Информация как ресурс менеджмента предприятия

При рассмотрении данной организации как системы, можно выделить следующие ее элементы (подсистемы):

• финансы,
• производство,
• кадры,
• маркетинг
• сбыт.

От того, насколько  эффективно функционируют и взаимодействуют  между собой отдельные подразделения, зависит результат деятельности самого предприятия.

Цели данных подсистем:

- маркетинговой – изучение потребительских потребностей с целью повышения конкурентоспособности имеющейся продукции и создания новой;

- производственной – непосредственно изготовление продукции;

- сбытовой – продвижение товаров на рынок;

- финансовой – ведение учета производственного процесса, проведение экономического анализа с целью выявления резервов роста прибыли и снижения затрат;

- кадровой – организация трудового процесса на предприятии.

Программа маркетинговых  исследований включает: исследования внешней среды (экономические, политические факторы), внешнего рыночного окружения (конкуренты, потребители), собственной деятельности (ассортимент товара, цена, товародвижение, реклама).

 

 

 

 

2.2 Структура управления на предприятии, ее анализ

 

Под структурой аппарата управления предприятием понимают совокупность линейных и функциональных органов управления, а также систему их взаимосвязей и взаимодействий. Формирование отдельных органов и аппарата управления в целом базируется на наличии определенных функций, их объема, масштабе управляемости и особенностях объекта управления.

Весь объем работ по управлению предприятием распределяется между функциональными и линейными подразделениями аппарата управления.

Организационная структура ОАО "Элегант" построена  таким образом, чтобы обеспечить оптимальное функционирование с  минимальными затратами, как средств так и времени. Для более детальной и совершенной регламентации деятельности подразделений и отдельных работников разработаны отдельные должностные инструкции. При подборе кадров все кандидаты проходят строгий отбор, что также повышает общее качество функционирования общества.

Структура управления организацией - блочно-целевая. Структура  системы управления, принятая на ОАО «Элегант» относится к иерархическому типу с «сильными связями», в которой элемент нижележащего уровня подчинен одному узлу вышестоящего. Данную структуру можно так же охарактеризовать как функциональную, так как система делится на блоки, имеющие четко очерченные задачи.

В структуре  системы управления можно выделить такие традиционно функциональные блоки, как блок маркетинга и сбыта, блок экономики и финансов.

Тип организации:

• по взаимодействию с внешней средой - органическая;
• по взаимодействию подразделений - линейно-функциональная;
• по взаимодействию с человеком - корпоративная.

Необходимо  также отметить, что данное предприятие функционирует в условиях олигополистической конкуренции, которая определяет проведение стратегии чуткого реагирования на каждое действие конкурирующей организации. А это означает, что его структура должна быть максимально оптимизирована, а информационное обеспечение отделов должно находиться на уровне, способствующем предельной эффективности функционирования предприятия.

Количество структурных единиц на предприятии невелико, что позволяет директору посредством старшего менеджера контролировать всю организационную деятельность. Гибкость данной структуры проявляется в том, что в случае отсутствия старшего менеджера все его функции выполняет сам директор. Численность персонала на предприятии "Элегант" за последние годы сокращается (Табл. А)

Вместе с  сокращением численности персонала, на данный момент постепенно снижается и объем товарооборота предприятия "Элегант".

 

Таким образом, в настоящий момент у предприятия "Элегант" наметился достаточно серьезный спад в производстве, что  возможно исправить, проведя исследования, выявив проблемы и внеся коррективы в деятельность организации.

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Анализ информационных потоков в ОАО «Элегант»

 

Как уже говорилось выше, в зависимости от источника  получения информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю.

Рассматривая  данное предприятие как систему, отметим, что, на входе предприятие  получает из внешней среды материальные, трудовые, финансовые, энергетические, информационные ресурсы. При этом под  материальными ресурсами, поступающими на «Элегант», понимаются ткань, фурнитура, отделочные материалы и т.д.; под трудовыми ресурсами – кадры, в качестве информационных ресурсов выступают сведения об участниках рынка: потребителях, поставщиках, конкурентах, посредниках.

Для получения  информации о потребителях рассматриваемым нами предприятием ОАО «Элегант» используются различные методы. Отделом маркетинга проводятся регулярные маркетинговые исследования в форме анкет и опросов, изучаются потребительские предпочтения, дается оценка продукции потребителями. Данные анкеты предлагаются к заполнению посетителям фирменных магазинов ОАО «Элегант». Как известно, именно через розничную торговлю производитель получает информацию о спросе на товар, являясь наиболее чувствительным индикатором регулирования объемов производства.

Полученная  информация поступает в отдел  маркетинга и тщательно анализируется  с целью получения на выходе маркетинговых  планов работы предприятия.

Также информация о потенциальных потребителях поступает  из официальных источников информации – статистических органов, средств массовой информации, и т.п. в форме социальных, демографических, экономических, поведенческих и другие показателей. Информация данного вида касается, прежде всего, динамики заработной платы по Краснодару и области, а также по всем городам, входящим в сеть распространения продукции ОАО «Элегант», среднедушевого дохода, прожиточного минимума. Данная информация также тщательно анализируется для ориентации на тот или иной сегмент потребительского рынка и установления соответствующей ценовой политики.

Помимо информации о потребительском рынке огромную ценность для предприятия представляет информация о рынке рабочей силы в виде статистических данных, данных, предоставляемых службой занятости  г.Краснодара в ответ на запросы  о заполнении вакантных рабочих мест, информация из института легкой промышленности о выпускниках, желающих работать на ОАО «Элегант».

Информация  о конкурентах поступает из отчетов, публикуемых ими (если таковые публикуются) в средствах массовой информации, сети Интернет, статистических органов, рекламно-информационных источников.

Информация  от поставщиков поступает в виде прайсов на соответствующие сырье  и материалы, услуги, данных об имеющемся  ассортименте, а также имеющиеся  сертификаты качества, соответствие государственным стандартам

Не менее  важной является информация, поступающая  из государственных органов власти: налоговой инспекции, городской  администрации, касающаяся изменения  законодательства, налогообложения  и т.д.

От посредников  информация поступает в форме  отчетов об объемах реализованной продукции и ее ассортименте, а также направлениях реализации, как уже существующих, так и принципиально возможных.

Внутренняя  информация.

Прежде всего, необходимо отметить вертикальный характер движения информации на рассматриваемом  предприятии. От подчиненных информация поступает непосредственному руководителю в форме отчетов о проделанной работе, выполненным заданиям, планам. От руководителей подчиненным информация поступает в форме распоряжений, приказов, планов, заданий и т.п.

В функциональном отношении имеющуюся информация на ОАО «Элегант» можно представить в следующем виде.

Информация  производственной подсистемы представлена в виде отчетов по выполнению плана, ассортимента, брака и т.п.

Информацию  финансовой подсистемы можно представить в виде отчетности: бухгалтерских балансов, отчетов о движении средств, о прибылях и убытках; финансовых планах, данных по заработной плате.

Информация  кадровой подсистемы: данные о производительности труда, графики рабочего времени, режимы труда и отдыха.

Важное значение для деятельности всего предприятия  имеет информация, касающаяся динамики продаж в общем и по отдельным  ассортиментным группам, поступающая от розничных магазинов, оптовиков и от филиалов ОАО «Элегант» за пределами г. Краснодара.

Руководство «Элегант», как акционерного общества, предоставляет своим акционерам ежегодный информационный отчет о результатах деятельности предприятия за год. Но необходимо отметить, что данная информация доступна только для акционеров, нигде не публикуется и не афишируется, что противоречит основным принципам корпоративного управления.

К исходящей  информации для рассматриваемого предприятия  можно отнести различного рода рекламно-информационные материалы, касающиеся ассортимента выпускаемой продукции и цен, отчеты для налоговой инспекции, статистических органов и т.д.

К исходящей  информации также можно отнести  сайт ОАО «Элегант» в сети Интернет, в котором публикуется информация о предприятии, производстве, магазинах, ассортименте и ценах выпускаемой продукции, а также новости компании.

В качестве примера  прохождения информации представим схему информационных потоков (рис.Б).

Из внешней  среды в отдел маркетинга поступает информация в форме заполненных анкет потребителей выпускаемой продукции – посетителей розничных магазинов. Данная информация перерабатывается отделом маркетинга, делаются соответствующие выводы, которые передаются в отдел развития, основная цель которого – разработка новой продукции, соответствующей запросам потребителей.

Оттуда информация поступает в планово-экономический  отдел, который при помощи специалистов производственного отдела определяет необходимые ресурсы, просчитывает все затраты, связанные с выпуском данного вида продукции, определяет возможный размер прибыли и рентабельности.

При положительном  результате информация поступает в  производственный отдел в виде конкретных планов на производство продукции.

Во внешнюю  среду поступает готовая продукция с информацией о ее ассортименте, ценах и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Предложения по совершенствованию процесса передачи и обработки информации в ОАО «Элегант»

 

3.1 Проблемы, связанные с информацией, используемой на предприятии

 

Как и для  большинства подобных компаний, простота торгового бизнеса образца начала 90-х сменилась необходимостью перехода, что называется к регулярному менеджменту, при этом главная причина – это создание за последние годы нормальной конкурентной среды на рынке и, как следствие, неудовлетворительные финансовые результаты, которые не могли быть улучшены традиционными для компании средствами.

Одним из выводов, сделанных для себя, было то, что  ценность предложения компании на рынке  – это не только товар и его  отпускная цена, а степень удовлетворения потребностей клиентов, включающая качество обслуживания, которое приобрело за последнее время для клиентов огромное значение. Собственно осознание такой ситуации и есть отправная точка дальнейших рассуждений, и есть ответ на вопрос «зачем компании нужны изменения».

Конечно, возник и следующий вопрос – что необходимо изменять в первую очередь, и до какой  степени, что требует клиент от компании, и какого качества должны быть изменения.

Проведя маркетинговое  исследование и анализ рынка, был получен следующий результат. Оказалось, что одним из ключевых факторов, который может оказать существенное влияние на конкурентоспособность предложения компании, является отсутствие очередей на складе и быстрота обслуживания.

Таким образом, реализуется модель взаимодействия маркетинга и логистики путем постановки задачи для логистики: провести оптимизацию процессов обслуживания клиентов на складском комплексе, при этом критерием оптимизации является минимизация очереди и минимизация времени обслуживания. Причем, исходя из проведенных исследований, удалось даже точно определить допустимые границы такой минимизации: клиент должен обслуживаться не более 20 минут.

Отдел логистики (совместно с технической службой) занялся поиском оптимальных  путей для решения проблемы равновесного состояния системы товарных потоков в рамках задач определенных отделом маркетинга.

Естественно, что  путей решения такой задачи множество, но дополнительным условием оптимизации  является и минимизация величины издержек компании, связанных с обеспечением данного решения. Поэтому проект был разбит на следующие этапы:

Описание процессов «AS-IS». Результатом этого процесса является составление схем бизнес-процессов, имеющих место на складском комплексе, которые связаны с обслуживанием клиентов.

Составление «фотографии рабочего дня». На этом этапе разрабатываются бланки, с помощью которых будет проходить измерение затрачиваемого времени на каждую функцию, а сама работа ведется в двух направлениях: