Деловые совещания в организации

Позитивист. Добродушен, активно участвует в дискуссии и в совместном подведении ее итогов, оказывает поддержку в трудных и спорных вопросах. На заседании его можно посадить на любое свободное место.

Всезнайка. Думает, что лучше других осведомлен обо всем, поэтому встревает в  обсуждение любой проблемы. Предпочтительно  посадить его рядом с председателем  и все время напоминать о желании  других высказаться (которые могут его опровергнуть), но дать возможность сформулировать промежуточные заключения.

Болтун. Много говорит без необходимости, не обращая внимания на время. Также  рекомендуется расположить рядом  с председателем или авторитетной личностью, чтобы его могли тактично останавливать и при “уходе в  сторону” требовать конкретности.

Трус. Не уверен в себе, молчит, боясь ошибиться, поэтому ему нужно деликатно задавать легкие вопросы, ободрять, помогать формулировать мысли, благодарить.

Незаинтересованный. Всегда неприступен, нужно любым способом выяснить причины такого поведения, задавая вопросы информационного характера, заинтересовать в работе, стимулировать активность.

Важная  птица. Следует заставить его  быть наравне со всеми, используя  метод “да, но…”, состоящий в  формальном признании и одновременном  фактическом опровержении его слов.

Почемучка. Нужно просить его высказать  собственное мнение по всем задаваемым им вопросам или переадресовывать их собравшимся.

Стержнем  собрания или совещания является основное выступление (доклад). Оно  должно быть полезным для слушателей, заинтересовать их, приковать внимание, соответствовать интересам аудитории. Управление последней является самым  трудным делом. При подготовке выступления  необходимо поставить перед собой  следующие вопросы: каковы причины выступления, его цели, каков круг слушателей и как сформулировать свои мысли, ибо всегда нужно учитывать уровень аудитории и ее готовность к восприятию материала [12].

В ходе выступления нельзя ограничиваться абстрактной логикой и общими вопросами. Следует познакомить аудиторию со всеми “за” и “против”, имеющимися научными данными, фактами, опытом, мнениями авторитетов, дать прогноз ситуации, гиперболизируя ее с целью заострить внимание на предмете выступления, но не навязывать собственные мысли, не быть категоричным, не демонстрировать своего превосходства; в заключение необходимо предложить вариант решения. Выступлению должна быть присуща яркость и наглядность; четкость и ясность формулировок; направленность на главное; ритмичность и постоянное повторение в разной форме основных положений; присутствие элемента внезапности (неизвестная информация, оригинальные формулировки); различная насыщенность отдельных частей [12]. Чтобы материал лучше усваивался, говорить нужно на привычном аудитории языке, приводить сравнения со знакомыми вещами, подавать информацию не сплошным потоком, а смысловыми блоками, поскольку восприятие ограничено. Потому речь должна состоять из коротких фраз, а в выступлении содержаться не более 10 серьезных мыслей, сопровождаемых 3 - 4 аргументами каждая. При этом необходимо учитывать, что лучше запоминаются первые и последние высказывания, слишком быстрая или слишком медленная речь утомляет и отвлекает, а монотонная усыпляет. Во время выступления нужно демонстрировать убежденность, смотреть на слушателей, избегать смотреть в одну точку, говорить после установления тишины, наблюдать за реакцией аудитории, при поддержке аудитории развивать понравившуюся ей тему, не вступать в дискуссию во время выступления, не обращать внимания на провокационные выкрики, поблагодарить присутствующих за внимание. Для успешного выступления необходимо держать психологическую паузу, чтобы сосредоточить внимание аудитории на какой-то мысли, провоцировать слушателей, вызывая на короткое время несогласие с информацией; задавать аудитории вопросы, воздерживаясь от ответов; на волнующие темы говорить увлеченно, эмоционально, с подробностями и элементами драматизации; делиться собственным опытом и переживаниями; ни в чем никого не упрекать, но и не льстить и не угрожать; соединять слово с жестами, ибо они несут до 40% информации; менять темп речи в зависимости от содержания; поменьше использовать слова “должны” и “обязаны”; иметь в запасе веселые истории; не говорить об одном и том же более 15 минут; осторожно обращаться с цифрами. Ошибками выступающих считаются многословие в начале речи, отсутствие внутренней логики изложения, затягивание завершающей части или внезапное окончание. В процессе проведения совещания для создания обстановки делового и заинтересованного обсуждения возникших проблем менеджер не должен:

1) вести  телефонные переговоры;

2) просматривать  или подписывать какие-либо документы;

3) комментировать  и оценивать выступление участников  совещания;

4) высказывать  свою точку зрения по обсуждаемой  проблеме;

5) применять  негативные формулировки, например: никогда мы этим не занимались; да это все равно не сработает;  мы не можем попусту тратить  свое время; мы уже пытались  это делать; пока мы к этому  не готовы и т.п.

    Итоги совещания или собрания оцениваются по количеству и качеству выбранных и принятых на них управленческих решений, в которые превращаются “домашние заготовки”, сделанные перед их началом: справки, диаграммы, графики и т.п. Если решения не были приняты, мероприятие считается бесполезным, а время на него потрачено впустую [12].

Перед окончанием совещания рекомендуется:

1) повторить  принятые решения и согласованные  меры;

2) подвести  итоги и пояснить: что, кем и  когда должно быть сделано;

3) подготовить  и раздать участникам протокол, содержащий принятые решения,  ответственных исполнителей и  сроки исполнения принятых решений.  Завершить совещание следует  точно в назначенное время,  чем обеспечить себе репутацию умелого организатора [2].

Таким образом, кроме планирования совещания, формирования повестки дня, подготовки руководителя и участников к совещанию, подготовки помещения, на эффективность  деловых совещаний влияет непосредственное проведение совещания. Важнейшим направлением повышения эффективности деловых  совещаний снижение затрат на их подготовку и проведение. Психологи предлагают при подготовке и проведении совещания  следовать нескольким правилам:

- совещания  проводить строго по графику  с заранее указанной датой  и часом, при этом учитывать  «теорию работоспособности»;

- учитывать  длительность совещания (длительные  совещания малоэффективны);

- четкая  постановка цели;

- учитывать  индивидуальность встречающихся  типов участников собраний и  совещаний; 

- ознакомить  заранее всех участников с  целями, задачами, перечнем рассматриваемых  вопросов, списком выступающих;

- завершать  совещание следует точно в  назначенное время. 

Невыполнение  этих правил ведет к снижению эффективности  совещания.  
 
 

Глава 3. Предложения по усовершенствованию системы управления на СПК «Кировский»

3.1. Организация делового совещания на примере СПК «Кировский»

Организацию делового совещания можно рассмотреть  на примере проведения таких совещаний  в СПК «Кировский». СПК «Кировский» находится в городе Ипатово Ипатовского района. На весь мир он известен как производитель прекрасного зерна и лучшей в мире шерсти. Земли района издавна славятся своими высокими урожаями.

    СПК «Кировский» был организован  в 1928г. С течением времени  менял свои названия. В 1991г.  предприятие называлось Колхоз  «им. Кирова», а уже с 1994г.  название сменилось на СПК  «Кировский». Председателем колхоза является Сподин Иван Иванович.

    Для любой организации успешность во многом зависит от качества менеджмента. И.И. Сподин - талантливый управленец. Он умеет организовать работу людей таким образом, что все практически всегда делается не только вовремя, но качественно и грамотно. На СПК «Кировский» принято один раз в неделю проводить совещания, на которых даются поручения, объясняются цели, а так же подводятся итоги. Представляет интерес для рассмотрения метод И.И. Сподина ведения деловых совещаний. Одна из основных задач Сподина - привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у И. И. Сподина должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, Сподин может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы - прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло [13]. 

В процессе проведения делового совещания очень  важно контролировать его ход. Для  этого И.И. Сподин следует правилам:

1. Оставаться  на нейтральных позициях. Это  положительно воздействует на  эмоциональное состояние присутствующих.

2. Постоянно  поддерживать разговор.

3. Немедленно  принимать меры в случае возникновения  эмоционального напряжения.

4. Выслушивать  мнения всех оппонентов.

5. Нетерпимо  относиться к экскурсам в прошлое  и к отклонениям от темы.

6. При  необходимости уточнять сообщения  отдельных участников: «Что именно  вы имеете в виду?».

7. Чаще  подводить промежуточные итоги,  для того чтобы продемонстрировать  участникам, что они уже близки  к цели.

    Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к спору, руководитель, сохранив невозмутимость, позволит группе опровергать утверждения спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов И.И. Сподин тактично прерывает, не выслушивая их речи до конца - как правило, пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом (то есть с человеком, который любит противоречить), нужно признать и оценить его знания и опыт. Застенчивые участники ставят несложные вопросы, для того чтобы укрепить уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы адресуются группе.

    Прежде всего, надо стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и, следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения, как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Особенно внимательно следит, чтобы деловой спор между участниками был определенным и имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим.

    При подготовке к дискуссии составляется общий план борьбы за истину, подбираются наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.

Принятие  решения складывается из пяти этапов:

1) установление  контактов;

2) определение  проблемы;

3) определение  целей;

4) изложение  мыслей;

5) готовность  к действию.

   Цель оперативных совещаний для И.И. Сподина является получение информации о текущем состоянии дел, принятие оперативных решений и контроль их использования. Проблемные совещания для Ивана Ивановича - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов.

Сподин в процессе подготовки совещания тщательно планирует свое выступление, делая наброски сообщения. При этом он учитывает, что при нормальном темпе речи за две минуты можно пересказать не более одной страницы машинописного текста. Очень осторожно подходит к использованию цифровой информации, руководствуясь тем, что хорошо воспринимается и анализируется не более 20 цифр за 40 минут выступления. Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и графиках. Как правило, суть дела излагает по памяти, а не читает. В этом случае усвоение при свободном изложении достигает 95%, а при чтении всего 35% [7].

Сподин владеет «теорией пауз» и умело применяет ее на практике. Паузы в речи занимают 10-20%. По своему назначению паузы бывают разных видов и продолжительности. Так, существуют эмоциональные паузы, необходимые выступающему, когда он сильно взволнован, для того, чтобы успокоиться, дырявые - если не знает, что сказать, люфтпаузы - для выдоха и вдоха, драматические - подчеркнуть молчанием трагичность положения, грамматические - делаются на знаках препинания, мобилизационные - придают вес сообщению, педагогические - для лучшего усвоения материала [12].

    Большое значение придается правильности самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное условие любого служебного контакта, по мнению Ивана Ивановича Сподина. Нужно следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударением (договор, эксперт, обеспечение, одновременно, созвонимся, валовой, оптовый и др.). Не рекомендуется использовать обороты, содержащие лишние слова: "абсолютно новый" вместо "новый", "предварительное планирование" вместо "планирование", "сотрудничать вместе" вместо "сотрудничать", "каждый в отдельности" вместо "каждый".

    Завершается совещание под руководством директора на позитивной ноте, высказывается несколько благодарственных слов в адрес выступавших, всех участников и готовивших совещание. Заканчивается совещание точно в назначенное время, и это обеспечивает директору репутацию умелого организатора. Психологические исследования показывают, что люди часто ориентируются не на содержание высказывания, а на тон выступающего. Эмоциональное возбуждение оратора передается и слушателям. Психолог П. Вацлавек определил, что в процессе решения любой проблемы межличностные отношения играют доминирующую роль. Если отношения между людьми нарушены, то даже наилучшие аргументы не приводят к положительному результату. Этот феномен принято называть"моделью айсберга". Если все параметры, влияющие на решение проблемы, принять за "большую льдину" - 100%, то "часть над водой" (10-20%) - занимает предметная область, а "в воде" (80-90%) - область взаимоотношений. Во избежание действия данного феномена, а также просто для его снижения одним из правил в учебных материалах Образовательного института компании "Фольксваген" является ориентация на цель переговоров, беседы, совещания, а не на проблему, на распознавание и выработку общих интересов, терпение и искренность [10].