Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией

      

Присутствие посторонней информации

²²

и наличие помех  в информационном потоке отмечают 14,3% респондентов. Постоянное наличие посторонней  информации отмечают 39,3% респондентов. На эпизодическое присутствие постороннее  информации указывают 42,8% опрашиваемых, 3,6% респондентов указывают на полное отсутствие посторонней информации в информационном потоке. (Рис.2)

 

      

Предприятия применяют  различные виды носителей информации. 93% предприятий используют бумажные носители информации, объясняя это сравнительной дешевизной обслуживания бумажного потока информации. 32% - магнитные, 78% - электронные. На многих предприятиях используют несколько носителей информации

²³

. (Рис.3)

         

Известно, что предприятия используют несколько каналов передачи данных

²⁴

, как во внутренней  среде, так и во внешней.  Поэтому при оценке данных  респондентов дозволялось указывать  несколько вариантов ответов.  В результате 46,4% опрошенных указали,  что пользуются услугами курьера, 64,3% - услугой почтовой связи. Телефоном пользуются 85,7%, этот канал до сиз пор остается самым распространенным, радиосвязь используют 28,6%, факс – 82,1%. Электронную почту применяют 75% респондентов, а локальную сеть используют 71,4% предприятий. (Рис.4.)

   

 Исходя из результатов исследований, система информационного обеспечения  развивается, ее роль в хозяйственном  процессе возрастает, совершенствуются элементы информационной системы, но пока она еще далеко не совершенна. От эффективности информационных потоков, их организации зависит скорость и эффективность принятия управленческих решений, поэтому руководителям организаций следует больше уделять внимания совершенствованию информационной системы, увеличению скорости и достоверности передаваемых данных, выбирать элементы информационной системы согласно свойственным их предприятию особенностям. 

   

2.2.

Особенности коммуникационных

процессов

ООО "Сибстройкоплектация"

   

Сфера деятельности ООО "Сибстройкоплектация"

²⁵

- поставка железобетонных  изделий ЖБИ на внутреннем рынке России, в районы дальнего Севера и Ближнего Зарубежья.

   

Компания успешно работает на рынке России и стран СНГ с 1992 года.

   

Она предлагаем  долгосрочное сотрудничество в области снабжения предприятия ЖБИ и строительными материалами (цемент, песок, щебень и др.)

   

Одна из  сильных  сторон компании - прямые поставки водным транспортом Иртышского пароходства в кратчайшие сроки в любой регион дальнего Севера.

   

Ассортимент продукции  компании составляет железобетонные изделия  всех заводов ЖБИ г. Омска.

   

Постоянными партнерами-заказчиками являются такие предприятия как "Тюменьгазснабкомплект", "Надымгазснабкомплект", "Жилстрой", УКС г.Нефтеюганска и многие другие.

   

Стабильность, надежность и реальные цены компании внесут существенный вклад в процветание и благополучие любого предприятия и региона.

   

Система коммуникаций в компании основывается, в большинстве  своем, на межличностных взаимодействиях  между руководителями и подчиненными. Практически отсутствует горизонтальная взаимосвязь. Информация соответствующего отдела передается непосредственно руководителю отдела, на основе чего он в соответствии с вверенной ему долей ответственности, лично принимает решения. Велика доля субъективизма в принимаемых решениях.

   

Распоряжения  руководителя подчиненным также чаще передаются путем межличностного взаимодействия. Это, с одной стороны, позволяет тут же установить обратную связь и выяснить, насколько верно понята задача, и устранить неясности, но, с другой стороны, информация в процессе деятельности моет быть забыта и, за неимением письменных рекомендаций, искажается в сознании и как следствие выполняется не полно.

   

Нет отдельного подразделения по сбору и обработке  внешней и внутренней информации. Так исследования конъюнктуры рынка, объема продаж и т.д. проводятся менеджерами по продажам на основе сведений из сети Интернет, документов складской отчетности, которых явно не достаточно для полной оценки ситуации. Результаты исследований документально не фиксируются. И на их основе менеджеры принимают решения об изменении ассортимента, уровня цен, и т.д. Руководство компании оправдывает свои действия гибкостью и оперативностью. Гибкость, конечно, вещь хорошая, но все же нужна прочная база для принятия текущих решений, и такой базой должен стать именно план маркетинга – четкий фиксированный перечень необходимых мероприятий. Уже сама по себе попытка в систематическом виде изложить на бумаге свои соображения сослужит предпринимателю хорошую службу, поскольку ему придется продумать и четко расписать по возможности все, даже самые мелкие компоненты процесса управления, которые станут основой для принятия решений в предстоящем году. Составление плана поможет предпринимателю не только осознать все ключевые проблемы, но и заранее подготовиться к возможным изменениям во внешней ситуации.

   

В нашем случае не все альтернативы могут быть изучены  и не все ходы просчитаны, а это  может привести к серьезным стратегическим ошибкам.

   

    По причине отсутствия столь необходимой в настоящее время для организации службы маркетинга, функции маркетинга перекладываются на плечи менеджеров и генерального директора. В связи с большим потоком информации чаще всего происходит перегрузка информационного канала, менеджер не в состоянии в силу человеческих особенностей, вовремя отреагировать на всю информацию, решаются только самые важные, на его взгляд вопросы, а остальная часть нерешенных проблем остается таковой.

   

Компания оснащена компьютерной техникой, налажены внешние  коммуникации (с поставщиками), но отсутствует  единая внутренняя сеть, способствующая оперативному обмену внутри организации. Персоналу приходится тратить время на поиск руководителя, в случае возникших проблем, подвластных только его компетенции, и лично вводить его в курс дела, что негативно сказывается на деятельности всей организации в целом: потеря времени → недовольство клиента → потеря клиента → ухудшение имиджа фирмы → снижение товарооборота → сокращение прибыли.

   

С целью решения  вышеуказанной проблемы на предприятии 

ООО «Сибстройкомплектация»

разработана программа  по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) .

   

Что дает безбумажное  делопроизводство?

   

- Единую базу  документов

   

- Значительное  ускорение поиска и доставки  документов

   

- Возможность  реализации параллельной и последовательной  обработки документа 

   

- Значительное усиление контроля исполнения документов и поручений

   

- Снижение трудозатрат  и ошибок, связанных с ручной  обработкой организационно-распорядительной документации:

   

- Контроль операций  с документом, разграничение доступа

   

- Экономия средств  на бумагу

   

- Предотвращение потерь документов

   

- Повышение эффективности  деловых процессов

  

Сотрудники организации, принимающие участие в документообороте, подразделяются на группы, на основе их должностных обязанностей (Приложение 3).

  

Проект документа  может быть направлен на согласование, подписание и регистрацию.

  

Рассмотрим в  качестве примера процесс согласования.

  

Участники согласования могут накладывать на проект документа  визы трех видов: согласен, не согласен, особое мнение

  

Согласование  может быть параллельным и последовательным.

  

При параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования. После того как процесс согласования начат, участники согласования получают уведомления об этом. Инициатор согласования устанавливает срок согласования. Если по достижении срока кто-либо из участников не поставил на документе свою визу, ему посылается уведомление-напоминание. Процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно, инициатором процесса.

  

При последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди. После того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т. д. Каждому участнику согласования обычно указывается время согласование (число дней или часов, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу).

  

После запуска  процесса согласования в листе согласования появляется закладка Результаты. На ней отображается ход согласования: для каждого участника указываются имя, а также, если виза уже наложена, ее текст, дата и время визирования и значок . Щелкнув по нему, можно перейти на карточку визы и ознакомиться с материалами документа, в которые участник внес исправления.

  

  

Рис.2.1 –  Ход согласования

  

По завершении процесса согласования (по получении  виз от всех участников или после принудительного завершения процесса инициатором) создается электронное описание, называемое результатом согласования.

   

Анализируя культуру торгового обслуживания видно, что в торговых предприятиях она недостаточна. Во всех обследованных магазинах обслуживающий персонал отличается отличным знанием представленных товаров, однако большинство продавцов материально не заинтересованы в своей работе, что отражается на качестве обслуживания. В ходе исследования авторы были ознакомлены с «Книгой жалоб и предложений» в одном из магазинов компании, где причиной большинства жалоб была недобросовестная работа продавцов-консультантов. Но проблема состоит в том, что в результате отсутствия прямой обратной связи с покупателями и должного внимания к подобным документам, эти жалобы не эффективны.

   

Процесс непрямых внешних коммуникаций налажен довольно хорошо. Реклама 

ООО "Сибстройкоплектация"

 

размещается в  газетах, на телевидении и радио, используется также наружная реклама, выпускаются буклеты. 
 

2.3 Мероприятия  по пропаганде ООО «Сибстройкомплектация».

   

 

 

   

 Преградой в эффективности коммуникационного процесса, я считаю, является неудовлетворительная структура организации, нарушена логическая взаимосвязь уровней управления и функциональных сегментов, обеспечивающая эффективное достижение целей.

   

Эта система  сложна в управлении. К тому же отсутствует  связь между отделами. Рационально  будет отдел рекламы преобразовать  в отдел маркетинга и отдел сбыта сделать его функциональным подразделением, как и отдел рекламы. Также в отделе маркетинга выделить отдельную службу по сбору и анализу внешней и внутренней информации. Поскольку телефонная служба в основном занята приемом заявок от покупателей и обеспечением их необходимой информацией о товаре, также целесообразно ее включить в отдел сбыта.

   

Организационная структура