Сучасні підходи до управління якістю у підприємствах готельного господарства

• екологічні наслідки виробництва та реалізації того чи іншого виду послуг і продукції;

• рекламації на послуги і продукцію підприємства;

• реклама послуг і продукції (характер, вартість, ефективність);

• ефективність маркетингу.

Процес проведення контролю поділяється на певні стадії або етапи.

На першому  етапі формуються цілі, обираються методи й форми контролю, розробляється  програма й визначається коло контрольованих питань, безпосередні виконавці контролю, терміни його здійснення, форми звіту про проведену роботу.

На другому  етапі обираються місця контролю, здійснюється збір облікових даних, матеріалів спостережень й замірів, проводиться відповідна обробка  одержаної інформації; обчислюються необхідні показники, проводиться  згрупування даних, складаються аналітичні таблиці, графіки і діаграми, які дозволяють розкрити суть справи, провести порівняння й оцінку, спрогнозувати можливі результати.

Третій етап — це визначення рівня досягнення бажаних результатів контролю, сформулювати висновків і пропозицій щодо змін у діяльності контрольованого об'єкта й здійснення коригуючого впливу на нього.

Сферою функції  контролю у менеджменті є насамперед бізнесова діяльність та різні форми  підприємництва: виробнича (поширюється  в основному на виробництво й  споживання продукції та послуг), комерційна (обмін, розподіл, реалізація), фінансова (обмін вартості, діяльність на фондових біржах, у комерційних банках).

Специфічними  сферами контролю можуть виступати  зовнішньоекономічна, соціально-культурна  діяльність підприємства, діяльність, пов'язана із захистом навколишнього середовища тощо.

При здійсненні різних видів контролю використовуються оцінки, які враховують вимоги зовнішнього  середовища (закони, постанови й  розпорядження державних органів, профспілок, дії конкурентів, постачальників трудових, матеріально-технічних і фінансових ресурсів, споживачів), а також внутрішнього середовища підприємств (місія й конкретні кінцеві цілі, їх структура й завдання, ресурсне забезпечення).

У практиці підприємств  готельно-ресторанного бізнесу застосовують журнальну форму контролю виконання постанов, наказів, рішень, вказівок і розпоряджень. Але за такого способу контролю досить складно виявляти справжні терміни їх виконання і що саме зроблено виконавцями. Деякі підприємства використовують ручні або механізовані картотеки та інші засоби збирання, обробки й надання інформації. Така форма контролю є продуктивнішою, вона вимагає правильної організації діловодства, забезпечує високу оперативність й надійність у роботі апарату управління.

На окремих  підприємствах впроваджується й  успішно функціонує автоматизована система контролю за використанням  ресурсів і оцінкою якості роботи працівників. Використання сучасних комп'ютерних  засобів для контролю дає значний  соціально-економічний ефект: знижується кількість невиконаних завдань, кількість запізнень щодо термінів виконання, зростає виконавська й трудова дисципліна в колективі.

Менеджери підприємств  готельно-ресторанного бізнесу на функцію  контролю витрачають 35-40% від загального робочого часу. До того ж здійснюється ця функція часто малоефективна: спостерігаються дублювання й безсистемність — одні ділянки роботи контролюються часто, інші залишаються поза увагою керівників та спеціалістів; для контролю не використовується опрацьована інформація та ін.

Розповсюдження  інформації про результати контролю відіграє ключову роль в забезпеченні його ефективності. Для того, щоб  система контролю діяла ефективно, необхідно обов'язково доводити до відповідних працівників підприємства як встановлені планові завдання, так і досягнуті результати. При цьому інформація повинна бути точною, надходити вчасно й доводитись до виконавців у такому вигляді, який дозволяє оперативно прийняти необхідні рішення й здійснити відповідні дії. При цьому встановлені планові завдання повинні бути обґрунтованими й зрозумілими працівникам. Це означає, що повинен бути забезпечений тісний зв'язок між тими, хто встановлює планові завдання, й тими, хто повинен їх виконувати. Основні труднощі на шляху збирання й розповсюдження отриманої інформації пов'язані з комунікаційними проблемами. В той час як частина даних збирається й обробляється на ЕОМ, більша частина інформації все ж повинна бути обробленою спеціалістами. Присутність фахівця в цьому ланцюгу пов'язана з можливими перекрученнями інформації, на основі якої приймаються рішення. Недостовірна інформація відіграє негативну роль у разі, коли потрібна суб'єктивна оцінка.

За останні  роки досягнуті значні успіхи по розповсюдженню інформації, яка має виключно кількісний характер. Нині менеджер має можливість отримати важливу інформацію в синтезованому вигляді з уже здійсненими необхідними порівняннями.

Проте менеджери сфери  готельно-ресторанного бізнесу досить часто повинні давати особисту оцінку отриманій інформації, інтерпретувати важливість отриманої інформації й встановлювати кореляцію щодо запланованих і фактично досягнутих результатів. При цьому вони повинні брати до уваги ризик та інші фактори, що визначають обрання того чи іншого рішення. 

2. Ефективність функції контролю у готельно-ресторанному бізнесі

Менеджер сучасного підприємства готельно-ресторанної сфери виконує  функції тим успішніше, чим глибше він розуміє суть змін у навколишньому  середовищі й виробничих процесах, уміло використовує сучасні методи й прийоми контролю.

Ефективному контролю на підприємстві готельно-ресторанного бізнесу притаманні:

стратегічна спрямованість, тобто аналіз ключових питань діяльності підприємства, а не зосередження на незначних недоліках роботи. Стратегічна  спрямованість — це одна з основних характеристик ефективного контролю. Відносна складність оцінки будь-якого виду діяльності в кількісній формі чи визначення її результативності за принципом «витрати-ефект» не повинна бути критерієм для прийняття рішення щодо запровадження механізму контролю. Діяльність у сфері готельно-ресторанного сервісу не вимагає постійного контролю за всіма виробничими процесами. Але якщо вище керівництво вважає, що всі види діяльності мають стратегічне значення, то в кожному структурному підрозділі обов'язково повинен бути налагоджений ефективний контроль, навіть якщо ця діяльність нелегко піддаватиметься вимірюванню;

економічність, тобто він  повинен базуватись на порівнянні витрат на контроль з його досягненнями. Всі  витрати, здійснювані підприємством  на реалізацію функції контролю, зводяться до збільшення його переваг і зменшення доходів. Витрати повинні наближати підприємство до поставлених цілей. Якщо ж сумарні витрати на систему контролю перевищують створені нею переваги, підприємству краще не використовувати її взагалі або запровадити менш ретельний контроль. Оскільки в контролі приховано багато побічних витрат (витрати робочого часу й відволікання ресурсів, які могли б бути витрачені для вирішення інших завдань), то для того, щоб контроль був економічно виправданим, співвідношення витрат та можливого прибутку повинно бути досить низьким. Для того, щоб визначити реальне співвідношення витрат та прибутку від застосування системи контролю, необхідно розглядати як довгострокові аспекти, так і короткострокові. Основне правило контролю: полягає в тому, що вартість контролю не повинна перевищувати прибутку від нього. Він не повинен спрямовувати роботу хибним шляхом;

орієнтація  на досягнення конкретних результатів. Мета контролю полягає не у збиранні інформації й виявленні проблем, а насамперед у вирішенні завдань, які стоять перед підприємством. Реалізація функції контролю й оголошення його результатів є важливим лише як засіб досягнення цієї мети. Контроль вважається ефективним, коли підприємство фактично досягає бажаних цілей і спроможне; визначити нові цілі, які забезпечать його динамічний розвиток у майбутньому;

відповідність виду діяльності. Для того, щоб бути ефективним, контроль повинен відповідати  виду діяльності, що контролюється, й  надавати об'єктивні дані щодо вимірювання  й оцінювання того, що є дійсно важливим. Незадовільний механізм контролю може скоріш маскувати, а не збирати важливу критичну інформацію.

своєчасність  контролю. Для того щоб бути ефективним, контроль повинен бути своєчасним. Своєчасність контролю полягає не у  виключно високій швидкості його проведення, а в оптимальному часовому інтервалі між проведенням вимірювань й визначенням оцінок, адекватному явищу, що контролюється. Значення часового інтервалу визначається із урахуванням термінів основного плану, швидкості змін і витрат на проведення спостережень, обробки й аналізу отриманих результатів. Найважливішим завданням контролю залишається усунення відхилень раніше, ніж вони набудуть значного розміру. Відтак система ефективного контролю — це система, яка надає необхідну інформацію конкретним фахівцям раніше, ніж розвинеться кризове явище;

гнучкість контролю. Якби непередбачене можна було спрогнозувати, то контроль був би непотрібним. Контроль, як і плани, повинен бути досить гнучким  і пристосовуватись до мінливості внутрішнього, безпосереднього й зовнішнього  середовищ. При цьому незначні зміни планів рідко бувають пов'язаними з необхідністю серйозних змін у системі контролю;

простота контролю. Як. правило, найбільш ефективний контроль - - це найпростіший контроль з точки  зору тих цілей, для яких він призначений. Найпростіші методи контролю потребують менших зусиль й більш економічні. Але найважливіше полягає в тому, що занадто складну систему контролю працівники не розуміють й не підтримують її,— така система контролю не може бути ефективною. Надлишкова складність призводить до безладу, що є синонімом втрати контролю над ситуацією. Для того, щоб бути ефективним, контроль повинен відповідати потребам і можливостям спеціалістів, що взаємодіють з системою контролю і реалізують її. Ефективність контролю підвищується, якщо працівники, які його здійснюють, мають повноваження виконувати також координаційні функції;

контроль повинен  бути доцільним. Якщо контролювати кожний крок підлеглих і накладати стягнення  за найменші порушення, то це неминуче матиме негативні наслідки. Поєднання  контролю з іншими функціями менеджменту дає змогу зменшити обсяг контрольованих операцій і чисельність працівників, що їх виконують. Зокрема, поєднуючи контроль з глибоким аналізом організації праці й виробництва, можна позбутися спрямування зусиль керівника на усунення не вирішальних, а найбільш явних дефектів у роботі підприємства. Тому доцільно розширювати службову функцію контролю, яка полягає не лише у вивченні процесу реалізації рішень, але й в активному їх корегуванні, раціоналізації всієї розпорядчої діяльності апарату управління.

На підприємствах  готельно-ресторанного бізнесу практикується  здійснення контролю за якістю прийнятих  рішень. Дані такого контролю використовуються при оцінці індивідуальної діяльності менеджерів і вирішенні питань щодо їх службового просування. Серед заходів, спрямованих на удосконалення організації контролю за виконанням рішень, важливе значення має досягнення правильного співвідношення між безпосереднім візуальним спостереженням і дистанційним контролем. Ефективність контролю може зростати і за рахунок добре налагодженого оперативного його планування.

При здійсненні контролю за основними змінними (час, обсяг, вартість, якість, ступінь досягнення цілі) доцільно дотримуватись сучасних наукових методик і орієнтуватись  на передові практичні досягнення у готельно-ресторанному бізнесі. Контроль не повинен обмежуватись інцидентами, як і набувати тотальної форми, яка породжує недбалість у роботі контролюючих органів і приховане або відкрите невдоволення контрольованих працівників. Недоліки в роботі краще обговорювати на робочому місці; за всіх умов контроль не повинен пригнічувати працівників, створювати напруження в колективі й призводити до конфліктних ситуацій. Навпаки, завдяки усуненню виявлених недоліків у роботі й об'єктивній оцінці діяльності працівників, ефективний контроль сприяє успішному досягненню цілей організації, породжує відчуття впевненості й задоволення від роботи у виконавців.

Ефективність  функції контролю на підприємствах  готельно-ресторанного бізнесу є  очевидною в тому разі, коли його завдання не зводиться лише до виявлення розбіжностей між фактичними і плановими показниками. Головне в його проведенні — усунення причин, які спричиняють цю розбіжність, забезпечення безумовного виконання планів і всіх нормативних вимог, створення сприятливих умов для діяльності працівників на кожному робочому місці.

При реалізації функції контролю слід враховувати  загальний режим і умови діяльності працівників апарату управління. Контроль потрібно здійснювати в  такі періоди, коли спеціалісти апарату найменш завантажені основною роботою, мають можливість більше часу приділити реалізації програми спостереження чи перевірки, або чітко визначати заздалегідь час і форму контролю.

Система контролю повинна бути дієвою та ефективною, але водночас не зводитись до обмеження ініціативи, дріб'язкової опіки щодо кожної дії підлеглих.

Для підвищення ефективності контролю на підприємствах  готельно-ресторанного бізнесу необхідно:

• розробляти плани, які об'єктивно відбивають результати