Исследование проблем управления организацией Проблемная область - адаптация персонала

    В последние годы работники уходят в другие организации (несколько превышающую естественную текучесть кадров, приблизительно 7-9% в год). В связи с этим коммерческие и производственные отделы испытывают трудности. Анализ документов уволившихся специалистов показал, что 95% сотрудников уволились по собственному желанию, а 5 % уволились в связи с переездом в другой город или иными причинами. Вследствие поиска и подбора новых сотрудников, их вхождения в организацию проходит время, в течение которого организация несет экономические убытки (связанные с подбором и обучением нового персонала). В этой ситуации особенно остро стоит вопрос не только подбора сотрудников, но и их удержания.

    При приеме  на работу происходит только общий инструктаж по основной деятельности предприятия и не более, после чего сотрудник приступает к своим должностным обязанностям, прописанным в должностных обязанностях. Полностью отсутствуют такие локальные нормативные акты, регулирующие процесс адаптации, как положение об адаптации нового сотрудника,  положение о наставничестве, адаптационный лист.

  Так же для выявления  проблемы было решено провести  анкетирование сотрудников всех  отделов для оценки процесса адаптации работников на предприятии ЗАО «НПФ «ПЕТРОТЕХ». Пример анкеты представлен в Приложении №1 . В анкетировании участвовали сотрудники организации в возрасте от 18 до 55 лет, проработавшие в организации не более двух лет. Всего в анкетировании приняло участие 40 человек (23 мужчин и 17 женщин).

Результаты анкетирования по полноте предоставленной информации для нового сотрудника можно посмотреть на полученной после исследования диаграмме  №1.

Диаграмма 1. Результаты анкетирования по полноте предоставленной информации.

 

На основе полученных данных можно сделать вывод о том, что предоставление информации в организации присутствует. Большинство рассматриваемых критериев имеют средние оценки.

Явно выражен недостаток информации  об отделе, о коллегах и руководстве. Требуется необходимость  повышения данных показателей для улучшения адаптации персонала.

 

При адаптации нового персонала эффективной помощью  является:

- помощь коллег

-консультации с отделом персонала

-руководитель отдела или генеральный директор

Результаты анкетирования по эффективной помощи при адаптации представлены на диаграмме №2.

Диаграмма 2: Результаты анкетирования по эффективной помощи при адаптации

Как мы видим, 43 человека ответило что основным источником помощи являются коллеги, 2 человека – консультации с отделом персонала, 2 человека - руководитель отдела или генеральный директор, 3 человека - никто не помогал.

 

  Анализ ситуации на предприятии показал, что основными проблемами при адаптации  персонала являются отсутствие полной информации о технологии работы, полноценной информации о руководстве, коллегах и отделе. Также существует некая сложность при вхождении в коллектив.

Это обусловлено тем, что, в организации отсутствует  технология адаптации, документация по процессу адаптации, нет специалиста, в должностные обязанности которого входили бы функции по адаптации новых работников. Не развит институт наставничества.

Таким образом, можно  сделать вывод что, необходимо уделять  больше внимание на адаптацию персонала для безболезненного и постепенного вовлечение сотрудника в коллектив, что приведет к повышению эффективности работоспособности.

 

 

6. Разработка предложений по совершенствованию системы управления.

 

 

На основе проведенного исследования целесообразно принять  следующие предложения по внесению изменений в деятельности обучения и работе с персоналом, а именно:

1. Введение нового сотрудника в структуру управления – заместителя директора по обучению и работе с персоналом (с психологическим образованием).
2. Создание института наставничества
3. Создание адаптационного листа как инструмент адаптации (Приложение 2)
4. Создание положения об адаптации нового сотрудника

 

Должностные обязанности  заместителя директора по обучению и работе с персоналом:

-проводит специальные курсы подготовки наставников;

- проводит индивидуальные беседы руководителя, наставника с новым сотрудником;

- проводит интенсивные краткосрочные курсы для руководителей, вновь вступающих в должность;

- управляет проектами по разработке адаптационных процедур и инструментов

-проводит периодический мониторинг системы адаптации, оценка эффективности адаптационных инструментов и системы в целом;

- оказывает различную  психологическую помощь 

- принимает участие  в решении конфликтных ситуаций  в организации.

Накануне официального выхода принятого сотрудника на рабочее  место заместитель директора по обучению выполняет следующие процедуры:

-подготавливает должностную инструкцию работника;

-подготавливает все информационные материалы, которые будут выданы работнику в первый день работы;

- информирует заранее будущих коллег о приходе нового работник;

-проверяет готовность рабочего места;

-связывается с работником, для того чтобы убедиться, что все в порядке.

Эти действия направлены на снижение тревожности и неуверенности, испытываемых новым работником в первые дни работы.

Проводится общее ознакомление предусматривает ознакомление и получение общего представления об истории, миссии и корпоративной (организационной) культуры предприятия. На данном этапе новый работник получает общее представление об организации; ознакамливается с основной политикой и стратегией, с порядком и сроком выплаты заработной платы, с дополнительными льготами, с правилами охраной труда и техникой безопасности, с правилами внутреннего трудового распорядка, с профсоюзом, со службой сбыта.

Следующий этап адаптации  заключается в введение в подразделение (организацию) нового работника. Он предусматривает ознакомление и получение представления о подразделении. На этом этапе работник: прикрепляется к наставнику; осматривает свое подразделение; представляется сотрудникам подразделения; знакомится с положением о подразделении; основами системы материального стимулирования и премирования работников; организацией питания на предприятии; процедурами, правилами, инструкциями, предписаниями; основными целями и задачами подразделения (отдела, цеха, участка); с порядком принятия пищи, курения, перерывов, отдыха; с порядком выноса вещей из отдела, предприятия; с порядком пользования телефонами и прочим. Эти первоначальные действия позволят новому сотруднику комфортнее чувствовать себя в организации и быстрее пройти процесс адаптации на предприятии.

Создание адаптационного листа (Приложение 2) позволит четко структурировать процесс адаптации нового сотрудника. В нем четко прописываются проводимые мероприятия и их длительность.

Структура Адаптационного листа нового сотрудника:

1. Задачи на испытательный  срок 

2. Мероприятия по адаптации

3. Перечень мероприятий  к исполнению 

4. Проверка выполнения 

Задачи на испытательный  срок.

Задачи определяются зам. Директора по обучению и работе с персоналом и разъясняются новичку при подписании Адаптационного листа. При постановке задач использовать методику SMART(конкретные, измеримые, достижимые, соответствующие деятельности, согласованные во времени), благодаря чему можно измерить результат их решения в любой контрольной точке, допустим, через месяц после начала работы (% выполнения запланированного).

Мероприятия по адаптации. Мероприятия по адаптации, разработанные  в компании и адресованные новому сотруднику данного подразделения, должны включать:

- Вводный инструктаж  о правилах компании

- «Добро пожаловать!»  - тренинг

- Знакомство с сотрудниками

- Обучение в учебном  центре

Перечень мероприятий  к исполнению. Перечень мероприятии  к исполнению – это список так  называемых «контрольных точек», или  обязательств нового сотрудника перед компанией, среди которых необходимо выделить следующие:

- Оформление документов  в отделе персонала 

- Проверка на знание  характеристик продукции / услуг  компании

-Беседа с руководителем  по прошествии первого и второго  месяцев испытательного срока.

Проверка выполнения. Оценку выполнения поставленных перед  новым сотрудником задач необходимо осуществлять в ходе его встреч с  непосредственным руководителем один раз в две недели. По завершении испытательного срока предложить сотруднику заполнить отчет по индивидуальному плану работы.

Таковы основные мероприятия, которые необходимо провести, для  решения проблем связанных с адаптацией персонала.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Оценка эффективности внедрения  предложений.

Предложенные выше мероприятия позволят безболезненно и постепенно вовлечь сотрудника в новый коллектив, объяснить суть работы, правила поведения и т.д.

Имеющийся опыт зарубежных фирм, и опыт предприятий Советского Союза в которых применяются  аналогичные методы адаптации персонала, позволяют судить об их эффективности.

При создании института  наставничества и введении новой  должности заместителя директора  по обучению и работе с персоналом потребуются дополнительные расходы  на заработную плату.

Однако, благодаря быстрой  и правильной адаптации персонала происходит максимальное сокращение начальных издержек до того, как новый сотрудник вникнет в работу, появляется положительный настрой на позитивное отношение к новым обязанностям. Эффективностью работы данного отдела можно считать увеличение будущей прибыль организации в среднем на 10% и сокращение издержек.

При качественном процессе адаптации персонала будут оставаться больше людей на постоянную работу, что приведет к уменьшению текучести кадров и к росту прибыли организации в целом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8. Разработка мероприятий по  внедрению

предложений.

 

Практика показывает, что сотрудники отечественных предприятий  не слишком восприимчивы к новациям, поэтому процесс проведения изменений  на предприятии становится зачастую очень сложным. Как правило, люди боятся их из-за неопределенности, чему-то новому и на первый взгляд кажущимся совершенно ненужным. Проблемная область довольно распространена на предприятиях. На мой взгляд, разработанные предложения и их реализация на практике не вызовет со стороны персонала никакого негатива.

Рассмотрим необходимые  мероприятия по внедрению вышеизложенных предложений в рабочий процесс  ЗАО «НПФ «ПЕТРОТЕХ».

Осознание руководства  компании о создании отдела адаптации

Назначение зам. Директора  по обучению и работе с персоналом

Создание института  наставничества

Разработка методических материалов

Начало процесса адаптации

 

Рисунок 8.Алгоритм последовательности действий для создания и функционирования отдела адаптации.

Программа адаптации  включает себя:

- создание и проведение  специальных курсов подготовки  новых сотрудников;

- проведение индивидуальных бесед руководителя, с новым сотрудником;

- оказание  различной  психологической помощи 

- создание семинаров,  курсов по различным вопросам адаптации;

- проведение в коллективе  специальных ролевых игры по сплочению сотрудников;

         -проведение ознакомления стажера с производственными и социально-бытовыми условиями подразделения, основами корпоративной культуры.

-Создание и ведение  адаптационного листа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В данной курсовой работе рассмотрена проблема адаптации  персонала компании «НПФ «ПЕТРОТЕХ». Процессы, происходящие в типичны  и для других предприятий, независимо от масштабов и вида деятельности.

В результате проведенной работы были достигнуты основные, поставленные цели. Была выявлена проблемная область – адаптация персонала,  проведен анализ факторов внешней среды, приведены требования к выбранной проблемной области, проведен основной этап исследования, произведены разработка по совершенствованию системы управления, проведена оценка эффективности внедрения предложения, а также разработаны мероприятия по внедрению предложений.  

Адаптация персонала  является ключевым фактором приспособления работником к условиям труда, повышением эффективности труда.

В заключение работы хотелось бы сделать следующие выводы:

-Процесс адаптации персонала является одним из важнейших условий эффективного функционирования и роста компании;

-Процесс адаптации  должен быть последовательным;