Министерство  образования и науки РФ

филиал

Государственного  образовательного  учреждения

высшего  профессионального  образования-

Всероссийского  заочного финансово-экономического института

 в  г.Омске 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

                   по  дисциплине  «ОСНОВЫ МЕНЕДЖМЕНТА»

           на  тему: «Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией»

         
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                 
 
 

Омск 2010 г.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     

Общеизвестно, что  значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально - экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии, результатами научных исследований.

     

Информация   нужна   всем:   управляющим   структурам, коллективам предприятий, общественным организациям и т. д. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт. Необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы.

   

Данная работа посвящена информации  и коммуникациям  — тому, в чем каждый участвует  ежедневно, но лишь немногие делают это  достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Актуальность представленной темы трудно переоценить. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

   

Предметом изучения является влияние коммуникационных процессов на эффективность управления организацией.

   

Объектом является управление предприятием ООО “Сибстройкоплектация”

   

Цель данной работы — изучить природу коммуникаций и выявить влияние современных технических средств на эффективность коммуникационных процессов на примере предприятия

ООО

“

Сибстройкопле

к

тация

”

   

В первой главе  курсовой работы рассматривается теоретическая  сторона процесса коммуникаций, вторая часть посвящена средствам коммуникации на предприятии. 
 

1. Теоретические  основы коммуникаций и процессов  в организации

      

1.1. Понятие и  функции коммуникаций.

      

Коммуникации

¹

 – это  обмен информацией, на основе  которого руководитель получает  информацию, необходимую для принятия  эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

      

Чтобы реализовать  свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах  принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля, руководитель большую часть своего времени тратит на коммуникацию. Обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, поэтому коммуникации являются связующим процессом

²

.

  Для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные

³

коммуникации, более  полно и достоверно представляющие необходимую информацию.

      

Успех организации  напрямую зависит от эффективности  работы руководителя. Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях, т.е. представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

      

В самом широком  смысле цель коммуникаций на предприятии  – осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия.

      

Существует две  основные функции коммуникации: информационная и личностная. Первая осуществляет процесс движения информации, вторая – взаимодействие личностей. Эти две функции тесно связаны друг с другом. Взаимодействие личностей в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам не сводится, потому что коммуникация строится не только по факту передачи и получения информации, но и по личностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям.

     

1.2. Виды коммуникаций.

      

Коммуникации  можно классифицировать  по множеству  различных показателей. 
 
 

 
 

Схема 1. Виды коммуникаций 

     

Внешние и внутренние

⁴

. Они отражают  целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами.

     

Внешние коммуникации – это коммуникации между организацией и средой. От факторов внешней среды зависят коммуникационные потребности организации. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. Так с имеющимися потенциальными потребителями – это реклама и другие средства продвижения товаров на рынок, с органами государственного регулирования – это письменные отчеты, в которых компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.д.

     

Делая различные  взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание различных законов  и постановлений. Организация, где  есть профсоюз, должна поддерживать связь  с законными представителями  лиц, работающих по найму и т.д.

     

Внутренние  коммуникации – это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями, непосредственно направленные на достижение целей организации. Рабочие цели организации соотносятся с ее непосредственной деятельностью, например производственной или относящейся к сфере услуг, примерами такой коммуникации являются связь между отделами предприятия, отчеты отдела реализации продукции или ведомости складского учета, которые передают информацию о потребностях отделу оперативного планирования производства.

     

Формальные  коммуникации – это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, т.к. каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

     

Такие коммуникации обычно бывают в виде письменного сообщения. Письменные сообщения имеют определенные преимущества. Они могут быть сохранены как записи и источники ссылок, они часто более тщательно сформулированы, чем устные сообщения, и иногда могут сэкономить время и деньги. Но плохо написанные сообщения, за которыми следуют многочисленные письменные и устные «разъяснения», делают конечное сообщение и дорогим и путанным.

     

Письменные коммуникации имеют еще одну функцию – сохранение документов в юридических целях.

     

Неформальные  коммуникации

⁵

возникают в  процессе человеческого общения  по различным интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это  коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных документах или официальных требованиях. Такие коммуникации существуют в любой организации, они играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-психологическую атмосферу работы. Главное достоинство таких устных коммуникаций состоит в возможности быстрого и полного обмена информацией. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов.

     

 Руководители пользуются ими для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами».

     

Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам  неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию 80-99 % слухов точны в соотношении непротиворечивой информации о самой компании.

     

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень  в рамках вертикальной коммуникаций

⁶

. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким образом, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководителю среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений.

     

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким образом, руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей – это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на один час в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Эти группы, получили название «кружков качества». Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

     

Наиболее очевидным  компонентом вертикальных коммуникаций в организации являются отношения  между руководителем и подчиненным. Они составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

     

Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией  между руководителем и подчиненным  связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечение вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждением с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.