Анализ работы менеджера с документами

- хранить только  важные документы (не копите  документы про запас, выбрасывайте  ненужные бумаги);

- оставлять наиболее  интересные и приятные дела  и документы на конец рабочего  дня;

- всегда контролировать  выполнение поручений;

- приобрести  навык и использовать принцип  скорочтения.

И наконец, помните, что заниматься неприятными, сложными и неинтересными делами лучше  всего в первую очередь.

Соблюдение этих правил поможет руководителю высвободить  дополнительное время, необходимое  для принятия решений, и позволит не утонуть в море бумаг. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 3. Краткая характеристика предприятия ООО “ТА” ”Классика”.

Предприятие ООО “ТА” ”Классика” расположено по адресу улица Воронежская 26/28 занимает площадь 300 квадратных метров находится в одном из центральных районов города, удобном для подъезда на общественном транспорте месте. Такое выгодное месторасположение способно обеспечить предприятию постоянную клиентуру, что позволяет планировать деятельность предприятия, налаживать доверительные отношения с клиентами. В настоящее время розничная торговля является одним из перспективных направлений бизнеса. Основным направлением деятельности магазин ООО “ТА” “Классика” является продажа населению мужской, женской и детской обуви. Товар магазина отличается от товара на рынке качеством, дизайном, доступными ценами. Он пользуется спросом у населения т.к. удовлетворяет потребности покупателя.  Общество с ограниченной ответственностью ООО “ТА” “Классика” - юридическое лицо, зарегистрировано Постановлением Главы администрации Т. В.Мещеряков 08.12.09 г. №1181. ООО “ТА” “Классика” учреждено в соответствии с ГК РФ, принятым Государственной Думой РФ 21.10.94 г. и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.98 г., а также на основании Решения учредителей. Данное предприятие является юридическим лицом с моментом его государственной регистрации, обладает обособленным имуществом, которое арендует у муниципалитета (договор заключен с Комитетом по управлению имуществом Т.В. Мещеряков), имеет самостоятельный баланс, расчетный счет, круглую печать, товарный знак и иные реквизиты. Общество с ограниченной ответственностью ООО “ТА” “Классика” является юридическим лицом: имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Общество с ограниченной ответственностью ООО “ТА” “Классика”  вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории России и за ее пределами. Общество с ограниченной ответственностью ООО “ТА” “Классика” имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения Общества. Общество с ограниченной ответственностью ООО “ТА” “Классика” имеет штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему и другие средства индивидуализации. Общество с ограниченной ответственностью ООО “ТА” “Классика” действует в соответствии с законодательством России, уставом и учредительным договором. Общество с ограниченной ответственностью ООО “ТА” “Классика” создано в целях насыщения потребительского рынка товарами и услугами, а также извлечения прибыли в интересах участников.

ООО “ТА” “Классика” имеет право осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные  законом. ООО “ТА” “Классика” самостоятельно организует и обеспечивает свою трудовую, финансовую, хозяйственную и иные виды деятельности, разрабатывает необходимые для этого внутренние положения и другие акты локального характера. ООО “ТА” “Классика” самостоятельно заключает и контролирует исполнение хозяйственных и других договоров со всеми видами организаций, предприятий и учреждений, а также частными лицами. Целью создания ООО “ТА” “Классика” является более полное насыщение рынка товарами народного потребления и услугами для удовлетворения потребностей организаций и физических лиц, а также создания дополнительных рабочих мест и получения дополнительной прибыли.

Предметом деятельности предприятия является:

- розничная  торговля товарами народного  потребления, т.е обувь из кожи,

- осуществление  хозяйственной, коммерческой, торгово-посреднической  и торгово-закупочной деятельности,

- оказания  дополнительных услуг покупателям,

- иные  виды деятельности, не запрещенные  законом.

Основной  доход данное предприятие получает от реализации женской, мужской и  детской обуви. Кроме реализации товарных групп, магазин оказывает  услуги по ремонту обуви, что является неосновным видом деятельности. Предприятие  рентабельное, ежегодно работает с  прибылью. На доходность предприятия  влияет внешняя и внутренняя среда. К компонентам внешней среды, оказывающим влияние на эффективность  и устойчивость функционирования фирмы, относятся те, на которые фирма  не может воздействовать, которыми она не управляет. Эти компоненты влияют на фирму напрямую (налоговая  система, политика поставщиков, потребителей и др.), либо косвенно (политическая, экономическая и другие сферы  страны).

К факторам внутренней среды относятся факторы, отражающие состояние экономики  предприятия. Включают качество и конкурентоспособность  продукции, эффективность использования  производственных ресурсов, инновационную  и инвестиционную политику, политику распределения доходов и формирования запасов и затрат, собственное  платежное поведение предприятия. Конкурентами ООО “ТА” “Классика” являются промышленные предприятия  в городе по продаже обувью, а  также рынки города, продающие  данный товар. ООО “ТА” “Классика” выдвигает очень высокие требования к качеству обуви, которые приобретает  у поставщиков. Поставщиками предприятия  являются заводы по производству обуви  Москвы, Нижнего Новгорода, Новосибирска. ООО “ТА” “Классика” зарекомендовало  себя как предприятие качественной обуви, имеет своих постоянных покупателей 

Материально-техническая  база предприятия устойчивая связана  с его хозяйственной деятельностью  и является важным средством существования  эффективного производства, обеспеченность предприятия собственными оборотными средствами и правильного их использования.

Прибыль предприятия определяется к концу  каждого финансового года (квартала). Она формируется из выручки от хозяйственной, коммерческой деятельности после возмещения материальных и  приравненных к ним затрат и расходов по оплате труда. Из балансовой прибыли предприятия уплачиваются предусмотренные законом налоги и другие платежи в бюджет, а также процент по кредитам банков и по облигациям. Образующаяся после этих расчетов прибыль остается в полном распоряжении предприятия, часть которой выделяется на развитие производства и общие нужды, а другая часть (дивиденды) может распределяться по итогам работы за год между работниками пропорционально процента премирования. Численность 20 человек. ООО “ТА” “Классика” реализует свою продукцию, работу, услуги по ценам и тарифам, установленным самостоятельно или на договорной основе, а в случаях, предусмотренных законодательством, по государственным расценкам. ООО “ТА” “Классика”  создано в 2009 г. и за это время достаточно прочно закрепило свои позиции на рынке обуви. Предприятие имеет в своем хозяйственном ведении 2 склада, 3 автомашины, гараж и административное здание. Деятельность предприятия ООО “ТА” “Классика” осуществляется в соответствии с законом РФ «О лицензировании».

ООО “ТА” “Классика” обязано в соответствии с Уставом:

- выполнять  обязательства, вытекающие из  законодательства РФ и заключенных  им договоров,

- заключать  трудовые договоры, 

- полностью  и в срок рассчитываться с  работниками предприятия по заработной  плате и социальным пособиям,

- осуществлять  все виды обязательного страхования,

- своевременно  предоставлять декларацию о доходах  и бухгалтерскую отчетность,

- уплачивать  налоги в соответствии с налоговым  законодательством.

В административно-управленческий персонал входят: директор, главный  бухгалтер, заведующая секциями, специалисты - товароведы, к оперативным работникам на предприятии относится торговый персонал - это продавцы и кассиры. Руководство предприятием осуществляет директор магазина, который одновременно является основным его учредителем. Директор без доверенности от имени  предприятия имеет право представлять его интересы, заключать договоры, выдавать доверенности, утверждать штатное  расписание, издавать приказы и указания. Директору подчиняются товароведы, главный бухгалтер и заведующая секциями, которым в свою очередь, подчиняются, торговый и обслуживающий персонал. 
 
 
 
 

Глава 4. Анализ работы с документами в ООО “ТА Классика”.

Документооборот в ООО “ТА” ”Классика” происходит по замкнутой цепочке. При поступлении или получении документа секретарь его регистрирует и предоставляет на резолюцию руководителю, после резолюции руководителя документы поступают к исполнителям в зависимости от рода документа, после выполнения документ поступает опять к секретарю для регистрации и отправки. Организация документооборота ООО “ТА” ”Классика” предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов, главным из которых является обеспечение оперативного прохождения документов по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. В ООО “ТА” ”Классика” выполняются правила обработки документов на каждом этапе движения документации. Работа с документами в ООО “ТА” ”Классика” относится к обязанностям офис -менеджмента.

Обработка входящих документов ООО “ТА” ”Классика” проходит следующие этапы:

• прием и первичная обработка документов;
• предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрация документов;
• рассмотрение документов руководителем и принятие решения об их исполнителях, сроках и характере исполнения;
• направление на исполнение;
• исполнение документов;
• помещение исполненного документа в дело.

Входящие документы  ООО “ТА” ”Классика” начинают свое движение по организации после первичной обработки. Количество инстанций, которые они должны пройти от момента поступления в организацию до исполнения, определяется структурой организации, распределением обязанностей между руководством, степенью самостоятельности структурных подразделений, технологией регистрации и общей организацией делопроизводства. В ООО “ТА” ”Классика” документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем. Значительно ускорить движение документов помогает их предварительное рассмотрение, которое проводится после первичной обработки документов. Предварительное рассмотрение позволяет определить, какие документы должны передаваться на рассмотрение руководителю организации или его заместителям, а какие могут быть переданы непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Одной из задач, которые при этом решаются, является освобождение руководителя от излишнего потока второстепенной информации. Эта работа проводится секретарем руководителя, его помощником или работником службы документационного обеспечения управления, которые должны иметь высокий уровень квалификации, достаточный стаж работы, хорошее знание распределения обязанностей между работниками организации, а также доверие к ним руководителя. Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому необходимо иметь четкие представления о положении дел в организации, функциях структурных подразделений, функциях и специализации отдельных сотрудников. Документы, адресованные структурным подразделениям или конкретным должностным лицам, передаются сразу по назначению без предварительного рассмотрения.  Предварительное рассмотрение предусматривает просмотр всех поступивших на имя руководства документов. При этом выявляется документация, которая должна быть предоставлена руководителю в обязательном порядке. Это - распорядительные документы вышестоящих органов власти и управления, документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие большое значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т. п. Перечень такой документации может быть составлен самим руководителем.  Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения управления или помощником руководителя целесообразно направлять в структурные подразделения и исполнителям. Документы, предназначенные нескольким структурным подразделениям или исполнителям, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Таким образом, предварительное рассмотрение помогает ликвидировать те инстанции движения документов, которые не оправданы деловой необходимостью, позволяет не скапливать большое количество лишней документации на столе руководителя. Это, в свою очередь, может значительно сократить сроки прохождения документов и предупредить срывы в их исполнении. Документы, требующие исполнения, регистрируются и передаются руководителю, который принимает решение не только по существу содержащихся в документах вопросов, но и по характеру исполнения, срокам и т. д. После рассмотрения документа руководителем в регистрационные формы переносятся его резолюции, которые задают направление дальнейшего движения документов, так как определяют их исполнителей. Характер исполнения может быть различным в зависимости от содержания и назначения документа. Ряд документов не требует письменного ответа. Они содержат указания, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий. Их исполнением будет являться конкретная деятельность специалиста: проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организация каких-либо мероприятий.  В этом случае на исполненном входящем документе ставится отметка о произведенных действиях. Информация других документов требуется для ознакомления сотрудников с реальным положением дел, например с результатами решения каких-либо вопросов. Служба документационного обеспечения управления проводит ознакомление с документом необходимого круга сотрудников и на поступившем документе проставляет отметки «Принято к сведению», «Принято к руководству».  Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и др. документы, также не требующие письменного ответа, передаются специалистам, которые используют их в оперативной работе. Наибольшее внимание уделяется документам, которые требуют ответа. Их исполнение заключается в подготовке ответного документа, который будет являться уже исходящим документом. Порядок его подготовки рассматривается ниже. Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, заключается в следующих действиях:  

• подготовка  проекта документа;
• его оформление и согласование (визирование);
• удостоверение;
• регистрация;
• отправка из организации.

Исполнение документа  начинается со сбора информации по вопросу. Проводится изучение норм и  положений соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализ информации ранее изданных документов и т. д. На этом этапе исполнитель  нуждается в использовании информационно-поисковой  системы по документам организации  и самих документов. После этого  готовится проект будущего документа. Проект документа проходит этап внутреннего  согласования с руководителями структурных  подразделений и специалистами. Их согласие с содержанием документа  выражается визированием. Согласование документа может быть и внешним. В этом случае проект документа направляется соответствующим организациям или  конкретным должностным лицам этих организаций. Для предварительного ознакомления и согласования с несколькими  должностными лицами проект документа  может быть размножен и передан  одновременно всем участвующим в  его подготовке организациям и лицам (параллельное согласование). Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями сторонних  организаций или структурных  подразделений данной организации. Принципиальные изменения в процессах  визирования могут происходить  при наличии в организации  локальной компьютерной сети. Такая  сеть позволяет создавать документ в электронной форме, затем передавать его для редактирования, получения  заключения, визирования. Возможности  компьютерных технологий позволяют  изменить прежние методы работы, однако требуют решения вопросов, связанных  с доступом к информации сотрудников  организации, а также с проставлением  подлинной подписи в грифе  или визе согласования.  После  получения на проекте документа  всех виз документ перепечатывают с  учетом сделанных замечаний и  передают на подпись руководителю. Документы передаются на подпись  вместе с приложениями к ним. Исходящие  документы подписываются руководством организации или руководителями структурных подразделений. Уровень подписания документов, установленный в конкретной организации, оказывает непосредственное влияние на движение исходящих документов: чем он выше, тем больше инстанций должен пройти документ. Поэтому целесообразно там, где возможно, предоставлять право подписи руководителям структурных подразделений в соответствии с их функциями.