Объем документопотока
измеряется физическим количеством
документов (подлинников и копий),
который может быть конкретизирован
или дополнен объемом содержащейся
в документах информации, выраженной
в листах, знаках, количестве поручений,
исполнителей и т.д. (8, с.162).
Количество
документов всех потоков составляет
объем документооборота организации.
Величина
документооборота нужна для:
– расчета
необходимой численности делопроизводственного
персонала;
– расчета
эффективности применения средств
механизации и автоматизации
делопроизводства;
– определения
загруженности делопроизводственного
персонала, в том числе секретаря
руководителя и секретаря структурного
подразделения.
Документооборот
характеризует загруженность управленческого
аппарата в целом, поскольку
выполнение каждой операции предполагает
направленное движение документа
из одного структурного подразделения
в другое, от технических исполнителей
к специалистам, а затем к руководителям
и т.д. (4, с. 48).
Подсчет
ведется обычно по регистрационным
формам входящих, внутренних (обычно
по видам) и исходящих документов.
При этом следует учитывать,
что в большинстве организаций,
как правило, учитывается лишь
число зарегистрированных входящих
документов, а документы, не подлежащие
регистрации, редко подсчитываются,
хотя их количество значительно
превышает количество зарегистрированных
документов. Внутренние документы
также далеко не всегда регистрируются.
Например, докладные и объяснительные
записки, справки и т.п. и
поэтому их количество точно
подсчитать трудно. Кроме того, в
настоящее время снятие копии
с документов значительно упрощено.
Копировальные аппараты стоят во многих
отделах и полученные копии, естественно,
не учитываются (6, с. 87).
Итак, можно
сделать вывод, что структура
документооборота представлена
входящими, исходящими и внутренними
документами.
ГЛАВА 2. ТЕХНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.
Обработка входящих документов
Входящий
документ (поступивший документ) –
документ, поступивший в учреждение
(1). Входящие документы в каждом
учреждении оформляются централизованно
в экспедиции, где осуществляется
их первоначальная обработка,
а именно: фиксируется факт поступления,
правильность и целостность вложений,
осуществляются штемпелевание и
сортировка. Все поступившие в
учреждение конверты вскрываются,
за исключением личных писем
и почты общественных организаций.
В соответствии с перечнями
регистрируемых и нерегистрируемых
документов они проходят сортировку,
при этом направляются по назначению
нерегистрируемые документы, а
также документы, направленные
в адрес общественных организаций,
и личные письма. Все регистрируемые
документы должны быть зарегистрированы
и переданы на исполнение (14).
Организация
предварительного рассмотрения
поступивших документов (до передачи
их на рассмотрение руководителя),
позволяет выделить из всей
массы документов, поступивших в
организацию, те из них, которые
в силу своей важности и
значимости для организации должны
быть рассмотрены руководителем.
Остальные документы, минуя руководителя,
направляются на рассмотрение
его заместителям и в подразделения,
если их руководители наделены
соответствующими компетенциями.
Предварительное
рассмотрение документов проводится
наиболее квалифицированным специалистом
службы ДОУ, хорошо знающим
структуру организации, функции
подразделений, распределение обязанностей
между руководством (правила орг.
Журн).
Первоначальная
обработка входящих документов,
полученных по почте или с
курьером, включает следующие операции:
– проверка
правильности доставки документов
по адресу, указанному на конверте;
если документы доставлены неправильно,
они направляются по назначению,
либо, в случае невозможности
установления адресата, возвращаются
отправителю;
– конверты
с пометкой «лично» не вскрываются
секретарем, а передаются в запечатанном
виде адресату;
– если
конверт адресован правильно
и не содержит пометки «лично»,
с помощью внешнего осмотра
проверяют целостность конверта,
затем его вскрывают и проверяют
наличие документов и вложений.
Если реальное состояние не
соответствует обозначенным в
документе данным о приложениях
или в случае наличия повреждений,
либо делают пометку о недостаче
приложений на нижнем поле
первого листа документа, либо
составляют акт или сообщают
отправителю о недостаче вложений
по телефону или в письменном
виде (7, с. 28).
Как правило,
на рассмотрение руководителя
передаются документы, поступившие:
из органов власти и управления
всех уровней, вышестоящей организации,
подведомственных организаций (филиалов,
представительств), требующие принятия
управленческих решений и др. (правила
орг. Журн).
На лицевой
стороне первого листа входящего
документа в соответствии с
ГОСТ Р 6.30 – 2003 в нижнем правом углу
проставляют отметку о поступлении документа
в организацию. Она включает наименование
организации, очередной порядковый номер
и дату поступления документа (при необходимости
– часы и минуты) (7, с. 28).
Документ, полученный
по факсу, уже имеет дату
получения. Учитывая, что факс как
правило выводится на светочувствительную
бумагу, текст на которой быстро выцветает,
с важных документов снимают ксерокопию
(6, с. 88).
Поступившие
телеграммы принимаются под расписку
с проставлением даты и времени
приема, регистрируются, а затем
передаются на рассмотрение руководителю
организации.
Текст поступившей
телефонограммы записывается получателем
на бланке, регистрируется и оперативно
передается должностному Лицу, которому
она адресована (7, с. 28).
В последнее
время получили распространение
факсимильные аппараты, позволяющие
получать документы на обычной
бумаге и следовательно не нуждающиеся
в копировании. Аналогично проблема решается
при получении факсимильных сообщений
на компьютер, снабженный факс-модемом
и последующей, при необходимости, распечаткой
факсов на обычном принтере (6, с. 88).
Различные
операции по обработке документа
следует выполнять параллельно,
чтобы сократить время его
пребывания в сфере делопроизводства
и повысить оперативность исполнения.
Например, копирование документа,
в исполнении которого должны
принимать участие несколько
лиц, и одновременная передача
копий всем исполнителям.
Копии с
документа снимают после рассмотрения
его руководителем и нанесения
резолюции. Количество копий соответствует
количеству исполнителей; подлинник
передается ответственному исполнителю
(как правило, фамилия его стоит
в резолюции первой). Учетно-информационные
данные о ходе исполнения документа
могут передаваться по телефону
или другим путем, но без
возвратного движения документа
(5, с. 89).
Таким образом,
входящие документы оформляются
централизованно в экспедиции, где
осуществляется их первоначальная
обработка: фиксируется факт поступления,
правильность и целостность вложений,
осуществляются штемпелевание и
сортировка. Данные процедуры позволяют
вести строгий учет поступающих
документов в учреждение.
2.2. Обработка
исходящих и внутренних документов
Исходящий
документ (отправляемый документ) –
официальный документ, отправляемый
из учреждения (1). Движение исходящих
документов реализуется в следующем
порядке: подготовка проекта документа
и его изготовление; согласование
и визирование документа; подписание;
регистрация; отправка.
Для ускорения
согласования и визирования документа
он может быть размножен оперативными
средствами и передан заинтересованным
лицам. Исполнитель обязан проверить
правильность составления и оформления
документа, наличие виз и приложений. Подготовленный
и подписанный документ представляется
со всеми сопутствующими материалами,
в соответствии с которыми он готовился.
Для ускорения подготовки и оформления
документов необходимо шире практиковать
их отправку за подписью руководителей
структурных подразделений (14).
Исходящие
документы передаются по почте,
с курьерами, а также электрической
связью (телефонограммы, факсы, электронные
документы).
Документы,
подлежащие отправке, должны отправляться
в день их подписания или
не позднее следующего рабочего
дня.
Документы,
предназначенные для отправки
по почте, проходят сортировку,
упаковку, оформление почтового
отправления и сдачу в отделение
связи.
Досылка
или замена разосланного ранее
документа осуществляется по
указанию лица, подписавшего документ.
Документы
для отправки передаются полностью
оформленными и зарегистрированными,
с указанием почтового адреса, номера
телефона, электронного адреса или списком
на рассылку. Неправильно оформленные
документы возвращаются исполнителям
на доработку (7, с. 29).
Внутренний
документ – официальный документ,
не выходящий за пределы подготовившей
его организации (1, с. 6).
Прохождение
внутренних документов на этапах
их подготовки и оформления
должно соответствовать прохождению
отправляемых документов, а на
этапе исполнения – поступающих
документов.
Проекты
распорядительных документов после
подготовки и согласования с
заинтересованными подразделениями
и должностными лицами перелаются
в юридическую службу для проверки
соответствия содержания документов
действующему законодательству, а
затем в службу ДОУ, которая
осуществляет контроль за правильностью
их оформления.
Оформленные
документы перелаются на подпись
руководству в соответствии с
правом подписи документов и
распределением обязанностей.
Копии подписанных
руководителями распорядительных
документов в обязательном порядке
рассылаются в структурные подразделения,
в ведении которых находятся
рассматриваемые вопросы.
Передача
документов между структурными
подразделениями осуществляется
через секретарей структурных
подразделений или лиц, ответственных
за делопроизводство (3, с. 38).
Итак, можно
сделать вывод, что исходящие
и внутренние документы должны
быть правильность составлены
и оформлены.
2.3. Автоматизация
документооборота
Создание
и развитие компьютеров происходит
с целью повышения эффективности
обработки и обмена информацией,
объемы которой растут в геометрической
прогрессии. Собственно, компьютеризация
является адекватным ответом науки и техники
на требования цивилизации к информационному
обеспечению ее существования и развития
(10, с. 117).
Реализация
все повышающихся требований
к оперативности, точности информационно-документационного
обеспечения, оперативности доставки
информации и документов в
любую точку, любому сотруднику,
а также тематические подборки
документов возможны только при
использовании современных автоматизированных
систем работы с документами,
систем электронного делопроизводства
(СЭД), часто не совсем точно
называемых системами электронного
документооборота (11, с. 17).
На сегодняшний
день автоматизация документооборота
также необходима, как автоматизация
бухгалтерского учета в середине
девяностых годов. Причин этому
много. Во-первых, информацию необходимо
обрабатывать как можно быстрее
и качественнее, подчас информационные
потоки не менее важны, чем
материальные. Во-вторых, утеря информации
или ее попадание в чужие
руки может обойтись весьма
дорого. Можно выделить ряд проблем,
общих для тех, организаций,
где работа с документами ведется
традиционным способом:
– документы
теряются;
– накапливается
множество документов, назначение
и источник которых неясны;
– документы
и информация, содержащаяся в
них, попадает в чужие руки;
– тратится
масса рабочего времени на
поиск нужного документа и
формирование тематической подборки
документов;
– создается
несколько копий одного и того
же документа на бумагу и
копирование документов тратиться
немало средств;
– на
подготовку и согласование документов
тратится много времени (12).
Поскольку
речь идет о системе, обеспечивающей
хранение и коллективный доступ
ко всем документам организации,
на первый план выступает вопрос
информационной безопасности. Если
при бумажном делопроизводстве
есть риск копирования или
утери отдельного документа, максимум
одного дела, то в автоматизированных
системах важно не допустить
ситуацию копирования или утери
всей базы данных по всем
документам организации (11, с. 17).
В настоящее время достаточно
много производятся систем электронного
документооборота и автоматизации
делопроизводства: система «ЕВФРАТ-Документооборот»,
Microsoft SharePoint Server 2007, NauDoc и др.
Дадим краткую характеристику
каждой из перечисленных систем.
«ЕВФРАТ-Документооборот»
позволяет автоматизировать работу
с документами как в соответствии
с требованиями традиционного
делопроизводства, так и с современными
тенденциями управления. Система
используется для автоматизации
документооборота в органах государственной
власти, организациях малого и
среднего бизнеса, промышленных
предприятиях, научных и образовательных
учреждениях.