Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией

ООО "Сибстройкоплектация"

     

     
 
 

   

Рекомендуемая организационная структура

   

   

 

   

   

   

 

   

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.

Рекомендации по сов

ершенствованию коммуникаций

  

Главная тема на сегодняшний день для предприятия – это создание ед

и

ного коммуникационного пространства. Если понаблюдать за взаимодействием л

ю

дей в реальном пространстве и времени, то можно увидеть, что не более 10% их взаимодей

ствия и коммуникации касаются содержания, а 90% связаны с эм

о

циональной поддержкой, отвлеч

е

нием от содержания, которые ведут к отдыху

. С одной стоны, нельзя, чтобы человек постоянно находился в этом содерж

а

тельном поле. С другой стороны, без постоянного на

хождения в нем соверше

н

но невозможно удерживать единый управленческий контекст. Если еще пр

и

нять во внимание, что ситуация усугубляется постоянными вводными, перм

а

нентными изменениями, которые возникают, как во внешней, так и во внутре

н

ней среде организаци

и.

      

Внешняя среда, в которой действует организация, находится в постоянном движении - изменяются техника и технология, клиенты, конкуренты. Изменяются сами люди - настоящие и потенциальные работники организации.

       

Если раньше управление предприятием в осно

вном заключалось в том, что от руководства к подчиненным поступали приказы, которые нел

ь

зя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные р

а

ботники не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпоч

и

тают другой

подход к организации работы с подчине

н

ными. Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие колле

к

тивные собрания, на которых обсуждаются проблемы развития фирмы, выслушиваются просьбы, предлож

е

ния подчиненных, применяются не только моральные, но и

материальные п

о

ощрения. Так при коман

д

но-административной системе были предприятия с налаженными коммуникациями, но преобладали в о

с

новном с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи и т.д. В современных усл

о

виях важной обл

а

стью стало инф

ормационное обеспечение, которое состоит в сборе и пер

е

работке информации, необходимой для принятия обоснованных управле

н

ческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информ

а

цией между вс

еми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе с

о

временной электронно-вычислительной техники и других техн

и

ческих

средств

связи.

       

Для эффективных  коммуникаций на предприятии в современных  условиях можно предложить несколько рекомендаций:

       

1. Одной из  главных проблем внедрения информационных  технологий является замена «живого»  общения виртуальным. Для ее  решения можно предложить проведение периодических тренингов в каждом подразделении организации с участием непосредственных руководителей. Реальные тренинги помогут участникам возникновению идей, которые потом можно привнести в свою работу. Основным преимуществом данной методики является наличие обратной связи между руководителем – подчиненным,  отработка на практике проблемных организационных моментов. Кроме того, непосредственные коммуникации способствуют сплочению коллектива, установлению более прочных связей между сотрудниками, доверительных отношений.

       

2. Для преодоления  сопротивления персонала нововведениям  можно использовать следующие  способы:

     

• разъяснение необходимости и неизбежности перемен всем сотрудникам организации (создания чувства кризисной ситуации -"дальше так жить нельзя");

     

• объяснение выгод и преимуществ, которые новые методы принесут каждому сотруднику и организации в целом;

     

• пробное внедрение новых методов в одном из подразделений организации с целью их отработки и оценки влияния на сотрудников организации;

       

• целенаправленная кампания по изменению культуры организации, включающая выступления руководителей, публикации во внутриорганизационных изданиях, массовые мероприятия и т.д.  
 

     

Заключение.

     

В наше бурное время  информационной революции актуальность коммуникаций не снижается, а наоборот, возрастает. Коммуникации важны во всех сферах деятельности человека. Все мы живем, обмениваясь информацией, друг с другом. И чем эффективней этот обмен, тем больше у нас открывается возможностей для эффективной работы и благополучной личной жизни.

     

  В широком  смысле слова, коммуникации –  это процесс информирования.

     

Эффективность принятия управленческих решений руководителем непосредственно зависит от эффективности коммуникационных процессов в организации.

     

Значение коммуникаций трудно переоценить, они важны для  руководителей по следующим причинам:

1. Руководители тратят большую часть времени на коммуникации.

Согласно  данным многих экспертов, на это уходит 75-95% времени руководителей. Поэтому  они должны быть заинтересованы в  улучшении данного вида деятельности;

2. Коммуникации необходимы для эффективности управления;
3. Коммуникации необходимы для подтверждения авторитета и

выражения воли руководителя;

4. Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению

организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.

      

Основными элементами коммуникационного процесса являются отправитель, сообщение, канал и получатель.

      

Этапы процесса – разработка идеи, кодирование  и выбор канала, передача и расшифровка.

      

Процесс обратной связи является важным этапом коммуникации и принятия решений.

     

Для руководителя организации любого типа важен каждый из элементов процесса коммуникации. Многие практики и теоретики управления считают, что формы, в которых  осуществляется коммуникации, зависят  от того, что известно о получателе/получателях/информации. Это означает, что руководитель должен ориентироваться на получателя информации, а не на ее источник. Когда руководитель является источником информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя, т.е. важно, чтобы руководитель правильно оценивал процесс расшифровки и получения информации, а так же значение обратной связи.

     

Специалисты по коммуникациям считают, что наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в коммуникациях между источником и получателем информации, являются изменения, которые происходят в ее кодировании и расшифровке. Наиболее эффективные коммуникации устанавливаются в том случае, когда процессы кодирования и расшифровки информации являются единообразными. Когда эти процессы становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Такая проблема возникает в том случае, когда работники организации имеют различный опыт, используемую лексику, знания, интересы и т.п. В результате этого возникают барьеры для эффективных коммуникаций, что выражается в неточном соответствии кодирования и расшифровки. В современной организации информация передается напрямую без посредников. Отношения отчужденности, формальности и неравенства заменяются отношениями открытости, честности и относительно равенства.

     

    От эффективности коммуникационных процессов, их организации зависит скорость и эффективность принятия управленческих решений, поэтому руководителю организации следует больше уделять внимания совершенствованию информационной системы, увеличению скорости и достоверности передаваемых данных, выбирать элементы информационной системы согласно свойственным его предприятию особенностям.

     

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Абрамешин А.Е. и др. Менеджмент инновационной организации: Учебное пособие. / Под ред. проф. Тихонова А.Н. - М.: Европейский центр по качеству, 2003. - 408 с.
2. Адаир Д.  Искусство управлять людьми и самим собой. — М.: Эксмо, 2006. — 656 с.
3. Виханский О.С. Менеджмент/Виханский О.С., Наумов А. И.: Учебник. — 3-е изд. — М.: Экономистъ, 2003.— 528 с: ил.
4. Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров. – М.: Финансы и статистика, 2001.– 368 с.: ил.– (Прикладные информационные технологии).
5. Елькова И.Е. Менеджмент – 4-е изд. – М.: Экзамен, 2008. – 48с.
6. Зайцев Л.Г., Соколова М.И. Стратегический менеджмент: Учебник. – М.: Юристъ, 2002. – 416 с.
7. Кравченко А. И. История менеджмента: Учебное пособие для студентов вузов. —М.: Академический Проект, 2000. — 352 с.
8. Литвинюк А.А. и др. Менеджмент: Учебное пособие. М.:НИБ, 2003.
9. Люкшинов А.Н. Стратегический менеджмент: Учебное пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 375 с.
10. Мескон М. Основы менеджмента/ Мескон М, Альберт М., Хедоури Ф. – М.: Дело, 1997. – 480 с.