Организация выставочных мероприятий в России

2. Организации,  регулирующие деятельность выставок  и ярмарок 
 
Регулированием деятельности выставок и ярмарок занимаются как учреждения стран, на территории которых они проводятся, так и международные организации. 

 К международным  организациям, регулирующим деятельность   международных выставок и ярмарок, относятся:

 
1. Международное бюро выставок  создано в 1931 г. для наблюдения  за выполнением Парижской конвенции  1928 г. о международных выставках. В задачи Конвенции входит регламентация порядка организации официальных всемирных выставок, классификация выставок, определение прав и обязанностей стран, организующих выставки и участвующих в них, порядок присуждения наград экспонентам товаров. Конвенция определяет сроки организации выставок с учетом их категории. Страна, организующая выставку, должна зарегистрировать ее в Международном бюро выставок не позднее чем за шесть месяцев до рассылки приглашений. Конвенция предусматривает ряд льгот для участников выставки: бесплатное предоставление площади под экспонаты; временно беспошлинный ввоз экспонатов с обязательством их обратного вывоза; беспошлинный ввоз каталогов и других рекламных изданий, строительных материалов для возведения павильонов и стендов, образцов для бесплатной раздачи и дегустации. Если этому не препятствуют законы страны, экспонент имеет право продать свои экспонаты по окончании выставки. Важное значение имеет также запрещение повышения таможенных пошлин страной, в которой проводится выставка, за шесть месяцев до ее открытия и во время функционирования. 
2. Союз международных ярмарок создан в 1925 г. в целях организации и поддержания постоянного сотрудничества международных ярмарок, защиты их прав, расширения круга их деятельности и, таким образом, содействия развитию товарообмена между государствами. Союз является частным объединением. Члены Союза делятся на членов-учредителей, действительных и чрезвычайных членов.  
Членами - учредителями считаются те ярмарки, по инициативе которых основан Союз. В действительные члены Союза принимаются ярмарки, юридически признанные в качестве международных правительством своей страны, созданные авторитетными организациями, существующие минимум пять лет, имеющие собственное ярмарочное оборудование, привлекающие в качестве участников промышленные и торговые фирмы минуя посредников. Действительными членами могут быть ярмарки, в странах нахождения которых не имеется международных ярмарок, уже являющихся членами Союза. В качестве чрезвычайных членов принимаются ярмарки, организованные в странах, в которых существует одна или несколько международных ярмарок – членов Союза. Союз международных ярмарок разрабатывает проект мероприятий, способствующих развитию ярмарок, создает арбитражные комиссии для решения споров между своими членами, содействует рекламе международных ярмарок, выпускает ежемесячный журнал. В своей деятельности Союз добился некоторых результатов: распространения на территории международных ярмарок положения о таможенных складах, упрощения таможенных формальностей, выделения участникам ярмарок импортных контингентов, патентной охраны выставленных на ярмарках изобретений, установления льготных транспортных тарифов на перевозку ярмарочных грузов, выдачи бесплатных виз посетителям ярмарок и др.

 
3. Рыночная группа по международным ярмаркам Комиссии по развитию внешней торговли при Европейской Экономической Комиссии ООН создана в 1955 г. 
В ее состав входят представители 20 стран, а также Союз международных ярмарок и Международная торговая палата. Группа разработала ряд рекомендаций правительствам стран – членов ООН относительно административных льгот, которые предоставляются международным ярмаркам и выставкам образцов. Эти рекомендации определяют порядок выдачи виз участникам выставок и ярмарок (бесплатно, в кратчайшие сроки – не позднее 15 дней), порядок ввоза на выставки и ярмарки рекламного и строительного материалов, необходимых для оформления стендов (беспошлинно), образцов для проб и экспонатов (временно беспошлинно), порядок получения экспонентами иностранной валюты, предоставления им товарных контингентов и пр.  
Помимо перечисленных международных организаций существуют также временные объединения международных отраслевых выставок и ярмарок по отдельным группам товаров: автомобилям, мотоциклам, металлорежущим станкам,  
полиграфическому оборудованию, текстилю. Эти международные организации содействуют проведению международных выставок и ярмарок и стремятся унифицировать и распространить льготы для их участников, посетителей, а также грузов на все универсальные и отраслевые выставки и ярмарки международного значения. 
Местные учреждения  
Это министерства и ведомства, торговые палаты, ассоциации промышленников и торговцев, общественные организации, содействующие развитию международных связей, и городские муниципалитеты. Ими создаются постоянные рабочие органы по управлению ярмарками и временные – по управлению выставками, выставочные комитеты или управления, являющиеся юридическими лицами. Управления или комитеты через соответствующий аппарат организуют подготовку и проведение выставок и ярмарок. Правовое положение участников выставок и ярмарок и их устроителей определяется утвержденным надлежащим порядком регламентом или правилами участия в выставках и ярмарках. 
Правительства государств, на территории которых проводятся выставки и ярмарки, оказывают им содействие в создании материальной базы и в установлении различных льгот для экспонентов и их грузов. 
Важной формой организационно-технической работы управлений и комитетов международных выставок и ярмарок является проведение мероприятий, способствующих обмену научно-техническим опытом между участниками, и содействие в осуществлении рекламы товаров. Эти мероприятия оказывают серьезное влияние на международную торговлю, привлекая на выставки и ярмарки специалистов, промышленников, торговцев и увеличивая суммы экспортно-импортных сделок.  
Разумеется, в каждой стране сложился свой особый подход к организации выставочного бизнеса, но неизменным остается одно: сфера торгово-промышленных выставок в Европе находится под контролем государства. Степень этого контроля наиболее высока в Германии, Италии, Франции, Испании. В других странах государственный контроль слабее. 
В Германии разрешение на проведение выставки дают власти земель. Земли и города зачастую владеют внушительным пакетом акций выставочных комплексов. Например, власти Дюссельдорфа, являясь владельцами выставочного комплекса, принимают активное участие в его развитии. Все это абсолютно закономерно, потому что город получает большие доходы от проведения крупных выставок. 
Франция является второй по значению страной с развитыми традициями проведения торговых ярмарок. В противоположность Германии и Италии, принятая во Франции централизованная система помешала развитию большого количества выставочных комплексов в других городах, кроме Парижа и гораздо менее значительного в этом плане Лиона. Во Франции ежегодно проходит около 1000 различных выставок, причем только в ста из них принимают участие зарубежные экспоненты. Несмотря на большое количество проводимых во Франции выставок, приток на них иностранных посетителей сравнительно невелик и составляет лишь 7% от общего числа посетителей. Во Франции разрешение на проведение выставки выдает напрямую Министерство торговли без участия местных властей. 
В Италии центральные власти контролируют, прежде всего, три выставочных центра: в Милане, Вероне и Бари. Руководителей выставочных центров назначает государство, но сами организации работают по законам рынка. Местные выставочные центры находятся под контролем местной администрации. Власти дают разрешение на проведение выставки, учитывая тематику и сроки проведения. Считается недопустимой прямая конкуренция между выставочными центрами одной области. Конкуренция между выставками, проводимыми на территории разных областей, возможна.  
 
 
 

3. Организация  участие в выставках и ярмарках 
 
Ушла в прошлое эпоха, когда выставочная деятельность была мобилизована на обеспечение непосредственного сбыта товаров. Сегодня участие в торговых ярмарках и выставках имеет глобальные цели и стоит на службе всех составляющих комплекса маркетинга. Стенд перестал быть краткосрочной «торговой точкой» и превратился в платформу преследования глобальных предпринимательских целей и, в первую очередь, совершенствования фирменного имиджа экспонента.

 
Решение предприятия о продвижении своих коммерческих интересов посредством участия в торговых ярмарках или выставках, зависит, прежде всего, от двух следующих факторов: 
1. От тенденции к участию в ярмарках/выставках, наблюдающейся в отрасли, к которой это предприятие принадлежит. 
2. От масштабов, в которых основные конкуренты предприятия используют ярмарки и выставки в качестве средства продвижения своей продукции на рынке.  
Существующая тенденция такова: крупные предприятия предпочитают строго отраслевые ярмарки/выставки, используют большие стенды и участвуют в этих мероприятиях систематически, в противоположность им малые и средние предприятия участвуют в ярмарках/выставках нерегулярно и ограничиваются обычно мероприятиями местного масштаба. В то же время современный уровень развития ярмарок предоставляет малым и средним предприятиям широкие перспективы. Речь идет не только о все увеличивающемся количестве региональных ярмарок или выставок, но и об отраслевых ярмарках.  
Это явление не новое. Например, всемирно известный ныне автомобильный салон в Женеве, действующий с 1904 года, представляет типичную отраслевую ярмарку.  
 
Таким образом участие в выставках или ярмарках для мелких фирм это:

1) средство завоевания  всеобщей известности и место  встречи с покупателями и специалистами, которые заинтересованы в получении информации, ищут новые товары и услуги, а возможно и готовы немедленно разместить заказ, 
2) возможность встретиться с руководителями верхнего эшелона и побеседовать в спокойной и неформальной обстановке без отвлечения на подчиненных и телефонные звонки, 
3) уникальный шанс напрямую пообщаться с большим количеством конечных потребителей.  

Кроме того отсутствие на выставке тоже замечают и трактуют как неблагоприятный знак. Считается, что фирма испытывает технические или финансовые трудности, что, возможно, ее товары менее конкурентоспособны. Поставщики задумываются и беспокоятся, а конкуренты пользуются этим, чтобы занять ее ниши.  
Предприятие может принимать участие в торговых ярмарках, выставках и прочих подобных мероприятиях внутри страны и за рубежом в качестве самостоятельного экспонента или в рамках группового участия (например, павильон страны). От способа участия в ярмарке или выставке зависят методы его организации, бюджет расходов, а часто и конечный результат.  
Предприятие самостоятельно участвует в той или иной ярмарке или выставке внутри страны или за рубежом всегда по собственной инициативе и под свою ответственность, и, таким образом, принимает на себя все организационные заботы и, как правило, самостоятельно несет все расходы. В промышленно развитых странах разработана система содействия и экономической поддержки предприятий, главным образом, экспортеров, по принципу: «как можно больше частного участия в как можно большем количестве ярмарок и выставок, проводимых в различных странах». Величина экономической поддержки (процент участия в расходах) со стороны государства дифференцируется в зависимости от предприятия, вида производимой продукции, уровня технологии, политики маркетинга, страны организации ярмарки или выставки и, естественно, частоты предоставления таких субсидий. 
Участие различных государств в торговых выставках и ярмарках с организацией павильонов и проведение различных выставочных мероприятий внутри страны и за рубежом входит в число основных мер по стимулированию продаж \ экспорта и улучшению имиджа страны. Организацию национальных павильонов на международных торговых выставках или ярмарках обычно берут на себя государственные и общественные организации, причем предприятия, как правило, участвуют собственным стендом, что обеспечивает им в удовлетворительной степени самостоятельность и свободу действий.  
Основными преимуществами участия предприятия в составе павильона своей страны являются его низкая стоимость и освобождение предприятия от трудоемких и требующих времени организационных хлопот. Однако эти серьезные преимущества ослабляются рядом отрицательных факторов, которые экспонент обязан знать и принимать во внимание.  
 
В общем виде ярмарочная или выставочная деятельность предприятия последовательно реализуется на таких этапах: 
1.Принятие решения об участии (определение целей). 
2. Этап подготовки участия. 
3. Стадия работы ярмарки\выставки. 
4. После  ярмарочная (после выставочная) деятельность. 
 
3.1 Принятие решения об участии в ярмарке или выставке.

 
Начинать работу следует с ответа на вопрос – нужна ли Вам выставочная деятельность вообще? Если ответ – ДА, то предприятие должно обратить основное внимание на: 
1. Размер общей экспозиционной площади. 
2. Степень известности именно этой выставки или ярмарки. 
3. Тематику выставки или ярмарки и ситуацию в отрасли в целом. 
4. Список экспонентов выставки или ярмарки предыдущих лет. 
5. Список экспонентов, уже заявивших о своем участии. 
6. Время проведения выставки или ярмарки и ваш календарный план производства и сбыта. 
7. Цену аренды экспозиционной площади. 
8. Условия участия в общем каталоге.

  
Прежде всего ярмарки/выставки помогают экспоненту: 
1) предпринять самокритичный анализ хода развития своего предприятия, 
2) оценить его позицию на рынке (размеры, стабильность), 
3) почерпнуть рациональные идеи в поведении конкурентов, параллельно с ним участвующих в данной ярмарке/выставке, 
4) определить ход конкуренции в области товаров-субинститутов,  
5) изучить политику конкурентов (методы, стимулы, системы).

 
В соответствии с выше перечисленными факторами, причины участия в  выставках и ярмарках могут быть классифицированы на общие, которые одинаковы для всех предприятий, и особые, дифференцирующиеся в зависимости от политики каждого предприятия: 
1. Общие причины: 
1) увеличение объема продаж, 
2) контроль конкурентоспособности предприятия, 
3) определение экспортной способности товаров, 
4) изучение общей конъюнктуры в отрасли (тренд и т.д.), 
5) обмен опытом, 
6) развитие сотрудничества, 
7) наблюдение за конкурентами (продукция, идеи, методика, сервис).

 
2. Особые причины:

 
1) продукция 
- проверка приемлемости конкретного товара, 
- презентация новых товаров, 
- расширение ассортимента предлагаемых товаров; 
2) цены и коммерческие условия 
- проверка реакции,

- предложение  новых условий (реакции); 
3) сбыт 
- развитие-расширение распределительных сетей, 
- контроль эффективности сети, 
- поиски представителя; 
4) коммуникация 
- поиски новых покупательских сегментов, 
- повышение популярности предприятия, 
- активизация рекламной компании, 
- контакты со средствами массовой информации, 
- получение информации о переменах в желаниях и тенденциях рынка, 
- проработка развивающихся контактов, 
- освоение рыночной информации, 
- обмен опытом, 
- создание фирменного имиджа и т.д.

 
В функциональном аспекте цели участия  могут быть разделены на цели действия и цели контроля. 
Не вызывает сомнения тот факт, что конечной целью участия в любой ярмарке или выставке является продажа. В аспекте продажи цели могут быть подразделены на: 
1. Цели подготовки продаж. 
2. Цели осуществления продаж. 
3. Цели поддержания продаж.

 
Дата принятия решения об участии в ярмарке или выставке совпадает с датой начала процедуры организации участия, пунктом отправления которой является получение регламента, содержащего условия участия, за чем следует составление графика контактов с устроителями. 
Сразу же после составления графика контактов с устроителями ярмарки/выставки предприятие обязано строго в рамках установленных сроков заполнить и отослать все соответствующие формуляры. Главным из числа различных документов является заявка об участии. Принятие устроителем ярмарки/выставки заявления об участии автоматически обозначает и принятие экспонентом условий участия в ней, которые он обязан строго выполнять. 
Параллельно контактам с устроителем ярмарки/выставки экспонент должен заняться подготовкой экспонатов, от вида и количества которых зависят как выбор стенда, так и элементы их поддержки. 
 
3.2 Этап подготовки

 
После установления целей участия  в ярмарке\выставке предприятие  составляет смету стоимости участия, которая представляет собой способ определения расходов, необходимых для его осуществления. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы, чтобы обеспечить достижение целей, продиктовавших необходимость участия в ярмарке\выставке. Как показали соответствующие исследования, примерно половину суммарных выставочных расходов составляет арендная плата (10-15%) и затраты на изготовление стенда (30-35%).  
Что же включает в себя цена 1 м2 выставочной площади? Это:  
1) стоимость общего электроосвещения закрытых выставочных площадей и открытой территории, 
2) стоимость общей охраны территории, 
3) стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента в пределах квоты, которая устанавливается в зависимости от размера арендуемой площади, 
4) стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге), 
5) стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа выставки, 
6) и др. дополнительные услуги.

 
Дополнительно следует определить основные позиции, основные статьи расходов. Расходов требуют обычно: 
1. мероприятия, проводимые на стенде, 
2. тип стенда, 
3. оформление стенда, 
4. персонал на стенде, 
5. реклама до выставки, 
6. работа с прессой, 
7. особые формы обращения к посетителям,