Проблеми розвитку виставкового бізнесу в Україні

   платформи для удосконалювання фірмового іміджу підприємства і джерела одержання інформації.

Підстави, достатні для участі підприємства в торгових ярмарках/виставках, диференціюються в залежності від виду підприємства (інвестиційні, споживчі товари, послуги), його розмірів, типу ярмарку/виставки (міжнародна, регіональна і т.д.), місця і періоду її проведення, а також складу відвідувачів.  У будь-якому випадку вони повинні відповідати глобального цілям підприємства, бути систематизовані в ієрархічному порядку на підставі принципу переверненої піраміди, супроводжуватися конкретним планом їхньої реалізації і точних критеріїв для контролю ступеня досягнення кожній із них окремо.

Підготовка виставки – це завжди дуже тяжкий і клопіткий процес. З хаосу конструкцій за години виростає виставкове місто – зі своїм життям, що підвладне відомим лише йому законам. Сотні компаній на кілька днів довіряють організатору виставки своє ім’я та ділову репутацію. Це велика відповідальність перед тематикою виставки та перед людьми.

Процес створення виставки починається задовго до її появи перед відвідувачами. Для зручності розуміння різних аспектів підготовки виставки, цей процес можна умовно поділити на 5 етапів:

1)       підготовчий етап;

2)       “запуск” виставки;

3)       “фінішна пряма”;

4)       проведення виставки;

5)       поствиставковий етап.

Кожен з етапів має стандартний за своєю структурою набір організаційних заходів. При реалізації конкретного виставкового проекту за

організаційними заходами закріплюється також персонал (основний, допоміжний, залучені організації), а також фіксуються передбачений час реалізації. Таким чином, підготовка та реалізація виставкового проекту може бути представлена у вигляді організаційного плану, який є ефективним інструментом контролю окремих етапів підготовки виставки. 

До підготовчого етапу відносять такі дії:

1)  Розробка концепції виставкового проекту;

2)  Аналіз ринку, конкурентного середовища, комерційної спроможності проекту, визначення вартості квадратного метру виставкової площі;

3)  Підготовка інформаційного листа про виставку, розробка програми заходів виставки, інформаційний лист призначається для запрошення учасників, він містить назву виставки, час та місце її проведення, перелік товарних груп, строк подання заяви на участь, вартість участі. Лист має всі елементи фірмового стилю (логотип, колір тощо). Обсяг – 1-2 сторінки.

4)  Укладання договорів на оренду виставкових площ (для орендаторів).

5)  Підготовка заявочної документації по проекту. Заявочна документація являє собою бланк заявки-договору на участь у виставці, який є основою для виставлення рахунку-фактури експоненту. Містить умови участі у виставці, схему оплати, розмір та тип площі, що орендується, перелік додаткового обладнання та послуг, що надає йому організатор.

6)  Визначення клієнтської бази, формування бібліотеки інформаційних джерел з проекту.    Клієнтська база – інтелектуальна власність виставкової компанії та предмет гордості кожного менеджера по комплектуванню виставки. Вона складається та коректується роками роботи з клієнтами.

7)  Розробка рекламної кампанії проекту: розробка структури просування проекту; формування системи інформаційної підтримки проекту; розробка медіа-плану виставки, PR кампанії виставки (медіа-план – конкретний розклад виходу реклами будь-якого типу на конкретний проміжок часу. Вихідні дані для медіа-плану визначаються на самому початку медіа-стратегії та включають в себе дані про строки та географічні регіони проведення рекламної кампанії, цільову аудиторію тощо;

Відносини зі ЗМІ є найбільш важливою складовою PR. Через газети, радіо та телебачення встановлюються контакти з широкими масами суспільства, а також формується позитивний імідж як виставкової компанії, так і її окремої виставки.

Широкомасштабна рекламна кампанія – запорука успіху будь-якого

виставкового заходу.  Результат рекламної кампанії залежить від кількості та структури рекламних носіїв, що використовуються, тому, гарантію ефективності можуть дати тільки комплексні стратегічні рішення, що охоплюють увесь спектр рекламних носіїв: від телебачення до Інтернету.

8)  Розробка концепції та заявочної документації рекламно-інформаційних  додатків (каталоги, довідники, мультимедійні продукти).

   Офіційний каталог вважається “обличчям” виставки. Для міжнародної виставки він повинен бути двомовним (національна та англійська мова). Каталог містить інформацію про компанії, що беруть участь у виставці у алфавітному порядку. Також він містить план заходів, ділової та презентаційної програми виставки, логотипи спонсорів, рекламні модулі.

Для другого етапу “запуску” виставки характерні такі заходи:

1)                 Початок рекламної кампанії:

а) розміщення у ЗМІ згідно медіа-плану реклами та інформації про виставку,спрямованих на залучення експонентів;

б) пряма розсилка інформаційних листів по клієнтським базам з наступнимпродзвоном (форми роботи: факсова, поштова, електронна розсилка).

2) Формування мережі стратегічних партнерів та агентської мережі. Успіх формування виставки сильно залежить від вірного вибору стратегічних партнерів та агентів для комплектування експозиції. Потенційними стратегічними партнерами та агентами можуть бути: торгово-промислові палати, відповідні структури професійних союзів та об’єднань, відповідні підрозділи міністерств та відомств, інші виставкові компанії.

3) Переговори з компаніями (вітчизняними та іноземними), щодо їх участі      у виставці. Менеджером надається статистична та соціологічна інформація про попередню виставку, програма ділових заходів виставки, план рекламної кампанії тощо.

4) Робота з крупними компаніями, банками, корпораціями по реалізацій індивідуальних програм.

5) Підготовка заходів ділової програми (деталізація, формування тематик докладів, прес-релізів, уточнення плана-графіка проведення, структури інформування потенційних учасників).

6) Реалізація програми державної та професійної підтримки;

7) Робота з експонентами щодо розміщення інформації та реклами у рекламно-інформаційних додатках (каталог, компакт-диск, довідники): обробка відео-, фото-, текстових матеріалів.

8) Підготовка заходів презентаційної програми на сцені, спеціальних проектів та конкурсної програми.

До етапу “Фінішної прямої” відносять:

1)       Продовження роботи з експонентами по всіх напрямках етапу “Запуск виставки”.

2)       Складання переліку додаткового обладнання, що замовили експоненти. На практиці дуже часто учасник просить адаптувати стандартний стенд під свої потреби чи внести які-небудь свої індивідуальні елементи. Тому, менеджер, що працює з компанією, повинен надати інформацію, яке саме обладнання має компанія-забудовник та які у неї конструктивні можливості з тим, щоб запропонувати адекватні завданням експонента рішення та заміни.

3)       Виготовлення та розміщення зовнішньої та звукової реклами, макетування та виготовлення каталогу, CD.

4)       Виготовлення рекламної поліграфічної та сувенірної продукції виставки.

Окрім поліграфічної продукції виставки, гарним засобом реклами виставки є виготовлення сувенірної продукції та нагороджувальної номенклатури. Якправило, симпатичні ручки, блокноти, календарі – речі повсякденної необхідності, а зображений на них логотип виставки зайвий раз нагадає про час та місці їх отримання. Серед найпопулярніших видів сувенірної продукції є: ручки з логотипом виставки, блокноти/органайзери, календарі, пакети, кейси, портфелі, візитниці, брелоки, запальнички тощо. 

5)       Підготовка та розсилка запрошень офіційним особам.

6)       Визначення методики та предмету статистичних та соціологічних досліджень на виставці, розробка анкет.

7) Розробка обов’язків та закріплення працівників для роботи на виставковому майданчику протягом виставки.

До етапу проведення виставки відносять:

1)  Забудівля (організація процесу заїзду експонентів, ввозу обладнання, контроль за станом стендів, станом протипожежної безпеки тощо). Час, який потрібен на підготовку виставкового павільйону перед офіційним відкриттям визначається організаторами в залежності від масштабів виставки, складності стендових конструкцій окремих учасників тощо.

2)  Організація обладнання сцени, звуку, художнього оформлення павільйону.

3)  Організація роботи бізнес-центру виставки.

Церемонія офіційного відкриття виставки – це не тільки один з головних заходів виставки, а це також дуже потужний інформаційний привід для ЗМІ, особливо, якщо у церемонії відкриття беруть участь високопоставлені чиновники та політики. Тому на ці заходи окремо запрошуються засоби масової інформації. Церемонія відкриття родовжується десь 10-15хв., тому необхідно дуже ретельно до неї підготуватись заздалегідь, щоб все пройшло гладко та красиво.

4)  Робота з експонентами з приводу участі у виставці наступного року.

5)  Демонтаж виставки.

              І до останнього поствиставкового етапу відносять:

1)  Підготовка підсумовуючих документів по угодах з адміністрацією павільйону та генеральним забудовником.

2)  Підготовка Офіційного звіту дирекції.

3)  Обробка відео- та фотоматеріалів виставки.

4)  Формування архіву та “музею” виставкового проекту.

5)  Розробка Організаційного плану виставки на наступний рік.

Отже, виставково-ярмаркова діяльність – це діяльність підприємств, організацій, установ та приватних осіб з організації виставок та ярмарків, участі у них, а також виконання пов'язаних з цим робіт та надання відповідних послуг, метою якої  є підтримка розвитку вітчизняного підприємництва, налагодження торговельних контактів, розширення міжнародного економічного співробітництва. Підготовка виставки – це завжди дуже тяжкий і клопіткий процес, який складається з кількох етапів: підготовчий етап, запуск” виставки, “фінішна пряма”, проведення виставки, поствиставковий етап.

2.      Становлення та розвиток виставкової діяльності в Україні.

Виникнення такого явища як ярмарка-виставка стало наслідком задоволення об'єктивних економічних потреб виробників, споживачів та посередників. На думку Я.Г. Критсотакіса, ярмарки виникли і набули розвитку у XII ст., створили підґрунтя для розвитку цього інституту у формі організованих торгових заходів.

На думку Г.П. Захаренка та інших вчених поняття «ярмарок» походить з російської мови, хоча з X ст. у Європі так стали називати місця зібрання торговців і привозу товарів у Німеччині, Іспанії, Італії, Франції і Англії .

Однак є історичні свідчення того, що в V-VІ ст. Київ був найбільшим центром торгівлі у Європі, оскільки торгові шляхи пролягали через нинішню столицю України. Тут збиралися купці, сюди привозився товар із різних регіонів, країн, відбувався обмін товарами.

У сучасних умовах розвиток виставково-ярмаркової діяльності є також одним з ефективних методів забезпечення розвитку економіки України, стимулювання інновацій, структурних змін на користь високотехнологічних виробництв, просування передових вітчизняних технологій, товарів і послуг на внутрішній і зовнішній ринки. Доречним є твердження вчених Каліфорнійського університету (м. Берклі США), що «виставки — це не звичайне дзеркало, яке відображає рівень розвитку суспільства, але й двигун прогресу...» [8, с.25].

У країнах з розвиненою економікою виставкова індустрія є окремою, причому, найбільшою галуззю економіки. Аналіз закордонного досвіду правового регулювання у сфері виставково-ярмаркової діяльності показує, що в економічно розвинених країнах розроблені і діють відповідні правові акти. Наприклад, у США діє закон «Про участь Сполучених Штатів у міжнародних виставках», який регулює питання участі уряду США в міжнародних виставках, що проводяться на території США. Закон встановлює порядок здійснення урядової підтримки виставково-ярмаркових заходів. З 1959 р. також діє закон «Про торгові ярмарки», який встановлює режим ввезення експонатів, устаткування і будматеріалів для проведення на території США виставок та ярмарків. Законами про щорічні асигнування передбачаються виділення фінансування окремих виставок і ярмарків для певних федеральних органів та інших організацій США.

На міжнародному ринку ярмарків та виставок першість належить Німеччині з її відомими виставковими та ярмарковими комплексами в Ганновері, Берліні, Лейпцигу, Мюнхені, Франкфурті-на-Майні та інших містах. Підтвердженням цього є той факт, що 2/3 найбільш відомих у світі міжнародних галузевих ярмарків - виставок проводяться саме. У Німеччині функціонує велика виставкова індустрія, яка десятиріччями формувала свій стиль та традиції. Виставково-ярмарковою діяльністю охоплено 23 міста Німеччини. Лише 20% великих виставкових заходів організовується щорічно, а більшість виставок проводиться раз у два роки, а то й рідше. Цей період визначається тривалістю інноваційного циклу у відповідних галузях. У Німеччині існує чітка градація галузевих виставок для спеціалістів та регіональних заходів для споживачів. Щорічно уряд Німеччини виділяє на виставкову діяльність до 150 млн. євро.