Основные черты и сферы управления целостными системами

Организация обладает следующими общими признаками:

1. определение ее характера  кадрами и менеджером; объединение  процессов, которые без этого  взаимодействуют нецеленаправленно  или неэффективно;

2. сохранение как предварительно  запланированного порядка процесса, так и оперативного, зависящего  от ситуации реагирования работника  и менеджера. Незапланированные  действия предполагают установление  ответственности в менеджменте;

3. определенная, зависящая  от процесса гибкость, что обеспечивает  функционирование системы в изменяющихся  условиях;

4. единство рабочих процессов  и процессов управления, как результата  разумного разделения труда.

Основными законами рациональной организации выступают: упорядочение задач в соответствии с важнейшими точками процесса; приведение управленческих задач в соответствии с принципами компетентности и ответственности (согласование компетентности и ответственности, согласование "поля решения" и  доступной информации, способность  компетентных функциональных единиц принять  к решению новые задачи); обязательное распределение ответственности (не за сферу, а за "процесс"); короткие пути управления; баланс стабильности и гибкости; способность к целеориентированной  самоорганизации и активности; желательность  стабильности циклически повторяемых  действий.⁴

Таким образом, можно сделать  вывод, что Организация – это  единство состояния и процесса, так  как она обеспечивает стабильные организационные решения, но является сама лишь относительно стабильной вследствие постоянного развития внешней и внутренней сред фирмы.

 

         1.2 Основные элементы организации как системы

 

В ходе изучения организаций в рамках системного подхода выяснилось, что социальная организация как система обладает рядом специфических свойств, которые отличают ее от других систем (биологических, технических и т.д.). Но системно - теоретические исследования организаций и процессов управления с позиций общей теории систем оказались неэффективными в силу отвлеченного характера общесистемных концепций⁵.

Рассматривая организацию в целом с привлечением системного подхода, действительно можно сказать, что она, как и всякая система, представляет собой порядок, обусловленный планомерным, правильным расположением частей в целом, определенным взаимосвязями частей. Однако организация обладает специфическими, присущими только ей свойствами. В связи с этим возникла необходимость разработать специальную теорию систем применительно к организациям. Американский ученый Дж. Миллер определил следующие главные элементы системной модели организации:

-организация представляется как «упорядоченность подсистем и компонентов в трехмерном пространстве в данный момент времени»;

-организация может рассматриваться как сложный процесс, основой которого являются все изменения материальных объектов и информации;

-в организациях присутствуют подсистемы, которые являются составными частями системы (управленческая, экономическая, технологическая и др.);

-в организациях возникают организационные отношения (по поводу целей, межличностные, властные, информационные и т.д.);

в организациях протекают системные подпроцессы (властные, материально-энергетические и т.д.)⁶.

Основными отличиями организации от других систем (например, от биологических) Миллер считает наличие самостоятельных целей системы и сложной управленческой подсистемы, которая представляется как многоуровневая и организованная по иерархическому принципу.

Миллер описывает главную, управленческую подсистему как некоторое решающее устройство, которое состоит из личностей, находящихся на высшем уровне власти и принимающих ответственные  для организации решения.

Таким образом, любая организация состоит из подсистем, каждая из которых может рассматриваться как система более низкого уровня. В то же время сама организация, имея некоторое количество уровней подсистем, в свою очередь может рассматриваться как подсистема в системе более высокого порядка (например, предприятие, выступая как самостоятельная система, делится на ряд цехов-подсистем и одновременно как подсистема входит в производственное объединение). Свойство объекта быть одновременно и подсистемой, и сложной системой с наличием элементов подсистем определяется как свойство рекурсивности.

Итак, при изучении организации с позиций системного подхода на первом плане выступают: а) деление организации на подсистемы; б) вертикальные и горизонтальные связи организации. Сравнение схем, построенных на основе простого анализа и системного подхода, показывает, что при системном подходе основное внимание уделяется подсистемам организации и связям между отдельными системными единицами.

Применение системного подхода к исследованию организаций возможно в двух различных вариантах, когда организация рассматривается как закрытая или как открытая система.

Обычно исследователи считают  организацию закрытой системой, хотя декларируют необходимость изучения организации в тесном взаимодействии с внешней средой. Как правило, исследователи и практики, рассматривая отдельные структурные единицы организации, занимаясь проблемами управления и применения властного воздействия руководителей и подчиненных и др., лишь частично учитывают влияние внешнего окружения, не задумываясь о том, что организация является неотъемлемой частью внешней среды. Но в случае подхода к организации как к закрытой, самодостаточной системе влияние внешнего окружения учитывается в виде действия отдельных факторов, возмущающих и даже изменяющих внутреннюю структуру организации⁷.

Если организация рассматривается как открытая система, она органично вписывается во внешнее окружение и считается ее подсистемой. При этом границы системы представляют собой замкнутую кривую, проходящую по периметру исследуемых объектов (по периметру организации) так, что она разграничивает область с меньшей интенсивностью взаимодействий вне этой кривой от области с высокой интенсивностью внутри нее. Здесь окружение организации не является пассивным и его можно определить как совокупность объектов, внешних по отношению к организации, которые связаны с одним или более системными единицами организации так, что изменение одного или нескольких свойств внешних объектов изменяет поведение системы, что в свою очередь приводит к изменению одного (или более) свойства внешних объектов⁹.

 

1.3. Основные виды организации  и их свойства

 

Организация как система  может быть открытой и закрытой.

Закрытая система - имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно не зависимы от среды, окружающей систему. Открытая система - характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Таким образом, открытая система - это система, в которой ее элементы взаимодействуют с окружающим миром. Закрытая система - это система, в которой такого взаимодействия нет. Фактически все организации взаимодействуют с их окружением, и задача состоит в том, чтобы определить оптимальную степень активности.⁵

Открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Руководители, в основном, занимаются системами открытыми, потому что все организации, в том  числе аптека, являются открытыми  системами. Выживание любой организации  зависит от внешнего мира.

Организация - это группа людей, деятельность которых, сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Организация - структура, в которой люди строят отношения и взаимодействуют между собой. В организациях существуют официальные (формальные) и неофициальные (неформальные) отношения.

Официальные, связывают руководителей и подчиненных. Они должны быть четко определены и скоординированы с помощью функционально-должностных инструкций (ФДИ). Формальные отношения людей в организации складываются еще на стадии формирования ее структуры. При этом сразу должны быть определены сферы компетенции каждого специалиста, объем их власти и ответственность.

Неофициальные - это личные отношения, они накладывают свой отпечаток на официальные и будут предметом изучения при отражении вопросов социально-психологического климата коллектива.¹⁰

Организация всегда имеет  хотя бы одну большую цель, разделяемую  и признаваемую таковой всеми  ее членами. Но формальное правление  редко имеет дело с организациями, имеющими только одну цель. Чтобы предприятию  достичь поставленных крупных целей  и стать крупнейшим предприятием (компанией, организацией), необходимо эффективно взаимоувязывать все цели с наименьшими затратами.

Все сложные организации  являются не только группами, целенаправленными  в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных  целей, но и имеют общие для  всех сложных организаций характеристики (рис. 1).

 

                                    Рисунок 1. Общая характеристика организации

 

Цели всякой организации  включают преобразование ресурсов для  достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией, - это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология, информация.

Одной из самых значимых характеристик  организации является ее взаимосвязь  с внешней средой. Организации, полностью  зависимы от окружающего мира - от внешней  среды (профсоюзы, правительственные  акты, законодательство, конкурирующие  организации, система ценностей  в обществе, общественные взгляды, техника  и технология и другие составляющие). Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на все, что происходит внутри организации.¹¹

Самой очевидной характеристикой  организации является разделение труда. Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называется горизонтальным разделением труда. В организации  существуют две внутренние ограниченные формы разделения труда. Первая - это  разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда. Вторая, называемая вертикальной, отделяет работу по координированию  действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей  и составляет сущность управления.

В обществе можно выделить следующие типы организаций, если под  организациями подразумевать первичные  образования, на нижнем уровне общества.

Деловые организации. Создаются отдельными коллективами предпринимателями и более широкими социальными системами: государством, местной властью, акционерными обществами, партиями и т.д. Они могут быть государственными, муниципальными, частными (акционерными, индивидуальными). Участие в них, то есть выполняемая там работа, дает доход, заработную плату. Основа внутреннего регулирования - административный распорядок, принципы единоначалия, назначения, целесообразности.

Союзные (общественные) организации. Их цели вырабатываются «изнутри» и представляют собой обобщение целей индивидуальных участников. Регулирование обеспечивается совместно принятым уставом, принципом выборности, то есть зависимостью руководства от руководимых. Членство в них дает удовлетворение политических, социальных, культурных, творческих, материальных и иных интересов участников.

Но в обществе возникают  организационные образования и  другого рода, не собственно организации, а имеющие многие признаки последних. Это ассоциативные организации - семья, научная школа, неформальная группа. В них заметны некоторая  автономия от среды, относительная  стабильность состава, иерархия (главенство, лидерство), сравнительное устойчивое распределение участников (по ролям, престижу), принятие общих решений.

 

         2. Основные черты и сферы управления организациями

              2.1. Разница между управлением и менеджментом

 

     Эффективно  управлять  организацией  или   ее  подразделениями  в  современных  условиях невозможно без  глубокого  понимания сущности и содержания  менеджмента. 

      Что же  собой представляет  « менеджмент»?  «Менеджмент» имеет достаточно  широкое толкование – управление, влияние, искусство управления, способ  управления и  т.п. С лингвистической   стороны,  слово «менеджмент»  образовано от menaqe  (с франц.  домоводство;  to menaqe   с англ. – искусство объезжать лошадей). В  той или  иной мере   понятие    ― менеджмент  отражает  воздействие или влияние,  но это достаточно узкое трактование.  Менеджмент – сложное, емкое  и многогранное явление, охватывающее: 

-умение  человека  добиваться  поставленных  целей,  используя   труд,  интеллект, мотивы поведения  других людей; 

-функции, виды деятельности, связанные с управлением людьми  в организациях различных типов; 

-область человеческого  знания, помогающая управлять; 

-определенную  категорию   людей  (социальный  строй),  осуществляющих  управление;

-орган управления, административная единица.

Обычно определение  ― менеджмент применяют  только к управлению социально-экономическими  процессами  на  уровне  организации,  действующей  в рыночных условиях. Но в последнее время это понятие стали широко применять к нехозяйственным, непредпринимательским организациям.

 Следует  различать  понятия  управление,  менеджмент и руководство.

Хотя понятие  менеджмент и  управление близки по  значению, однако термин управление намного шире, поскольку применяется к различным  видам человеческой деятельности, к  сферам и органам управления.