Коммуникации в организациях

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования 

Санкт-Петербургский  государственный технологический  университет растительных полимеров 
 
 
 

Факультет экономики и менеджмента 

Кафедра экономики и организации производства 
 
 

Курсовая  работа

на тему: «Коммуникации в организациях» 
 
 
 
 
 
 

     Выполнила:                                                        студентк 
 
 
 

Санкт-Петербург

2010 
 
 
 
 

Содержание

Введение

Глава 1. Коммуникации в организациях

1.1. Понятие коммуникации в организациях

1.2.Виды  и функции коммуникации в организациях

Глава 2. Коммуникационный процесс

2.1. Понятие  коммуникационного процесса

2.2. Этапы  коммуникационного процесса 

Глава 3. Совершенствование коммуникационных процессов

Заключение

Список литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

       Управленческая деятельность связана с необходимостью постоянной координации деятельности подразделений организации и отдельных ее членов для достижения общих целей. Данная координация может осуществляться посредством разнообразных форм, а, прежде всего — при помощи разнообразных контактов членов организации — в процессе коммуникации. Практически все, что совершается в организации, имеет прямую или косвенную связь с коммуникативными процессами, таким образом, они являются значимым средством обеспечения целостности и функционирования организации.

    Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся  в его распоряжении информация. Используя  и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

    В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, недосказанность и т. п.) с целью получения в ответ желаемой реакции.

    Коммуникация  и информация различные, но связанные между собой понятия. 

     В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников – вышестоящих руководителей, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков и т.д. Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей. 
 
 

Глава 1. Коммуникаций в организациях

1.1. Понятие коммуникации в организации

Прежде чем дать определение понятия процесса коммуникаций нужно дать понятие информации. Под информацией понимается совокупность сведений и сигналов о процессах и явлениях, протекающих во внешнем окружении и самом организме человека, все поведение человека обусловлено определенной полученной, усвоенной и обработанной им информацией. Управленческая же информация – это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и вне организации.

   Под коммуникацией в широком смысле понимают общение, передачу информации от человека к человеку. Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.[3, c. 53]

   Организационные коммуникации важны для руководителей  по следующим причинам:

   1) руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75-95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

   2) коммуникации необходимы для  эффективности управления;

   3) коммуникации необходимы также  для утверждения авторитета и  выражения воли руководителя;

   4) хорошо налаженные коммуникации  содействуют обеспечению организационной  эффективности. Если организация  эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности. 
 
 
 

   1.2. Виды и функции  коммуникации в  организациях

   По  признаку направленности коммуникаций руководителя организационные коммуникации подразделяются на две большие группы: внешние и внутренние.

   Любая организация находится в определенном внешнем окружении, зависит от него и вынуждена постоянно адаптироваться к его изменениям. Таким образом, имеют место ее постоянные и интенсивные коммуникации с внешней средой. К внешним относятся коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, органы государственного регулирования, поставщики и потребители, ближайшие соседи и т.п. Внешние коммуникации отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами. Непосредственно руководитель представляет организацию во внешней среде.

   Внутренние коммуникации представляют собой взаимодействие с персоналом, коммуникации между сотрудниками. Взаимодействие с персоналом является направлением коммуникационной политики предприятия или организации, обращенным к своим сотрудникам (постоянным и внештатным) и членам их семей, к потенциальным сотрудникам, а также к тем, кто раньше принадлежал к предприятию, пенсионерам. Задачей взаимодействия с персоналом является обеспечение мотивации сотрудников к оптимально лучшему выполнению своей работы. Данное направление осуществляется специалистами отдела корпоративных коммуникаций совместно с отделом по персоналу. Мероприятия, проводимые в рамках взаимодействия с персоналом, содействуют созданию на предприятии человечной атмосферы, «очеловечиванию» производства.

   Коммуникативный поток внутри организации может  перемещаться в вертикальном и горизонтальном направлении. [3, c. 53]

   Вертикальные коммуникации — это обмен информацией между иерархическими уровнями организации, горизонтальные — обмен в пределах иерархических уровней.

   Вертикальная  коммуникационная связь, в свою очередь, по направленности общения подразделяется на нисходящие и восходящие коммуникации.

   Коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации  к другому, более низкому уровню, представляет собой нисходящие коммуникации. Они являются основной формой, в которой руководитель реализует свои управленческие воздействия: приказы, распоряжения, указания, предписания, установки, рекомендации, директивы и пр. Нисходящий поток коммуникаций используется руководителем для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом, чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общение начальника со своими подчиненными.

   Восходящие коммуникации представляют собой систему каналов движения информации «снизу вверх», другими словами, восходящая информация в организациях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах, служит средством доведения до сведения руководителя мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации. В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководителей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства.

   Горизонтальное направление коммуникаций — это обмен информацией, который происходит между членами одной группы или рабочих групп одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня. Данный процесс необходим, так как позволяет сэкономить время и обеспечить слаженность действий. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других — происходит спонтанно.

   Горизонтальные  коммуникации разнотипны:

• коммуникации между подразделениями организации (в том числе — между группами), которые возникают вследствие необходимости координации их работы и служат этим целям;
• коммуникации между исполнителями, составляющие наиболее обширное «поле» всех коммуникативных обменов в организации (на данном уровне возникают многочисленные и противоречивые социально-психологические феномены, с которыми должен считаться руководитель);
• коммуникации между руководителями подразделений внутри организации (например, между руководителями среднего звена управления).

   Вертикальные  и горизонтальные коммуникации играют определяющую роль в функционировании организации.

   Внутренние коммуникации подразделяются по признаку канала общения на формальные и неформальные. Формальные каналы коммуникаций непосредственно определяются структурой организации, ее ведущими функциональными целями и задачами. Неформальные коммуникации — это те контакты, которые реализуются вне и помимо формальных коммуникативных каналов.

   Особая  роль среди всех неформальных коммуникационных контактов принадлежит такой  разновидности, как слухи, которые в превалирующей степени создают социальную микросреду организации. Они влияют на общественное мнение, на деятельность членов организации, на их статус и репутацию.

   Организационные коммуникации классифицируются по форме общения — каналу, который применяется в тех или иных коммуникациях. При этом выделяются вербальные (речевые) и невербальные (неречевые).

   Вербальная коммуникация — передача и восприятие информации (идей, мыслей и пр.) посредством некоторых определенных знаков (слов). Вербальное общение может быть устным, когда используется разговорный язык (разговоры «с глазу на глаз», по телефону, записи на пленку и пр.), и письменным (письма, записи, бланки, электронная почта и пр.). Устная и письменная коммуникации включают в себя использование слов и, соответственно, относятся к вербальному аспекту общения.

   Информация, передаваемая отправителем без использования  слов как системы кодирования, образует невербальное послание, лежащее в основе невербальной коммуникации.

   Основные типы невербальной коммуникации: