Тайм менеджмент

УМЕНИЕ СОСРЕДОТАЧИВАТЬСЯ НА ВАЖНОМПроблемы тайм-менеджмента часто обусловлены плохими самодисциплиной и помехоустойчивостью. Низкая самодисциплина может быть компенсирована элементами внешней дисциплины. Например, руководитель делегирует управление своим рабочим временем подчиненному — секретарю, референту, помощнику или специально назначенному для этого тайм-менеджеру. В обязанности такого специалиста обычно входит планирование рабочего времени начальника и контроль исполнения текущего расписания дня.

При осуществлении этого контроля нередко возникают конфликты. Обусловлено это тем, что подчиненный в рамках тайм-менеджмента должен командовать боссом. Руководитель, осознавший проблемы управления своим рабочим временем, побуждает помощника проявлять настойчивость в ситуациях, когда он (начальник) отклоняется от рабочего графика. Через некоторое время помощник, пытаясь выполнить свои обязанности, натыкается на взрыв ярости начальника, который сводится к тому, чтобы он не путался под ногами. А когда после очередного рабочего дня босс обнаруживает, что не сделал много запланированного или пропустил важную встречу, так называемый тайм-менеджер снова получает на орехи за то, что не проявил должную настойчивость.

Таким неорганизованным руководителям надо понять, что не следует сваливать свои проблемы на головы подчиненных. Вопрос управления собственным рабочим временем — исключительно проблема самого субъекта. Из-за низкой помехоустойчивости человека непредвиденные дела постоянно отвлекают его от запланированных действий. Высокая реактивность на подобные внешние сигналы формирует привычку ситуативного поведения, когда работой реально управляет внешняя среда.

Механизм ситуативного поведения заключается в том, что человек субъективно воспринимает как наиболее важное для себя именно то дело, к которому в данный момент приковано его внимание. А вниманием своим как психической функцией он управлять не умеет, автоматически переключаясь на любой предмет.

Освобождение от привычек ситуативного поведения — трудная задача. Действенный прием — периодическое отвлечение на специальные сигналы таймера, предназначенные для того, чтобы человек в очередной раз задал себе вопрос “А действительно ли я в данный момент занимаюсь самым важным для себя?” Если в результате такого экспресс-анализа он обнаружит, что снова поддался манипуляциям окружающих, отвлекших его на посторонние дела, он должен решительно вернуться к своим рабочим планам. Постепенно время между появлением отвлекающего фактора и моментом его обнаружения сократится благодаря тому, что контрольный вопрос в сознании работника будет появляться не только по условному сигналу, но и спонтанно. Со временем вопросительный знак перед внутренним взором человека начнет возникать уже в момент появления отвлекающего фактора.

УМЕНИЕ СОБЛЮДАТЬ РЕГЛАМЕНТ

Умение управлять своим рабочим временем предполагает и соблюдение регламента. Руководитель должен и сам уметь соблюдать регламент, и требовать этого от других. Наиболее важно это для проведения совещаний и иных коллективных мероприятий, когда в определенный момент активен только один (или несколько) человек, а остальные участвуют в процессе пассивно, зачастую просто теряя рабочее время. Не случайно термин “регламент” является одним из основных в лексиконе организаторов подобных встреч. Здесь можно говорить о том, что рабочее время неоднородно по своей сути, хотя деления на циферблате часов вроде бы подразумевают обратное.

В тайм-менеджменте целесообразно было бы ввести понятия “дорогие минуты” и “дешевые часы”. Время коллективных мероприятий — пример “дорогих минут”, когда исчезает не только время неподготовленного оратора, но и время всех его слушателей, среди которых обычно находятся высокооплачиваемые руководители и специалисты.

Навыки соблюдения регламента, как и более общее умение управлять своим рабочим временем, заключаются в том, что человек оказывается в состоянии перераспределять свой труд так, чтобы все то, что может быть сделано в “дешевые часы”, перемещалось туда из “дорогих минут”.

УМЕНИЕ ОТДЫХАТЬ

Гибкий график: иллюзия свободы

Микрозадачи. Часть вторая.

33 правила для увеличения вашей продуктивности

Время - деньги...

Уничтожьте промедление, пока оно не уничтожило Вас!

Умение отдыхать как фактор высокой работоспособности. Исходя из простой истины, что успешную карьеру легче делать тем, кто умеет хорошо и много работать, приходим к осознанию важности высокой готовности к производительному труду. Так как в современном мире на работу у человека уходит, как правило, больше времени, чем на отдых (если не брать в расчет время сна, приема пищи и различных бытовых дел), то для эффективного восстановления сил перед очередным трудовым периодом надо уметь отдыхать быстро и плодотворно. Проблемы, связанные с умением организовать собственный отдых, бывают количественными и качественными. Первые приводят к тому, что периоды отдыха неоправданно укорачиваются вплоть до полного исчезновения. Происходить это может по нескольким причинам. Неумение работать. Когда человек неправильно трудится, ему часто не хватает рабочего дня для выполнения поставленных перед ним задач. Чтобы с ними справиться, он задерживается на работе, отнимая время у отдыха.

Бытовые заботы. Многих после окончания тяжелого рабочего дня ждет не менее утомительный домашний труд. Избыточный по времени труд (неважно, на рабочем месте или дома) может быть обусловлен действием невротического механизма бегства в активную деятельность от собственных психологических проблем. В этом случае человек стремится вытеснить из своего сознания неприятные мысли предметной средой какого-либо занятия. Одномирность (не путать с одномерностью!) жизненного пространства. В норме жизнь человека распределяется между несколькими мирами (работа, дом, круг друзей, хобби и другое). Многомирность жизни придает ей определенную надежность: если в одном из миров происходит крушение, у человека есть возможность компенсировать это благополучием в других мирах.

Однако в наше время все чаще встречаются люди, живущие только в мире работы. Для полноценного отдыха у таких трудоголиков просто нет альтернативного жизненного пространства. Если они и отдыхают, то лишь на корпоративных мероприятиях. Качественные проблемы отдыха заключаются в том, что человек прибегает не к самым удачным формам отдыха. Такое возможно из-за ряда причин. Невротические осложнения. Человек бежит от своих нерешенных психологических проблем не только в работу, но и в такие виды времяпрепровождения, которые не обеспечивают полноценного отдыха (наркотики, алкоголь, азартные игры, многочасовые ритмичные танцы, пустопорожняя болтовня, экстремальные виды спорта). Отсутствие фаз переключения с работы на отдых и наоборот.

Современные деловые люди отдыхают чаще всего по следующему сценарию. Они просто покупают на соответствующем рынке услугу по организации отдыха. Но, не умея отдыхать, они остаются неудовлетворенными. На это они реагируют простым выводом: были куплены недостаточно качественные услуги на рынке развлечений. Следовательно, в следующий раз надо не скупиться и купить что-нибудь подороже. Для этого надо больше денег?! Не беда, вот возьмем дополнительные объемы работы, если надо посидим в офисе и в выходные, но уж как-нибудь осилим повышение стоимости своего отдыха. Подобная тактика обычно не венчается успехом, так как причина неудовлетворенности своим отдыхом определена неправильно.

Отдыхать надо уметь! И прежде всего это умение заключается в правильном переключении с работы на отдых и обратно.

На переход от работы к активному отдыху всегда требуется определенное время. На него надо настраиваться, так как получение удовольствия от активного отдыха требует свежести восприятия. Истощенные работой органы чувств и мозг нуждаются в пассивном отдыхе для восстановления работоспособности, нужной для получения удовольствия от активного отдыха. Для нервной системы активный отдых является такой же нагрузкой, как и профессиональная деятельность! Поэтому она нуждается в восстановлении как при переходе от работы к отдыху, так и наоборот. Без него человек и работать, и отдыхать будет неэффективно.

В современном обществе очень занятые люди практикуют непрерывное чередование фаз работы и активного отдыха без каких-либо ощутимых периодов пассивного отдыха. Решать эту проблему следует, не только вырабатывая у себя способность отдыхать, но и устраняя рассмотренные выше причины. Умению работать мы уделили достаточно внимания как в этой статье, так и в других из данной серии.

Карьеру можно делать успешно только тогда, когда не приходится тратить свои силы на посторонние дела. Так что лучше выбирать что-то одно: либо строить свое гнездо, либо заниматься профессиональным ростом. Совмещение этих видов деятельности чаще всего приводит к неудачам на обоих фронтах. Что касается психологических проблем, то здесь ничего и не придумаешь, кроме как посоветовать их все-таки решить и только после этого браться за свою карьеру.

Нельзя не признать правоту изречения “Лучшим отдыхом является смена вида деятельности”. Только не надо смену деятельности понимать только как переключение с одного вида работы на другой. Переключаться все-таки лучше с работы на отдых. Но вид отдыха надо выбирать по контрасту с видом работы. Например, если работа носит преимущественно активный характер, то отдыхать придется пассивно, если интеллектуальный — физически, если урбанизированный — на природе и так далее.

Микрозадачи. Часть первая.

Автор статьи: Steve Pavlina, перевод FinancialFamily  Отправить эту статью другу на e-mail

Иногда мы откладываем проекты, потому что не знаем, с чего начать. Такая цель, как, например, «написать книгу» может быть, на первый взгляд, достаточно понятной и простой, но когда принимаешься за ее осуществление, она может оказаться непонятной и необъятной. Первое, что захочется после этого сделать, это отложить эту задачу на неопределенное время.

Распространенный совет – определить, какое действие следует сделать сначала и сфокусироваться на нем. Когда с ним будет покончено, нужно приступить к следующему. Результаты использования этого метода у меня были разные. В некоторых случаях он помогал, но иногда этого было недостаточно, чтобы продолжать работу над проектом. Даже если следующее действие простое, я не решался начинать работу, так как простым оно казалось только на первый взгляд, а на самом деле оно вело к новым необъятным и непонятным задачам. Решение, которое я нашел, намного эффективнее помогает решить данную задачу, и заключается в том, чтобы разбить один большой проект на множество «микрозадач», начиная от самых первых действий над этим проектом, до завершающих. Микрозадача – это, действие, сделать которое не составляет особого труда. Примером такой микрозадачи может быть 5-ти минутный телефонный разговор.

Типичную микрозадачу можно сделать максимум за 30 минут, в идеале – меньше, чем за 10. Повторю еще раз, это незначительное, отчетливо выраженное действие.

Вы можете подумать, что не всегда возможно разбить большой проект на мелкие задачи. Но очень часто выходит так, что кто-то другой уже за Вас это сделал. Например, если Вы хотите написать книгу, Вы очень быстро можете найти пошаговую инструкцию того, как сделать это. Я не утверждаю, что там все разбито на микрозадачи, но что-то очень похожее на это сделано.

На самом деле существует много ситуаций, в которых очень много неопределенности, и спланировать проект невозможно от начала до конца. Хорошим примером такой ситуации есть развитие программного обеспечения, что требует постоянного совершенствования. В этом случае Вы также можете использовать микрозадачи, чтобы спланировать ситуацию хотя бы до того момента, который Вы видите достаточно ясно. Когда же Вы достигните этого момента, откорректируйте Ваши планы для последующих действий.

Схемы микрозадач

Ключ к эффективному управлению временем.

Составляем список ненужных дел

Время - деньги...

10 уроков тайм-менеджмента, или Быль о найденном времени

Принимаем важные решения менее чем за 60 секунд.

Для многих проектов очень полезно составить схему, которая бы отображал все действия от начала до конца. Хочу представить Вам 20 микрозадач процесса написания новой статьи в свой блог. Шаги размещены в строгой последовательности:

1. Выберите главную цель статьи (сообщить, убедить, развлечь или вдохновить).

2. Решите, какая будет идея Вашей статьи, или просмотрите список тем, на которые предлагают написать статью читатели Вашего блога.

3. Выберите тему.

4. Сделайте небольшие наброски статьи, напишите главные идеи, не структурируя их.

5. Подумайте, как расположить эти идеи в статье, чтобы она ясно (последовательно, логично и т.д.) выражала то, что Вы хотите сказать.

6. Расположите все, что Вы написали (п.4) в такой последовательности. Выделите главные разделы и подразделы.

7. Найдите примеры, которые бы яснее раскрывали материал (аналогии, цитаты, статистические данные, картинки, истории и т.п.) и добавьте их к Вашей схеме.

8. Откорректируйте схему, чтобы придать ей завершенность.

9. Расширьте каждый раздел схемы до параграфа.

10. Вставьте в статью смысловые подзаголовки.

11. Напишите вступление

12. Напишите заключение.

13. Отредактируйте содержимое статьи, чтобы придать ей ясность и выразительность.

14. Прочитайте статью вслух.

15. Подберите возможные названия для статьи.

16. Выберите лучший заголовок.

17. Выберите категории Вашего блога для статьи.

18. Решите, когда публиковать статью (сейчас, или в будущих постах).

19. Опубликуйте статью.

20. После того, как статья будет уже несколько часов на Вашем сайте, изучите все комментарии читателей и примите во внимание все сообщения об опечатках.

Для опытных блоггеров этот список может показаться странным. Мне уже, например, этот список совсем не нужен, так как процесс написания я уже давно освоил после более чем 600 записей.

В следующей статье мы продолжим эту тему и рассмотрим другие преимущества разделения большого проекта на микрозадачи.

Микрозадачи. Часть вторая.