Исследование проблем управления организацией Проблемная область - адаптация персонала

ЗАО «Волгобалт Медиа» занимается повышением квалификации своего персонала, всячески поддерживает различные инициативы в обучающих программах, сотрудники компании участвуют в вебинарах, компания участвует во всевозможных выставках, посвященных рекламе , что помогает компании удерживать прочные рыночные позиции, ежегодно увеличивать свою долю рынка, посредством привлечения новых партнеров и  потребителей на российском рынке.

Так же хочется отметить, что эта отрасль ведения бизнеса является очень перспективной. В наше время для любой организации очень важно привлечение потребителей при помощи рекламы. Поэтому спрос на услуги внешней рекламы постоянен.

Важным достижением  компании является стремление к новым идеям в сфере рекламы. Дизайнеры компании постоянно имеют интересные идеи , а приобретение новых рекламных мест увеличивают возможности для их реализации. Компания постоянно следит за состоянием рынка и старается предлагать свои услуги исключительно по конкурентоспособным ценам. Компания тщательно следит за выполнением заказа на рекламу. Благодаря высокому уровню сервиса компания занимает лидирующее место на рынке.

В организации сложилась благоприятная атмосфера для работы, хорошо оборудованный офис, предоставляются все необходимые для работы расходные материалы, ведется питание сотрудников , в качестве бонуса, в конце недели сотрудники могут бесплатно посещать театральные спектакли. Это позволяет сотрудникам чувствовать себя комфортно. Однако в первые дни работы складывается тяжелое эмоциональное состояние в связи с неполной информативной базой о предприятии. Отсутствует процесс адаптации персонала, нет института наставничества.

Грамотная маркетинговая  политика позволяет  успешно проводить  реализацию услуг.

Компания не только ведет активный поиск новых клиентов с помощью телефонных переговоров, а также постоянно поддерживает отношения со старыми клиентами.

В данной главе нельзя не упомянуть о налогообложении и ставках налогов компании.

Сдача государственной статистической отчетности - это сдача формы государственного статистического наблюдения, при которой государственные органы статистике получают от юридических (ООО, ОАО, ЗАО) и физических лиц необходимую информацию, отчетные документы о финансово-хозяйственной деятельности организации, о проводимых финансовых операциях. Сбором статистически данных занимается Федеральная служба государственной статистики (Росстат) согласно "Положению о порядке представления государственной статистической отчетности в Российской Федерации" от 14.08.1992 № 130. 
Государственная статистическая отчетность содержит все виды статистических наблюдений и является государственной, коммерческой или военной тайной. Типовая статистическая отчетность подходит всем предприятиям малого бизнеса, занимающихся финансово-хозяйственной деятельностью. Специализированная статистическая отчетность - в зависимости от особенностей отдельных отраслей экономики РФ. 
В случае предоставления искаженных сведений в органы Росстата, с данной организации будет взыскана сумма произведенных затрат на обработку информации, то есть сумма за нанесенный ущерб. С 17 декабря 2007 года в силу вступил Федеральный закон от 29 ноября 2007 года № 282-Ф3 "Об официальном статистическом учете и системе государственной статистике РФ". Закон объясняет работу органов статистики. Также с 1 января 2008 года в силу вступил еще один важный для малого предпринимательства Федеральный закон от 24 июля 2007 года № 209 - Ф3. Данный закон рассматривает механизмы развития  предприятий малого и среднего бизнеса, их финансовые операции, которые должны быть отражены в государственной статистической отчетности. Например, рассматриваются новые критерии отнесения предприятия малого бизнеса или ИП (индивидуального предпринимателя) к определенной категории хозяйствующих объектов финансово-хозяйственной деятельности. 
Предприятия малого бизнеса должны сдавать ежеквартальную государственную статистическую отчетность только по письменному запросу из органов Росстата.

    Главный бухгалтер рассчитывает налоги, относимые на себестоимость, финансовые результаты.

Налоги, относимые  на себестоимость:

1). Отчисления в Фонд социальной защиты населения (взносы на социальное страхование).

2). Земельный налог.

3). Обязательные страховые взносы по страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

4). Отчисления в инновационные фонды

Ставки налогов:

1). НДС – 18%

2). Налог на  прибыль – 20%

3). НДФЛ –  13%

4)Транспортный  Налог

5) Налог на имущество  2,2%

6)ФСС 2,9%

7)Несчастных  случаев 1,3%

8)Пенсионный  Фонд:

   Страховая  16%

   Накопительная  6%

9) Медицинское  страхование территориальное 5,1%

На основе вышеизложенного  можно выявить сильные и слабые стороны организации.

К сильным можно отнести:

- лидирующие позиции  на рынке;

-конкурентоспособные услуги;

-хорошая репутация среди постоянных заказчиков ( М-Видео, Медиа Маркт и др);

К слабым можно отнести:

Отсутствие процесса адаптации персонала

Из всего вышесказанного можно сделать вывод: главной  проблемой организации является процесс адаптации персонала на рабочем месте, что негативно сказывается  на психологическом климате новых сотрудников в первое время работы.

 

4. Требования к выбранной проблемной

области

 

Адаптация персонала  представляет собой процесс ознакомления, приспособления работников к содержанию и условиям трудовой деятельности, а также к социальной среде организации. Адаптация является одной из составляющих частей управления персоналом. Этот термин применим как к новым сотрудникам, нанимаемым извне, так и к сотрудникам, перемещаемым на новую должность в порядке внутренней ротации.

Этот процесс представляет собой приспособление организма, индивидуума, коллектива к изменяющимся условиям среды или к своим внутренним изменениям, что приводит к повышению эффективности их существования и функционирования.

Адаптация персонала – основной путь к взаимопониманию и первая ступенька к взаимному приспособлению нового работника и самой компании-работодателя. Главной целью в этом длительном процессе является безболезненное и постепенное вовлечение сотрудника в коллектив, объяснить суть работы, правила поведения и т.д. Следует помнить, что для него все профессиональные, психологические, коммуникативные, организационные, социальные и физиологические условия являются непривычными. Поэтому очень важно организовать этот процесс грамотно и помочь работнику пережить его как можно легче, от подбора персонала до полного вливания в коллектив и освоения со своими служебными обязанностями.

По данным статистики говорится, что 90% людей, уволившихся с работы в течение первого года, приняли это решение уже в первый день своего пребывания в новой организации.

Как правило, новичок в организации  сталкивается с большим количеством  трудностей, основная масса которых  порождается именно отсутствием  информации о порядке работы, месте расположения, особенностях коллег и т.д. Кроме того, способы включения новых сотрудников в жизнь организации могут существенно активизировать творческий потенциал уже работающих сотрудников и усилить их включенность в корпоративную культуру организации. Для руководителя же информация о том, как организован в его подразделении процесс адаптации новых работников, может многое сказать о степени развития коллектива, уровне его сплоченности и внутренней интеграции.

Основными задачами является максимальное сокращение начальных издержек до того, как новый сотрудник вникнет в работу, уменьшение текучки рабочей силы в компании и настрой на позитивное отношение к новым обязанностям. Сама организация может сделать многое для того, чтобы человек почувствовал себя уютно в новом коллективе. Для этого проводятся специальные семинары, тренинги, консультации по вопросам адаптации персонала, корпоративные тематические мероприятия, игры для сплочения коллектива, специальные курсы по обучению персонала, в том числе и для руководителей и т.д. Все это должно помочь новичку удачно пройти основные стадии адаптации и обосноваться на новом месте прочно и надолго.

Для достижения поставленных целей необходима четкая структура управления, представленная на рисунке 5.

 

 

Рисунок 5. Требуемая структура управления

Заместитель директора  по обучению и работе с персоналом совместно с  менеджером   по подбору персонала после поиска, подбора и приема нового сотрудника фирмы, сообщают ему общие сведения о фукционировании фирмы и вводят нового сотрудника в процесс работы. Заместитель директора по обучению и работе с персоналом и менеджер адаптации персонала организации выполняют действия связанные  с выполнением задач по процессу адаптации, после чего нового сотрудника прикрепляют к наставнику.

Исходя из определенных целей периода адаптации, определяются задачи, которые стоят перед компанией и новым сотрудником:

Со стороны организации требуется:

 -обеспечение всем необходимым для процесса ускоренного достижения работником необходимого уровня производительности и качества труда;

 -создание благоприятный психологический климат в коллективе;

 -обеспечение полной информативной поддержке, как нового сотрудника, так и участников процесса адаптации (наставники, тренеры и т.д.);

Задачами подразделения или  специалиста отвечающего за организацию  процессов адаптации, являются:

- проведение индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником;

- специальные курсы подготовки наставников;

- использование метода постепенного усложнения выполняемых новичком заданий;

- выполнение разовых общественных поручений новым сотрудником фирмы для установления контактов нового работника с коллективом;

- разработка проектов адаптационных процедур и инструментов для быстрого процесса адаптации нового сотрудника;

- периодический мониторинг системы адаптации, оценка эффективности адаптационных инструментов и системы в целом;

-проведение функциональных мероприятий по адаптации, например, проведение вводного инструктажа о правилах внутреннего распорядка, нормах техники безопасности, положение о коммерческой тайне и т.д.

Со стороны сотрудника следует ожидать ответственного выполнения мероприятий адаптации и выполнения поставленных задач.

Целесообразно выделить четыре этапа производственной адаптации  персонала, которыми руководствуется  менеджер по адаптации, представленная на рисунке 6.

 

Рисунок 6. Этапы адаптации персонала

Этап 1. На данном этапе происходит ознакомление нового сотрудника с компанией, корпоративными правилами, историей, структурой, трудовым распорядком, традициями, политиками в области управления персоналом и т.д. Оценка уровня подготовленности новичка необходима для разработки наиболее эффективной программы адаптации. Если сотрудник имеет не только специальную подготовку, но и опыт работы в аналогичных подразделениях других компаний, период его адаптации будет минимальным. Однако поскольку организационная структура зависит от ряда параметров, таких, как технология деятельности, внешняя инфраструктура и персонал, новичок неизбежно попадает какой-то степени в незнакомую ему ситуацию. Инструменты, применяемые на первом этапе - вводные тренинги и инструктажи, корпоративная документация.

Этап 2. Вхождение в  должность. Второй этап включает ознакомление с функциями и целями подразделения, целями и задачами самого сотрудника, процедурами и правилами, а также  установление отношений с коллегами. К этой работе привлекаются как непосредственные руководители новичков, так и сотрудники служб по управлению персоналом.

Инструментами данного  этапа являются: положение о подразделении, должностная инструкция сотрудника, составленный план работы нового сотрудника на первые три месяца, утвержденные регламенты и правила.

Этап 3. Действенная ориентация. На данном этапе у нового сотрудника появляется возможность применить  имеющиеся или только что приобретенные  знания и получить обратную связь  от руководителя или наставника. Этот этап начинается не ранее чем через неделю после выхода сотрудника на работу.

Этап 4. Функционирование. В любой компании будет полезным иметь статистику по должностям относительно средней продолжительности адаптационного периода, то есть того, через какое  время после трудоустройства сотрудник должен начать работать в полную силу.

    Локальными нормативными актами, регулирующими процесс

 адаптации, являются: положение об адаптации нового сотрудника, положение о прохождении испытательного срока, Положение о наставничестве, адаптационный лист как инструмент адаптации.

В процессе адаптации должны использоваться только современные методы и информация.

 

 

 

 

 

 

5. Основной этап исследования  системы управления предприятием

 

Целью основного этапа  исследования является описание реального состояния проблемной области, выявление недостатков системы управления соответствующей деятельностью, определение основных причин неблагополучия.

В ходе проведения предварительного этапа исследования системы управления, была выявлена проблема адаптации персонала на рабочем месте, что негативно сказывается  на психологическом климате новых сотрудников в первое время работы. Это негативно сказывается на развитии компании.

     Целью системы управления адаптацией работников на ЗАО «НПФ «ПЕТРОТЕХ» является обеспечение более быстрого вхождения в должность принятого работника, уменьшение количества возможных ошибок, связанных с включением в работу, формирование позитивного образа организации, уменьшение дискомфорта первых дней работы.

В данный момент в существует следующая структура управления по адаптации персоналом, представленная на рисунке № 7.

 

 

 

 

 

Рисунок 7. Существующая структура управления

     Как мы  видим, практически полностью  отсутствует процесс адаптации  персонала на новом рабочем  месте. Частично необходимые обязанности выполняет менеджер по подбору персонала, но его действия полностью не соответствует необходимым требованиям производственного процесса. Поэтому целесообразно ввести дополнительный одел по обучению, работе и адаптации персонала, и институт наставничества.