Анализ работы менеджера с документами

“Крохоткину В.П.

Прошу подготовить  к 14.02.2010 проект приказа об увольнении Петрова В.К. в связи с окончанием срока действия договора.

Подпись Дата”

Желание начальника сделать все самому - от просмотра  почты до написания проекта документа - может быть вредно не только для  дела, но и для здоровья. Даже если ваши подчиненные выполнят то или  иное задание на 10 - 20% медленнее и  хуже, чем вы бы сделали это сами, то для успеха дела в целом это  все равно будет лучше. Ведь дело руководителя - организовать работу коллектива специалистов, а не стремиться стать  «суперэкспертом» абсолютно по всем вопросам.

Функции руководителя по работе с исходящими документами  заключаются в удостоверении  текста документа. Удостоверение - это  выражение ответственности за содержание и законность каждого конкретного  документа. К основным способам удостоверения  можно отнести: подписание, утверждение  документа, датирование и проставление печати.

Подпись на документе. Подпись является обязательным реквизитом любого документа, как служебного, так  и личного. Подпись располагается  под текстом документа или  под отметкой о наличии приложений, так как приложение является частью текста, включает в себя должность лица, подписавшего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, а затем фамилия). Подпись представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. При подготовке документа составитель должен заранее знать, кто будет подписывать документ. Для придания юридической силы реквизиту «подпись» она должна включать в себя три элемента:

- должность полномочного  лица;

- собственноручную  роспись должностного лица;

- расшифровку  подписи.

Необходимо помнить, что данный реквизит не включает дату, так как дата подписания документа  проставляется в его бланк  рядом с регистрационным номером. Должность лица, подписывающего документ, указывается полностью в том  случае, если документ оформлен не на бланке или из бланка не совсем понятно, к  какой организации или структурному подразделению относится лицо, подписавшее  документ.

При оформлении документа на бланке организации  должность указывается сокращенно.

При подписании документа несколькими должностными лицами, находящимися на различных  ступенях управления, составные части  реквизита «Подпись» располагают  последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью. Так же оформляется реквизит «Подпись», если ответственность за содержание документа несут несколько должностных  лиц, например на финансовых документах.

При подписании документа несколькими лицами, равными  по должности, их подписи располагаются  на одном уровне.

В трудовых договорах  подписи сторон также указываются на одном уровне с указанием полных сведений о сторонах договора или же только их условных обозначений («работодатель», «работник»).

В документах, подготовленных комиссией, например, в акте или в протоколе, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем двоеточие после должности не ставится.

Если должностное  лицо, в обязанности или компетенцию  которого входит подписание документа, на данный момент отсутствует, то при  подписании документа исполняющим  обязанности должного лица не допускается  ставить предлог «за», надпись  от руки «зам» или косую черту  перед наименованием должности: лицо, подписывающее документ, должно указать свою фактическую должность  и фамилию. В целях избегания  недоразумений в должностной  инструкции сотрудника, который наделяется правом подписания документов в отсутствие начальника, необходимо включить пункт  в раздел «Права» о праве подписания документов. Если такой пункт в  должностной инструкции отсутствует, то на время замещения должности  руководителя необходимо заблаговременно  выпустить распорядительный документ, в котором следует указать, кто  именно наделяется правом подписания документов с указанием его должности, инициалов, фамилии и периода  действия данного распоряжения. При  передаче права подписи другому  должностному лицу на период временного отсутствия полномочного лица должность  исполняющего обязанности может  записываться как сокращенно, так и полностью. Докладные записки, справки, служебные записки, заявления и другие документы информационного характера могут подписываться исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.

Дата на документе. Без даты подписания подпись не будет  иметь юридической силы. Поэтому  в любом бланке документа должны присутствовать специальные ограничительные  отметки для проставления даты подписания документа. Дату в бланк документа  проставляет должностное лицо, подписывающее  документ, непосредственно при подписании. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально, датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.

Если автором  документа являются две и более  организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.

Установлено три  способа проставления даты на документе:

- словесно-цифровой  способ;

- способ проставления  даты, принятый за рубежом.

Дата на документе  проставляется в нескольких случаях: при согласовании документа, при утверждении документа, при заверении копии документа, при подписании документа, при поступлении документа в организацию.

Еще одним из реквизитов, придающих документу  юридическую силу, является печать организации или структурного подразделения. В Государственной системе документационного  обеспечения управления (ГСДОУ) приведен перечень документов, подлежащих утверждению, и перечень документов, на которых  должна ставиться печать. Эти два  перечня являются примерными и могут  быть, по усмотрению организации, дополнены  другими документами. Однако не стоит  забывать, что не на всех документах обязательно наличие печати. Так, на письмах сопроводительного и  информационного характера оттиск печати может не проставляться, а  вот на гарантийных письмах она  обязательна. В государственных  учреждениях применяют гербовую печать организации и печать структурного подразделения (например, печать отдела кадров). В негосударственных организациях - печать организации. Чтобы не возникало  дополнительных сложностей при удостоверении  документов, каждая организация на основании действующего законодательства и других нормативных актов должна разрабатывать перечень документов своей организации, на которых обязательно  ставится печать. Причем если в организации  применяются две печати, то необходимо уточнить, на каких документах будет  проставляться каждая.

Словарь кадрового  делопроизводства. Печать - это вырезанная на твердом предмете матрица для  проставления оттисков круглой или  прямоугольной формы для засвидетельствования и удостоверения чего-либо.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ, в связи с тем, что в некоторых  случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации.

На документах финансового характера печать проставляется  на специально отведенном для этого  месте. Как правило, место нанесения  печати обозначается символом «М.П.»  без захвата наименования должности  и подписи.

Порядок изготовления и хранения печатей регулируется законодательством Российской Федерации, а также специальными инструкциями Министерства внутренних дел РФ и  министерств внутренних дел субъектов  Федерации.

Утверждение документа. В случае, когда действие документа, после его подписания, распространяется на определенный круг организаций, должностных  лиц и (или) граждан, то необходим  такой способ удостоверения документа, как «утверждение».

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую  силу только с момента его утверждения. Это значит, что документ вступает в силу в данном случае не с момента  его подписания, а с момента  его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых  входит решение вопросов, изложенных в этих документах. Каждая организация  с учетом своей специфики должна разрабатывать индивидуальный перечень документов, подлежащих утверждению. Примерный  перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в ГСДОУ. Например, в обязательном порядке утверждаются все организационные документы предприятия: положения об организации, устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников, инструкции по различным вопросам деятельности, правила работы с документами. Утверждение документов производится посредством проставления грифа утверждения в правом верхнем углу документа.

В соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»  при утверждении документа постановлением, решением, приказом или протоколом «гриф утверждения» состоит из слов «Утвержден», «Утверждена», «Утверждены» или «Утверждено», в зависимости  от вида документа, то есть:

инструкция - утверждена;

правила - утверждены;

порядок - утвержден;

штатное расписание - утверждено и т.д.

Допускается в  реквизите «гриф утверждения» документа  центрировать элементы относительно самой  длинной строки.

Теперь рассмотрим основные методы, которые помогут  руководителю быстро и эффективно разобраться  с входящими и другими документами.

Руководителю  обычно приходится работать с тремя  типами входящих документов, это:

- документы,  требующие немедленного решения  вопроса;

- документы,  которые в принципе требуют  реакции действием, но в данный  момент руководитель этого сделать  не может в силу каких-либо  причин или обстоятельств (например, требуется сбор дополнительной  информации или согласование  этого вопроса с внешними организациями);

- информационные  документы, рассчитанные только  на прочтение, т.е. не требующие  ответа.

Безусловно, без  четкой организации рабочего дня  все начинания потерпят фиаско. Поэтому, прежде чем научиться работать производительнее с документацией, необходимо приучить подчиненных обращаться к руководителю только в строго определенные часы, чтобы у него было время изучить  входящие документы спокойно, не отрываясь  поминутно на звонки и обращения  подчиненных. Принцип работы - когда  руководитель принимает посетителей, держа в одной руке телефонную трубку, а другой подписывая телефонограмму, и в то же время консультирует  стоящего у письменного стола  сотрудника - характеризует его как  слабого руководителя. Если руководитель не сумеет организовать свое время, то и организовать работу коллектива в  целом ему будет намного труднее. Вот несколько советов руководителю, как организовать работу с документами.

Справиться с  беспорядком на рабочем столе  может помочь заведение таких  папок, как «Срочное», «Диктовать», «Сделать», «Просмотреть», «В дело», «Выбросить». Естественно, что подобные наименования папок условны, а сами папки не относятся к официальным делам, формируемым в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения или организации. Если всю поступающую корреспонденцию вы или ваш секретарь будете раскладывать по этим папкам, то горы бумаг на вашем столе значительно уменьшатся. В папке «Срочное», например, следует хранить наиболее срочные дела, требующие немедленного действия. В папке «Просмотреть» - документы, представляющие интерес, но не имеющие важного значения. В папке «В дело» - документы, предназначенные только для личной информации, которые после просмотра можно отправить в дело. Папка «Выбросить» предназначается для тех материалов, которые хранить не надо, но которые все же лучше просмотреть, прежде чем выбросить.

Конечно, все  информационные материалы лучше  читать самому, причем не тратя на это  служебное время. Однако если материалов для прочтения больше, чем вы ожидали, то попросите секретаря прочитать  их за вас и вычленить ключевую информацию. Он может подготовить  для вас общий обзор документов в виде резюме либо доложить о содержании документов устно.

Справиться с  большим объемом документов на вашем  столе вам поможет, кроме того, соблюдение некоторых принципов  работы. Так, следует: Андреева, В.Н. Делопроизводство:

- отказаться  от привычки накапливать копии  документов на случай, если они  вдруг понадобятся;