Тайм менеджмент

Автор статьи: Steve Pavlina, перевод FinancialFamily  Отправить эту статью другу на e-mail

Когда я берусь за действительно большой проект, я всегда начинаю с составления списка микрозадач, и стараюсь записать все действия от начала и до конца. Иногда он занимает несколько страниц и требуется несколько дней, чтобы его составить. Часто это помогает добиться хороших результатов. Если я составляю пошаговый план, все идет очень гладко. Также он помогает предварительно определить, когда проект будет окончен. Без такого плана я вообще не могу даже представить, когда закончу тот или иной проект.

Пошаговый план очень полезен для повторяющихся проектов. Когда я был разработчиком игр несколько лет назад, я должен был пройти одинаковый процесс для каждой новой игры. Это включало тестирование и выявление ошибок, создание инсталляции (лицензионное соглашение, форма заказа, документация и т.п.), создание финального релиза программы, обновление веб сайта и выкладывание на нем новых игр, написание и рассылка пресс-релизов, создание тех. поддержки и ответов на часто задаваемые вопросы для игры, создание страниц с подсказками и объяснениями игр, создание упаковки для игры (СD диск, печатные инструкции), добавление пробной версии игры на множество каталогов, предложение игры разным обозревателям игр, добавление новости о выходе игры на новостные сайты, рассылка письма клиентам и т.д. Для простой игры это может занять несколько дней, даже если для этой цели я найму человека, который будет этим заниматься целый день. Если для этого я бы воспользовался услугами сервисов, которые занимаются раскруткой, нужно было выделить $2000. Но только из-за того, что у меня был план последовательных действий, записанный на нескольких листах бумаги, это проходило очень быстр и гладко. Я мог тут же сконцентрироваться на необходимой задаче и не беспокоился о том, что могу что-нибудь забыть. День микрозадач – Ваши 50 задач на каждый день.

Вы также можете попробовать спланировать просто Ваш день, используя микрозадачи. Если Вы работаете 8 часов в день, и на каждое задание выделяете 10 минут, Вам нужно сделать список 50 микрозадач. Я делал это несколько раз, и понял, что именно такая градация является наиболее эффективной. Тем не менее, я призываю Вас попробовать воспользоваться этим способом хотя бы один день и посмотреть, сработает ли он для Вас.

Тайм-менеджмент. Модная штучка или нужда?

7 привычек высоко неэффективных людей

Микрозадачи. Часть первая.

Крайний срок – дело серьезное

Тайм-менеджмент, или умение управлять своим рабочим временем

Для меня наибольше подходит смешанная схема/подход, т.е. смешение мелких и существенных задач. Например, на сегодня у меня такие планы: утром (с 9ти до обеда) я пишу две статьи: эту о микрозадачах и еще одну на послезавтра. После обеда я занимаюсь мелкими делами. Мы с Ирин только недавно переехали и нужно решить много мелких проблем и сделать несколько звонков. Таким образом, я решаю несколько задач каждый день. Управлять сложной задачей.

Как решить разбивать ли большие задачи на мелкие задания? Если задание кажется достаточно легким, и мне не составляет труда сделать ее, я добавляю ее к своему списку дел так как есть, не разбивая на мелкие задания. Но если эта задача мне не ведома, я еще никогда с ней не сталкивался, а также она кажется мне трудной, я разбиваю ее на более мелкие задания , когда планирую свой день. Это помогает мне не встретить сопротивление, когда я уже решаю проблемы в течение дня. Мне нравится, когда все идет гладко от одного задания к другому, и когда не нужно останавливаться, чтобы подумать, что делать дальше. Экспериментируйте, чтобы увидеть, что для Вас лучше подходит. Вы можете быть таким человеком, который напишет «сделать новый on-line бизнес» в своем списке и без всяких подсказок знает, как это сделать. Я не такой человек. Я не люблю работать в темноте. Мне нужно видеть последовательность действий. Четкий план последовательных действий может быть хорошей мотивацией. Так приятно осознавать, что только следуя этим действиям, я достигну конечного результата (или, по меньшей мере, чего-то приблизительного).

От намерения к действию.

Совершено нормально, когда Вы ставите перед собой цель, не зная точно, как ее достичь. Но когда Вы поняли, Вам предстоит придать ей физическую форму, т.е. достичь ее. Если Вам не хватает ясности действий, сконцентрируйтесь на Ваших намерениях.. И только Вы представите себе намерения, это поможет Вам увидеть ясность действий и доказать, что Вы серьезно настроены на достижение поставленных целей. В противном случае, Ваши действия и мысли будут очень сумбурными и, в конце концов, цель не будет достигнута.

Список микрозадач похож на рецепт. Если Вы следуете рецепту, Вы можете сконцентрироваться на самом процессе, не беспокоясь о том, как это сделать. Нужно только следовать действиям, которые уже написаны. Подобным образом, когда Вы создаете список микрозадач для проекта, Вы разделяете планы и действия. Это поможет достигать цели без особых проблем. Также, если Вы следуете Вашему списку, не сомневайтесь, что Вы достигните результатов. Может, они и не будут безупречными, но они будут.

33 правила для увеличения вашей продуктивности

Автор статьи: Steve Pavlina  Отправить эту статью другу на e-mail

Эвристика — это набор правил, предназначенных для того, чтобы помочь решать вам свои задачи. Когда задача сложна или просто велика, а оптимальное решение неясно, применение эвристических методов поможет вам продвинуться в ее решении, даже если у вас нет четкого видения всего решения целиком.

Предположим, что вашей целью является покорение горы, но ни одна дорога не ведет к вершине. Примером эвристического решения может быть: Двигаться напрямую к вершине до тех пор, пока вы не встретите препятствие, которое не сможете преодолеть. Когда вы встретите подобное препятствие, следуйте вдоль него направо до тех пор, пока не сможете двигаться к вершине снова. Это не самый лучший или самый полный вариант применения эвристики, но во многих случаях он будет нормально работать, и вы достигните вершины. Эвристика не гарантирует, что вы найдете оптимальное решение, более того, она не гарантирует, что вы найдете хоть какое-нибудь решение. Но для определенного типа задач эвристика бывает весьма полезна. Ее сила в том, что она помогает сдвинуться с мертвой точки, когда вы не можете принять решение, и приступить к действиям. Когда вы начинаете действовать, вы исследуете возможные варианты, что углубляет ваше понимание задачи. И получая больше информации о задаче, вы понемногу повышаете свои шансы найти ее решение. Если вы пытаетесь решить задачу, не зная точно, как это сделать, зачастую вы можете найти решение в процессе. Причем такое, до которого не смогли бы додуматься, не начав действовать. Особенно это справедливо для творческой деятельности, например для разработки программного обеспечения. Там вы часто не знаете, что вы хотите сделать, пока не начнете это делать.

Эвристика имеет множество приложений, одним из моих любимых является применение в личной продуктивности. Эвристика в задачах продуктивности — это набор поведенческих правил (иногда общих, иногда — ситуационных), которые помогают нам делать вещи более эффективно. Вот некоторые из мои любимых:

1.Избавьтесь от этого! Самый эффективный способ разобраться с задачами - вычеркнуть ненужное из списка. Если что-то не так уж необходимо делать — уберите эту задачу из своего списка «Сделать».

Тайм-менеджмент, или умение управлять своим рабочим временем

Принимаем важные решения менее чем за 60 секунд.

Тайм-менеджмент: время назад

Тайм-менеджмент. Модная штучка или нужда?

10 уроков тайм-менеджмента, или Быль о найденном времени

2.Каждодневные цели. Легко растратить свое время на ненужные дела, если вы не сосредоточены на конкретных целях. Ставьте цели на грядущий день. Решите, что вам нужно сделать; на следующий день — сделайте это.3.Наихудшее — в первую очередь. Для того чтобы справиться с промедлением, учитесь выполнять самые неприятные задачи в начале дня, вместо того, чтобы откладывать их до самого конца. Маленькая победа задаст продуктивный тон всему дню.

4.Пиковое время. Определите время дня, в которое вы обладаете наибольшей продуктивностью и запланируйте на это время самые важные задачи. Работайте над менее важными задачами в менее продуктивное время.

5.Зоны не-взаимодействия. Для работы, требующей максимального сосредоточения, выделите промежутки времени, в которые вас не должны отвлекать. На периоды, когда вы открыты для взаимодействия с другими, планируйте самые легкие задачи; более трудные же проекты оставляйте на свои зоны не-взаимодействия.

6.Маленькие верстовые столбы. Приступив к задаче, определите цель, не достигнув которую вы не прекратите работать. Если вы пишете книгу, то можете решить, что не встанете со стула, пока не напишите как минимум тысячу слов. Достигните этой цели, чего бы вам это не стоило.

7.Timeboxing (Жесткое ограничение времени). Для того чтобы как-то сдвинуть задачу с места, выделите себе ограниченный период времени — 30 минут, например. Не заботьтесь о том, насколько далеко вы продвинетесь. Просто работайте в течение выделенного времени. См. Timeboxing (на английском) для более подробных сведений.

8.Пакетный режим. Объедините схожие задачи (вроде телефонных звонков) в одну группу, а затем расправьтесь с ними за один присест.

9.Ранняя пташка.Вставайте рано утром, например в 5 утра, и сразу приступайте к работе над вашей самой важной задачей. Скоро вы обнаружите, что успеваете сделать до 8 утра столько, сколько другие не могут и за день.

10.Уголок тишины. Берите свой ноутбук (без возможности доступа в Сеть) и отправляйтесь в какое-нибудь тихое местечко (вроде библиотеки, парка, кофейни или собственного заднего двора), в котором вы сможете спокойно, не отвлекаясь поработать. Оставьте все свои средства связи дома.

11.Темп. Обдуманно выберите нужный ритм и постарайтесь действовать чуть быстрее, чем обычно. Говорите быстрее. Ходите быстрее. Печатайте быстрее. Читайте быстрее. Приходите домой раньше.

12.Расслабление. Уменьшайте стресс, создавая расслабляющее, спокойное рабочее место. См. 10 способов релаксифицировать рабочее место).

13.Повестка дня. Подготовьте и предоставьте четкий план мероприятия всем его участникам заранее. Это основательно увеличит эффективность мероприятия. Можете использовать это и для телефонных переговоров.

14.Парето. Принцип Парето гласит — 80% того, что нужно сделать, требует от вас всего 20% усилий. Сфокусируйте свои усилия на этих критически важных 20% и не слишком перетруждайтесь на оставшихся 80%.

15.Готовьсь-Пли-Целься. Избавляйтесь от своей привычки откладывать — начинайте действовать сразу, как только поставили цель. Даже если не успели составить четкий план действий. Вы всегда сможете скорректировать направление в процессе движения.

16.Человек минуты. Как только вы получили информацию, нужную для принятия решения, ставьте таймер на 60 секунд — это ваше время для принятия решения. У вас будет целая минута на то, чтобы посомневаться и поколебаться, но по истечении ее — имейте четкое решение. Как только решение принято, сделайте что-нибудь, чтобы придать этому решению ход.

17.Дедлайн. Установите предельный срок, когда работа должна быть выполнена. Используйте его как ориентир для того, чтобы не сбиться с пути.

18.Обещание. Расскажите людям о своих решениях; они помогут вам не отказаться от них в дальнейшем.

19.Пунктуальность. Чего бы это ни стоило, приходите вовремя. И даже пораньше.

20.Кратковременное чтение. Используйте чтение для того, чтобы заполнить короткие паузы ожидания, вроде стояния в очереди, ожидания встречи или пока готовится кофе. Если вы — мужчина, можете читать даже когда бреетесь (желательно, электробритвой). Это 365 статей в год.

21.Резонанс. Визуализируйте свои цели, как будто они уже достигнуты. Войдите в состояние, как будто вы уже достигли цели. Сделайте это реальным в своем сознании, и скоро оно будет по настоящему реальным.

22.Частые вознаграждения. Устраивайте себе частые поощрения за достижение малых и больших целей. Посмотрите кино, сходите на профессиональный массаж, или проведите день в парке развлечений.

23.Квадрант 2. Отделите по настоящему важные задачи от просто срочных. Выделите промежутки времени для работы с задачами квадранта 2, которые являются важными, но редко срочными — такие как физическая тренировка, написание книги, или поиск близкого человека.

24.Континуум (Непрерывное поле деятельности). В конце рабочего дня определите задачу, над которой будете работать завтра утром и подготовьте все необходимые материалы для этого. Следующий день начинайте с работы над этой задачей.

25.Разделяй и властвуй. Разбейте сложный проект на меньшие, четкие задачи. Сосредоточьтесь на выполнении всего одной такой задачи.