применения проектных подходов к созданию эффективной деятельности на разных масштабах организаций: от масштаба государства до масштаба отдельного предприятия. Применение методов и технологий проектного управления позволяют значимо повысить производительность процессов управления предприятием, тем самым обеспечивать непрерывное, устойчивое повышение прибыльности предприятия и благосостояния его сотрудников – решать ключевые проблемы, обозначенные на уровне государственного стратегического развития России.

3.4. Чистая  проектная структура

Чистая проектная организация формируется для решения сложной долгосрочной управленческой проблемы, реализации крупномасштабного затратного проекта. Для этого на решении проблемы концентрируются лучшие специалисты из функциональных служб и производственных подразделений, а сама структура имеет следующий вид:

Рисунок №3

Таким образом, внутри обычной дивизиональной структуры создается многофункциональная группа специалистов, работу которых координирует руководитель проекта, имеющий право руководить специалистами, распоряжаться ресурсами, выделенными на реализацию проекта. Он также несет ответственность за его выполнение перед президентом фирмы. После окончания проекта данная структура ликвидируется. Специалисты переходят в новый проект, либо возвращаются на прежнее место работы, либо увольняются. Создание чистой проектной организации требует значительных затрат и времени. Поэтому создание таких структур целесообразно при реализации долгосрочных проектов длительного действия.

Информация, публикации, статьи: Организационная структура  материально-технического обеспечения

В основу определения  организационной структуры управления материально-техническим обеспечением (МТО) должны быть положены принципы, которые обеспечивают весь спектр функций управления совокупностью подразделений. Это прежде всего: малозвенность в управлении, гибкость, эффективная система связи, принцип единоначалия и четкое разграничение функций.

Существуют три формы организации  управления материально-техническим  обеспечением, централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная система  управления предусматривает сосредоточение функций в пределах единой службы МТО, которая обусловлена следующими факторами: территориальной целостностью предприятия, производственным единством предприятия и относительно узкой номенклатурой потребляемых материалов.

Децентрализованная система управления предусматривает рассредоточение функций, что обусловлено территориальной разобщенностью предприятия, производственной самостоятельностью подразделений и относительно широкой номенклатурой материалов.

Смешанная система материально-технического обеспечения объединяет обе приведенные выше структуры.

На промышленных предприятиях существуют различные схемы организационного построения службы МТО. Систематизация этих структур позволяет выделить наиболее типичные: функциональная, по товарному принципу и комбинированная.

Функциональная структура управления МТО предусматривает специализацию  отдельных подразделений на выполнение конкретных функций. Такая структура  приемлема в основном для предприятий  с единичным и мелкосерийным  типом производства, относительно узкой номенклатурой и небольшими объемами потребляемых материалов и выпускаемой продукции.

Структура управления по товарному  принципу предусматривает специализацию  отдельных подразделений службы МТО на выполнение всего комплекса работ по обеспечению предприятия определенными видами материальных ресурсов. Товарная специализация отдельных подразделений службы МТО предусматривает выполнение всего комплекса функций по обеспечению предприятия определенными видами материальных ресурсов. Товарная специализация характерна для предприятий с крупносерийным и массовым типом производства, относительно широкой номенклатурой и большими объемами потребляемых материалов и выпускаемой продукции.

И, наконец, комбинированная структура  управления МТО предусматривает определенные подразделения предприятия, в которых весь спектр функций осуществляют закрепленные за ними группы специалистов по материальным ресурсам, а также осуществляются все функции внешнего ресурсообеспечения.

Другие структурные подразделения, такие, как отдел главного механика, отдел главного энергетика и т.д., осуществляют все функции внутрипроизводственного перемещения в части закрепленных за ними материалов в силу специализации этих подразделений.

Складское хозяйство, как правило, специализировано по видам материалов и находится под централизованным или децентрализованным управлением в общей системе функциональных связей с другими подразделениями промышленного предприятия.

Сетевая организация  возникает, когда группа лиц, объединенная некими организационными рамками, осуществляет свои взаимодействия на базе Интернет-технологий. Такой технический базис позволяет группе лиц, ведущих совместную деятельность, создать более гибкую и эффективную организационную структуру по сравнению с традиционными формами организаций. Сетевые образования, выходящие за пределы предприятия, предоставляют своего рода шанс на успех в формировании эффективных и хозяйственных организационных структур. Организационные сети требуют как упразднения традиционных фирменных структур, так и утверждения анонимных рыночных связей с помощью менеджмента отношений или рамочных соглашений.

В результате размывания границ между предприятиями исчезают традиционные разграничения между  внутренними и внешними членами  организаций, собственными и чужими ресурсами, крупными и мелкими предприятиями. Создание сетевых структур представляет собой мегатренд на широком фронте, охватывающем все отрасли и функциональные области, начиная с научных исследований и сети субпоставщиков в сфере производства и кончая франчайзинговой сетью в сфере сбыта.