Совершенствование организации труда руководителя

     где У_iф – фактический удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени;

     У_iпл – плановый удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени

     Как мы видим, время на организационно-административную преобладает во времени всей оперативной работы, что является закономерным для руководителя. К сожалению, время творческой работы составляет достаточно малую часть в оперативном времени, что можно считать «минусом» в работе руководителя.

     В результате проведенного анализа были выявлены некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы руководителя. Причинами этого могут  служить как факторы внешней  среды, так и факторы внутренней среды организации и психологические факторы личности самого руководителя.

     К наиболее значительным факторам внешней  среды можно отнести проблемы с транспортом из-за которых возникают  большие затраты на служебные  разъезды, а так же ожидания в  очередях.

     Из  факторов внутренних факторов организации  можно выделить следующие:

• получение срочных заданий (указаний, распоряжений) от вышестоящего руководства (вызов на срочные совещания, задания и т.п.), что приводит к спонтанному изменению планов;
• избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и материалов;
• нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника;
• большое количество служебных разговоров по телефону, прерывающих процесс работы.

     Со  стороны личностных и психологических  характеристик руководителя могут  проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование  рабочего времени:

• медлительность в действиях;
• отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;
• повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;
• распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.

     3. Разработка рекомендаций по совершенствованию организации труда руководителя.

     При организации труда руководителя необходимо учесть все аспекты и  факторы влияющие на работу в целом. Можно смело утверждать: организация процесса жизнедеятельности руководителя не только его личное дело. Если подчиненные не знают, когда смогут попасть на прием к руководителю, то стремятся попасть к нему как со срочными, так и с менее срочными делами. Никто не уверен; что для рассмотрения его дела у руководителя найдется время, поэтому вопросы не выносятся заранее на рассмотрение руководителю, а «пробиваются». Никто заранее не знает, когда его вызовут для доклада о проделанной работе, и поэтому постепенно утрачивается потребность в планировании своей работы. Система беспорядочного использования рабочего времени нередко исходит от самого руководителя и возвращается к нему в виде необходимости непрерывно тратить время на решение горящих проблем.

     Организация личного труда руководителя не может  не учитывать индивидуальные особенности  людей. Тут нельзя руководствоваться  жесткими правилами и нормами.

     Вместе  с тем, и наука, и практика управления убедительно доказывают возможность  и необходимость эффективной  организации личного труда руководителей. Ведь в деятельности успешно работающих руководителей есть общие черты, которые можно выявить, сформулировать в виде принципов, практических советов, целесообразных для данной сферы  менеджмента.

     Опыт  показывает: жизнь, личный труд руководителя на работе и в собственном доме могут и должны быть организованы в систему.

     Систему персонального менеджмента можно  образно представить в виде модели требований к качествам менеджера, способного управлять собой. Эта  модель складывается из семи блоков:

• способность формулировать и реализовывать жизненные цели;
• личная организованность;
• самодисциплина;
• знание техники личной работы;
• способность делать себя здоровым;
• эмоционально-волевой потенциал;
• самоконтроль.

     Многие  выдающиеся хозяйственные, военные, научные, политические руководители добивались и добиваются успехов в своей  работе во многом благодаря четкой организации своей жизнедеятельности. 

     3.1. Рекомендации по рациональному использованию рабочего времени 

     Проведенные в данной курсовой работе исследования по использованию рабочего времени руководителем приводят нас к выводу, что данный процесс построен не рационально. Поэтому возникает вопрос об его усовершенствовании.

     В организации работы руководителя можно  выделить положительные моменты. К  ним относятся: отсутствие опозданий  на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции.

     Но  было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с начальниками отделов по текущим вопросам. Причиной этому может быть или демократичный  стиль управления, или уверенностью руководителя в самостоятельности  и компетентности починенных в вопросах выполнения заданий и служебных  обязанностей.

     Так же руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность  возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к  падению результативности его работы.

     Остальные виды затрат рабочего времени руководителя также нуждаются в корректировке.

     Для этого необходимо проработать внутренние установки:

• рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;
• исключить вмешиваться в чужие проблемы и обязанности при невыполнении собственных;
• добиться улучшения взаимодействия с подчиненными коллегами и вышестоящим руководством;
• ориентироваться на долгосрочные цели;
• научиться расставлять приоритеты работ;
• повысить самодисциплину.

     Каждый день, утром  руководитель проводит планерки, конференции. Они, как правило, носят кратковременный  характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная  работа за предыдущий день и решается, что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.

     Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и не носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются  важные вопросы и принимаются  коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых  решений. От того насколько эффективно оно проводится, зависит качество принятых решений. Спланированные и  организованные определенным образом  совещания помогают уменьшит потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовки к совещанию необходимо:

• четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;
• определить: можно ли за одно совещание решить несколько вопросов;
• тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;
• заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;
• как можно раньше послать приглашение участникам;
• выбрать помещение для заседаний (кабинет руководителя или специальная комната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой;
• участникам совещания выработать возможные решения по предлагаемым вопросам.

     Четкие  планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная  беседа.

     Последовательность  вопросов, рассматриваемых на совещании, необходимо спланировать, учитывая, что  в ходе совещания, в зависимости  от его продолжительности, снижается  работоспособность участников. Так  пик работоспособности наблюдается  через 15 - 20 мин. после начала совещания. Затем производительность падает и  через 1,5 часа почти полностью исчезает.

     Для эффективности деловой беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно  нужен при обсуждении вопросов. При  проведении совещаний необходимо учитывать, что слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание  необходимо заканчивать протоколом совещания, где отражается исполнители, их действия и другая информация. 

     3.2. Рекомендации по организации рабочего места 

     Прежде  чем перейти к рассмотрению организации  рабочего места, необходимо выяснить, что представляет собой рабочее  место руководителя. Если рассматривать  рабочее место руководителя, то можно  сказать, что это его рабочий  кабинет, в котором он проводит большую  часть работы. От того, какой это  будет кабинет, зависит и то как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя.

     При рассмотрении вопроса организация  рабочего места необходимо учитывать  следующие моменты:

• Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м² и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2;
• Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:
• Антропометрические показатели (имеется ввиду рост, длина корпуса, длина рук и др.);
• Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;
• Рациональная планировка и компоновка мебели;
• Мебель должна выглядеть эстетично.
• Оборудование. Для нормальной работы руководителя необходимо иметь:
• Канцелярские принадлежности.
• Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на руководителя. Это позволит меньше отвлекать руководителя.
• Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.
• Ежедневник. Необходимая вещь, позволяющая руководителю не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию.
• Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.
• Санитарно-гигиенические условия труда. Следует отметить, что для снижения шума можно использовать ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционную обивку и др. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.