Организация выставочного бизнеса

2.2. Разработка целевой структуры проекта

Схема целевой декомпозиции представлена в Приложении 1.

Генеральная цель: Организация выставки сувенирной продукции в рамках заседания Совета глав государств-членов Шанхайской организации сотрудничества.

1. Материально-техническое обеспечение

    1.1. Обеспечить выставочную площадь

           1.1.1. Поручить провести переговоры с представителями Центра

                     Международной Торговли

           1.1.2. Заключить договор аренды выставочной площади

           1.1.3. Произвести застройку стендов, дополнительного оборудования

     1.2. Определить стоимость услуг для участия в выставке

           1.2.1. Расчет 1 кв.м. выставочной площади

           1.2.2. Расчет аренды выставочного оборудования

           1.2.3. Расчет размещения рекламы экспонента в каталоге

      1.3. Создать каталог выставки, рекламную продукцию

          1.3.1. Мониторинг рынка полиграфических услуг

          1.3.2. Провести переговоры с представителями компании

          1.3.3. Заключить договор на оказание услуг

     1.4. Организовать фуршет на выставке

          1.4.1. Мониторинг служб кейтеринга

          1.4.2. Провести переговоры

          1.4.3. Заключить договор на оказание услуг

2. Работа с экспонентами

     2.1. Определить участников выставки

          2.1.1. Направить заявочную документацию и информационный лист

                    в Министерство торговли, питания и услуг для распространения

                    в отраслевых союзах

          2.1.2. Разместить информацию на сайтах ШОС, Правительства

                    Правительства

          2.1.3. Составить список участников, подавших заявку

     2.2. Организовать участие экспонентов в выставке

           2.2.1. Провести переговоры для определения предоставляемых услуг,

                     вида стенда

           2.2.2. Получить информацию для размещения в каталоге

           2.2.3. Заключить договор участия

3. Информационное обеспечение

     3.1. Создать информационно-организационную документацию

           3.1.1. Составить заявочную документацию (заявка, договор)

           3.1.2. Создать информационный лист о выставке

           3.1.3. Составить программу мероприятий

           3.1.4. Написать сценарий церемонии открытия

     3.2. Обеспечить государственную поддержку в организации

           3.2.1. Провести переговоры о размещении информации о выставке на

                     сайтах ШОС, Правительства

           3.2.2. Сделать запрос на получение списка потенциальных участников

                     из Министерства Торговли, питания и услуг

          3.2.3. Сделать запрос на получение списка официальных лиц и

                    VIP-персон, участвующих в церемонии открытия выставки

          3.2.4. Провести переговоры по поводу выступления представителей

                    органов власти в церемонии открытия с приветственным словом         

          3.2.5. Сделать запрос на получение текста приветственного слова для

                    размещения в каталоге выставки

     3.3. Создать информационную поддержку выставки

          3.3.1. Создать пресс-релиз выставки

          3.3.2. Провести переговоры с представителями СМИ

          3.3.3. Направить информацию для освещения мероприятия в СМИ

3. МОБИЛИЗАЦИЯ РЕСУРСОВ

3.1. ХАРАКТЕРИСТИКА ТИПОВ РЕСУРСОВ

В целях реализации проекта выделены несколько типов ресурсов (данные табл. 3): управленческие, материальные и информационные. К управленческому ресурсу отнесен менеджер проекта, функции которого (как и любого менеджера) заключаются в планировании, организации, мотивации и контроле деятельности проектной команды. Материальные и информационные ресурсы выделены исходя из задач целевой структуры проекта.

Таблица 3

Характеристика типов ресурсов

Охарактеризовав необходимые для реализации проекта ресурсы, важно оценить наличие данных ресурсов у организации.

3.2. АНАЛИЗ РЕСУРСОВ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ ИХ НАЛИЧИЯ

Как видно из таблицы 4, основная часть ресурсов является наличной.

Рабочая группа обладает всеми необходимыми материальными ресурсами для выполнения своих функций. Они регулярно (еженедельно, по мере необходимости) предоставляются сотрудникам.

Необходимость финансовых ресурсов, которые и составят смету проекта, также решается за счет собственных средств со счетов организации.

К потенциальным относятся правовые ресурсы – нормативные акты, на основании которых организуется выставка. Их предоставит Областной штаб по подготовке к проведению в 2009 году заседания Совета глав государств-членов ШОСа, а также их можно найти в интернете.

Таблица 4

Анализ ресурсов с точки зрения их

наличия и способов перевода потенциальных ресурсов

3.3. РАЗРАБОТКА КОММУНИКАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ПРОЕКТА

Коммуникации и сопутствующая им информация необходимы для обеспечения координации между участниками проекта, для обмена информацией как внутри центра, так и с внешними организациями.

Обмен информации внутри проектной команды представлен на внутренней коммуникационной структуре (рис.1).

Рис. 1. Внутренняя коммуникационная структура

Из данной схемы видно, что в состав внутренней коммуникационной среды входят:

                  менеджер проекта;

                  менеджер 1;

                  менеджер 2;

Между участниками проектной команды постоянно происходит обмен информацией, так как действия, которые они совершают взаимосвязаны и взаимозависимы.

Обмен информации происходит как внутри центра, так и с внешними организациями. Взаимодействие с внешними организациями представлено на внешней коммуникационной структуре (рис.2).

Рисунок 2. Внешняя коммуникационная структура

Внешние коммуникационные связи, представленные на рис.2 проявляются следующим образом:

Проектная команда – Областной Штаб по подготовке к проведению заседания Совета глав государств-членов ШОС. Как инициатор, Штаб обязывает проектную команду организовать выставку, затем предоставляет необходимые правовые ресурсы.

Проектная команда – Министерство торговли, питания и услуг. Информационная поддержка, помощь в поиске потенциальных участников. Содействие в переговорах с официальными лицами и представителями органов власти.

Проектная команда – Центр международной торговли, служба кейтеринга, агентство полиграфических услуг. Заключение договора на предоставление услуг.

Проектная команда – СМИ. Информационная поддержка проекта.

4. РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА

4.1. УПРАВЛЕНИЕ КОМАНДОЙ

Для достижения поставленных целей и решения задач нужна команда. Возглавляет команду менеджер проекта. Для эффективной реализации проекта необходим кадровый состав в количестве трех человек, которые будут осуществлять работу над проектом в рамках повседневной деятельности.

Таблица 5

Матрица ответственности

Как видно из таблицы 5, все задачи целевой структуры распределены между исполнителями таким образом, чтобы обеспечить эффективное их выполнение, при этом давая возможность выполнять членам команды свои привычные функциональные обязанности.

              Обязанности, в основном, разделены по направлениям проекта. Так менеджер 1 отвечает за материально-техническое обеспечение и информационную  поддержку в организации  выставки. А менеджер 2 за работу с экспонентами и информационно-организационное обеспечение проекта.

              Деятельность менеджера команды в матрице ответственности представлена, главным образом, присутствием на переговорах со сторонними организациями и представителями органов власти.

Таблица 6

Состав команды