Анализ работы менеджера с документами

При осуществлении  контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его  проведение, вынимает из картотеки  карточки на задания текущего дня и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 5 дней, а также 10 и 20 дней текущего месяца, и проверяет ход исполнения. При этом может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.

После снятия документа  с контроля регистрационно-контрольная  карточка вынимается из сроковой картотеки  и переставляется в справочную, так  как она содержит более полные сведения о документе. Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается  и используется при необходимости  в других справочных картотеках.

В настоящее  время наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением  документов, который ведется с  помощью персональных компьютеров  и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически  получать всевозможные сводки и отчеты.

Необходимо отметить, что функция контроля за исполнением  документов присутствует в каждой автоматизированной системе документационного обеспечения  управления (АСДОУ). Так например, система  автоматизации делопроизводства и  электронного документооборота «ДЕЛО-Предприятие», входящее в семейство программных  продуктов «ДЕЛО», позволяет автоматизировать контроль за исполнением документов. В данной системе на контроль может  ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в  целом. Регистрационная карточка контрольного документа и сама резолюция выделяются соответствующим визуальным признаком. При этом для контрольных документов и резолюций автоматически отслеживаются  сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы  с истекшими сроками исполнения. Система позволяет автоматически  формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных  документов. Кроме этого «ДЕЛО-Предприятие» позволяет автоматически отправлять документы исполнителям, а интерфейс  в этой части построен на базе традиционных понятий таким образом, чтобы  пользователю было предельно понятно, с какими документами он работает и на какой стадии исполнения они  находятся. Документы на «рабочем столе» группируются в папки «Поступившие», «На исполнении», «На контроле» и т.д. Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам : территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.. Выделяют функциональные системы документации : организационно-распорядительная, плановая, отчетностатистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны и их трудно разграничить.

У нас в стране в связи с развитием автоматизации  управленческих процессов разработаны  унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной  системы документации устанавливаются  ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.

Унифицированная система документации (УСД) - система  документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированные формы документов разрабатываются  и утверждаются министерствами и  ведомствами. Они обязательны для  применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы 

собственности. Министерство здравоохранения Российской Федерации разрабатывает медицинские  документы, Государственный комитет  Российской Федерации по статистике - формы первичной учетной и  отчетной документации, Росархив РФ - систему организационно-распорядительной документации и т.д. Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:

• Организационные документы;
• Распорядительная документация;
• Информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация;
• Плановая документация;
• Отчетно-статистическая;
• Кадровая документация;
• Бухгалтерская документация.

Перечень можно  было бы дополнить другими группами документов: договорная документация, протокольная документация коллегиальных  органов управления, налоговая, документация по социальной защите для соответствующих организаций.

Среди большого разнообразия документов предприятий  и организаций, входящих в перечисленные  группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место. ОРД классифицируется на три группы:

1) организационные  документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание);

2) распорядительная  документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания  и др.);

3) Информационно-справочная  документация (письма, акты, протоколы, справки и др.)

ОРД входит в  состав других систем (кадровая, бухгалтерская  документация и др.), так называемых специальных систем. К сожалению, на практике, во многих случаях, различные группы документов работают по своим правилам, не объединенными едиными принципами. Необходимо охарактеризовать отдельные группы документов, включенных в предложенную классификацию, а также рассмотреть правила оформления различных видов документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Профессия - офис-менеджер и топ-менеджер 

Не все в  точности представляют себе, что такое  офис, менеджер и менеджмент, так  как эти слова сравнительно недавно  вошли в русский язык, поэтому  начнём с определения понятий. В  переводе с английского слово  «office» означает:

1) служба, место,  должность, пост;

2) нахождение  у власти, на посту;

3) ведомство  (вообще, и в т.ч. предприятие,  организация, учреждение);

4) отдел, бюро, управление (как структурный элемент  предприятия, осуществляющий административные  функции);

5) контора, канцелярия;

6) служебное  помещение, кабинет;

7) служащие;

8) обязанность,  долг, функция;

9) сведения;

10) наконец, служба  при доме (при офисе).

Менеджмент (management) можно перевести не только как  классическое «управление», «заведование», но и следующим образом:

1) правление,  дирекция, администрация (в качестве  органа коллегиального управления  предприятием);

2) умение справляться  с работой;

3) бережное, чуткое  отношение к людям (в данном  случае - к персоналу).

Менеджер (manager) - это:

1) управляющий,  заведующий, руководитель, администратор,  директор;

2) управляющий  имуществом;

3) в некоторых  случаях - лицо, уполномоченное заниматься  организационными вопросами, вести  переговоры и т.п.

Если следовать  изложенному выше то, офис-менеджер - это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью  управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения  вообще). Образно говоря, офис-менеджер - это «хозяин офиса», «начальник штаба», первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества  административно-хозяйственных вопросов деятельности предприятия.

Офис-менеджмент представляет собой один из видов  управленческой деятельности. Главными отличительными чертами офис-менеджмента  являются:

- тесное сочетание  и взаимопереплетение его функциональных  составляющих (планирование, организация,  контроль, учёт и т.д.);

- непосредственное (личное) взаимодействие офис-менеджера  со значительным количеством  персонала, выполняющего самые  разные функции;

- промежуточное  положение данного вида деятельности  между стратегическим и тактическим  менеджментом.

Офис-менеджмент можно обозначить как оперативное  руководство управленческим аппаратом  предприятия.

Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и, как следствие, не закрепило  юридически существование квалификационной должностной категории «офис-менеджер».

С другой стороны, известно, что на изменение экономической  ситуации, и в частности появлению  нового товара, быстрее всего реагирует  рынок. Статистика убедительно свидетельствует  о том, что на сегодняшний день офис-менеджер входит в число остродефицитных  профессий.

По подсчетам  специалистов, удельный вес затрат рабочего времени руководителя на обработку  почты составляет от 8 до 10%. Умелый и  грамотный подход к организации  работы с документами позволяет  оптимизировать использование рабочего времени руководителя, гораздо более  необходимое ему для принятия решений.

Управление предприятием неизбежно требует создания разнообразных  видов документов, без которых  невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухучета, оперативного управления.

Любое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. В свою очередь, результатом отражения этой информации, фактов, событий, предметов, явлений  выступает документ.

Документы - носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это  свойство и позволяет отличать документы  от других источников информации - книг, газет, журналов и т.п., содержащих переработанную, вторичную информацию. В процессе управления информация, зафиксированная  в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством  его исполнения, источником для анализа  и обобщений, материалом для справочно-поисковой  работы.

Резолюция на документе. Редко кто из руководителей любит  работать с деловыми бумагами, а  искусству работы с документами, к сожалению, учат не во всех институтах. Если делопроизводство в организации  налажено четко, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного  от него. Однако встречаются руководители, которые стремятся разбросать поступившую  к нему корреспонденцию между  подчиненными, едва успев в нее  взглянуть. Типичные резолюции такого руководителя: «Прошу рассмотреть» или «Прошу разобраться». Такому руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг на своем столе, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков подготовки документации не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. Необходимо помнить, что в конечном счете за все несет ответственность руководитель, а правильное распределение обязанностей - важнейшее правило научной организации труда.

Словарь кадрового  делопроизводства. Резолюция - это способ административного воздействия, организующего  деятельность исполнителей.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Основная функция  руководителя по работе с входящими  документами заключается в ознакомлении с каждым документом, оценке возникшей  ситуации, принятии какого-то решения  и оформлении его в виде резолюции.

Требования к  написанию резолюций изложены в  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и в Методических рекомендациях «Порядок применения и внедрение ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», выпущенных Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела и Росархивом в 2003 г. Обязательное требование к резолюции - ее адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым. Резолюции должны быть построены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно. Содержание действия, безусловно, будет зависеть от квалификации работника: чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. Помимо адреса и содержания действия резолюция должна содержать порядок его выполнения и форму контроля. Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа. Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

Резолюция пишется  от руки и проставляется в верхнем  правом углу над текстом. Если нет  свободного места, то резолюция может  быть оформлена на любом свободном  месте лицевой стороны документа. Многие руководители, по различным  причинам, предпочитают оформлять резолюцию  на дополнительном листе формата  А6, прикрепляя его потом к документу  скрепкой. Такой способ придает документу  более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции. Таким образом, резолюция должна включать в себя: Ф.И.О. исполнителя, содержание исполнения, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции, например: