Деловые совещания в организации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ СТАВРОПОЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра менеджмента 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по  дисциплине «Исследование  систем управления»

на  тему: «Деловые совещания  в организации» 
 
 
 
 

Выполнила:

Студентка экономического

факультета 4 курса 7 группы

специальности «Менеджмент организации»

Гриценко  О.А. 
 
 
 
 
 
 

г. Ставрополь 2011г.

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

Глава 1. Роль и значение деловых совещаний………………………………….5

1.1 Роль  деловых совещаний……………………………………………………5

1.2 Классификация  деловых совещаний………………………………………6

1.3 Преимущества  и недостатки совещания……………………………………7

Глава 2. Организация деловых совещаний…………………………………….10

2.1 Основные  правила ведения делового совещания………………………….10

2.2 Практические  советы и рекомендации……………………………………..12

Глава 3. Предложения по усовершенствованию системы управления на СПК «Кировский»……………………………………………………………………..19

3.1. Организация делового совещания на примере СПК «Кировский»……………………………………………………………………..19

3.2. Совершенствование использования организационно-экономических принципов управления…………………………………………………………..23

3.3. Экономическая эффективность предлагаемых мероприятий……………25

Заключение……………………………………………………………………….30

Список  литературы………………………………………………………………33 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

    Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

    Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы, если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников. Деловое совещание - один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив. Поэтому данная тема является достаточно актуальной на протяжении уже нескольких столетий, при этом предела совершенствованию технологии ведения делового совещания, беседы не будет довольно долго. Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как «пожирают» дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы. 

   С другой стороны умение убедить своих подчиненных или опровергнуть их неправильные действия так же является очень важным фактором.

Целью нашей курсовой работы является изучение теоретических аспектов приемов подготовки и проведения делового совещания.

    Доказательство значимости данной теории делового совещания приведем через решение следующих задач:

1) определить  роль деловых совещаний;

2) изучить  классификацию деловых совещаний;

3) выявить  все преимущества и недостатки  совещания;

4) изучить  основные правила ведения делового  совещания;

5) проанализировать  практические советы и рекомендации;

6) исследовать  классический пример организации  делового совещания (на примере СПК «Кировский»).

    Предметом исследования являются способы и методы организации делового совещания на предприятии.

    Объектом исследования является классический пример организации делового совещания в организации СПК «Кировский». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Роль и значение деловых совещаний

1.1 Роль деловых совещаний

    Деловые совещания (заседания) - это важнейшее совместное обсуждение производственных, коммерческих, управленческих и иных вопросов, обмена информацией, анализа ситуации, а также способ выработки и принятия управленческих решений. Они играют весьма важную роль в процессе управленческой деятельности, отличаются значительным разнообразием по целям и формам.

    Собрания и совещания, представляют собой способ коллективного обмена информацией, заканчивающийся принятием конкретных решений. Они различаются:

1) кругом  участников (на совещаниях присутствуют  специалисты, ответственные или  заинтересованные лица, а на собраниях  - весь персонал);

2) характером  обсуждаемых проблем (на совещаниях  рассматриваются текущие конкретные  вопросы, а на собраниях - более  общие, накопившиеся за определенный  период времени);

3) целью  (совещания имеют оперативный  характер и призваны вносить  коррективы в совершенствование  текущей деятельности; на собраниях,  прежде всего, подводятся итоги  и определяются планы на будущее) [9].

    Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения.

    Деловое совещание - способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

1) сбор  и переработка информации;

2) координация  деятельности всех служб фирмы  и всех сотрудников;

3) принятие  решения.

    Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п.

    Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании -единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера [5]. 

1.2 Классификация деловых  совещаний

    Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность.

Совещания классифицируют по следующим основным признакам [14].

1. По  назначению:

- ознакомительное  (выдача заданий, повышение квалификации);

- информационное (обобщение сведений, изучение точек  зрения);

- разъяснительное  (убеждение сотрудников в чем-то);

- проблемное (коллективный поиск решения вопроса);

- инструктивное  (доведение до сведения необходимой  информации и объяснения способа  действий);

- координационное  (обеспечение взаимодействия подразделений).

- вырабатывающие  и принимающие решения;

- подводящие  итоги и дающие оценку принятым  ранее решениям;

- оперативные (получение текущих сведений о состоянии дел и определение узких мест).

2. По  периодичности (частоте) проведения:

- разовые;

- регулярные;

- периодические.

3. По  количеству участников:

- узкий  состав (до пяти человек);

- расширенные (до двадцати человек);

- представительные (свыше двадцати человек).

4. По  степени стабильности состава  участников совещания:

- с фиксированным  составом;

- с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;

- комбинированные.

5. По  принадлежности:

- партийные  (и других общественных организаций);

- административные;

- научные  и научно-технические;

- объединенные [4].

    Информационное или инструктивное совещание служит для передачи служебной информации. Их целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух. Целью оперативных совещаний является получение руководством информации о текущем состоянии дел, принятие оперативных решений и контроль их использования. Проблемные совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. 

1.3 Преимущества и  недостатки совещания

    Совещание как форма принятия коллективного решения имеет положительные стороны и недостатки.  

    Преимущества деловых совещаний перед другими видами управленческой деятельности:

1) в  ходе обсуждения предлагаются  и рассматриваются разнообразные  подходы к решению проблемы;

2) проявляется  и усиливается ответственность  и взаимопонимание между участниками  совещания;

3) в  процессе выработки решения используется  значительный объем информации  и знаний участников совещания;

4) устраняются  индивидуальные решения, и у  многих появляется чувство, что  принято справедливое решение;

5) принятие  коллективного решения значительно  уменьшает риск формулирования  неправильного или ошибочного  решения;