Коммуникации в процессе управления

Российский  экономический университет имени  Г.В. Плеханова 

Общеэкономический факультет

 

Кафедра общего менеджмента

 

 

 

 

 

 

 

Реферат по дисциплине «Теория управления»

 

на тему:

 

«Коммуникации в процессе управления»

 

 

 

 

 

                                          Выполнила: студентка группы 9105

Платонова П.Д.

                                                                        Проверил:    профессор кафедры                               

общего менеджмента

                                                                                              Пихало В.Т.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2012г.

Содержание

 

Введение___________________________________________________________3

1.Функции_____________________________________________________________4

2.Виды_____________________________________________________4

3.Процесс___________________________________________________6

4.Элементы и этапы процесса коммуникаций._____________________6

5. Способы совершенствования  коммуникационных процессов в  организации_________________________________________________8

6. Развитие отношений с обществом_____________________________9

Заключение_________________________________________________10

Приложения_________________________________________________11

Лиература___________________________________________________13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

Одним из важных факторов интеграции управления является коммуникация. Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен  идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей.

 

Коммуникация - это средство, с помощью которого  в единое целое объединяется организованная деятельность. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.

 

Коммуникация имеет  широкое применение во всех областях управления, но особенно она важна для осуществления функции руководства. Например руководитель тратит 50-90% своего времени на коммуникации. Он (руководитель) занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, а так же управленческие функции планирования, организации, мотивации и контроля. Коммуникация - связующий процесс.

 

Поскольку руководитель исполняет свои роли и осуществляет основные функции, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей.

 

Эффективно работающие руководители представляют суть коммуникационного процесса, обладают грамотным языком устного и письменного общения.

 

В своём реферате я  хочу выявить, какие функции выполняют коммуникации, какие виды коммуникаций встречаются в менеджменте и какими способами можно сделать коммуникации эффективными.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Функции

 

Цель коммуникаций на предприятии - осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия.

 

Существует две основные функции коммуникации: 1.информационная - осуществляет процесс движения информации, 2. личностная - взаимодействие личностей. Эти функции тесно связаны друг с другом.

Взаимодействие личностей  в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам не сводится, потому что коммуникация строится не только по факту передачи и получения информации, но и поличностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям.

 

2.Виды

 

 

По отношению к организации  коммуникации бывают двух типов: внешние и внутренние. Они отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами.

 

Организации пользуются разными средствами для коммуникаций. С потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок.

 

Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах.

 

Основную роль в организации  играют коммуникации между уровнями и подразделениями. Информация перемещается с уровня на уровень (приложение 1).

 

Организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

 

Наиболее очевидным компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми. В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы.

 

Коммуникации могут  быть одноканальные и многоканальные. Каждый человек имеет разнообразные  интересы, которые и определяют множественность его коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях. Это часто отражает и определенный стиль управления: управление по ограниченному составу проблем или суженной задаче.

 

Одноканальные коммуникации часто выступают в виде явной  и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера.

 

Многоканальные коммуникации свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем.

 

Характеристики одноканальности и многоканальности коммуникаций определяются и системой информационного обеспечения управления. Множество каналов поступления информации, разнообразие информации создают многоканальные коммуникации.

 

Коммуникации могут  быть устойчивыми и неустойчивыми. И тот, и другой вид может играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом - напротив, неустойчивые. Все зависит от того, как те или иные коммуникации определяют качество управленческого решения, как они влияют на процесс разработки управленческих решений. Конечно, понятие устойчивости коммуникаций имеет условный характер. Но каждый менеджер знает, какие связи ему мешают в работе и какие способствуют, какие устойчиво мешают, а какие могут быстро безболезненно исчезнуть.

 

Коммуникации могут  быть формальными и неформальными. Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций.(приложение 2)

 

Формальные и неформальные коммуникации существуют во взаимодействии и соотношении. И это соотношение  должно быть результатом целенаправленной деятельности менеджера.

 

 

По условиям возникновения  и характеру проявления в деятельности человека коммуникации могут быть ситуационными  и постоянными.

Ситуационные коммуникации нередко отражают возникновение  конфликтов и тем самым требуют  дополнительного внимания. Эти коммуникации могут быть разрушительными для организации.

Ситуационные коммуникации возникают  и как результат деятельности менеджера. Ведь конфликт - не всегда отрицательное  явление, в некоторых обстоятельствах  он может быть и благом.

Коммуникации могут быть мнимыми и реальными. В качестве мнимых коммуникаций выступают те связи, которые существуют по каким-то установленным организационным положениям, но не реализуются в практической деятельности, не оказывают заметного влияния на взаимоотношения служащих. В практике управления часто приходится наблюдать существование мнимых коммуникаций, которые рождаются иногда в связи с какими-то амбициями, иногда в процессе старения организационных положений, вовремя не пересмотренных и не скорректированных с реальными потребностями организации, иногда мнимые коммуникации возникают, как возможность переложить ответственность при возникновении критической ситуации.

 

3.Процесс

 

Коммуникационный процесс –  это обмен информацией между  двумя или более людьми.

 

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения, т.е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

 

 

4. Элементы  и этапы процесса коммуникаций.

 

 

В процессе обмена информацией  можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3.  Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

 

 

 

При обмене информацией  отправитель  и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

ü Зарождение идеи.

ü Кодирование и выбор канала.

ü Передача.

ü Декодирование.

(Приложение 3)

 

Идеи:

Обмен информацией  начинается с формирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена.

Кодирование:

Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью  символов закодировать ее, используя  для этого слова, интонации и  жесты (язык тела). Такое кодирование  превращает идею в сообщение.

Отправитель также должен выбрать канал, совместимый с  типом символов, использованных для  кодирования.

Передача:

На третьем этапе  отправитель использует канал для  доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которые многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

Декодирование:

После передачи сообщения  отправителем получатель декодирует его.

Декодирование  - это  перевод символов отправителя в  мысли получателя. Если символы, выбранные  отправителем, имеют точно такое  же значение для получателя, последний  будет знать, что именно имел в виду  отправитель, когда формулировалась его идея.

 

 

 

 

 

 

 

5. Способы  совершенствования коммуникационных  процессов в организации

 

 

Следующие принципы являются полезными для организации эффективной  коммуникации:

ü Принцип ясности.

Коммуникация должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.

ü Принцип целостности.

Управленческие сообщения  скорее являются средствами, чем конечными целями.

Принцип целостности  состоит в следующем: цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия.

ü Принцип стратегического использования информационной организации.

Характер этого ключевого  принципа заключается в следующем: наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию в дополнение к коммуникации формальной организации.

 

В межличностных коммуникациях главным является совершенствование науки общения. Существует несколько простых принципов, соблюдение которых поможет руководителю стать более коммуникабельным.

§ Умение слушать. Эффективное общение невозможно без умения слушать.

§ Ясность идей. Прояснение идей перед их передачей означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы и идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи.

§ Язык жестов и интонаций. Необходимо следить за языком жестов, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов.

§ Эмпатия и открытость. Эмпатия - это внимание к чувствам других людей, сопереживание. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодировании сообщения принимающей стороной. Эмпатия при обмене информацией подразумевает также поддержание открытости в разговоре.

§ Установление обратной связи. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них - задавать вопросы. Еще один способ установления обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание.

 

В организационных коммуникациях  основным является совершенствование информационного потока: