Трудовая деятельность руководителя

В-третьих, это - дипломат, устанавливающий  контакты с партнерами и властями, успешно преодолевающий внутренние и внешние конфликты.

В-четвертых, это - воспитатель, обладающий высокими нравственными качествами, способный создать коллектив и направляющий его развитие в нужное русло.

В-пятых, это - инноватор, понимающий роль науки в современных условиях, умеющий оценить и без промедления  внедрить в производство то или иное изобретение или рационализаторское предложение.

В-шестых, это - просто человек, обладающий высокими знаниями и способностями, уровнем культуры, честностью, решительностью характера и в то же время рассудительностью, способный быть во всех отношениях образцом для окружающих [3, С.5-15].

В процессе управления современному руководителю приходится выполнять три основных роли.

Первая - это роль координатора, связывающего одну группу людей с другой и упрощающего  диалог между ними. Это роль - имидж  и представительство во внешнем  мире, обеспечивающий и вдохновляющий действия людей, направленные на достижение целей фирмы; коммуникатор, создающий возможность надежных непрерывных контактов между сотрудниками.

Вторая - это роль информатора, обеспечивающего  прием, передачу и обработку различного рода информации. Эту роль может играть контролер, следящий за работой подчиненных, сравнивающий ее с поставленными целями. Ее может взять на себя распространитель идей, который в курсе всех изменений, влияющих на работу сотрудников, информирующий их об этом, разъясняющий политику фирмы. Это и представитель, разъясняющий значение и характер проблем другим подразделениям или партнерам.

Третья - это роль, связанная с  принятием решений. Ее играет предприниматель, ищущий новые пути достижения целей  и берущий на себя всю ответственность за риск, связанный с ними. Ее играет менеджер, ответственный за распределение ресурсов фирмы. Ее, наконец, играет представитель фирмы, ведущий переговоры с партнерами [8, С.58-60].

По своему отношению к работе руководители делятся на пассивных и активных. Пассивные используют, как правило, принципы деятельности, выработанные другими, замыкаются преимущественно на своих подчиненных, пытаясь контролировать все их действия. В повседневной работе такие руководители ограничиваются решением узких проблем, причем с рутинных позиций. В противоположность пассивному, руководитель активного типа не сидит на месте, стремится к испытаниям, полностью отдает себя работе. Он обладает четкими жизненными установками, требователен к себе и окружающим, стремится к совершенству. Такой руководитель постоянно находится в гуще жизни, непрерывно вырабатывает и пересматривает и соответствии с обстановкой принципы деятельности для себя и для других. Он стремится конструктивно использовать любые, даже конфликтные, ситуации, не боясь, риска и ответственности.

Подчиненным импонирует руководитель, берущий на себя ответственность, смело  принимающий решения, честно признающий ошибки. Росту авторитета способствует также терпимость к слабостями людей, не мешающим работе. Существует три группы качеств, которые в обязательном порядке должны быть присущи современному руководителю: личные, профессиональные, организаторские и деловые.

К личным качествам в первую очередь  относят честность и порядочность, предполагающие всегда соблюдение норм общечеловеческой морали, скромность и справедливость по отношению к окружающим. Руководитель должен стараться понимать своих подчиненных, видеть в них личности, достойные уважения, уметь разбираться в их поведении, быть человечным и заботиться о людях, учитывая при этом интересы всех.

Другая группа качеств, необходимых  современному руководителю - профессиональные. Это - компетентность, т.е. система специальных  знаний и практических навыков. Она  бывает специальной и управленческой. Это культура - общая, техническая, экономическая, правовая, информационная, психолого-педагогическая. Важен и ряд других моментов. Прежде всего, современного руководителя отличает хорошее знание действительности как внутренней, так и внешней, понимание целей фирмы и своего подразделения, умение видеть проблемы, выделять в них наиболее существенные стороны, быть восприимчивым к новизне и изменениям. Это невозможно без обладания умственными способностями выше среднего уровня, умением анализировать ситуацию, создавать и критически оценивать различные планы и программы, принимать решения, брать на себя ответственность за их выполнение, много и упорно работать для этого, быть энергичным и решительным. Однако руководитель должен быть не только хорошо подготовленной и высокообразованной, но еще и творческой личностью. От него требуется не только верить в свои творческие способности, но и ценить такие способности в других, уметь их мобилизовать и использовать, преодолевая все встречающиеся на пути препятствия. Для этого необходимо быть настойчивым, испытывать потребности в переменах, уметь порывать с традициями, воспринимать новые идеи и новаторские решения, систематически ими пользоваться. Творческий руководитель обычно работает с группами, используя метод мозговой атаки, поощряет свободное выражение эмоций и идей и непрестанно учится, в том числе и на собственных ошибках.

Следующей группой качеств современного руководителя являются организаторские, а также деловые. Они отражают уровень организаторской культуры руководителя, владение им технологией управленческой работы: подбором, расстановкой и использованием кадров, выработкой норм, нормативов и регламентов, личных планов и планов деятельности подразделений, служб, оперативных планов и планов-графиков проведения мероприятий, доведением заданий до исполнителей, распорядительством, контролем. К организаторским качествам нужно отнести, прежде всего, целеустремленность. Характер современной жизни требует ясных и обоснованных целей. Без них он может испытывать недостаток твердости и решимости. Современному руководителю должна быть присуща дисциплина и контроль над собой. Без этого он не сможет ни призвать к порядку других, ни контролировать их деятельность. Поэтому он должен контролировать свои эмоции и настроения, изучать эмоции других, чтобы найти подход к их поведению. С точки зрения контактности можно выделить несколько типов руководителей.

К первому типу руководителей относятся  те, кто большую часть времени, примерно 2/3, тратит на своих подчиненных  и только 1/3 на осуществление внешних связей.

Ко второму типу относятся такие  руководители, которые уделяют тому и другому примерно поровну времени.

К третьему типу относятся те, кто  осуществляет только вертикальные контакты с начальством и подчиненными, но не желает знаться с коллегами  своего уровня.

К четвертому типу руководителей относятся  те, кто сторонится вообще всех контактов.

Первый и второй типы руководителей  хороши для оперативного управления, четвертый - для стратегического, Третий тип руководителя не отвечает требованиям, предъявляемым к современным управляющим [8, С.58].

Хороший руководитель должен уметь  обеспечивать сопричастность сотрудников  к работе. Для этого необходимо правильно поощрять людей. Но самое  главное - он должен обладать умением  руководить, организовывать и поддерживать работу коллектива, быть готовым к действиям, риску [13, С.80].

 

Глава 2. Пути улучшения организации  труда руководителя

2.1 Анализ использования  времени

 

Руководитель не будет успешным, если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс как время стоит на ряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и сырьём. Процитируем высказывания разных авторов о значении времени: Алан Лэкейн: «Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь»; Питер Друкер: «Время - самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим»; Ульрих Зайверт: «Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех и неудачу» [2, С.67-73].

Таким образом, можно смело сказать, что успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических  величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием - временем.

Причины дефицита времени заключаются  в следующем:

- постоянная спешка. При спешке  руководитель не успевает даже  сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный  момент. Следовательно, он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым;

- нагромождение работ. При этом  руководитель начинает заниматься  различными мелкими и не столь  важными делами. У него нет  чёткого распределения работ  по степени важности, и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов;

- постоянные доработки дома. При  этом время отведённое на отдых  расходуется на работу, руководитель  не успевает отдыхать, что сказывается  на его работоспособности на  следующий день;

- переутомление. Следствие длительной  работы в условиях постоянной  спешки;

- суетливость. Это результат  плохой организованности дня,  а также иногда зависит от  импульсивности и особенностей  человека;

- бесплановость работы. Является  результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации;

- слабая мотивация труда. Следствием  является низкая производительность, а соответственно она порождает  хроническую нехватку времени  [9, С.112].

Симптомы тревожащей руководителя временной проблемы можно определить по следующим признакам:

- отсутствие чёткого расписания  работы на текущий день (руководитель  не знает, что ему сегодня  предстоит сделать в первую  очередь);

- секретарь не в курсе дел  своего шефа (секретарь - прежде всего помощник своего руководителя);

- несвоевременность ответа на  деловые письма (потому что руководителю  всё как-то некогда);

- продолжение работы над деловыми  бумагами дома, по вечерам (в  служебные часы не хватает  времени);

- непрерывные помехи в работе, вызванные частыми телефонными звонками и наплывом посетителей (руководитель стремится со всеми разговаривать сам);

- постоянное выполнение работы  за своих подчинённых (в частности,  и потому, что руководителю кажется:  так надёжней);

- большой поток  всевозможных рутинных дел (руководитель буквально «тонет» в мелочах);

- частая спешка  при выполнении заданий со  стороны вышестоящего руководства  (очень часто вызвана несвоевременностью  начала работы).

Анализ использования  времени

Анализ временных  потерь

Разбор «поглотителей» времени Техника самоменеджмента

Анализ использования времени. Сначала необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых  участвовал руководитель. Для этого  могут использоваться такие таблицы, как: анализ видов деятельности и  расхода времени; листок дневных помех. Анализировать можно с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. анализировать сильные стороны и слабые стороны.

Анализ временных  потерь. Необходимо вспомнить весь рабочий день и постараться понять, где было затрачено времени больше, чем нужно для той или иной задачи. Только при этом можно понять, какие были допущены временные ошибки [5, С.7-15].

 

2.2 Основные функции самоменеджмента  руководителя

 

Самоменеджмент - это саморазвитие руководителя как  личности и организация его личной деятельности, представляющая собой целенаправленное и последовательное использование испытанных методов работы в повседневной практике в специфических условиях преобладания самоорганизации.

Основные цели самоменеджмента:

1) максимальное использование времени и своих возможностей;

2) сознательное  управление течением жизни;

3) преодоление  внешних обстоятельств, как на  работе, так и в личной жизни.

При ежедневном решении разного рода задач руководитель выполняет различные функции. Этот процесс можно представить как круг самоменеджмента, наглядно демонстрирующий связи между отдельными функциями.

Во внешнем  круге обозначено пять функций:

1) постановка  целей;

2) планирование;

3) определение  приоритетов по предстоящим делам;

4) составление распорядка дня  и организация трудового процесса;

5) самоконтроль и корректировка  целей.

Во внутреннем круге самоменеджмента  расположена объединяющая функция - работа с информацией. Вокруг нее  в известной мере вращаются остальные  функции, так как обмен информацией необходим во всех фазах процесса самоменеджмента [15, С.442-481].

Первая функция - постановка целей. Каждый управленческий работник должен ставить перед собой цели, что означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрацию сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Именно в постановке целей заключаются азы деятельности предприятий и его успешное будущее. Цель описывает конечный результат. Цели - это своего рода вызов, который побуждает к действиям. Цель даёт ясность о том, в каком направлении необходимо двигаться. Постановка целей - это временный процесс, поскольку в течение деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, что приводит к необходимости изменения цели. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. «Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще» [15, С.443].

Первая фаза - нахождение целей. Для  того чтобы добиться успеха, необходимо правильно выбрать цели. Для этого  могут использоваться различные  технологии. Необходимо ответить для  себя на следующие вопросы: Каких  целей Вы хотите достичь? Согласуются  ли они между собой? Существует ли так называемая высшая цель и определённые промежуточные цели на пути к главной? Знаете ли Вы, что Вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем Вам ещё надо работать (слабые стороны)? Одним словом, необходимо добиться ясности цели.