Анализ работы менеджера с документами

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РФ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ  им.  А.И. ГЕРЦЕНА»

  факультет управления

кафедра  социального менеджмента

КУРСОВАЯ    РАБОТА

По  дисциплине: Самоорганизация.

Тема:  Анализ работы менеджера с документами. 

  Выполнил:

студент 4 курса

дневного  отделения

направление 080507

«Менеджмент»

группы 15

Соколов И.О.

Подпись____________

Научный руководитель: доцент кафедры социального менеджмента

Рубашов А.В.

Оценка______________

Подпись_____________

Санкт-Петербург

2012

Содержание 

Введение

Глава 1. Понятие, значение и организация контроля исполнения документов.

Глава 2. Профессия - офис-менеджер и топ-менеджер

Глава 3.Краткая характеристика предприятия ООО “ТА” ”Классика”.

Глава 4. Анализ работы с документами в ООО “ТА” ”Классика”.

Заключение

Список литературы

Приложения 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

Как правило, основная проблема, которая приводит компании к необходимости автоматизации  контроля исполнения документов, связана  с быстрым ростом компании, когда  важно сохранить контроль над  процессами. На внедрение системы  контроля исполнения компанию часто  подталкивают постоянные задержки в  исполнении распоряжений руководителя или заявок клиентов, причем выяснить, а тем более, исключить причину  задержек бывает непросто. Автоматизация  контроля исполнения поручений приводит не только к повышению исполнительской  дисциплины в компании, но и к  появлению возможности для руководителя проанализировать причины невыполнения управленческих решений или заявок клиентов.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа  на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов  контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного  обеспечения и ответственные  исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению  руководства организации специальной  службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и  т.п., или специально назначенным  лицом.

Актуальность  выбранной тематики работы обусловлена  тем фактом, что в настоящее  время для большинства российских государственных организаций и  коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения  делопроизводства, несмотря на то, что  именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить  эффективность деятельности предприятия.

Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций  управления, целью которой является содействие своевременному и качественному  исполнению документов, обеспечение  получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Автоматизация контроля исполнения поручений приводит не только к повышению исполнительской  дисциплины в компании, но и к  появлению возможности для руководителя проанализировать причины невыполнения управленческих решений или заявок клиентов. В случае большого количества дисциплинарных причин руководитель получает на экране компьютера основание для  принятия соответствующих мер. В  случае большого количества объективных  причин, связанных с нарушениями  в работе поставщиков, дилеров или  других партнеров, а также с колебаниями  рыночной конъюнктуры, руководитель получает материал для анализа регулярности того или иного типа нарушений, выяснения  причин и принятия соответствующих  управленческих решений.

Объект исследования - ООО “ТА” ”Классика”.

Предмет исследования - работа менеджера с документами  организации.

Целью работы - подробно исследовать работу менеджера с  документами.

Постановка цели исследования обусловила необходимость  решения следующих взаимосвязанных  задач:

ѕ рассмотреть  понятие, значение и организацию  контроля исполнения документов;

ѕ изучить формы  контроля за исполнением документов;

ѕ проанализировать работу менеджера с документами  в ООО “ТА” ”Классика”.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложений. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Понятие, значение и организация контроля исполнения документов 

Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций  управления, целью которой является содействие своевременному и качественному  исполнению документов, обеспечение  получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

В контроле исполнения документов можно выделить:

- контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

- контроль за сроками исполнения документов.

Контроль по существу решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно  решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в  службу документационного обеспечения  управления (ДОУ), в небольшой организации - секретариатом или секретарем.

«Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов».

При этом основными  задачами группы контроля исполнения являются:

- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

- выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению  руководства организации контроль за исполнением документов может  быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда  контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация  контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- снятие документов с контроля;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или  созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его  имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными  сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции  определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем  поле проставляется отметка о контроле. Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Исполнение документа  должно контролироваться с момента  постановки на контроль, после осуществления  которой документ должен быть передан исполнителю. При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока  исполнения документа должны осуществляться предварительные проверки и регулирование  хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются  в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут  проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой  контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как  конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления  предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в  регламенте организации или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ.

Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения  результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и  материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная  служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку  без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением  документов должны учитываться и  периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии  исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в  организации.

На основе результатов  анализа разрабатываются и принимаются  меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской  дисциплины, совершенствованию организации  контроля и управления в целом.

Существует две  формы контроля за исполнением документов:

- ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);

- автоматизированная  система контроля исполнения  документов.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.

При ведении  контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными, картонными или пластмассовыми разделителями. Тридцать один разделитель обозначают числа месяца, т.е. 31 день. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца,за 2-3 дня эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.